GTD es para el Verano

arena y playa GTD es para el VeranoEn unos días llegará el mes de julio y, con ello, dará lugar de forma oficial el inicio de la época veraniega en España. Durante dos meses, el ritmo de muchas empresas cambiará de forma sustancial con relación al del resto del año. Buena parte de la plantilla estará de vacaciones, en ocasiones habrá jornadas reducidas…

Para los que se quedan, no siempre es fácil, precisamente porque, a menudo, una persona tiene que cubrir la ausencia de otras, aunque únicamente sea para los temas más críticos. Aún así, el estado de ánimo suele ser distinto – y con distinto quiero decir mejor – que el resto del año. La climatología ayuda y hay muchas más horas de luz, lo que hace que aún quede mucha vida por disfrutar al salir de la oficina.

Cuando daba mis primeros pasos por este fascinante mundo del GTD, recuerdo que los veranos supusieron – durante un par de años – los momentos clave que marcaron un antes y un después en mi nivel de comprensión, adopción y uso de la metodología GTD. En seguida te cuento por qué.

Uno de los errores más frecuentes que cometen las personas que se acercan a GTD es el de intentar implantar la metodología como reto adicional al que ya supone su trabajo cotidiano. Y, para hacerlo todavía más complicado de conseguir, comienzan a implantarlo en su entorno laboral.

Hasta cierto punto, es lógico que sea así, ya que las personas que descubren este método ven en él una tabla de salvación para sus problemas. Lo que ocurre es que, si se implementa mal, no solo no se consiguen los resultados esperados sino que se genera una enorme frustración y, peor aun, aparecen creencias como “GTD es muy difícil” o “GTD no es para mí”.

La buena noticia es que en realidad no tiene por qué ser así, siempre que se hagan las cosas bien.

GTD se puede descomponer en tres grandes áreas. Por una parte, los hábitos generales que contiene. Por otra, los hábitos encaminados a ganar sensación de control. Por último, los hábitos encaminados a ganar perspectiva. Decir que una persona usa GTD significa que ha desarrollado y expresa de forma cotidiana la totalidad de los hábitos anteriores.

Por supuesto que lo que acabo de decir es opcional. Te puedes limitar a elegir determinados hábitos aislados que te parecen particularmente útiles. O puedes limitarte a desarrollar los hábitos que te ayudarán a ganar control. O perspectiva. Todo esto está muy bien y son opciones válidas. Pero NO es usar GTD.

Y no pasa nada. Pero es muy importante que lo tengas claro porque eso supone que sigues conservando “una bala en la recámara”. Es decir, si en algún momento lo necesitas de verdad, aún puedes usar GTD.

¿Cuál es la forma idónea de implantar GTD? La que garantiza su adopción. Parece de perogrullo pero no lo es. Imagínate que has perdido una apuesta en la que te comprometías a terminar una maratón si perdías. Ahora te toca correr esa maratón. ¿En qué plazo temporal te plantearías terminarla?

Probablemente tu respuesta tenga mucho que ver con tu situación actual. Si, por ejemplo, ya sales a correr todos los días, es probable que te plantearas hacerlo en tres o cuatro meses como mucho. Sin embargo, si llevas tiempo sin hacer ejercicio o nunca has corrido, es muy probable que no te plantees intentarlo antes de un año o incluso más.

En este segundo caso, ¿qué harías el primer día? ¿correr 20 kilómetros? Seguramente no. Como me decía un alumno hace unos meses “el primer día solo estirar” icon smile GTD es para el Verano

Pues con GTD es más o menos lo mismo. Si ya tienes la mayor parte de los hábitos adquiridos, puedes plantearte dominar GTD en unos pocos meses. Pero si, por el contrario, prácticamente no tienes ninguno de los hábitos, lo mejor que puedes hacer es empezar con uno. Luego, cuando ya lo tengas interiorizado, incorporas el siguiente y así sucesivamente hasta que los tengas casi todos.

Cuando ya cuentes con suficientes hábitos, puedes atreverte con la parte del control. En este caso, mi consejo es comenzar en casa, con las cosas personales. Eso te permitirá familiarizarte tanto con los hábitos como con tu herramienta en un “entorno amigo”. Las vacaciones son un momento idóneo porque puedes encontrar el hueco necesario para hacer una recopilación completa – física y mental, procesar todo y dejarlo todo organizado. Luego, cuando te reincorpores al trabajo, solo tendrás que procesar las bandejas de entrada del trabajo y ya lo tendrás todo.

Si ya dominas la parte del control, tal vez quieras adentrarte en la parte de perspectiva. Nuevamente, las vacaciones son un momento fantástico para trabajar sobre tu propósito y tu visión, así como sobre tus áreas de responsabilidad y tus objetivos a medio y largo plazo.

Si quieres tiempo, invierte tiempo. GTD lo merece y el verano te lo ofrece. Tómate en serio lo de implantar GTD. Lo vas a agradecer. Aprovecha la ocasión y verás que GTD es para el verano.

La Artesanía es una Cuestión de Principios

red en el aire La Artesanía es una Cuestión de PrincipiosEs probable que ya sepas que mi carrera profesional comenzó en HP. Cuando me incorporé a ella, la compañía estaba llegando al final de una época y, según los más veteranos del lugar, mucha de la cultura original ya se había perdido. Aun así, tuve la oportunidad de disfrutar en primera persona de una cultura organizativa muy distinta de las que he conocido después y con cuyos principios me sigo sintiendo plenamente identificado.

Llevo tiempo – más de año y medio – trabajando en los próximos pasos de mi taller artesano. Hasta hace poco he trabajado en él yo solo pero ahora quiero y necesito ampliarlo. No es la primera vez que lo intento y la ventaja es que ahora sé más que en anteriores ocasiones, porque he aprendido mucho de todo lo que he hecho mal. De todos modos, compartiré por aquí todos los detalles cuando el taller abra finalmente sus puertas.

El caso es que, dándole vueltas a los principios y valores que me gustaría que marcaran el espíritu de mi taller, me he reencontrado por casualidad con las 12 reglas que crearon Hewlett y Packard en 1939, cuando ambos comenzaron a trabajar en un garaje dando lugar a la conocida HP. Estas 12 reglas regían el trabajo de estos dos grandes innovadores cuando solo eran ellos dos quienes trabajaban en el garaje y se convirtieron posteriormente en la base de una cultura sobre la que se ha escrito mucho, el HP Way.

A pesar del tiempo transcurrido, estas reglas siguen plenamente vigentes, ya que se basan en unos principios fundamentales. Yo me siento plenamente identificado con estos principios y son parte esencial de lo que me define como consultor artesano.

La adaptación de las 12 reglas originales al entorno del taller artesano es sencilla ya que, más que reglas, para mí son sobre todo una serie de buenas prácticas y consejos cargados de sabiduría. Por eso, los 12 principios que me gustaría que impregnaran la actividad de mi taller artesano son los siguientes:

  1. Cree que puedes cambiar el mundo
  2. Trabaja rápido, deja las herramientas a mano, trabaja cuando quieras y donde quieras
  3. Sabe cuando trabajar solo y cuándo trabajar en red
  4. Comparte herramientas, ideas. Confía en tus colegas
  5. Nada de política. Nada de burocracia (ambas son ridículas en un taller)
  6. Es el cliente quien define qué es un trabajo bien hecho
  7. Las ideas radicales no son malas ideas
  8. Inventa formas distintas de trabajar. Cambia
  9. Haz una contribución cada día
  10. Si una contribución no aporta, no sale del taller
  11. Cree que en red podemos crear cualquier cosa
  12. Inventa

Estoy convencido de que los principios son importantes porque definen tu campo de actuación, las reglas del juego, los límites que no quieres sobrepasar. Contar con ellos es necesario porque uno de los rasgos diferenciales del trabajo del conocimiento es que hay que tomar muchas decisiones de forma habitual. Y lo que decidas va a depender en gran medida de tus principios.

Me defino como consultor artesano porque creo en una forma alternativa de hacer las cosas. Una forma en la que los “cómo” importan tanto o más que los “qué”. Por eso me gusta la consultoría artesana, porque la artesanía es una cuestión de principios.

3 Diferencias Clave entre el Archivo y la Incubadora en GTD

3 ojos de robot 3 Diferencias Clave entre el Archivo y la Incubadora en GTDUno de los motivos por el que a muchas personas les falta control y claridad en su día a día es por el mal hábito de mezclar en un mismo sitio cosas con significados sustancialmente distintos. Por ejemplo, hay pocas cosas más estresantes e ineficaces que la conocida lista de tareas “de toda la vida”. Sí, esa que nos han venido contando que es indispensable tener para poder “organizarse y priorizar”. Porque la realidad, sin embargo, es bien distinta. Ante una lista extensa y repleta de cosas poco claras y con significados variopintos, nuestro cerebro, en lugar de experimentar control, lo que siente es confusión y, por consiguiente, estrés. Ahora ya sabes por qué consultas tan poco a menudo esa lista.

GTD es plenamente consciente de esta realidad y por eso propone separar y agrupar las cosas en función de su distinta naturaleza. Un ejemplo de esta propuesta es diferenciar entre Archivo e Incubadora, a fin de añadir más claridad a las cosas que a día de hoy no requieren acción alguna por nuestra parte pero que podrían llegar a requerirla en algún momento.

Muchas de las personas que participan en los talleres de mejora de la productividad personal con GTD que facilito guardan todas las cosas que no requieren acción en un mismo sitio. Esto es un “error productivo” importante, porque afecta de forma negativa tanto a la usabilidad como, sobre todo, a la fiabilidad de tu sistema. La dificultad que se encuentran estas personas es la falta de criterios claros a la hora de entender tanto las diferencias entre Archivar e Incubar como las consecuencias de ambas decisiones.

Mi propuesta para resolver esta situación es utilizar alguna de las preguntas siguientes, que te ayudarán a saber mejor qué hay que hacer con cada cosa y a dónde va:

¿Es información o son posibilidades?

La primera de las diferencias clave entre ambos contenedores es que el Archivo contiene información y la Incubadora contiene posibilidades. Esto es importante porque el Archivo en GTD debe contener únicamente información, del tipo que sea, pero tiene que ser exclusivamente información. Los Favoritos de tu navegador o los Contactos del móvil son ejemplos de información que almacenas, es decir archivas, porque te puede ser útil en un momento dado.

Por su parte, la Incubadora contiene “posibilidades”, es decir, decisiones que aún no has tomado. Por eso, con cada elemento de la Incubadora puedes hacer 3 cosas en un momento dado:

  • Dejarlo en la Incubadora una temporada más, que siga “madurando”
  • Eliminarlo, en cuyo caso se iría a la Papelera
  • Decidir hacer algo con ello, en cuyo caso saldría de la Incubadora para ir a parar a la Agenda o a un Contexto o a la Lista a la Espera o al Archivo de Seguimiento

¿Hay que revisarlo?

Otra de las diferencias clave entre el Archivo y la Incubadora es que el Archivo no se revisa y la Incubadora sí. Si te paras un momento a pensarlo, tiene sentido. El Archivo contiene información que puede serte útil en un momento dado si pasa algo pero solo si pasa algo. No tiene sentido revisar el Archivo “por si acaso”.

La Incubadora, sin embargo, contiene “posibilidades”, es decir, cosas con las que podrías querer hacer o podrías tener que hacer algo en un momento dado… O no. Para incubar con generosidad, que es una de las claves de la productividad personal, la revisión semanal sistemática de la Incubadora es absolutamente esencial ya que, si no lo haces, no incubarás más que una mínima parte de todo lo que deberías incubar.

¿Decido antes o después de usarlo?

La tercera diferencia clave entre el Archivo y la Incubadora es que al Archivo vas después de haber tomado una decisión y a la Incubadora vas antes de tomar la decisión. En mi experiencia, este criterio es el más útil cuando dudas si algo debería ir al Archivo o a la Incubadora.

Un ejemplo de Archivo sería: decido que quiero llamar a alguien por teléfono y, a continuación, voy a mi archivo (Contactos del móvil) y recupero la información útil que necesito para hacerlo (su teléfono).

Un ejemplo de Incubadora sería: quiero empezar a leer algún libro, así que voy a mi lista de libros que me gustaría leer, la reviso y elijo (decido leer) uno.

Conclusión

Como ves, hay diversas formas de diferenciar las cosas que se archivan de las cosas que se incuban. Da un poco igual que criterio elijas pero sí es muy importante que cada contenedor contenga únicamente el tipo de elementos que debe contener. Si archivas algo que en realidad deberías estar incubando, nunca más volverás a verlo. Si, por el contrario, incubas algo que deberías haber archivado, tendrás un elemento más que revisar periódicamente a pesar de ser innecesario.

Lo mejor es que pruebes con las distintas alternativas hasta dar con la que mejor te funcione. Y si descubres alguna más, anímate a compartirla por aquí! icon smile 3 Diferencias Clave entre el Archivo y la Incubadora en GTD

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