Aprendiendo a Gestionar la Información en Red

boton actualizar Aprendiendo a Gestionar la Información en RedLa información solo es poder si se comparte y se actualiza
Genís Roca

Una de las premisas a partir de las que estamos desarrollando la metodología de productividad colectiva OPTIMA12®, es que la eficacia colectiva depende en gran medida de la calidad del proceso de toma de decisiones que se utilice en cada red. Si el proceso de toma de decisiones empleado es pobre, entendemos que las decisiones a las que se llegue serán peores de lo que serían si el proceso de toma de decisiones hubiera sido de calidad.

Por este motivo, Paz Garde lleva tiempo investigando diversos métodos para toma colectiva de decisiones y, en concreto, está profundizando en uno de ellos que parece muy prometedor para la productividad en red: el proceso de toma de decisiones por consentimiento integrativo.

Una de las características de este proceso de toma de decisiones es que persigue aprovechar al máximo la inteligencia colectiva, facilitando que se integre el mayor número posible de información útil y relevante para la toma de la decisión más correcta. El concepto de “información útil y relevante” es otra de las áreas de estudio en la que Paz está trabajando intensamente y sobre el que irá publicando en su nuevo blog, Redes Productivas.

Durante los meses que llevamos trabajando como CoP, en OPTIMA LAB hemos podido comprobar la potencia de trabajar habitualmente con informaciones útiles y relevantes frente a la situación habitual en muchas organizaciones de trabajar con opiniones más o menos irrelevantes y, con frecuencia, inútiles.

También nos hemos dado cuenta de que la “información útil y relevante” es mucho más difícil de encontrar, generar y mantener que la “información basura”. Esto plantea un problema serio de cara a la productividad de la red ya que, por las características propias de este tipo de estructura organizativa, la gestión de la información resulta absolutamente crítica.

En las redes, la toma de decisiones ocurre con frecuencia de forma asíncrona. Como la comunicación es asíncrona, se trabaja habitualmente con “snapshots” [tomas instantáneas en argot fotográfico] de información, a diferencia de lo que ocurre en una organización de carácter presencial, en la que existen flujos más o menos continuos de información. El problema es que, cuando la información deja de estar actualizada, deja de ser útil y relevante y entonces, como ya sabemos porque lo hemos experimentado, las decisiones tomadas empiezan a ser incorrectas.

Un ejemplo de cómo la gestión de la información en red afecta a la productividad de la misma es la convocatoria de reuniones utilizando Doodle. Cuando un nodo de la red introduce su disponibilidad para una convocatoria en Doodle, lo que está haciendo realmente es introducir un “snapshot” de su disponibilidad en ese momento en concreto. Esa información la utilizará más adelante otro nodo de la red – la persona que ha creado la convocatoria – para tomar una decisión sobre qué día y a qué hora convocar la reunión. Si la información contenida en Doodle deja de estar actualizada en algún momento, Doodle deja instantáneamente de ser una fuente de información útil y relevante y pasa a ser una carga burocrática más, como tantos y tantos ejemplos de la empresa industrial.

Nuestro aprendizaje hasta la fecha es que, hasta que se cierra y se envía la convocatoria de reunión, Doodle debe mantenerse en todo momento como una fuente viva de información útil y relevante. Eso significa que, para los nodos de la red, introducir su disponibilidad en una convocatoria de Doodle no es un mero trámite administrativo sino un proyecto productivo en toda regla, que además impacta directa e intensamente en la productividad colectiva. Dicho de otro modo, la responsabilidad de cada nodo va más allá de introducir cierta información en Doodle en un momento dado: también tiene que actualizarla cada vez que su disponibilidad cambia.

La aparición de Internet ha fomentado de forma extraordinaria el desarrollo de ciertas competencias clave para el trabajo en redes productivas. Un buen ejemplo de ello es la compartición de información, que incluye otras competencias de nivel superior como puede ser la curación de contenidos.

Sin embargo, otras competencias, como las relacionadas con el mantenimiento de contenidos, están mucho menos desarrolladas. Entiendo que, al menos en parte, esto se debe al paradigma en el que muchos operamos, según el cuál, a día de hoy, la información queda rápidamente obsoleta. Desde este paradigma, mantener la información actualizada es una actividad de nulo o escaso valor.

Pero en las redes productivas, este paradigma a menudo es falso. Hay determinadas informaciones que sí necesitan ser actualizadas. En concreto, aquellas informaciones que van a ser tenidas en cuenta para tomar decisiones que afectarán a la productividad de la red. En este caso, cobra especial relevancia la frase de Genís Roca y, en concreto, su segunda mitad: “y se actualiza”.

Parafraseando a Genís, me atrevería a afirmar que “En las redes productivas, la información solo es útil y relevante si se comparte y se mantiene permanentemente actualizada“. ¿Cuál es tu experiencia?

OPTIMA LAB: Una CoP que Innova en Productividad

optimalab jornadas1 OPTIMA LAB: Una CoP que Innova en ProductividadLos pasados días 5 y 6 de septiembre tuvieron lugar en el Campus Infantes de Euroforum de El Escorial las Primeras Jornadas de Innovación OPTIMA LAB, una Comunidad de Práctica (CoP) que innova en productividad, tanto personal como organizativa.

En realidad, ya habíamos comenzado a “calentar motores” la noche anterior en el restaurante hindú favorito de la red: el Tandoori Station de Madrid. Era la primera vez que algunos nodos de OPTIMA LAB se veían en persona, a pesar de llevar mucho tiempo conversando y trabajando juntos online. Bromas previas, asustando a los “novatos” con el picante de la comida hindú, y mucho buen humor. Una forma fantástica de iniciar un evento que supone la culminación de varios meses de intenso y productivo trabajo en red.

El origen de OPTIMA LAB se remonta a enero de 2013. En aquella época, consciente de que estaba convirtiéndome en un “cuello de botella” para mi propia evolución profesional y personal, decido buscar ayuda y publico un post que titulo “Consultor Artesano busca Aprendiz“. La respuesta es excelente, muy superior a mis mejores expectativas. Mucho talento y con un grado de diversidad enorme, hasta el punto que me resisto a no aprovecharlo. Así, mi idea inicial de trabajar a pequeña escala con un/a aprendiz se transforma en trabajar con una red de aprendices y surge la red “the Learning Artisans Band“, a la que internamente llamamos “the LAB“. Somos diez nodos con trayectorias, perfiles e intereses muy diversos. Un potencial enorme que, desgraciadamente, nunca llegó a expresarse en su totalidad.

Diez nodos roza el límite de lo que en consultoría artesana llamamos “dimensión humana”. Coordinar agenda para tantas personas se convierte en un reto y nuestros primeros pasos como red se demoran mucho, ya que en lugar de poder reunirnos una o dos veces por semana, llegan a pasar dos y hasta tres semanas entre cada reunión virtual. Un pico de trabajo inesperado hace que estos primeros pasos se paren hasta la llegada del verano. A la vuelta de las vacaciones veraniegas intento re-arrancar el proyecto. Se lanza una wiki y empezamos a organizar un primer encuentro presencial, que tiene lugar en enero de 2013 en Doña Mencía, a donde nos había invitado Cruz Guijarro, uno de los nodos de la red. En el último momento hay varias bajas y el encuentro resulta un tanto descafeinado.

Con anterioridad a este encuentro, ya ha habido algunas “bajas” por el camino. Aprovecho para reemplazarlas con personas que me habían hecho llegar su interés con posterioridad a la creación de la red, incorporándolas con la intención de que actúen como revulsivo. Rápidamente compruebo que no va a ser así y empiezo a pensar en poner fin al proyecto “the LAB” y comenzar otro nuevo, aplicando todo lo aprendido hasta entonces.

¿Qué he aprendido gracias a “the LAB”? Algo sobre lo que ya he escrito por aquí: las redes se forman en los “solapamientos fértiles de interés”. Dicho de otro modo, si entre los nodos no hay un solapamiento real y significativo de intereses, la red no funcionará, al menos no como red productiva. Las personas son los nodos de la red pero los intereses son el caldo de cultivo que permite que esa red exista. En “theLAB” cada nodo tenía sus propios intereses y el solapamiento común era escaso. Como mucho, llegué a percibir débiles solapamientos de interés entre tres o cuatro nodos, algo claramente insuficiente para mantener viva la red. Así que decidí intentarlo de nuevo haciéndolo de una forma distinta.

Así nace OPTIMA LAB, una CoP con vocación de llegar a ser una red productiva a medio plazo. A diferencia de lo que ocurría en “theLAB”, todos los nodos de OPTIMA LAB comparten un interés común: innovar en productividad personal y organizativa. Como decía antes, también queremos llegar a ser una red productiva a medio plazo, pero sobre esto ya escribiré con detalle más adelante.

OPTIMA LAB la formamos, según aparecemos en la foto, de izquierda a derecha, Silvestre Segarra, un servidor, Paz Garde, David Sánchez, Cruz GuijarroAntonio José Masiá, Jesús Serrano y Jerónimo Sánchez, que no sale en la foto porque está actualmente en Méjico y no pudo unirse físicamente a nosotros en esta ocasión. Somos una red de consultores artesanos, adheridos a #redca y convencidos de sus valores. Nos consideramos usuarios avanzados de GTD y estamos comprometidos con el cambio y la mejora de las organizaciones. Otra de nuestras señas de identidad es que somos coaches de SUN® o estamos en el camino de serlo.

Después de más de una veintena de reuniones virtuales y mucho trabajo individual “offline”, nos hemos reunido físicamente para celebrarlo y seguir construyendo y aprendiendo. Durante estos dos días nos hemos conocido mejor, llevando a cabo breves presentación tipo TED y recibiendo feedback por parte de la red. Entre otras cosas, hemos hablado mucho de innovación en productividad personal, en concreto de OPTIMA3®, una metodología de productividad personal de nueva generación, y de la metodología de productividad colectiva centrada en las personas OPTIMA12®, sobre la que llevo tiempo escribiendo por aquí.

Personalmente, han sido dos de los días mejor invertidos en mucho tiempo, a todos los niveles. Los he disfrutado intensamente porque me llevo la satisfacción de haber vivido junto a un grupo de magníficas personas el propósito con el que veníamos a estas jornadas: “Construir unas bases sólidas para avanzar divirtiéndonos, aprendiendo, compartiendo y comunicándonos de forma directa y transparente, para concretar y definir una hoja de ruta clara para OPTIMA LAB“.

Ahora, a seguir trabajando porque, en materia de productividad, también está todo por hacer.

Procesar en GTD: Un Ejemplo Práctico

pizarra y workflow Procesar en GTD: Un Ejemplo PrácticoProcesar o aclarar es, probablemente, el principal obstáculo que hay que superar al intentar aplicar GTD con éxito. Hablamos de la esencia misma del trabajo del conocimiento: transformar las cosas para poder trabajar en ellas o, lo que es igual, trabajar en definir el trabajo. En el caso de las personas que ya tienen el hábito de clasificar, el reto es aún mayor, ya que, antes de poder aprender a procesar o aclarar, tendrán que “desaprender” a clasificar.

Como hemos visto en posts anteriores, procesar o aclarar consiste básicamente en hacerte preguntas, gracias a las cuales podrás identificar con claridad tus compromisos, así como la forma de gestionarlos de forma eficaz y eficiente. Al ir respondiéndolas, GTD te dice qué es lo que hay que hacer, pero no te dice cómo, ni cuándo, ni dónde ni con quién hay que hacerlo. Del mismo modo, GTD te ayuda a pensar y a decidir mejor pero, al menos por ahora, pensar y decidir es algo que tendrás que seguir haciendo tú.

En este post, quiero compartir contigo un sencillo ejercicio que te permitirá recorrer las distintas opciones que encontrarás al procesar o aclarar uno cualquiera de los elementos que hay en tus bandejas de entrada, para que experimentes y puedas poner en práctica en qué consiste exactamente ese “pensar y decidir” del que hablo. Voy a tomar como ejemplo un cupón descuento de esos que en ocasiones te entregan en los supermercados y centros comerciales y que te permiten realizar tu próxima compra con un precio rebajado. Este ejemplo es real y lo tomo prestado de mi amigo y colega artesano Cruz Guijarro (@cruzguijarro) quien, por cierto, acaba de inaugurar Experiencia Productiva, un blog que trata, entre otras cosas, de GTD, y cuya lectura te recomiendo.

Imagina que te entregan uno de esos cupones descuento y tú lo recopilas o capturas en una de tus bandejas de entrada. Más tarde, ¿cómo lo procesarías o aclararías, cuando vuelves a encontrarte con él, al procesar esa bandeja de entrada? Las opciones son muchas y todas ellas dependen de cómo respondas a la primera pregunta: “¿qué es?”.

Si tu tentación es responder “un cupón”, ahórratela. Ya sabemos que es un cupón. El significado real de la pregunta “¿qué es?” va más allá: “¿qué significa ese cupón para ti?”, “¿qué grado de compromiso tienes hacia ese cupón, en el sentido que sea?”, “¿qué tiene que pasar para que ese cupón pase a formar parte de tus cosas completadas?”. Según dicen muchos usuarios de GTD, responder a la pregunta “¿qué es?” se convierte, a menudo, en el mayor reto a la hora de procesar o aclarar.

Vamos a ver ahora cómo la respuesta a la pregunta “¿qué es?” condiciona el resto del procesado o aclarado del elemento:

  • Si la respuesta es “un cupón que no me interesa ni me puede ser útil para nada”, seguramente a la hora de procesarlo o aclararlo llegues a la conclusión de que ni te es útil ni te puede servir y, por consiguiente, tomarás la decisión de “ELIMINARLO“. Lo que eliminas es el cupón
  • Si la respuesta es “un cupón que quiero guardar para usarlo si el día de mañana me surge la necesidad de comprar algo (antes de que el cupón caduque)”, lo que entenderás es que te puede ser útil si surge una necesidad y por tanto decidirás “ARCHIVARLO“. Lo que archivas es el cupón
  • Si la respuesta es “un cupón que ya decidiré qué quiero hacer con él más adelante (antes de que el cupón caduque)”, lo que estarás diciendo es que más adelante, en una de tus revisiones semanales del sistema, ya tomarás la decisión sobre qué hacer con él y por tanto lo único que decidirás por ahora sera “INCUBARLO“. Lo que incubas es el cupón o una representación del mismo
  • Si la respuesta es “un cupón que tengo el firme propósito de aprovechar”, eso significa que esa “cosa”, es decir el cupón, requiere acción y, en concreto, la próxima acción es “canjear el cupón descuento del centro comercial X o del supermercado X”. A la hora de seguir procesando o aclarando esa próxima acción, existen varias opciones:
    • Si las normas de uso del cupón lo permiten y existe la posibilidad de delegárselo a alguien para que canjee el cupón en tu lugar, lo que decidirás es “DELEGARLO“. Lo que delegas es la próxima acción “canjear el cupón descuento…”
    • Si lo anterior no es posible, entonces no te queda más remedio que ser tú quién vaya canjear el cupón en persona, en cuyo caso lo que decidirás es “APLAZARLO“. Lo que aplazas es la próxima acción “canjear el cupón descuento…”

Como puedes observar, la única opción que no tiene sentido es “HACERLO” (en cuyo caso harías la próxima acción “canjear el cupón descuento…”), ya que en este momento estás procesando o aclarando tu bandeja de entrada, algo que habitualmente no vas a hacer en un centro comercial o un supermercado.

Procesar o aclarar en GTD es muy fácil pero exige pararse a pensar y, después de haber pensado, tomar una decisión. Estas dos acciones, pensar y decidir, convertidas en hábito, son las que permiten transformar las “cosas” amorfas que se amontonan en tus bandejas de entrada en elementos sobre los que puedes tomar decisiones y actuar. Y eso, en el trabajo del conocimiento, es la base fundamental de la eficacia eficiente.

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