Qué es un Resultado Alcanzable Tachable (RAT)

De los numerosos conceptos que forman parte de GTD, el de «proyecto» es, probablemente, uno de los que más confusión suele generar al principio. Cuando se empieza a practicar GTD, lleva un tiempo entender bien las diferencias entre acciones, proyectos y objetivos y esta inversión de tiempo, aunque necesaria, suele perjudicar y retrasar el proceso de aprendizaje y la puesta en marcha de la metodología.

Una vez comprendido e interiorizado el significado del concepto «proyecto», otro problema común al que se enfrentan las personas que quieren aprender GTD es cómo gestionar los proyectos cuando son relativamente complejos. Recordemos que, en GTD, un proyecto es todo resultado que requiere más de un paso para alcanzarse y que puede ser completado en un año. Ahora bien, cuando intentamos aplicar esta definición a un ejemplo real, surge una duda: ¿a qué nos referimos exactamente cuando hablamos de «resultado»?.

Veamos primero un ejemplo sencillo. Imagina que quieres organizar una cena en casa con unos amigos. En GTD, el proyecto podría ser «todo preparado para la cena con los amigos del día X» o, también, «la próxima cena con los amigos ha sido un éxito». Como ves, la «línea de meta» se puede «dibujar» donde uno quiera. Si para ti el resultado es tener todo preparado, perfecto. Y si el resultado es que salga el último amigo por la puerta y sentir que la cena ha salido «redonda», pues también perfecto. En términos prácticos, la diferencia es que, en el segundo caso, tu proyecto tendrá más acciones que en el primero, puesto que una vez esté todo preparado para la cena necesitarás seguir haciendo más cosas.

Definas como definas el proyecto de la cena con tus amigos, parece claro que el volumen de acciones va a ser lo suficientemente reducido como para poder gestionarlo sin problema. Probablemente tengas que escribir una lista de amigos a los que invitar, decidir qué vas a hacer para cenar y escribir una lista de ingredientes que necesitas, llamar a tus amigos para invitarles, hacer la compra y preparar la cena. Es también posible que necesites alguna acción adicional si, por ejemplo, quieres grabar algo de música especial para la ocasión, o quieres tener algún detalle sorpresa con tus amigos. Aún así, el volumen de acciones permanecerá bastante contenido.

Veamos ahora un ejemplo más complejo. Imagina que quieres redecorar una habitación de tu casa. En GTD, el proyecto podría ser «habitación X redecorada y lista para usar». Aquí, el volumen de acciones va a estar seguramente a otro nivel. Probablemente tengas que pintar o empapelar la habitación. Es posible que también quieras o tengas que hacer algo con el suelo. Tal vez necesites sacar algún mueble y comprar algún otro, que a su vez podría necesitar montaje. Incluso podrías necesitar hacer alguna pequeña obra en la habitación. Por lo general, redecorar una habitación va a ser un proyecto que va a incluir una serie de subproyectos. Algunos ejemplos de estos posibles subproyectos serían «préstamo para redecorar la habitación X conseguido», «muebles viejos de la habitación X regalados o tirados», «habitación X pintada», «nueva estantería para la habitación X montada» o «aire acondicionado instalado en la habitación X».

En la vida real, la complejidad del ejemplo anterior suele ser aún mayor, encontrándonos en la práctica con diversos niveles de subproyectos que se van «anidando» en otros de nivel superior. Sin embargo, en GTD seguiríamos hablando de proyectos y subproyectos, en lugar de objetivos, ya que todos esos proyectos y subproyectos son resultados que requieren más de un paso par alcanzarse y pueden ser completados en un año. ¿Qué hacer ante esta situación?

Las metodologías tradicionales de planificación de proyectos proponen empezar por el resultado final e ir descomponiéndolo en resultados parciales. Cuando las personas que están aprendiendo GTD intentar aplicar este enfoque a la metodología, se colapsan. ¿Qué debo incluir en mi lista de proyectos? ¿Todos los subproyectos intermedios? ¿Solo los subproyectos en los que estoy trabajando y los subproyectos de orden superior a los que estos pertenecen?

El resultado es que hay muchas personas que dicen usar, o creen usar, GTD pero que no usan los proyectos, o los usan mal. Eso significa que en realidad no usan GTD, ya que les falta un elemento clave de la metodología, sin el cual la metodología funciona «a medias».

En OPTIMA3, este problema se soluciona de manera sencilla. La clave es ir a la esencia de los «proyectos» de GTD, es decir, responder a la pregunta ¿para qué necesitas un «proyecto» en una «lista de proyectos»? Veamos la respuesta.

Cuando quieres alcanzar un resultado que requiere varios pasos, si únicamente pusieras las «siguientes acciones» (GTD), o «UPAs» (en OPTIMA3), ¿qué pasaría cuando las completaras? Efectivamente, que nada en tu sistema te recordaría que, a pesar de haber completado esas siguientes acciones ,o UPAs, el resultado sigue sin alcanzarse. Luego el motivo por el que necesitas un «proyecto» en una «lista de proyectos» es que tu sistema tiene que contener un inventario de resultados sobre los que ya has empezado a hacer cosas pero que aún siguen pendientes de conseguir.

En lugar de una «lista de proyectos», en OPTIMA3 tenemos un «contenedor de RATs». ¿Qué es un RAT? Un RAT es un Resultado Alcanzable Tachable.

  • Resultado: Al igual que ocurre con los «proyectos» de GTD, estamos hablando de algo que, para lograrse, va a necesitar que se complete más de una UPA.
  • Alcanzable: Este aspecto es clave y quiere decir que únicamente nos vamos a ocupar de resultados sobre los que podemos actuar ya, y que podemos conseguir ya, sin necesidad de conseguir ningún resultado previo.
  • Tachable: Esto quiere decir que el resultado incluye un criterio de tachabilidad, es decir, un indicador binario que permite saber cuándo se ha conseguido el resultado y cuándo no.

Volvamos al ejemplo anterior de la habitación para ver la diferencia entre el planteamiento de GTD y el de OPTIMA3.

En GTD, tanto «habitación X redecorada y lista para usar», como cualquiera de los demás subproyectos mencionados, serían entradas válidas en la «lista de proyectos», ya que para todos ellos se podría añadir alguna «siguiente acción» al sistema. Por ejemplo, se podría empezar a llamar a amigos para ver si quieren quedarse los muebles o empezar a ver modelos de estantería o colores de pintura.

Sin embargo, en OPTIMA3, el «contenedor de RATs» únicamente puede contener un RAT en este caso: «recibida respuesta de mi banco sobre la solicitud del préstamo para redecorar la habitación X». Es un resultado, ya que tendré que completar varias UPAs para conseguirlo. También es alcanzable, ya que puedo actuar ya sobre él y completarlo sin necesidad de completar ningún RAT previo para ello. Y es también tachable, puesto que la forma de expresar el resultado admite únicamente dos respuestas: «sí» y «no».

En OPTIMA3, todo lo demás, como «habitación X redecorada y lista para usar» o «habitación X pintada», quedaría sin cabida en el sistema y al margen del mismo, puesto que, hoy por hoy, no cumplen el criterio de «alcanzables», ya que primero necesito saber si dispongo del préstamo o no para poder seguir adelante. Una vez tenga esta información, puedo decidir seguir adelante y redecorar la habitación, pero seguramente mi planteamiento sea bastante distinto del que tendría si me concedieran el préstamo. Conclusión: evita sobreplanificar.

En un entorno en el que el volumen de cosas para hacer excede sistemáticamente el tiempo para hacerlas, los RAT suponen la máxima expresión de un principio productivo básico: «ocúpate de lo que ya puedes hacer y deja de preocuparte por lo que a lo mejor nunca vas a hacer».

GTD: Diferencia entre acciones, proyectos y objetivos

Uno de los principales obstáculos al que se enfrentan las personas que se acercan a GTD es el de la terminología que utiliza David Allen, su autor, para referirse a alguno de sus conceptos básicos. De estos obstáculos, si tuviera que elegir uno como máximo representante de todos ellos, sería el concepto de «proyecto». En GTD, un proyecto es todo resultado que requiere más de un paso para alcanzarse y que puede ser completado en un año. Como puedes comprobar, una definición «bastante» distinta de lo que la mayoría de la gente entiende normalmente por proyecto.

En el lenguaje común, un proyecto es algo con un cierto grado de complejidad, algo que además conlleva una carga de trabajo más o menos elevada, se prolonga durante un espacio de tiempo relativamente amplio, cuesta normalmente dinero y suele involucrar a varias personas. Vamos, muy poco parecido a la definición de GTD.

En mi experiencia facilitando talleres para la mejora de la efectividad personal, el lenguaje es crítico en el proceso de aprendizaje, y lo es al menos por dos razones.

Por una parte, el lenguaje es representativo, es decir, que cuando se usa una palabra, las personas la asocian a una imagen de una o más experiencias relacionadas con esa palabra. Esto significa que cuando un facilitador dice «proyecto», las personas que le escuchan evocan la imagen que ellas tienen almacenadas sobre «proyecto». Por mucho que expliques después qué aquí «proyecto» es otra cosa, a nivel subconsciente las personas siguen pensando en su interpretación de «proyecto», no en la que tú les estás explicando.

Por otra parte, el lenguaje es emocional, es decir, que cuando se usa una palabra, en nuestra memoria a largo plazo se activa una imagen asociada a una emoción. La única excepción a esto es cuando se trata de una palabra cuyo significado es desconocido en el contexto en que aparece. Si, por ejemplo, el recuerdo que una persona tiene asociado a «proyecto» es que se trata de algo complejo, esa persona se va a resistir a llamar «proyecto» a un conjunto de actividades sencillas.

Unido a lo anterior, tenemos que el trabajo del conocimiento es más complejo en su naturaleza que el trabajo manual. Como consecuencia, al lenguaje cotidiano le faltan palabras para expresar la complejidad actual. Me explico. Antes, una tarea podía tener una duración muy amplia. Por ejemplo, «cosechar el trigo» era una tarea, aunque pudiera prolongarse varios días. Para el agricultor, además de sus otras rutinas habituales, la única tarea a la que tenía que prestar toda su atención hasta completarla era esa: cosechar el trigo. Si el agricultor hubiera tenido que interrumpir la cosecha cada poco tiempo para ir a una reunión, atender una llamada o procesar su email, «cosechar el trigo» habría dejado de ser una tarea y habría pasado a ser otra cosa distinta, más compleja.

La gente hoy sigue hablando de tareas para referirse a cosas que ya no son tareas. Y esta es una de las principales causas de sus problemas de organización. Originariamente, una tarea era algo que se empezaba y en lo que se seguía trabajando hasta que se terminaba, llevara el tiempo que llevara. A día de hoy, trabajar de esta manera es prácticamente imposible. El problema es que, cuando se intenta trabajar de forma simultánea en varias tareas, se cae en la multitarea, que es uno de los hábitos más improductivos y estúpidos que existen, ya que la multitarea es la forma perfecta de tardar más tiempo en hacer peor más cosas.

Una de las grandes aportaciones del maestro David Allen son los conceptos de «acción» y «siguiente acción». En GTD, una «acción» es «una actividad física y visible que necesita ser realizada para avanzar hacia la consecución de algo». Por otra parte, para conseguir cualquier cosa, normalmente habrá acciones que se puedan ejecutar de inmediato y otras que requieran completar algún paso previo. En GTD, las «acciones» sobre las que se puede actuar ya, sin necesidad de esperar a completar ninguna otra «acción» previa, se llaman «siguientes acciones». Lógicamente, en el camino hacia la consecución de cualquier cosa, todas las «acciones» se irán convirtiendo en «siguientes acciones» en algún momento, según se vayan completando pasos.

Un ejemplo. Si quiero hacer la revisión al coche, la «siguiente acción» sería «llamar al taller para pedir cita». Como aún no he llamado, eso es todo lo que puedo hacer por ahora. Actividades como «llevar el coche al taller» o «recoger el coche del taller» son por tanto, a día de hoy, simplemente «acciones». Cuando llame al taller para pedir cita, la «acción» de «llevar el coche al taller» pasará a ser la «siguiente acción» y así, sucesivamente.

Mucha gente cree que «hacer la revisión al coche» es una tarea. Y esto es un problema grave. Da igual lo que tú creas, porque «hacer la revisión al coche» es lo que en GTD se llama «proyecto», ya que es necesario completar varios pasos – o «acciones» – para conseguirlo. Digo que es un problema grave porque llamar «tarea» a un «proyecto» tiene un montón de consecuencias altamente nocivas para tu efectividad. Por ejemplo, una tarea como «hacer la revisión al coche» es «cero tachable», lo que significa que te va a incitar fuertemente a la procrastinación.

Entiendo que usar la palabra «proyecto» para algo tan simple como «hacer la revisión al coche» pueda generar rechazo, pero ten en cuenta que llamar tarea a cosas que no lo son tiene consecuencias desastrosas.

Por otra parte, y en línea con lo anterior, a lo que en el mundo corporativo se le llama «proyecto», en GTD se le llama «objetivo».

La diferencia entre un «proyecto» y un «objetivo» radica en dos aspectos. Por una parte, el aspecto temporal. Un «proyecto» en GTD es algo que debe completarse en un plazo máximo de un año. Un «objetivo» es algo que normalmente abarcará más de un año, pudiendo abarcar dos, tres o incluso cinco años. Por otra parte, la necesidad de revisión. Los «proyectos» activos en GTD tienen que estar «inventariados» en la «lista de proyectos» y deben revisarse a fondo semanalmente durante el proceso de «revisión semanal». Por el contrario, los «objetivos» se gestionan fuera del sistema de control del flujo de trabajo y se revisan únicamente cuando es necesario.

Por lo tanto, algo como «implantar SAP» nunca sería un proyecto en GTD, sino un «objetivo», que incluiría decenas, por no decir centenas, de «proyectos». Uno de estos «proyectos» podría ser «contar con documento para comenzar un proceso de petición de ofertas a proveedores (RFQ)».

Como ves, se trata de un problema de escala. En un mundo simple, como es el del trabajo manual, con «tarea» y «proyecto» es suficiente. En el trabajo del conocimiento, por el contrario, necesitamos añadir un nivel de detalle superior al de la «tarea». Ahí es donde aparece la «acción».

Así que, resumiendo:

  • Acción: Actividad física que empiezas y terminas de una vez, sin interrupciones. De todas las «acciones» que tienes que completar para alcanzar un resultado, aquellas que puedes hacer sin completar pasos previos se llaman «siguientes acciones».
  • Proyecto: Resultado simple que consigues cuando completas todas las acciones que lo forman. Todos los «proyectos» tienen que estar reflejados en una «lista de proyectos» y hay que revisar semanalmente su evolución durante la revisión semanal del sistema.
  • Objetivo: Resultado complejo que consigues cuando completas todos los proyectos que lo forman. Los «objetivos» están fuera del «workflow» de GTD y únicamente hay que revisarlos cuando es necesario.

Para terminar, algunas pistas. Para una persona normal dedicada al trabajo del conocimiento, su volumen de «siguientes acciones» puede oscilar entre unas 40-50 y unas 180-250. Si tienes menos, algo estás haciendo mal y si tienes más, te estás sobrecomprometiendo. En cuanto a proyectos, el volumen normal puede ser entre 30-40 y 150-180. Si tienes menos, se te está «escapando» seguro algún «proyecto» que has confundido con una «siguiente acción». Si tienes más, que te sea leve. Por último, en cuanto a objetivos, cualquier cifra entre 1 y 10 puede ser normal, según la complejidad de los mismos y su alcance temporal. Si tienes más, casi seguro que también te estás sobrecomprometiendo y eso es peligroso, ya que el compromiso potencia tu efectividad, pero el sobrecompromiso la debilita.

Primer curso de formación GTD oficial en España realizado con éxito

Si conoces la popular metodología GTD®, el nuevo estándar en productividad personal, es muy probable que la forma en que está redactado el título de este post te resulte familiar.

Uno de los conceptos fundamentales de la metodología GTD es el de «proyecto». El significado de la palabra «proyecto» en GTD es bastante distinto del que la mayoría de la gente le da habitualmente. En GTD, se llama «proyecto» a todo resultado que requiere más de un paso y puede ser completado en un año. Según el «método de planificación natural de proyectos», que forma parte de esta misma metodología, la recomendación es expresar esos resultados como un éxito rotundo. De ahí el título de este post.

Exactamente el día 19 de junio del año pasado regresaba de mi curso de certificación como Master Trainer en GTD en Ámsterdam. Después de pasar una semana completa allí, en un programa «train the trainer» (T3) junto al mismísimo David Allen, volvía a España con un nuevo proyecto activo en mi «lista de proyectos»: «Primer curso de formación GTD oficial en España realizado con éxito». A partir de ahí, muchas horas, días, semanas y meses de trabajo hasta darlo por completado.

Mi primer aprendizaje en Ámsterdam, al segundo o tercer día de estar allí, es que se trataba de un proyecto demasiado ambicioso para poder ser llevado a cabo con garantías solo por mí, a no ser que estuviera dispuesto a abandonar otros proyectos muy importantes ya iniciados. Por eso, mi primera decisión fue llamar a mi buen amigo, y compañero de red en OPTIMA LAB, Jerónimo Sánchez, y compartir con él mis inquietudes, a la vez que preguntarle si quería ayudarme a seguir adelante con esta aventura. La respuesta de Jero fue el sí incondicional que esperaba de él y desde ese momento hemos venido trabajando en un modelo «bicéfalo», en el que Jero ha asumido la responsabilidad sobre la parte académica y yo he mantenido la responsabilidad sobre la parte operativa y de negocio.

Una consecuencia inmediata de nuestra decisión fue detener mi proceso de certificación como Master Trainer, y que fuera Jero quien lo retomara. La certificación como Master Trainer en GTD es un proceso intenso, largo y riguroso, que exige dedicación y compromiso durante un espacio de tiempo prolongado, algo que yo no podía permitirme en aquel momento sin poner en riesgo mis demás compromisos vinculados a la red OPTIMA LAB. Afortunadamente, el apoyo de Jero, y del resto de los nodos de la red, ha sido total desde el primer minuto, y sigue siéndolo.

Nuestro primer obstáculo fue descubrir que iban a pasar nueve meses hasta el próximo curso T3 en Ámsterdam, lo que de algún modo nos ponía muy difícil completar el proyecto en el plazo requerido, ya que nos quedaban únicamente tres meses para hacer el trabajo de un año. Además, las alternativas eran poco atractivas. El curso de certificación de Master Trainer en Europa tiene un coste considerable, al que hay que sumar desplazamientos y una semana de estancia en Ámsterdam. Plantearse otras opciones como, por ejemplo, ir a Dallas, o a Atlanta, a hacerlo, disparaba los costes y la inversión de tiempo. Teniendo en cuenta que Jero es experto en GTD desde hace años, y que la certificación es simplemente un proceso de validación por parte de la David Allen Company, decidimos esperar a la opción europea.

Por otra parte, hasta que Jero no asistiera a su curso de certificación, no íbamos a poder tener acceso completo a los materiales formativos, al haber cancelado yo mi proceso de certificación. Esto significaba que íbamos a tener que generar la versión española de todos los materiales en un tiempo récord. Otro tema que se ha alargado mucho más de lo previsto ha sido la construcción de la página web oficial de formación GTD en España, formaciongtd.com. Algo que sobre el papel parecía muy sencillo e inmediato – ya que contábamos con la plantilla de WordPress, banners, logos, tipografías y guías de estilo – ha resultado ser bastante complejo, porque la traducción al español, sobre todo en la parte gráfica, ha obligado a retocar gran parte de los estilos originales de la plantilla. La buena noticia es que la web estará operativa en breve plazo.

El viernes pasado se cumplían 12 semanas desde que Jero finalizaba su curso de formación como Master Trainer con David Allen. En estas 12 semanas, los nodos de OPTIMA LAB hemos hecho un trabajo impresionante y tremendamente efectivo. Mención especial merece el trabajo realizado por David Sánchez, que ha resultado clave en la realización de este proyecto.

Uno de los primeros subproyectos fue «videos del curso oficial GTD Fundamentals doblados al español». Había que buscar proveedores, escuchar voces, contrastar calidades y evaluar los resultados finales para el doblaje al español de la media docena de videos que forman parte del curso. Gran trabajo del propio Jero buscando y gestionando proveedores y posteriormente de toda la red seleccionando voces y evaluando resultados.

Otro subproyecto era «presentación del curso oficial GTD Fundamentals traducida al español». Jero hizo gala de sus dotes de «implementador» y llevó a cabo la traducción inicial, mientras que yo jugué mi rol de «finalizador», llevando a cabo el proceso de revisión de la misma.

La realización del proyecto «materiales del curso oficial GTD Fundamentals + Installation & Implementation Lab traducidos al español y remaquetados» corrió en gran parte a cargo de un proveedor externo, seleccionado por David. Jero y yo, con la ayuda de David en algún caso, nos encargamos de revisar y validar las traducciones. Además de costar «una pasta», este proyecto ha sido toda una «currada», ya que eran trece documentos, algunos muy breves pero otros con muchas decenas de páginas, y encontrar huecos para revisarlos todos en detalle, y contra-reloj, en una de las épocas con más trabajo del año, ha sido todo un reto.

Quedaba quizás la parte más compleja, que era coordinar toda la logística de materiales de forma que llegaran juntos al cliente en la fecha prevista. Digo compleja porque el material para cada curso procede de tres orígenes distintos. Por un lado, parte viene directamente de USA, de la David Allen Company. En este caso, la burocracia aduanera se hizo sentir con todo su rigor y casi nos cuesta el proyecto. Afortunadamente, David dejó constancia una vez más de sus dotes de «coordinador» y consiguió superar todos los obstáculos a tiempo, y eso que fueron unos cuantos. Por otro lado, el libro de David Allen, «Organízate con Eficacia – Edición 2015», se imprime en Barcelona. Aquí también costó un poco dar con el interlocutor adecuado y negociar unos términos que tuvieran sentido. Otro gran resultado que agradecer a David.

El resto era cómo hacer llegar tanto los libros como el material de USA al proveedor encargado de imprimir y encuadernar los materiales, de modo que pudiera ponerlo todo junto y enviarlo al cliente. Mucha tensión en los últimos días, en gran parte debido a los problemas aduaneros, pero finalmente pudimos entregar a tiempo. Eso sí, Murphy no podía faltar tampoco en esta ocasión, así que parte de los materiales resultaron dañados durante el transporte. Nada grave. A las 8:30 de la mañana siguiente un nuevo envío llegaba, ahora sí, en perfectas condiciones, al cliente.

Qué pasó a partir de ahí no me corresponde a mí contarlo, sino al maestro Jero. No te pierdas su blog, porque seguro que hay novedades en breve. Por mi parte, simplemente añadir que ya estamos trabajando en la formación del resto de los nodos de OPTIMA LAB como Certified Trainer en GTD y que esperamos completar el proceso en pocos meses. Mientras tanto, seguimos adelante a todo gas con el proyecto de distribución de formación oficial de GTD en España, con la máxima ilusión y unas perspectivas muy prometedoras. Para empezar, estamos ya completos hasta noviembre, y esto no ha hecho más que empezar…

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