#efectividad2017: No he vuelto a tener que trabajar durante los fines de semana

Esta es la séptima de las entrevistas que en OPTIMA LAB estamos realizando desde enero de 2017 con motivo del «año de la efectividad».

Hoy entrevistamos a Juan Antonio García, un buen amigo con el que además he compartido muchos años de experiencia profesional, primero en el departamento de Logística de HP y posteriormente en Life Technologies.

Juan Antonio es Ingeniero Informático por la Universidad de Deusto y cuenta con una trayectoria profesional espectacular. Actualmente ocupa la posición de Agribusiness Sales Leader para Europa, Oriente Medio y África en Thermo Fisher Scientific.

Reconozco que cuando me enteré de que Juan Antonio estaba usando GTD® me sorprendió mucho, porque Juan Antonio es, probablemente, la última persona que me vendría a la cabeza si me pusiera a pensar en gente que necesita GTD®.

A lo largo de mi carrera profesional he tenido la oportunidad de trabajar con un número considerable de excelentes profesionales. Pero lo de Juan Antonio está a otro nivel. En serio. Si hay alguien con quien siempre puedes tener garantía total de que se va a hacer lo que hay hacer, cuando hay que hacerlo, esa persona es Juan Antonio.

Así que, cuando me enteré de que él también usaba GTD®, no pude resistirme a abusar de su confianza y pedirle esta entrevista. Espero que te resulte tan interesante como a mí.

Juan Antonio, ¿cómo llegaste al mundo de la efectividad personal?

Llegué al mundo de la efectividad personal a través de mi amigo José Miguel Bolívar. José Miguel y yo éramos compañeros de trabajo y me llamó la atención el aumento de su productividad en el trabajo cuando consiguió implementar el método GTD®.

¿Cómo fueron tus «primeros días» al iniciarte en el mundo de la efectividad personal?

Pues la verdad es que fueron complicados. Después de leer el libro de David Allen un par de veces, me puse 100% a implementar el método. Tenía sensación de inseguridad y también de tener que estar dedicando más tiempo para hacer el trabajo.

Por supuesto, fallé dos veces hasta conseguir adquirir todos los hábitos y poner el método en marcha.

¿Cuáles fueron los principales obstáculos con los que te encontraste? ¿Cómo los superaste?

Como te decía, los principales obstáculos fueron la adquisición de hábitos para interiorizar el método. Tras la primera caída lo intenté nuevamente. A la segunda, a pesar de poner más interés y foco, volví a caer. La verdad es que fue un momento en el que me sentía cansado y un poco harto del trabajo que tenía.

A la tercera fue la vencida… Coincidió con un cambio de puesto de trabajo y sentí imprescindible la necesidad de cambiar de paradigma para poder hacer todo lo que se esperaba de mí en el nuevo puesto.

¿Cuáles son los logros que te ha causado una mayor satisfacción conseguir?

El mayor logro es, sin duda, la sensación de control y de tener la mente despejada; sin ruido o distracciones.

También la tranquilidad de saber que no pasa nada por no responder a los mensajes de correo electrónico según llegan.

¿Cómo ha contribuido la mejora de tu efectividad personal en tu entorno y/o en tu organización?

Por una parte, ha reducido considerablemente el estrés.

Por otra, la sensación de tener la mente despejada es, con diferencia, lo que más me ayuda a estar centrado y enfocado durante las reuniones con mi equipo.

¿Qué tipo de reacciones has observado en las personas que te rodean a raíz de tu nueva manera de trabajar?

Los compañeros de trabajo se interesan por saber cómo consigo hacer tantas cosas, sin «olvidarme de nada» y manteniendo el foco en cada tarea. La gente de mi equipo también se ha interesado por el método y sé que ya hay al menos dos personas que están empezando a familiarizarse con GTD®.

¿Qué hábito en particular destacarías como especialmente útil o valioso para ti?

Destacaría el hábito de Capturar, sin duda.

¿Cómo convencerías a un amigo de que se anime a mejorar su efectividad personal?

Creo que la reducción del nivel de estrés es el mejor argumento para convencer a amigos.

¿Alguna anécdota, que quieras compartir, respecto a tu proceso de mejora, o como consecuencia de haber conseguido ser una persona más efectiva?

No sé si se puede calificar de anécdota o no, pero la verdad es desde que uso GTD® no he vuelto a tener que trabajar durante los fines de semana para terminar tareas que tenía pendientes por no haberlas podido completar durante la semana laboral.

Diferencias entre Registrar (OPTIMA3®) y Capturar (GTD®)

En posts anteriores hemos visto todo sobre el hábito de «Registrar» y también el hábito de «Registrar» explicado con ejemplos. En este post vamos a ver las diferencias entre el hábito «Registrar» de la metodología OPTIMA3® y el paso «Capturar» de GTD® (también llamado «Recopilar» en las primeras versiones del método).

Aunque a primera vista puede dar la impresión que se trata de dos comportamientos muy parecidos, casi iguales, la realidad es que son muchas más las diferencias que las semejanzas entre ellos. Dicho esto, «Registrar» tiene su origen en «Capturar», luego es normal que se perciban como hábitos similares. Veamos a continuación en qué se diferencian «Registrar» y «Capturar».

En cuanto a definición

En GTD®, Capturar es reunir lo que llama tu atención en contenedores de confianza que vacías regularmente. Este es un planteamiento únicamente reactivo/pasivo.

En OPTIMA3®, Registrar es asegurar que todo elemento potencialmente relevante a nuestro alcance entre en nuestro sistema de organización personal. Esto incorpora un elemento de proactividad sobre Capturar.

Por otra parte, «vaciar» en GTD® aparece tanto en la definición de Capturar como en la de Aclarar. Desde el punto de vista de OPTIMA3®, esto es un error, tanto metodológico como pedagógico. En OPTIMA3®, «vaciar» no guarda relación alguna con Registrar y es parte únicamente del hábito de «Evidenciar».

En cuanto a propósito

En OPTIMA3®, Registrar permite desarrollar el hábito de «enfriar el pensamiento», acabando con el inefectivo hábito de «decidir en caliente». Esto nos ayuda a decidir mejor, es decir, a mejorar nuestra eficacia personal.

En GTD® no aparece el concepto de enfriar el pensamiento.

En cuanto a qué se Captura o Registra

En GTD® se capturan «incompletos» o «asuntos pendientes». La expresión concreta que usa Allen es «open loops», que no tiene traducción directa al español. Para saber si algo es un incompleto, o está pendiente, es necesario pensar y decidir.

En OPTIMA3® se registran únicamente «cosas». Esto es muy importante, ya que Registrar bien implica hacerlo de manera automática, sin pensar ni decidir.

En cuanto a cómo Capturar o Registrar

En GTD® se puede Capturar de cualquier forma, sin ningún tipo de restricción en cuanto a forma de redacción o extensión.

En OPTIMA3® todos los elementos registrados tienen que ser nombres y únicamente nombres. No se puede Registrar nada que contenga un verbo. Por otra parte, Registrar tiene que hacerse buscando la máxima eficiencia, es decir, con el menor número posible de palabras.

En GTD®, anotar «comprar regalo de cumpleaños para Carlitos» sería Capturar de forma correcta. Desde el punto de vista de OPTIMA3®, esto es un error, tanto metodológico como pedagógico. Lo correcto sería «Carlitos» o «regalo Carlitos», es decir, algo con nombre, breve y sin verbo, que se puede Registrar sin pensar ni decidir.

Obviamente, cuando la forma de Capturar o Registrar algo es con una foto, un audio, o un objeto en sí mismo, todo lo anterior no aplica.

En cuanto a cuándo Capturar o Registrar

En OPTIMA3®, la forma óptima de Registrar es hacerlo en el mismo momento en que el elemento potencialmente relevante aparece por primera vez, ya que lo que se persigue es generar un hábito, es decir, un automatismo que se active de manera inconsciente cada vez que aparece un elemento potencialmente relevante.

En GTD®, se puede Capturar cuando quieras, es decir, puedes Capturar un elemento la primera vez que llama tu atención, pero también puedes decidir no hacerlo en ese momento y dejarlo para capturarlo, si quieres, la próxima vez que llame tu atención.

Desde el punto de vista de OPTIMA3®, la práctica que plantea GTD® es otro error metodológico y pedagógico, en la medida que dificulta el desarrollo y mantenimiento del automatismo y, además, permite pensar y decidir (si capturarlo o no).

Conclusión

Aunque parecidos, los comportamientos de Capturar y Registrar presentan diferencias muy significativas.

Mi opinión profesional1 es que la forma en que está planteado el paso de Capturar puede dificultar tanto su comprensión, como su aprendizaje y puesta en práctica, pero sobre todo su aprovechamiento. Esta afirmación se basa en lo siguiente:

  • Considero metodológicamente incorrecto y pedagógicamente contraproducente que «vaciar» aparezca tanto en el paso de Capturar como en el de Aclarar. Metodológicamente incorrecto, porque «vaciar» no forma realmente parte del comportamiento Capturar, sino que es un paso posterior que se aplica cuando las cosas ya han sido capturadas. Pedagógicamente contraproducente porque genera confusión al delimitar en qué consiste concretamente el comportamiento Capturar, solapándolo con Aclarar.
  • Son muchas las personas que anotan «tareas». Esto significa que piensan y deciden antes de anotar un recordatorio de lo que han decidido. Desde el punto de vista de GTD®, estarían haciendo algo parecido a Capturar+Aclarar+Organizar, pero todo a la vez. En GTD®, «comprar pilas alcalinas» es una redacción válida tanto para algo Capturado, como para algo Aclarado y Organizado. El hecho de no marcar claramente la diferencia entre el nuevo comportamiento que se plantea y el antiguo – cosa que sí hace OPTIMA3® – dificulta su comprensión.
  • El hecho de que Capturar pueda hacerse de manera opcional y sin restricciones en la forma de hacerlo, hace que las personas que ya anotan «tareas» apenas perciban diferencia alguna entre el nuevo comportamiento que se les ofrece y el comportamiento que ya tienen, lo que lógicamente se traduce en que tampoco le vean un beneficio adicional a adoptarlo. En consecuencia, Capturar se percibe a menudo como «hacer más de algo que no es particularmente útil», lo que genera resistencia y dificulta su adopción.
  • El principio fundamental de la generación de hábitos es la repetición. En esencia, generar un hábito es conseguir que un comportamiento concreto deje de ser gestionado por el Sistema 2 y pase a ser gestionado por el Sistema 1 (Kahneman). Intentar generar hábitos teniendo que pensar y decidir es como intentar aprender a flotar llevando puesto un cinturón de plomo.
  • El poder Capturar unas cosas sí y otras no, incorpora una aleatoriedad y una inconsistencia que dificulta la repetición y, por tanto, el desarrollo del hábito.
  • La libertad para utilizar verbos al Capturar facilita tener que pensar y decidir antes de hacerlo. Cuando el verbo que se va a utilizar no es evidente, aumenta además la probabilidad de no Capturar en el momento y dejarlo para más adelante. Todo esto dificulta también la repetición y, por consiguiente, el desarrollo del hábito.
  • En la medida que se permite pensar y decidir antes de Capturar, se favorece mantener el hábito de decidir en caliente, es decir, se dificulta la adquisición del hábito de enfriar el pensamiento, que es el principal valor añadido del paso Registrar en OPTIMA3®. La utilidad indudable de enfriar el pensamiento ha sido puesta de manifiesto por numerosos expertos, entre los que se encuentran Walter Mischel y Piers Steel.

«Capturar» es un gran hábito productivo, como han experimentado miles de personas hasta la fecha. «Registrar» aprovecha todo lo que de positivo tiene Capturar, favorece su comprensión y adquisición, limita el riesgo de errores y malas interpretaciones, potencia su máximo aprovechamiento y añade beneficios adicionales – como el de enfriar el pensamiento – que multiplican su utilidad.

1 DISCLAIMER: Mi opinión profesional sobre GTD® viene avalada por mi condición de Certified Master Trainer en GTD® por la David Allen Company. Mi opinión profesional sobre OPTIMA3® viene avalada por mi condición de autor de dicha metodología.

El hábito de «Registrar» explicado con ejemplos

En un post anterior veíamos todo sobre el hábito de «Registrar», uno de los elementos centrales de la metodología de efectividad personal OPTIMA3®. Ahora vamos a ir un paso más allá, con ejemplos concretos que ayuden a entender mejor el concepto.

Empezamos con una relación de posibles situaciones cotidianas:

  1. Un compañero te hace un comentario en la máquina de café sobre un nuevo servicio, y eso te despierta una duda sobre tu puesto actual, que tal vez querrías aclarar en un futuro con tu jefa.
  2. Te llama un cliente por teléfono y te pide que incorpores una opción adicional a la propuesta técnica que le estás preparando.
  3. Al salir de casa te das cuenta de que el grifo de la cocina sigue goteando por muy bien que lo cierres.
  4. Ves una presentación en una reunión y se te ocurre una buena idea para incorporar a tus conversaciones con clientes.
  5. Te comentan que hay una web muy interesante en la que a menudo se publican análisis de productos de tus competidores.
  6. Estás redactando un email y de repente te acuerdas de que tu ahijado Carlitos cumple años en un par de semanas.
  7. Te llega un email con el número de pedido de un cliente que estabas esperando para poder emitirle una factura.
  8. En una cena con tus amigas, una de ellas hace un comentario sobre una serie que le ha encantado.
  9. Conduciendo, ves una valla publicitaria sobre unas zapatillas de deporte y eso te hace pensar dónde pueden estar las tuyas, si es que aún las tienes.
  10. Ya en la cama, a punto de dormirte, se te ocurre un argumento fantástico para incluir en la presentación comercial de mañana.

En todas estas situaciones hay elementos potencialmente relevantes a nuestro alcance, por lo que habría que llevar a la práctica el hábito de «Registrar», a fin de asegurar que entren en nuestro sistema de organización personal.

Vamos a ver a continuación qué, cómo, cuándo y dónde Registrar el elemento correspondiente en estas situaciones de ejemplo, así como a qué forma de Registrar corresponde a cada uno de los casos.

1 ➜ Un compañero te hace un comentario en la máquina de café sobre un nuevo servicio, y eso te despierta una duda sobre tu puesto actual, que tal vez querrías aclarar en un futuro con tu jefa.

En este ejemplo, el elemento potencialmente relevante es una duda, luego lo que habría que registrar debería ser una expresión que contenga el nombre «duda». En su versión más minimalista, podría ser algo como «duda nuevo servicio» o «duda posición», pero también valdría algo más extenso como «duda sobre posición y nuevo servicio». Lo importante es registrar una «cosa» y por tanto, algo sin verbos.

En cuanto a cómo y dónde registrar el elemento, habría múltiples formas: anotarlo en el móvil, escribir un mensaje a un grupo que tienes contigo mismo/a en Whatsapp o Telegram, enviarte un email a ti mismo/a con el elemento registrado como asunto, grabar una nota de voz en el móvil o hacer una anotación en una libreta de bolsillo.

En los ejemplos anteriores, la «registradora» en cada caso sería: las notas del móvil, el grupo de Whatsapp o Telegram, el buzón de email, las grabaciones del móvil y la libreta.

El momento correcto de registrar es en los segundos inmediatamente posteriores a que surja la duda. Cuando más tiempo pase entre que surje la duda y la registres, más te estarás alejando de las buenas prácticas de registrar.

Por último, estaríamos ante un ejemplo de registro activo/reactivo, ya que lo registras tú después de que aparezca el elemento.

2 ➜ Te llama un cliente por teléfono y te pide que incorpores una opción adicional a la propuesta técnica que le estás preparando.

En este caso, el elemento potencialmente relevante es una petición de un cliente, luego lo que hay que registrar es una expresión que contenga el nombre «petición» o, como alternativa, la opción que te ha pedido el cliente. «petición cliente X» o «opción cliente X» serían ejemplos válidos, como también lo sería «opción adicional pedida por cliente X». Nuevamente, lo importante es evitar el uso de verbos que digan que hay que hacer con la «cosa» registrada.

Los posibles modos y lugares de registrar son los mismos que en el ejemplo anterior, utilizando las mismas registradoras. También podrías anotarlo en un post-it y dejarlo en tu mesa de la oficina. En este caso, la mesa sería una «registradora».

En cuanto al momento correcto de registrar, aplica lo mismo que en el ejemplo anterior. Tienes que conseguir que registrar se convierta en un automatismo.

Por último, nos encontramos nuevamente ante un ejemplo de registro activo/reactivo, es decir, tú registras el elemento inmediatamente después de que aparezca.

3 ➜ Al salir de casa te das cuenta de que el grifo de la cocina sigue goteando por muy bien que lo cierres.

En este caso, el elemento potencialmente relevante puede ser un grifo que gotea, la necesidad de arreglarlo o de llamar a un fontanero. «Grifo cocina» o «fontanero» serían ejemplos válidos de registro, así como «avería grifo cocina» o «fontanero grifo cocina». Lo importante es evitar cualquier tipo de verbo.

En este caso las opciones de registro son casi las mismas que antes, pero hay que eliminar la opción del post-it en la mesa de tu oficina. En cambio, sí podrías hacer una foto con el móvil al grifo que gotea, cosa que no tendría sentido en los ejemplos anteriores. En ese caso, tendrías una nueva registradora, que serían las fotos de tu móvil.

Lo mismo que en los ejemplos anteriores en cuanto modos, lugares y tipo de registro (activo/reactivo).

4 ➜ Ves una presentación en una reunión y se te ocurre una buena idea para incorporar a tus conversaciones con clientes.

Aquí el elemento potencialmente relevante es una idea, luego la captura podría ser «idea X», «idea sobre X» o «idea para clientes», por ejemplo. También podría ser más específica: «idea X para conversaciones con clientes».

Al igual que en el ejemplo anterior, una posible forma de registro es hacer una foto en el momento a la slide de la presentación que ha dado lugar a la idea.

Lo mismo que en los ejemplos anteriores en cuanto modos, lugares y tipo de registro (activo/reactivo).

5 ➜ Te comentan que hay una web muy interesante en la que a menudo se publican análisis de productos de tus competidores.

En este caso nos encontramos ante una situación distinta de las anteriores. El elemento potencialmente relevante es la información que una web publica sobre tus competidores, que daría lugar a dos tipos de registro.

Por una parte, en el momento que te llega esa información, debería tener lugar un registro activo/reactivo utilizando cualquiera de las registradoras ya vistas. Posibles ejemplos son la URL de la web o «web competidores (con su URL)».

Por otra parte, aquí nos encontramos ante una situación que requiere también de un registro pasivo/proactivo, como por ejemplo suscribirnos a esa página web, de forma que los análisis que publiquen sobre productos de nuestros competidores nos lleguen directamente si necesidad de intervenir.

Es registro pasivo porque los artículos van a llegar solos, bien a nuestro email, bien a nuestro lector de RSS. Es registro proactivo porque «nos adelantamos» a que se publiquen futuros artículos, asegurándonos de que se registren automáticamente en el momento de su publicación, en lugar de tener que registrarlos posteriormente de manera reactiva.

6 ➜ Estás redactando un email y de repente te acuerdas de que tu ahijado Carlitos cumple años en un par de semanas.

El elemento a registrar sería «Carlitos» o «cumple Carlitos». También valdría algo más extenso, como «regalo cumple Carlitos».

Por lo demás, es un ejemplo análogo al 1.

7 ➜ Te llega un email con el número de pedido de un cliente que estabas esperando para poder emitirle una factura.

Este caso es distinto de los anteriores. En lugar de ser algo que da lugar a un pensamiento, como en los otros ejemplos, aquí el elemento potencialmente relevante es un objeto: el email.

Nos encontramos ante un ejemplo de registro pasivo, y que no es ni reactivo ni proactivo, ya que la persona no interviene en ningún momento en el registro del mismo (quién lo ha registrado en realidad ha sido la persona que envió el email).

8 ➜ En una cena con tus amigas, una de ellas hace un comentario sobre una serie que le ha encantado.

El elemento a registrar sería «serie S» o «serie S recomendada por X».

Por lo demás, un ejemplo análogo a 1 y 6, aunque a lo mejor la opción de grabarte una nota de voz en el móvil no sea muy buena idea en un sitio ruidoso…

9 ➜ Conduciendo, ves una valla publicitaria sobre unas zapatillas de deporte y eso te hace pensar dónde pueden estar las tuyas, si es que aún las tienes.

El elemento a registrar sería «deportivas» o «zapatillas deporte». Otra posibilidad sería «anuncio zapatillas deporte».

En este caso nos encontramos con un reto adicional a la hora de registrar, y es hacerlo «legalmente» 😉

Una buena forma de conseguirlo es aprovechando las opciones que brinda la tecnología. Si usas iPhone, podrías aprovechar las opciones de «Siri». Si usas Android, puedes usar «OK, Google».

También habría que registrar el elemento en el momento de su aparición, y se trataría de un registro activo/reactivo.

10 ➜ Ya en la cama, a punto de dormirte, se te ocurre un argumento fantástico para incluir en la presentación comercial de mañana.

El elemento a registrar sería algún texto o nota de voz que recuerde el argumento para la presentación comercial. Además de con el móvil, se podría registrar con un post-it.

Yo, por ejemplo, siempre guardo un taco de post-it pequeños junto con un lápiz en la mesilla de noche.

La clave es sacarlo de tu cabeza tan pronto aparece, sin darle más vueltas. Ya pensarás sobre ello con calma en otro momento.

Por último, nos encontramos nuevamente ante un ejemplo de registro activo/reactivo.

Y esto es todo. Espero que te hayan resultado útiles estos ejemplos. De todos modos, recuerda que puedes plantear tus dudas en los comentarios al post y que estaré encantado de responderlas.

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