¿Cuánto aprovechas tus «ventanas óptimas de efectividad»? (Test)

La «ventana óptima de efectividad» es uno de los conceptos centrales de la metodología OPTIMA3® de efectividad personal. Desarrollar el hábito de tener siempre presente la existencia de estas ventanas, y saber identificarlas y aprovecharlas al máximo, produce un incremento espectacular de la eficacia, es decir, de la aportación de valor que genera lo que haces.

En este post, me gustaría compartir contigo un sencillo test, que te puede ayudar a conocer mejor tu situación actual y a identificar posibles vías de mejora. Las respuestas «correctas» a las preguntas del test aparecen al final de este mismo post, pero te sugiero que lo completes sin mirarlas para un mayor aprovechamiento del mismo. Vamos allá.

  1. Estás trabajando en un tema y de repente te llega un email (de tu jefe, si trabajas por cuenta ajena | de tu mejor cliente, si trabajas por cuenta propia). ¿Cómo reaccionas?
    1. Ni te enteras, ya que cuando estás trabajando en algo no estás pendiente del email. Cuando termines lo que estás haciendo ahora mismo, ya mirarás qué ha entrado nuevo en la bandeja de entrada, y te encargarás de ello.
    2. Dejas un momento lo que estás haciendo y te ocupas del email. Como crees que es algo que te va a llevar poco tiempo, aprovechas y te lo quitas ya de encima. Ya terminarás después lo que estabas haciendo antes.
    3. Paras un instante para ver de qué va el mail y, como ves que puede esperar un poco, vuelves a lo que estabas haciendo para terminarlo. En cuanto acabes con ello, te pondrás con el email.
  2. Estás procesando tu bandeja de entrada del email y en uno de ellos te piden preparar una documentación que tienes que entregar en una fecha concreta, dentro de mes y medio. ¿Qué haces?
    1. Lees detenidamente el mail para ver de qué se trata en concreto y cuánto tiempo te puede llevar. Como estimas que no te va a llevar más de un par de días completos de trabajo, te pones un recordatorio en el calendario un par de semanas antes de la fecha límite de entrega para poder hacerlo con tiempo suficiente.
    2. Como ves que es para dentro de mes y medio, y estás hasta arriba de trabajo, lo vuelves a dejar en la bandeja de entrada y lo marcas como «no leído». Ya te pondrás con ello más adelante, en cuanto tengas un respiro.
    3. Lees detenidamente el mail para ver qué es y qué tienes que hacer exactamente con él. Una vez que lo tienes claro, identificas un primer paso sobre el que poder trabajar ya, y lo incorporas a tu lista, para empezar a avanzar con ello tan pronto te sea posible.
  3. En otro de los emails que tienes en la bandeja te piden que reenvíes una información que te enviaron hace un par de meses y que no encuentran. ¿Qué haces?
    1. Buscas la información para enviarla ya, y así una cosa menos que te queda pendiente. Además, no crees que vayas a tardar más de diez minutos en encontrarla, y haciéndolo ahora te aseguras de que no se te olvide.
    2. Te anotas un recordatorio, por si te queda tiempo para buscar la información cuando termines las cosas realmente importantes que necesitas avanzar de inmediato.
    3. Lo borras. Si realmente lo necesitan, ya te lo pedirán de nuevo. A fin de cuentas, te lo enviaron ellos a tí, así que lo suyo es que conservaran una copia en el archivo.
  4. Estás en tu momento del día de máxima energía mental. ¿Qué haces?
    1. Te pones con alguno de los asuntos pendientes que tienes y que ya identificaste en su momento que requieren un alto nivel de concentración y frescura mental.
    2. Abres el email para intentar «limpiar» el máximo de mensajes y planificarte bien el resto del día, a fin de aprovecharlo al máximo.
    3. Revisas tu lista de tareas e intentas quitarte de encima todas las posibles, cuantas más, mejor. Es absurdo gastar toda la energía en solo un par de cosas.
  5. Se te ocurre una idea fantástica en tu área de trabajo. ¿Qué haces?
    1. Te pones de inmediato manos a la obra con ella, no sea que se te olvide. Ahora que está fresca seguro que avanzas más y mejor que si la dejas para otro momento.
    2. La anotas brevemente para que no se te olvide y decidir luego, con más calma, si realmente es tan fantástica como parece o no.
    3. Dejas de hacer lo que estás haciendo y analizas la idea con calma para decidir si realmente es una idea fantástica o tal vez no. Si es buena, te pones con ella. Si no, la descartas y sigues con lo que estabas haciendo antes.
  6. Te llega un trabajo muy importante que va a suponer aproximadamente casi un 10% del trabajo total que vas a tener que realizar en los próximos tres meses. ¿Cómo reaccionas?
    1. Te pones de inmediato a trabajar en ello, casi a tiempo completo. Solo lo dejas para gestionar urgencias que no pueden esperar. Te juegas mucho, es un montón de trabajo y no quieres que te «pille el toro».
    2. Te bloqueas en la agenda las tres semanas anteriores a que venza el plazo para asegurarte de contar con tiempo suficiente para hacerlo. Pero ahora tienes otros asuntos que reclaman tu atención.
    3. Empiezas a trabajar hoy mismo en el tema y le dedicas todos los días un buen rato (50′ ±10′ aproximadamente), sin excepción, hasta que terminas por completo el trabajo.
  7. Cuál de las siguientes formas de trabajar sobre temas complejos que te van a llevar mucho tiempo te ayuda a hacerlo de manera más efectiva:
    1. Intentar mantener cuantos menos temas abiertos mejor. Así puedes enfocarte bien en las cosas en las que tienes que trabajar.
    2. Abres lo antes posible todos los temas con los que tienes que hacer algo necesariamente e intentas ir avanzando algo con todos ellos a diario, sin dejar parado ninguno.
    3. Te pones con los temas de uno en uno hasta terminarlos, y si es posible de una sola vez, mejor; si no es posible, intentas ponerte con ellos el menor número de veces.
  8. La forma más efectiva para ti de decidir qué hacer en cada momento es:
    1. Consultar tu lista de tareas más importantes o las notas que te vas dejando en lugares estratégicos para que no se te pasen por alto los temas clave.
    2. Revisar lo que te queda pendiente por hacer de todos los temas en los que estás trabajando, elegir uno de esos temas y ponerte a avanzar con él.
    3. Revisar únicamente las cosas que puedes hacer en el lugar en el que estás, y con el tiempo y recursos de que dispones en ese momento.
  9. Por lo general:
    1. Aunque te lleva mucho tiempo, tu trabajo presenta una calidad impecable, sin erratas ni errores, y está perfectamente finalizado hasta el último detalle.
    2. Eres ante todo una persona rápida. Lo importante es sacar el trabajo adelante y eso a veces tiene un coste. No se puede querer todo.
    3. Cuidas al máximo la calidad de tu trabajo y, aunque te gustaría hacerlo aún mejor, entiendes que a partir de un punto no tiene sentido seguir dedicando tiempo a las cosas.
  10. Cuál de estas tres afirmaciones es más próxima a tu realidad del día a día:
    1. Con frecuencia eres capaz de ponerte varias horas seguidas a trabajar en un único tema sin interrupciones.
    2. Casi todos los días consigues trabajar – varias veces al día – en bloques de tiempo continuo de entre 15′ y 45′.
    3. En tu entorno de trabajo es casi imposible poder trabajar más de 10′ minutos sin que el email, el móvil o una persona te interrumpa.

SOLUCIÓN: Suma los puntos asociados a cada una de las respuestas, según las indicaciones que aparecen al final del post. Según la cifra que hayas obtenido, puedes estar en una de estas tres situaciones:

  1. Menos de 10 puntos: Tu hábitos de trabajo son muy inefectivos y te impiden aprovechar las «ventanas óptimas de efectividad». En el aspecto positivo, tienes un potencial enorme de mejora.
  2. Entre 10 y 15 puntos: En ocasiones aprovechas alguna «ventana óptima de efectividad», pero tus hábitos de trabajo te impiden aprovechar otras muchas. Tu potencial de mejora es aún significativo.
  3. Más de 15 puntos: Se nota que has trabajado en serio la mejora de tu efectividad y que las «ventanas óptimas de efectividad» son algo conocido para ti. Sigue trabajando en esa dirección y la mejoría continuará.
  1. A=2; B=0; C=1     2. A=1; B=0; C=2     3. A=0; B=1; C=2     4. A=2; B=0; C=1     5. A=0; B=2; C=1     6. A=1; B=0; C=2     7. A=1; B=2; C=0     8. A=0; B=1; C=2     9. A=1; B=0; C=2     10. A=1; B=2; C=0

OPTIMA3 y la «ventana óptima de efectividad»

En un entorno en el que, por definición, siempre hay más trabajo para hacer que tiempo para hacerlo y en el que, para complicar aún más las cosas, la contribución de valor de cada cosa que haces es desigual, una de las claves de la efectividad es aprender a decidir mejor.

Cuando hablamos de decidir qué hacer y qué no hacer, o de qué hacer en cada momento, los procesos de toma de decisiones de la mayoría de las personas dejan mucho que desear.

El motivo es sencillo. «Decidir bien» es una competencia que se tiene que aprender. De lo contrario, seguiremos decidiendo según los impulsos caprichosos de la parte más irracional de nuestro cerebro, es decir, seguiremos decidiendo casi siempre mal.

El coste de decidir mal es enorme, no solo por la frustración que produce, sino porque las malas decisiones llevan un gran coste de oportunidad asociado. Esto significa que, cuando ejecutas una mala decisión, además de frustarte, contribuyes con un valor inferior al que podrías contribuir si hubieras tomado una buena decisión.

Nadie dice que esto sea fácil. Aprender a decidir bien lleva tiempo, porque decidir bien exige pensar antes de hacer y exige hacerlo siempre, de forma sistemática. Además, para que esto sea sostenible, hay que convertirlo en un hábito.

Tenemos muchas cosas por hacer pero probablemente habrá bastante diversidad entre ellas. En algunos casos, por ejemplo, será imprescindible contar con bloques de tiempo continuo amplios para poderlas hacer de manera eficiente. En otros casos, sin embargo, podremos completarlas en pocos minutos. Del mismo modo, algunas de ellas serán intelectualmente exigentes, requiriendo «frescura mental» para poder ser abordadas de forma óptima. Otras, por el contrario, podrán llevarse a cabo de manera casi automática, por su simplicidad.

Desde otra perspectiva, algunas podrán ser completadas de una sola vez, mientras que otras requerirán trabajar sobre ellas de forma sostenida durante un período de tiempo. Unas requerirán interaccionar con personas y otras las podrás hacer tú de forma autónoma e independiente. En algunos casos, necesitarás una herramienta concreta para poder llevarlas a cabo y, en otros, tendrás que estar en un lugar concreto para ello.

Contar con un sistema de organización personal fiable, y que a la vez te ayude a decidir bien, es muy importante, pero lo es mucho más desarrollar una serie de hábitos productivos. Sin los hábitos necesarios, ninguna herramienta es suficiente.

GTD® ofrece una metodología contrastada y avalada científicamente que te ayuda, si realmente la aplicas, a gestionar tu atención de manera altamente eficiente. Por eso se ha convertido en el nuevo estándar en productividad personal.

Con GTD® podrás «estar a lo que estás», con la confianza de saber que tienes todo bajo control y cuentas con un sistema para mantener a raya las interrupciones, tanto las externas como las internas. GTD® también te ayuda a tener la confianza de que estás haciendo en cada momento lo que tienes que estar haciendo, pero en este campo aún queda recorrido, probablemente porque, cuando surgió, la necesidad de dejar cosas sin hacer era menos imperiosa que ahora.

OPTIMA3® se construye a partir de los principios de GTD®, en un esfuerzo por contribuir a que esa claridad sea aún mayor, y lo hace proporcionando herramientas concretas para tomar decisiones que te hagan altamente eficaz.

Porque, más allá de «fluir», de «estar a lo que estás», se trata de fluir en una «ventana óptima de efectividad», uno de los conceptos centrales de la metodología OPTIMA3®.

Cada cosa que tienes que hacer tiene su propia ventana óptima de efectividad. Esto significa que hay un momento óptimo para empezar a hacer cada cosa y un momento óptimo para dejar de seguir trabajando en ella. Parar antes o después de este momento óptimo conllevará una chapuza o un despilfarro respectivamente. Y, por último, si eso que tienes que hacer no es directamente «tachable», necesitarás trabajar sobre ello durante un tiempo, siendo imprescindible en ese caso que lo hagas bien, sin apresuramientos absurdos ni «atracones» de última hora.

Trabajar en la ventana óptima de efectividad es muy sencillo:

  • Empezar cuando hay que empezar, ni antes, ni después.
  • Trabajar en las cosas el tiempo que hay que trabajar, ni más, ni menos.
  • Trabajar en las cosas de forma sostenida, desde el principio, «sin prisa pero sin pausa»
  • Trabajar siempre «estando a lo que estás».

Como ves, nada que no supieran nuestras abuelas, solo que a día de hoy es imprescindible aprender a trabajar así.

Parece evidente que trabajar todo el tiempo en las ventanas óptimas de efectividad es un reto difícilmente alcanzable. Lo normal es que haya ocasiones en que podamos hacerlo y otras en las que resulte realmente complicado. Aún así, tomar conciencia de que – para todo lo que hacemos – existen estas ventanas óptimas de efectividad e intentar trabajar en ellas siempre que sea posible, supone una diferencia espectacular con relación a no hacerlo. Y, sobre todo, dejar de «echar balones fuera» y centrarnos en nuestro «círculo de influencia», es decir, en lo que sí está en nuestra mano hacer.

La complejidad creciente, la información que llega a raudales y las interrupciones constantes van a seguir ahí, tanto si nos gusta como si no. GTD® y OPTIMA3® ofrecen soluciones probadas para afrontar con éxito esta nueva realidad en la que nos toca vivir. Ahora, la elección es tuya. Puedes elegir quejarte. Puedes elegir resignarte. Y también puedes elegir hacer algo útil y aprovecharlas.

UPA: Definiendo el flujo óptimo de efectividad

Del mismo modo que la eficacia máxima tiene su momento óptimo, es decir, existe un momento óptimo en el que empezar a hacer las cosas, la efectividad guarda una estrecha relación con saber parar a tiempo, es decir, con no parar ni demasiado pronto (chapuza), ni demasiado tarde (perfeccionismo). Una vez visto «cuándo» empezar a hacer «qué» y durante «cuánto» tiempo, solo nos queda ver «cómo» hacerlo. De eso va este post.

El flujo óptimo de efectividad define un estado en el que los recursos se distribuyen de forma idónea entre todos los compromisos, de tal modo que todos ellos avancen adecuadamente, sin primar unos en detrimento de otros. Este principio, que parece bastante lógico y con el que la mayoría de las personas estaría de acuerdo, se corresponde sin embargo bastante poco con la realidad que conozco.

Aplicar este principio significa varias cosas. Por una parte, tener muy claro qué compromisos hemos adquirido y, de ellos, cuántos y cuáles son compromisos con una fecha objetiva y cuántos y cuáles son compromisos que hay que cumplir lo antes posible. Por otra parte, también necesitamos tener muy claro qué compromisos conllevan una única acción para completarse y cuáles de ellos van a requerir más de una acción para ser completados, es decir, cuántos de ellos son un «resultado».

El flujo óptimo de efectividad es un concepto que únicamente se aplica en el caso de Resultados Alcanzables Tachables (RATs).

Ante este tipo de situaciones, hay tres opciones posibles:

  • El flujo «apresurao» de efectividad
  • El flujo «cansino» de efectividad
  • El flujo «óptimo» de efectividad

El flujo «apresurao» es característico del perfil «gaseoso», es decir, personas que empiezan con mucho ímpetu, con ganas de completar el RAT lo antes posible (son precrastinadoras en potencia), para luego descubrir que son incapaces de mantener ese ritmo y tener que «levantar el pie», de tal forma que mantienen un flujo de efectividad decreciente durante el tiempo de consecución del resultado.

En el extremo contrario tenemos el flujo «cansino», que es característico del perfil «huevón», es decir, personas que empiezan a un ritmo excesivamente lento (son procrastinadoras en potencia), para luego descubrir que a ese ritmo no van a alcanzar el resultado y tener que «acelerar», de tal forma que mantienen un flujo de efectividad creciente durante el tiempo de consecución del resultado.

Estos dos perfiles cometen errores de cálculo muy parecidos. El «gaseoso» sobreestima su capacidad de trabajo, mientras que el «huevón» infraestima la carga de trabajo. Además, ambos comenten el error de incluir el tiempo en sus estimaciones. El «gaseoso» quiere alcanzar el resultado «en el menor tiempo posible», mientras que el «huevón» avanza a ritmo lento porque «tiene tiempo de sobra».

Llegamos así al flujo «óptimo» de efectividad, característico del perfil «efectivo», es decir, personas que empiezan con un ritmo sostenible, el cual les permite mantener un flujo de efectividad constante durante el tiempo de consecución del resultado, evitando de este modo las precipitaciones y las prisas de último momento. Su forma de trabajo es muy parecida a la que se emplea en los MASS.

Veamos cómo aprender a trabajar en resultados logrando un flujo «óptimo» de efectividad.

Lo primero es entender que la unidad de trabajo que vamos a utilizar es la Unidad Personal de Acción (UPA). La UPA es la unidad de «tachabilidad» por excelencia, una unidad de trabajo que equilibra capacidades, preferencias personales y realismo, dejando a un lado cualquier estimación de tiempos. Una UPA es una unidad de trabajo óptima, en el sentido de que su duración es el resultado de combinar varios elementos de forma idónea:

  • Cómo de fácil o difícil me resulta hacer esa actividad
  • Cuánto me gusta o me disgusta hacerla
  • Qué nivel de motivación tengo para hacerla
  • Expectativas realistas de poder trabajar de manera ininterrumpida en ella

Así, habrá UPAs que durarán hora y pico y habrá UPAs que serán de tan solo unos minutos. El número de UPAs para completar un RAT es por completo irrelevante, ya que la carga total de trabajo permanece invariable, al ser independiente de que la fragmentes mucho o poco. De hecho, ante la duda, lo correcto es fragmentar. Los problemas siempre vienen por fragmentar de menos, nunca por fragmentar de más.

Lo segundo es entender la frecuencia con la que deberemos completar las UPAs pertenecientes a un mismo RAT. Esta es la parte más compleja y, como siempre, es más importante entender y aplicar los principios básicos que intentar seguir siempre una misma receta.

La frecuencia con la que completar UPAs depende de dos factores:

Si el RAT tiene una fecha objetiva, lo ideal sería completar una UPA al día, cuando nos encontremos en las COE que corresponda. Para ello, una vez completada la UPA, capturaremos que es necesario añadir más, de tal forma que la tengamos disponible al día siguiente. Evidentemente, si al ritmo de una UPA al día es imposible completar el RAT en la fecha objetiva, habrá que aumentar esta frecuencia. En la práctica, si empiezas las cosas con fecha objetiva tan pronto te llegan, lo normal es que este problema se te plantee únicamente en rarísimas ocasiones.

Si el RAT no tiene una fecha objetiva, hay que completar como mínimo una UPA a la semana, cuando nos encontremos en las COE que corresponda.

El volumen total de UPAs en unas COE determinadas influirá en los dos principios anteriores. Si el volumen total es relativamente bajo, podremos completar más de una UPA a la semana para los RATs sin fecha objetiva. Por el contrario, si el volumen es muy alto, es probable que algún día no podamos completar la UPA correspondiente a los RAT con fecha objetiva.

Lo fundamental es entender que:

  • Cualquier UPA de cualquier RAT con fecha objetiva tiene siempre prioridad sobre cualquier UPA de cualquier RAT sin fecha objetiva. Lógicamente, hablamos de UPA agrupadas bajo unas mismas COE. La aplicación férrea de este principio marca un antes y un después en la mejora de la efectividad personal. Garantizado!
  • Nunca más de una UPA de un mismo RAT al día, salvo que a) una UPA al día sea insuficiente para completar el RAT en la fecha objetiva o que b) nos hayamos quedado sin ninguna UPA por hacer al haber completado todas las UPA de todos los COE a nuestro alcance.
  • Siempre es preferible avanzar en amplitud que en intensidad, es decir, siempre es mejor «avanzar un poco de muchos RATs» que «un mucho de pocos RATs». Otro principio que marca un antes y un después en efectividad personal. También garantizado!

En un próximo post veremos la aplicación conjunta de estos principios en uno de los elementos centrales de la metodología OPTIMA3®: la «ventana óptima de efectividad». Cuento contigo!

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