Post invitado: FacileThings. Posiblemente la mejor herramienta GTD

Hace unos años trabajaba como director de proyectos para una empresa de desarrollo de software. Las cosas iban cada vez mejor (para la empresa) pero todos los proyectos tenían que pasar por mis manos y, con el tiempo, llegué a una situación bastante extrema. Tenía que gestionar entre 15 y 20 proyectos a la vez y eso me obligaba a estar «siempre trabajando». Era una locura.

La solución obvia y lógica era contratar a otro gestor de proyectos antes de que yo me convirtiera en un cuello de botella insalvable. Como eso no tenía visos de suceder, pensé que a lo mejor había alguna forma ser más eficiente y, de paso, disponer de algo de tiempo para mí mismo.

Por aquel entonces conocí a José Miguel Bolivar en Twitter y empecé a leer sus artículos sobre GTD. Lo que contaba José Miguel resultaba prometedor. Y desde luego, si era posible ser más productivo y, simultáneamente, reducir mi nivel de estrés, GTD era algo que al menos merecía la pena explorar. Así que compré el libro «Getting Things Done», de David Allen y, una vez leído, empecé a ver las cosas con más claridad.

A medida que leía el libro iba visualizando la aplicación que me gustaría utilizar para implementar esta metodología. Busqué una aplicación parecida a la de mis pensamientos, pero no encontré nada ni remotamente parecido, así que decidí crearla en mis pocos ratos libres. Después de unos años como director de proyectos echaba de menos programar, de modo que desarrollar una aplicación para implementar mi sistema GTD se convirtió en la excusa perfecta para volver a poner de nuevo las manos en el teclado.

Empecé a practicar GTD al mismo tiempo que desarrollaba la aplicación, y la sensación de avanzar más y mejor en todas mis áreas de trabajo (aún teniendo un proyecto personal paralelo) me animaba a continuar con el proyecto. En 2010 publiqué la primera versión beta de FacileThings y durante meses la fui ampliando y mejorando con la ayuda de un buen número de usuarios que la encontraron interesante y útil desde el principio.

Por aquel entonces José Miguel me comentó que estaba interesado en participar en la creación de una herramienta GTD. Después de una pequeña charla nos dimos cuenta de que nuestra visión de lo que debía ser una buena aplicación GTD era muy diferente en ese momento. Yo apenas estaba empezando.

Sin embargo, un año después, cuando José Miguel escribió su artículo 12 características recomendadas para tu sistema GTD, me di cuenta de que el futuro de FacileThings y la visión de José Miguel habían ido convergiendo poco a poco. La aplicación aún no cumplía con todas esas características, pero era evidente que íbamos por buen camino. Le llamé y le propuse colaborar en el proyecto de construir la mejor aplicación GTD del mercado.

Desde entonces José Miguel es socio y asesor técnico de FacileThings, y discutimos de manera regular cómo enfocar cada mejora en la aplicación, sobre todo, los puntos directamente relacionados con la metodología.

Nuestro propósito es proporcionar «GTD sobre raíles», una aplicación con la estructura adecuada para practicar GTD sin tener que «pensar» en GTD, ayudando al usuario a establecer los hábitos necesarios para ser más productivo y vivir con menos estrés. Sabemos que el reto es importante, porque la productividad es una cuestión de hábitos, y cambiar de hábitos no es nada fácil.

Es por eso que FacileThings tiene también una función didáctica. Además de aportar un sistema de organización personal, también queremos guiar al usuario en el uso de buenas prácticas y ayudarle a entender el porqué de cada aspecto de la metodología, algo que muchas veces resulta contra-intuitivo a las personas que no conocen GTD.

Creo que FacileThings es ya la mejor aplicación GTD del mercado. Aún así tenemos todavía muchísimas ideas por desarrollar: algunas características de GTD (como «la planificación natural de proyectos»), mejoras generales en la gestión de proyectos, una mayor y mejor integración con herramientas externas (como Outlook), un diseño más cómodo y amigable, etc.

No se trata solo de hacer un software para practicar GTD. Tenemos el reto de hacer que practicar GTD sea sencillo, y que construir los hábitos necesarios para ello sea posible en un tiempo razonable. Sin la ayuda de José Miguel, esto sería francamente difícil. ¡Gracias, socio!

Francisco Sáez es el fundador y CEO de FacileThings, una herramienta de productividad personal en la nube, y escribe habitualmente sobre productividad y GTD en este blog.

 

 

 

 

Post invitado: Priorizar, planificar y el futuro del trabajo

La Era Industrial, tal y como la conocemos, está tocando a su fin. La automatización se ha «comido» literalmente muchos de los puestos de trabajo manuales, considerados intocables hasta hace poco tiempo. El puesto especializado en la cadena de montaje, pieza clave de la productividad industrial, está camino de la extinción. En la mayoría de los procesos fabriles modernos, los seres humanos han quedado relegados a labores muy específicas, básicamente administrativas y de mantenimiento de la cadena productiva. Sólo unos pocos puestos, relacionados con el trabajo del conocimiento, parecen tener asegurado su futuro… Por ahora.

Si algo parece claro en estos albores del siglo XXI, es que lo VUCA ha llegado para quedarse. Los entornos de trabajo predecibles y más o menos estáticos en los que trabajaban nuestros abuelos pertenecen al pasado. Nos guste o no, a partir de ahora tenemos que aprender a vivir con el cambio constante, la incertidumbre y la ambigüedad, tanto en el mundo laboral como en la esfera privada. Y asumir que los cambios, sean del tipo que sean, se sucederán cada vez a mayor velocidad. Es el precio que hay que pagar por haber nacido en la era de la hiper-tecnificación e Internet.

La respuesta «correcta» a un mundo VUCA es volvernos más «líquidos». Es decir, desarrollar la capacidad de adaptarnos a cualquier circunstancia nueva de manera casi inmediata, sin que nuestra manera de trabajar suponga una fuente de fricción. En el sentido más amplio posible, debemos convertirnos en lo que John Moravec denomina nómadas del conocimiento, o knowmads. Profesionales capaces de trabajar en colaboración casi con cualquier persona, en cualquier momento y lugar, aportando nuestro conocimiento y experiencia únicos, independientemente de la naturaleza de cada nuevo proyecto.

En este sentido, cualquier forma de trabajo basada en asignar prioridades y planificar, supone un gran problema. Al ritmo actual al que se suceden los cambios, la mayoría de las prioridades y planes se vuelven totalmente inservibles demasiado rápido, obligándonos a re-priorizar y re-planificar cada vez con más frecuencia antes de poder actuar. Es decir, priorizar y planificar, mantra en su día del buen profesional, se han convertido en una enorme fuente de fricción a la hora de trabajar. Un «suicidio productivo» para muchas organizaciones y trabajadores del conocimiento actuales. Un auténtico error de base para alguien que aspira a volverse «líquido» a fin de poder reaccionar con rapidez en entornos en permanente cambio.

Reaccionar en entornos VUCA con la suficiente rapidez implica, entre otras cosas, disponer de un inventario permanentemente actualizado de todas las opciones de acción disponibles, organizadas de acuerdo a criterios objetivos, que no se vean afectados por lo que esté pasando a nuestro alrededor, y que permitan elegir qué hacer en cada momento sin tener que pensar ni rehacer nada. En definitiva, se trata de aprender a gestionar mejor nuestra atención, y olvidarnos de intentar gestionar el tiempo. En función de las circunstancias de cada momento, nuestra forma de trabajar debería permitirnos identificar inmediatamente qué cosas se pueden hacer, y qué cosas no se pueden hacer, por muy importantes y urgentes que sean, simplemente porque no se dan las circunstancias objetivas necesarias para poder hacerlas.

Paradójicamente, la vuelta de tuerca definitiva podría ser la desaparición completa del puesto de trabajo, incluso para los profesionales del conocimiento. Un futuro del trabajo sorprendente, en el que la inteligencia artificial y la hiper-automatización nos permitiría vivir sin la necesidad de trabajar. Para muchos, actualmente el único futuro viable. Y aún así, ser capaces de comportarnos de forma «líquida» seguiría siendo una competencia vital clave para cualquier persona.

En el futuro, quizá muchos de nosotros ya no tengamos campañas de márketing que lanzar, sistemas que implementar, clientes que atender o productos que diseñar. Pero siempre tendremos la necesidad de decidir a qué dedicar nuestra atención en cada momento, teniendo en cuenta el conjunto virtualmente infinito de cosas que nos gustaría hacer en la vida, el cambio permanente de necesidades y de la prioridad de esas cosas, así como el número limitado de esas cosas que podemos hacer durante las veinticuatro horas de cada día.

Este tipo de habilidades fundamentales, que son las que ayuda a desarrollar metodologías de productividad personal como Getting Things Done® (GTD), o de efectividad personal como OPTIMA3®, son hoy más necesarias que nunca. Abrazar este cambio en la manera de gestionarnos a nosotros mismos no sólo es vital para afrontar con éxito los retos laborales que nos depararán los próximos años. También influirá muy positivamente en nuestro bienestar cuando, finalmente, ya no sea necesario trabajar para poder vivir.

Jerónimo Sánchez es consultor artesano y nodo de OPTIMA LAB, una red productiva que ayuda a personas y organizaciones a ser más efectivas para lograr sus resultados por medio del aprendizaje basado en la experiencia y nuevas metodologías centradas en las personas.

Puedes seguirle en twitter y también en su blog: http://jeronimosanchez.com.

 

 

 

Post invitado: La efectividad sigue alejada de las organizaciones

Aún queda mucho trabajo por hacer en la mejora de la efectividad, tanto a nivel organizativo como de las propias personas que componen las organizaciones. Es cierto que cada vez se puede apreciar un mayor interés por abordar cambios que ayuden a mejorar la vida de las organizaciones y de las personas, pero aún queda recorrido.

La metodología de efectividad organizativa OPTIMA12® determina cuatro aspectos principales que influyen en la mejora de la efectividad de las organizaciones: las personas, los procesos, la tecnología y las estructuras organizativas. Trabajando en estos cuatro ejes, se crean sinergias para conseguir una mejora de la efectividad sostenible y diferencial.

El primer paso para mejorar la efectividad de una organización moderna es mejorar la efectividad de las personas que trabajan en ella. Cualquier otro enfoque, orientado a realizar cambios en la tecnología, en los procesos y/o en las estructuras, sin haber considerado previamente a las personas, tiene muchas posibilidades de resultar estéril.

Sin embargo, muchas organizaciones comienzan por abordar procesos de cambio sin considerar, de verdad y primero, a las personas.

Y lo que ocurre es que resulta irrelevante abordar proyectos de transformación tecnológica que fomenten la colaboración en la organización si las personas no han entendido antes qué es y cómo desarrollar de manera efectiva un trabajo colaborativoDa igual que se aplique la última metodología de optimización de procesos, si las personas que más a fondo conocen el entorno del mismo no han sido participes en las decisiones de ese cambio. Y tampoco proporcionará resultados destacables el adoptar nuevas estructuras organizativas si las personas siguen ancladas en paradigmas pasados.

«Efficiency is doing things right; effectiveness is doing the right things.» Peter Drucker

En la sociedad del conocimiento, las organizaciones modernas se nutren del conocimiento de las personas. Y son las personas las que tienen que, desde su propia efectividad, contribuir a mejorar la efectividad de la organización. Este es otro motivo que las organizaciones deben comprender. En teoría es evidente, pero en la práctica no lo es tanto.

Por otro lado, las organizaciones deben tomar conciencia y ser permeables a esta nueva realidad que llevamos viviendo desde hace años. Esa realidad líquida de la que habla Bauman y que llegó para quedarse. Para ello, deben innovar y buscar soluciones que funcionen a la hora de mejorar la efectividad de las personas. Sin embargo, en muchos casos, se sigue hablando erróneamente de mejorar la productividad de las organizaciones poniendo foco únicamente en «hacer más con menos», renunciando de atemano a intentar «hacer mejor».

Este planteamiento, que era posible y podía tener sentido en el trabajo industrial, resulta claramente insuficiente en la sociedad del conocimiento actual. Porque efectividad y productividad no son lo mismo, y persistir con ese enfoque tiene un coste de oportunidad muy peligroso.

Algunas organizaciones punteras ya están abordando con éxito modelos de mejora innovadores, los cuales están al alcance de cualquiera que quiera comprometerse a hacerlo. Conseguir que la efectividad de las organizaciones deje de ser una asignatura pendiente es necesario y es posible.

Por eso, antes de invertir en tecnología, en procesos o en rediseños de estructuras, se debe invertir en mejorar la efectividad de las personasLa efectividad de las organizaciones depende de ello.

David Sánchez es consultor artesano y nodo de OPTIMA LAB, una red productiva que ayuda a personas y organizaciones a ser más efectivas para lograr sus resultados por medio del aprendizaje basado en la experiencia y nuevas metodologías centradas en las personas.

Puedes seguirle en twitter y también en su blog: http://controlyperspectiva.com.

 

 

 

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