#efectividad2017: GTD® es uno más de mi familia

Esta es la tercera de las entrevistas que en OPTIMA LAB estamos realizando desde enero de 2017 con motivo del «año de la efectividad».

Hoy entrevistamos a Francisco José Uclés Ríos, Gestor de Facility Management en el departamento de Data Centers de Ferrovial Servicios. Francisco José, Paco para los amigos, afirma estar en un momento muy dulce de su vida profesional, ya que su posición actual se combina a la perfección con su pasión por la tecnología y la innovación.

Paco  lleva 25 años en el mundo del mantenimiento y los servicios, y cuenta con una amplísima experiencia, resultado de haber pasado por diferentes especialidades en el sector, desde el terciario al industrial. Nos encontramos frente a una persona inquieta y muy activa, siempre buscando retos nuevos, tanto personales como laborales. Como es de imaginar, sus intereses e inquietudes necesitan un nivel de gestión y supervisión que hacen que la metodología GTD® sea para él, usando sus propias palabras, «uno más de mi familia».

Desde que conozco a Paco, me ha llamado poderosamente la atención sus ganas de aprender, su versatilidad y su humildad. Paco es sin duda uno de los alumnos más aventajados con los que he tenido el placer de trabajar en los últimos años, a pesar de lo cual se considera un aprendiz que sigue, como él mismo dice, «aprendiendo e intentando mejorar en el método día a día».

En esta entrevista, Paco nos cuenta cómo llegó a la efectividad personal y el impacto que desarrollar esta competencia ha tenido en su vida, tanto en el aspecto profesional como en el personal. Espero que la disfrutes tanto como la he disfrutado yo, porque esta entrevista es un ejemplo palpable de que otra forma de trabajar y de vivir es posible.

Paco, ¿cómo llegaste al mundo de la efectividad personal?

Por mi trabajo de gestión, necesito tener múltiples tareas a la vez e ir resolviendo diferentes variantes en mi día a día. Por suerte, mi compañía, que apuesta muchísimo por la formación de sus equipos de gestión, me convocó a un curso de eficiencia personal. Sin saber ni cómo, me encontré en un hotel, en una formación de un par de días, en los que un caballero (José Miguel Bolívar) nos contaba cómo podíamos organizarnos y gestionar nuestros pendientes y futuros sin agobios ni estrés.

Sonándome a un truco de magia, en el que quieres mirar dentro de la chistera a toda costa, se me descubrió la metodología GTD®, y desde el principio supe que tenía que formar parte de mí. Llevaba tiempo necesitando organizarme de una manera más eficiente.

¿Cómo fueron tus «primeros días» al iniciarte en el mundo de la efectividad personal?

Tenía una mezcla entre ilusión e inseguridad sobre los pasos a realizar. Lo primero que hice fue ampliar los conocimientos recibidos en la formación y comprarme un par de libros especializados para entender mejor la filosofía de trabajo. Por supuesto, como no, el de David Allen, «Organízate con eficacia», fue uno de los elegidos.

Después, como primer paso de implantación en el que sufrí muchísimo, fue empezar a recopilar y simplificar todas las entradas, tal como se indicaba en la metodología. A continuación, y quizás lo más difícil, fue combinar el día a día – que no para nunca – con el intento de cambiar las rutinas y costumbres hacia una nueva manera de pensar.

¿Cuáles fueron los principales obstáculos con los que te encontraste? ¿Cómo los superaste?

Mi primera barrera la encontré precisamente en mi forma de ser y en la obsesión por intentar encontrar la manera de llevar a cabo el GTD, centrándome más en la búsqueda de la tecnología, que en la interiorización del método.

Ciertamente la manera de superarlo fue cuando analizaba las aplicaciones que barajaba usar y realmente no entendía cómo adaptarlas al método, precisamente por estar falto de conocimiento sobre él. Así que, tras tambalearme de un lado a otro, me centré en aprender lo que realmente tenía que implantar.

Otra de las barreras fue la constancia. Pero en eso sí lo tuve claro desde el principio. No quería eficiencia en un solo campo, y me exigía cumplir los pasos al pie de la letra, para no generar malos hábitos ni pereza. Así que empecé aplicando el GTD® tanto a mi faceta laboral como a la personal. Nunca entendí una separación de ambas en un sistema de eficiencia.

Para ello, y como una de las recomendaciones del curso que realice, empecé a utilizar FacileThings, que tenía exactamente lo que buscaba: cumplir con el GTD® al 100% y con tutoriales de explicación de porqués, en cada operación. Ese día recuerdo la satisfacción de saber que estaba ya en el camino.

¿Cuáles son los logros que te ha causado una mayor satisfacción conseguir?

Sobre todo la sensación de que no queda nada en el olvido y el no tener que estar recordándome a cada momento lo que tengo que hacer en el día para que no se me olvide.

Como ejemplo, antes el trayecto a la oficina era una preparación diaria de lo que tenía que hacer, y una búsqueda de solución de lo olvidado el día anterior. Ahora voy cantando en el coche porque – no te lo había dicho – la música es otra de mis pasiones.

El tener las tareas bien organizadas y, sobre todo, el saber dónde buscarlas, es algo que recomiendo a todo el mundo. Ciertamente es complicado mantenerte al 100%, y todos hemos tenido recaídas en la metodología y momentos en los que parece que te vas a derrumbar. Pero al final, también los hábitos de ejercerla ayudan a seguir adelante.

Otro de los logros de los que me siento orgulloso es que estoy siendo capaz de conseguir hacer proyectos que antes ni soñaba, por creer que nunca tendría tiempo. Hace un año puse en marcha un blog y un canal de YouTube sobre juegos de mesa que me están dando muchísimas satisfacciones. Si no fuera por la efectividad personal, sería imposible poder compaginar tantas cosas.

¿Cómo ha contribuido la mejora de tu efectividad personal en tu entorno y/o en tu organización?

La sensación de control sobre las cosas es lo mejor. Con esto no quiero decir que no tenga cosas pendientes, cuidado. Las cargas de trabajo siguen existiendo, pero el saber qué se hace y, sobre todo, qué se deja sin hacer – para poder prepararte – es fundamental.

Las tareas rutinarias son algo que se nota muy pronto en todos los entornos. Precisamente por ser rutinas, son las primeras tareas que se fueron de mi cabeza, y de las que siempre realizas en los momentos adecuados.

¿Qué tipo de reacciones has observado en las personas que te rodean a raíz de tu nueva manera de trabajar?

Al principio me veían un poco friki, aunque realmente, como siempre estoy intentando hacer cosas diferentes, parece que va dentro de mi personalidad. Pero sí que, con el tiempo, las personas que me conocen han notado un cambio muy considerable en el rendimiento, y me han comentado que me ven muy organizado.

Aunque, por el contrario, el saber que tienes un método de efectividad hace que algunos exijan más en mi rendimiento e, incluso, buscan la manera de romperlo.

¿Qué hábito en particular destacarías como especialmente útil o valioso para ti?

Los contextos son quizás la herramienta que más me satisface. Realmente los contextos hacen que GTD® funcione como un engranaje perfecto.

Como ejemplo, tengo un contexto #Antes_De_Salir, en el que pongo todas esas cosas que te piden que lleves al trabajo, o que te tienes que traer del trabajo a casa. Siempre lo miro justo antes de salir de ambos, y es increíble la de cosas que hay ahí. Ya hace tiempo que no oigo el: «Al final no me lo has traído… ¿Verdad?»

O el típico contexto de #supermercado e ir a la compra y, al mirarlo, estar la lista de lo que hay que comprar casi al completo.

También, introducir todos los datos posibles al preparar la tarea, hace que sea más fácil y rápida realizarla en un futuro, e incluso ser una buena referencia en futuras tareas parecidas.

¿Cómo convencerías a un amigo de que se anime a mejorar su efectividad personal?

Ciertamente soy un apasionado de las cosas que me gustan y no puedo evitar transmitir mis sensaciones a los que me rodean. Como logro, ya he transmitido la pasión por GTD® a varios de mis conocidos, y a día de hoy siguen el método y están muy agradecidos.

Simplemente les cuento como me afecta a mí, que me quita el estrés de las tareas y que dejan de olvidarse las cosas. También les digo que hay que ser muy constante y que no es fácil.

La cabeza empieza a pensar de otra manera y todo lo que no entra en el GTD®, para mí no existe. Intento ser transparente con mis sensaciones y experiencia.

¿Alguna anécdota, que quieras compartir, respecto a tu proceso de mejora, o como consecuencia de haber conseguido ser una persona más efectiva?

Recuerdo al principio, cuando en mi entorno personal estaban todos en modo «análisis del método», un amigo me pidió una tarea, no recuerdo exactamente qué era… Sí, que le dejara una herramienta o algo así. Y a los dos días de solicitarla, en una llamada telefónica, me comentó: “Pues creo que tu método no funciona, porque no te has acordado de lo que te pedí”,  tras lo que yo le comenté: «No, no. Tú estás muy confundido. Sé perfectamente lo que me has pedido, pero tú te crees en una preferencia e importancia diferente a la mía». Por supuesto, acabamos de risas.

Para ser más serios, comentar como anécdota la sorpresa de las personas a las que delegas. Con la carpeta «A la espera» se quedan bastantes sorprendidas del seguimiento de lo delegado.

Cómo puedes evitar tú el estrés laboral

El Observatorio de Recursos Humanos publicaba recientemente un artículo titulado «Más de la mitad de los trabajadores europeos denuncia que padece estrés laboral». En dicho artículo se combinaban informaciones diversas, que incluían desde la opinión de los propios trabajadores acerca del estrés relacionado con el empleo a una serie de consejos sobre cómo crear ambientes de trabajo saludables.

Pocos días después, me entrevistaban para COPE Guadalajara con motivo de una conferencia que iba a dar, relacionada con nuestra iniciativa «2017: año de la efectividad», sobre «Efectividad Personal: Competencia Clave para el Siglo XXI», y varias de las preguntas estaban también relacionadas con el tema.

Por desgracia, el estrés laboral es un problema poco novedoso, ya que viene de muy lejos. Por otra parte, la ineficacia tanto de su diagnóstico como – sobre todo – de su tratamiento es evidente. No hay más que ver los resultados. Cada vez hay más estrés en las organizaciones, tanto en amplitud (más personas afectadas) como en intensidad (consecuencias más graves).

Las grandes consultoras de Recursos Humanos/Formación han descubierto recientemente el nicho de «lo saludable» y se han lanzado «al ataque» con una amplia gama de nuevos servicios para contribuir a la creación y el mantenimiento de organizaciones saludables. La idea en sí misma me parece excelente, pero la mayoría de las implantaciones, alguna de las cuales conozco de cerca, me parecen patéticas. Cuatro conceptos vacíos de contenido, pero que  suenan bien comercialmente; algunas caras conocidas, con cierta relevancia en sus respectivos campos; y muchos recursos, la mayoría, para marketing y ventas. Una pena haber desperdiciado la ocasión y que estos recursos no se hayan invertido en crear soluciones de valor.

A ver, que quede claro. Está bien que la gente se alimente de forma más sana, haga más ejercicio, conozca mejor qué beneficia y qué perjudica a su salud, desarrolle su inteligencia emocional, etc. De hecho no es que esté bien, es que está fenomenal y todo el mundo debería hacerlo. Pero, por desgracia, y aunque sin duda contribuye a ello, todas estas prácticas son insuficientes para reducir de una forma significativa – y no digamos ya para eliminar – el estrés laboral.

Conozco bien el estrés laboral. Lo he padecido en carne propia durante mucho más tiempo del que me hubiera gustado, lo he visto a mi alrededor durante muchos años como profesional de Recursos Humanos y lo sigo viendo a diario en mi trabajo. Además, es algo sobre lo que leo e investigo constantemente. También conozco bien la solución que hoy por hoy mejor funciona y que, además, es 100% compatible con el resto de iniciativas «saludables», solo que muchísimo más efectiva que todas ellas juntas. Hablo de la «efectividad personal».

Si se conoce la solución que de verdad funciona, ¿por qué entonces se sigue con los «parches» en lugar de aplicarla? La respuesta incluye diversas razones. Por una parte, simple ignorancia. Por sorprendente que parezca, el concepto de «efectividad personal» es desconocido todavía para muchísima gente, incluso para mucha de la que trabaja en Recursos Humanos/Formación, tanto en las consultoras como en las organizaciones. Por otra parte, simple comodidad. Un «cursito/píldora» sobre hábitos saludables es cómodo de impartir (cualquiera puede hacerlo), cómodo de escuchar y cómodo de empezar a aplicar (para cómodamente abandonarlo y volver a las andadas unos días después, evidentemente).

Por el contrario, la efectividad personal es incómoda. Extremadamente útil y potente, pero incómoda. Desde el minuto uno. Es incómoda de explicar, ya que genera mucha «fricción» al forzar a la gente a salir de su «zona de confort». Es incómoda de escuchar, porque te pone cara a cara con tu responsabilidad a la hora de resolver el problema, sin dejarte «echar balones fuera» y obligándote a reconocer que la gran mayoría de la solución está en tus manos. Y es incómoda de aplicar, porque supone desaprender, cambiar, romper con inercias y rutinas de años, sentirte torpe con los primeros pasos y combinar avances con retrocesos durante una buena temporada.

Sin embargo, la efectividad personal es una solución de eficacia probada al alcance de cualquier persona, siempre que esté realmente comprometida con solucionar su problema de estrés laboral. Hay mucho que escapa a tu zona de influencia: jefes, clientes, proveedores, entorno, circunstancias… Pero hay mucho que cae directamente bajo tu zona de influencia: tus hábitos, cómo gestionas tu atención, cómo eliges qué hacer y qué no hacer en cada momento…

Está claro que vivimos en un mundo en el que todo es urgente, las cosas cambian demasiado rápido y falta tiempo para tanta información. ¿Consecuencias? El día a día nos desborda y es agotador, no llegar a todo es frustrante y vivimos con la sensación de trabajar mucho y avanzar poco. ¿De verdad nos sorprende que haya estrés laboral?

A diferencia de los «parches», la efectividad personal propone mejores prácticas fácilmente aplicables, plantea comportamientos concretos y ofrece estrategias contrastadas para eliminar distracciones, gestionar interrupciones y poder enfocarte en las cosas más significativas. Saber qué entra en tu radar, averiguar qué significa para ti, decidir qué hacer o no con ello, poner los recordatorios adecuados para tener claro en todo momento qué necesitas conseguir y qué necesitas hacer para conseguirlo, revisarlos con regularidad para mantener la tranquilidad, la sensación de control y no perder confianza ni la perspectiva… Como ves, un conjunto de hábitos sencillos que eliminan el estrés de manera efectiva.

Hay mucho que puedes hacer para evitar el estrés laboral. Soluciones a tu alcance y al alcance de cualquier persona dispuesta a comprometerse con un proceso de cambio y mejora personal. Con propuestas tan sencillas como aprender nuevas formas de trabajar con enfoque o a decidir mejor qué hacer en cada momento. Soluciones que, además, están basadas en evidencias científicas y avaladas por millones de personas que las han aplicado con éxito en todo el mundo. ¿Quieres testimonios? Aquí tienes uno y aquí otro.

La solución al estrés laboral no es rápida, ni es cómoda, pero existe y funciona. Tú puedes evitar el estrés laboral. La forma de conseguirlo es aprender y desarrollar una nueva competencia, específica para la realidad en la que nos ha tocado vivir.  La solución más efectiva al estrés laboral se llama «efectividad personal» y la única gran pregunta que queda por responder es si quieres y vas a comprometerte a practicarla o no.

Evidenciar, o cómo pensar para aportar valor

Como explicaba Peter Drucker, la principal diferencia entre el llamado «trabajo manual» y el «trabajo del conocimiento» es que en el «trabajo manual» la tarea es evidente mientras que en el «trabajo del conocimiento» no lo es.

En el trabajo manual, la tarea es evidente por partida doble, es decir, es evidente «qué» hay que hacer y también es evidente «cuándo» está hecho. Esto significa que, en el trabajo manual, «trabajar» es equivalente a «ejecutar». En el trabajo del conocimiento, por el contrario, ni es evidente «qué» hay que hacer ni tampoco «cuándo» está hecho, por lo que, antes de poder «ejecutar», hay que «evidenciar». Esto significa que, en el trabajo del conocimiento, «trabajar» es equivalente a «evidenciar» y «ejecutar» y, por consiguiente, «ejecutar» sin «evidenciar» es trabajar mal.

Drucker lo deja meridianamente claro en su libro «Management Challenges of the 21st Century» (desafortunadamente traducido como «El management del siglo XXI»), en el que dice «Knowledge worker productivity demands that we ask the question: “What is the task?”», es decir, «La productividad del trabajador del conocimiento exige que hagamos la pregunta “¿Cuál es la tarea?”».  A pesar de lo obvio de esta necesidad, este hecho continúa siendo algo ignorado a día de hoy por la mayoría de los profesionales del conocimiento, con las graves consecuencias de inefectividad que todos conocemos.

«Evidenciar» es un concepto de la metodología de efectividad personal OPTIMA3®,e incluye las tres actividades necesarias para hacer 100% evidentes los elementos «registrados» en nuestro sistema, es decir, para convertirlos en elementos sobre los que sabemos «qué» hay que hacer o no y, si hay que hacer algo, cuándo se podrá dar por hecho, así como las circunstancias óptimas de efectividad para hacerlo. Estas tres actividades son «Transformar», «Concretar» y «Organizar».

Mientras que «clasificar» emails es un trabajo «facilón» y una pérdida de tiempo que aporta valor cero a tu trabajo, «evidenciar» es un trabajo exigente de alto valor añadido que multiplica exponencialmente tu efectividad.

Vamos a ver cómo se hace esto de «Evidenciar» utilizando para ello el ejemplo del post «Clasificar, o cómo perder tiempo sin trabajar». Para entender mejor y aprovechar al máximo este ejemplo, te recomiendo que refresques antes tus conocimientos sobre OPTIMA3® y, en concreto, que (re)leas el post «Pensar y decidir sobre objetos y significados» así como los conceptos básicos de la metodología que desde él se enlazan («tachable», «UPA», «RAT»). El ejemplo que usábamos era el siguiente:

  1. Un email de Cliente1 haciendo una consulta sobre un elemento de la propuesta comercial para la Fase II de su Proyecto A. Para poder responder a esa consulta, nuestra persona protagonista necesita antes hablar el tema con su Superior.
  2. Un email de su Superior diciendo que tienen que reunirse para revisar los plazos del presupuesto del Proyecto B, que también es para el Cliente1.
  3. Otro email de Cliente1 diciendo que ha detectado un error en la factura de la Fase I del Proyecto A. Para poder responder a ese email, es necesario hablar antes con Financiero.
  4. Un email de Financiero diciendo que necesita aclarar con nuestra persona protagonista unas dudas sobre el presupuesto del Proyecto B de Cliente1.
  5. Otro email de su Superior con los análisis de riesgos de la Fase II del Proyecto A del Cliente1 y del Proyecto C del Cliente2, para que los lea con detenimiento y los conserve durante el tiempo que estén activos esos proyectos.
  6. Un email de Cliente2 pidiendo un aplazamiento en el pago de la factura de los servicios del Proyecto C. Para responder a ese email, primero hay que conseguir la aprobación del Superior y, a continuación, la aprobación de Financiero.

Vamos allá. El proceso es sencillo y se tiene que aplicar a todos los elementos registrados, hasta que no quede ninguno sin evidenciar. Empezamos tomando el primer «objeto» y comenzamos:

  1. Nos preguntamos «¿qué es este objeto?». La respuesta es, obviamente, «un email».
  2. Nos preguntamos «¿qué significado tiene para mí este objeto?». La respuesta es «una consulta de un cliente sobre una propuesta comercial».
  3. Nos preguntamos «¿Tengo que hacer algo con ello antes de una fecha objetiva?». La respuesta es «no».
  4. Nos preguntamos  «¿Si no hago nada con ello en los próximos 7 días, puede tener consecuencias indeseables para mí?». Al tratarse de una consulta de un cliente sobre una propuesta comercial, parece claro que sí puede tener consecuencias indeseables para nosotros, por lo que la respuesta es «sí». Si hubiéramos respondido «no», tendríamos que continuar con el proceso que se describe en el tercer paso del post «Pensar y decidir sobre objetos y significados». Como hemos respondido «sí», el «significado» del primer «objeto» se ha «Transformado» en un Compromiso y requiere acción por nuestra parte, por lo que tenemos que «Concretar» cuál es el RAT deseado y la primera UPA para alcanzarlo para, a continuación, generar los recordatorios adecuados y «Organizarlos».
  5. Nos preguntamos «¿Cuál es el resultado deseado?». La respuesta es «Cliente1 da por aclarada su consulta sobre la Fase II de su Proyecto A». Esto es un RAT.
  6. Organizamos un recordatorio del RAT en un contenedor de organización en el que única y exclusivamente hay RATs. Puede ser una lista de RATs, una tabla de RATs, una pestaña de Excel con RATs, etc. La única condición es que en ese sitio haya únicamente RATs.
  7. Nos preguntamos «¿Cuál sería el siguiente paso que produciría un avance en la consecución de ese resultado (RAT)?». Como para responder a la consulta necesitas hablar el tema con Superior, la siguiente UPA sería «Comentar con Superior que Cliente1 nos está preguntando sí [aquí iría la consulta concreta] para la Fase II de su Proyecto A y acordar con él (con Superior) qué respuesta darle (a Cliente1)».
  8. Organizamos un recordatorio de la UPA en un contenedor de organización adecuado. Las Circunstancias Óptimas de Ejecución (COEs) de esta UPA se darán la próxima vez que te reúnas con Superior, por lo que la UPA se organiza en un contenedor que vamos a llamar Superior. Puede ser una lista, una tabla, una pestaña de Excel, etc. de temas que tienes que tratar con Superior la próxima vez que te reúnas con él o con ella. Observa que no vale enviar un email ni llamar por teléfono. El motivo es que ambas opciones son subóptimas en cuanto a efectividad. El email nunca debe usarse como sustituto de una conversación y el teléfono solo debe usarse para temas urgentes o cuando la reunión presencial no es una alternativa viable (por ejemplo, si Superior trabaja en otra ciudad o país).
  9. Una vez organizados los recordatorios de lo que queremos conseguir y de lo que tenemos que hacer, hay que organizar el «objeto». Para ello, nos preguntamos: ¿me puede servir este email para algo?. La respuesta es que sí me puede servir, en concreto, para responder a Cliente1 cuando tenga la respuesta para su consulta. Como a) me puede servir y b) está relacionado con alguna de mis UPAs y RATs actuales, entonces este «objeto» se Transforma en Material de Soporte y debo Organizarlo en un contenedor temporal adecuado hasta que se completen las UPAs o RATs correspondientes (la explicación completa de por qué la tienes en el post «Pensar y decidir sobre objetos y significados»). La forma de organizarlo puede ser una carpeta de correo llamada «Material de Soporte» o una etiqueta llamada «Material de Soporte» (NO vale ningún otro nombre, como por ejemplo «Pendientes», «Por hacer» o similares). Por otra parte, también se puede organizar este email («objeto») en el archivo general y luego recuperarlo mediante una búsqueda cuando sea necesario (es lo que yo haría).

Puede parecer «mucho trabajo», pero todo lo anterior se puede hacer en un minuto poco más o menos. La sensación de «mucho trabajo» se deriva de la necesidad de pensar y es el mejor indicador de que estás «trabajando» en lugar de «mareando emails». La ventaja de invertir este minuto en pensar es que, al terminar de Evidenciar ese email tienes:

  1. Un recordatorio de qué tienes que conseguir para dar por completado ese email (RAT), organizado junto al resto de resultados que quieres conseguir.
  2. Una acción concreta, tachable, de qué tienes que hacer para avanzar en la consecución de ese resultado, organizado junto al resto de cosas que tienes que tratar con Superior la próxima vez que te reúnas con él o con ella.
  3. El email fuera de la bandeja de entrada, archivado.

Veamos qué pasaría con los otros cinco email una vez «Evidenciados»:

  • Segundo email:
    • RAT: Ninguna.
    • UPA: «Preguntar a Superior qué tenía que comentarme sobre los plazos que quería revisar del presupuesto del Proyecto B del Cliente1». Organizado en COE «Superior».
    • Objeto: Este email no nos puede servir para nada, por lo que se Transforma en Basura y hay que tirarlo.
  • Tercer email:
    • RAT: «Cliente1 da por resuelto el error que ha detectado en la factura de la Fase I del Proyecto A». Organizado junto a los demás RATs.
    • UPA: «Preguntar a Financiero si el error detectado por Cliente1 en la factura de la Fase I del Proyecto A es realmente un error o no y, en caso afirmativo, acordar con Financiero próxima UPA para su resolución». Organizado en COE «Financiero».
    • Objeto: Este email nos puede servir para responder a Cliente1, por lo que su tratamiento es el explicado en el punto 9 de Evidenciar.
  • Cuarto email:
    • RAT: Ninguna.
    • UPA: «Preguntar a Financiero qué dudas necesita aclarar sobre el presupuesto del Proyecto B de Cliente1». Organizado en COE «Financiero».
    • Objeto:  Este email no nos puede servir para nada, por lo que se Transforma en Basura y hay que tirarlo.
  • Quinto email:
    • RAT: Ninguna.
    • UPA 1: «Leer el análisis de riesgos de la Fase II del Proyecto A de Cliente1 que me ha enviado Superior». Organizado en COE Matrioska «Ordenador+Mucho Tiempo+Mucha Energía».
    • UPA 2: «Leer el análisis de riesgos del Proyecto C de Cliente2 que me ha enviado Superior». Organizado en COE Matrioska «Ordenador+Mucho Tiempo+Mucha Energía», junto a la UPA1 anterior.
    • Objeto: Este email es necesario para ejecutar las UPAs 1 y 2, por lo que su tratamiento es el explicado en el punto 9 de Evidenciar.
  • Sexto email:
    • RAT: «Respuesta sobre solicitud de aplazamiento pago factura Proyecto C enviada a Cliente2». Organizado junto a las demás RATs.
    • UPA: «Enviar email a Superior solicitando su aprobación para aplazamiento solicitado [aquí se especificará qué aplazamiento concreto se solicita] por Cliente2 para Proyecto C». Organizado en COE Matrioska «Ordenador+Poco Tiempo+Poca Energía». Aquí no valdría organizar esta UPA en el COE «Superior», ya que necesitamos dejar constancia por escrito de la aprobación.
    • Objeto: Este email nos puede servir para responder a Cliente2, por lo que su tratamiento es el explicado en el punto 9 de Evidenciar.

¿Cuál sería la situación final al terminar de «Evidenciar» los seis emails que había en la bandeja de entrada?

  • Bandeja de entrada: Vacía.
  • Emails 2 y 4: Borrados (= organizados en la Papelera).
  • Emails 1, 3, 5 y 6: Archivados, bien como «Material de Soporte» en una única carpeta, o bajo una única etiqueta, bien como «Material de Archivo» en el archivo general. Fuera de la bandeja de entrada, en cualquier caso.
  • Vista/Lista RATs:
    • «Cliente1 da por aclarada su consulta sobre la Fase II de su Proyecto A».
    • «Cliente1 da por resuelto el error que ha detectado en la factura de la Fase I del Proyecto A».
    • «Respuesta sobre solicitud de aplazamiento pago factura Proyecto C enviada a Cliente2».
  • Vista/Lista Superior:
    • «Comentar con Superior que Cliente1 nos está preguntando sí [aquí iría la consulta concreta] para la Fase II de su Proyecto A y acordar con él (con Superior) qué respuesta darle (a Cliente1)».
    • «Preguntar a Superior qué tenía que comentarme sobre los plazos que quería revisar del presupuesto del Proyecto B del Cliente1».
  • Vista/Lista Financiero:
    • «Preguntar a Financiero si el error detectado por Cliente1 en la factura de la Fase I del Proyecto A es realmente un error o no y, en caso afirmativo, acordar con Financiero próxima UPA para su resolución».
    • «Preguntar a Financiero qué dudas necesita aclarar sobre el presupuesto del Proyecto B de Cliente1».
  • Vista/Lista «Ordenador+Mucho Tiempo+Mucha Energía»:
    • «Leer el análisis de riesgos de la Fase II del Proyecto A de Cliente1 que me ha enviado Superior».
    • «Leer el análisis de riesgos del Proyecto C de Cliente2 que me ha enviado Superior».
  • Vista/Lista «Ordenador+Poco Tiempo+Poca Energía»:
    • «Enviar email a Superior solicitando su aprobación para aplazamiento solicitado [aquí se especificará qué aplazamiento concreto se solicita] por Cliente2 para Proyecto C».

A diferencia de lo que ocurre al «clasificar», al «evidenciar» sí que se trabaja, ya que se produce un avance real. Además de responder (de manera concreta) a la pregunta que plantea Drucker (¿cuál es la tarea?) para cada email, hemos diferenciado lo que son tareas únicas de lo que son resultados que engloban diversas tareas. También hemos identificado qué circunstancias (COEs) nos van a ayudar a ejecutar estas tareas (UPAs) con óptima efectividad y hemos organizado recordatorios concretos de todo ello. Por último, hemos organizado el email de manera efectiva, eliminando de nuestra bandeja de entrada los elementos ya «evidenciados».

«Ejecutar» cualquiera de las UPAs organizadas en nuestro sistema es una actividad que puede hacerse de manera inmediata y efectiva, sin necesidad de tener que decidir o recordar qué era lo que había que hacer o de volver a tener que leer por enésima vez el mismo email. Por eso, igual que clasificar es perder el tiempo sin trabajar, evidenciar es pensar para aportar valor a tu trabajo. La decisión final sobre qué opción elegir la tomas tú.

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