El Consejo de los Viernes: Domina el Arte del Cierre

Si hay algo importante cuando te reúnes con un cliente es saber reprimir la tentación de seguir hablando, normalmente sin pensar demasiado en lo que dices, después de haber terminado una reunión.

Con frecuencia estas conversaciones aparentemente inocentes sólo sirven para reabrir temas conflictivos que ya estaban cerrados o para crear nuevos problemas.

Este tipo de tentación suele ser más habitual, y también más fuerte, cuando te sientes inseguro ante la reunión y cuanto más importante es el cliente.

Si sueles caer en estas tentaciones, una buena forma de evitarlo es, una vez terminada la reunión y tratados todos los temas que querías, preguntar a los asistentes si hay alguna otra cosa que necesiten y, si no, hacer un repaso de los acuerdos alcanzados y las próximas acciones a realizar.

Aunque en España no es habitual, en casi toda Europa se suele dar las gracias a los asistentes por su tiempo y por asistir.

Luego cierra la reunión con alguna expresión típica, del estilo "seguimos en contacto", "hablamos de nuevo en un par de semanas" o cualquier otra parecida.

No olvides que, a veces, las mejores palabras de una reunión son las que no se dicen.

Dominar el Arte del Cierre consiste, entre otras cosas, en saber reconocer el momento en que ya está todo dicho y en dar entonces por terminada la reunión lo más rápido posible.

Desarrollo Profesional: Liderar es un Deporte de Contacto

philippines, cortesía de Army.mil

Sé que términos como líder, liderar o liderazgo cuentan con un número importante de detractores más o menos radicalizados.

Pero el hecho innegable es que, guste o no, siempre ha habido, hay y seguirá habiendo líderes en tanto en cuanto el rol de líder es inherente a todas las formas de organización social.

Otra cosa es cuestionarse o criticar los tipos de liderazgo que imperan en las empresas, o incluso la validez de dichas empresas como formas y modelos más o menos efectivos, o deseables, de organización social, cuestiones estas que escapan al objetivo de esta entrada.

Personalmente entiendo el liderazgo como algo circunstancial. Todos somos líderes en potencia y en ocasiones incluso podemos ejercer el liderazgo simultáneamente en varios ámbitos independientes.

Liderar es simplemente dirigir a un grupo y dirigir, entre otras muchas acepciones, significa guiar, mostrar el camino, aconsejar, orientar... Liderar es ser más proactivo que el resto del grupo en un momento dado. Es tomar la iniciativa, propia o porque va en el papel que nos han asignado, e intentar movilizar la acción del grupo alrededor de ella.

Asumiendo por tanto que en las empresas hay líderes, buenos o malos, eficaces o inútiles, pero líderes al fin y al cabo, y que muchas personas trabajan en esas empresas, creo que cualquier acción orientada a mejorar la calidad de estos líderes es algo positivo.

Y en este contexto, creo que es importante no olvidar que un líder es ante todo una persona y, por consiguiente, imperfecto por definición.

Un líder es el que lidera personas, lo cual implica necesariamente comunicarse con ellas. Veo por tanto el liderazgo como una forma, un estilo determinado de relacionarse y comunicarse con otras personas. Para mí, de hecho, uno de los rasgos de un buen líder es que es capaz de conectar con personas más allá del propio mensaje.

Pero además de comunicar, liderar significa también compartir algo motivador: una ilusión, un objetivo, unos valores, un afán por aprender... Lo que sea, siempre y cuando impulse a la acción. Un líder es efectivo en la medida que logra que esa acción esperada tenga lugar.

El liderazgo es en consecuencia imposible sin una buena comunicación. No se puede liderar desde un despacho, sea éste el de una empresa o el de un alcalde. Ni tampoco se puede liderar vía discurso grandilocuente a grandes audiencias, ni por teleconferencia, ni por TV, ni por e-mail.

Un líder debe conocer a las personas a las que lidera y las debe conocer tanto a nivel colectivo como individual, algo que es imposible desde la distancia. Liderar exige compartir cosas y experiencias, superar obstáculos y celebrar triunfos conjuntamente pero, sobre todo, exige pasar tiempo de calidad hablando, interactuando cara a cara con personas.

Por eso el liderazgo de verdad se demuestra en las distancias cortas, porque liderar es un deporte de contacto.

GTD: Afila Tus Herramientas de Productividad

Tools of the trade, cortesía de tim_d

Si estás realmente comprometido a utilizar GTD, hay una serie de herramientas básicas que necesitas tener antes de empezar.

Comparto con David Allen y otros expertos la recomendación de comenzar a aplicar esta metodología empleando herramientas de tecnología sencilla, preferiblemente basadas en papel, aunque suene poco ecológico.

Más adelante, cuando domines la técnica y hayas adquirido los hábitos necesarios, podrás usar sin problemas cualquier tipo de solución, incluyendo las de más avanzada tecnología.

Para empezar con GTD desde cero necesitas, además de un espacio de productividad, lo siguiente:

• Bandejas para papel: Las más funcionales son las apilables sin bordes. Serán tus bandejas de entrada y de salida y necesitarás al menos tres:
• una para bandeja de entrada propiamente dicha
• otra para cosas que quieres "leer/revisar"
• y otra para material de apoyo para proyectos
• Papel: Inicialmente usarás hojas de papel para el proceso de recopilación, ya que recopilar, pensar, procesar y organizar todo la primera vez puede ser una tarea intensa y compleja y te interesa por tanto asegurar que las herramientas que empleas sean lo más fáciles posible de usar
• Post-its y material de papelería: Los Post-its son una herramienta fantástica de recopilación. Yo tengo un taco de Post-its y un lápiz en cada habitación de la casa. Así, cada vez que se me ocurre una idea interesante, me aseguro de no olvidarla. Por otra parte el papel será una herramienta esencial durante esta primera etapa y necesitas disponer de herramientas para gestionarlo: grapadora, clips, algo para borrar. etc.
• Un generador de etiquetas: Yo utilizo un DYMO letra Tag X desde hace ya tiempo y me parece muy potente y sencillo. Lo necesitarás sobre todo para etiquetar las carpetas para material de referencia y de apoyo para proyectos. David Allen desaconseja utilizar una solución software, ya que el tiempo necesario para crear e imprimir las etiquetas es mucho mayor que con cualquiera de estos dispositivos creados específicamente para ello y al final te dará pereza etiquetar.
• Archivadores: Por digital que sea tu solución no te librarás de necesitar archivar determinada información. Sí, puedes escanear la información y guardarla en el disco duro, pero tardas mucho más en archivar así que en simplemente dejar una factura, revista o cualquier otro documento en una carpeta del archivador. Para que archivar se convierta en un hábito, tu sistema debe ser tan sencillo como el de una biblioteca o de lo contrario no archivarás. Necesitarás por tanto proveerte de un número considerable de carpetas para tu archivador.
• Agenda: Seguramente ya tengas una y por ahora puedes aprovecharla para implantar GTD. Más adelante podrás decidir si sigues usándola o necesitas otro tipo de herramienta que se ajuste mejor a tus necesidades.
  
• Papelera y papelera de reciclaje: La primera vez a lo mejor necesitas incluso un contenedor :-) Ahora en serio, suele ser habitual descartar un buen montón de cosas cuando se empieza a usar GTD. Hay quien encuentra útil disponer también de una papelera de reciclaje donde conservar ciertas cosas una temporada antes de tirarlas definitivamente.
• Un organizador o gestor de tareas: Mucha gente utiliza erróneamente la agenda como organizador de tareas y si este es tu caso deberás dejar de hacerlo. Por otra parte no puedes almacenar las cosas en tu cabeza, así que necesitas algo fuera de tu mente para gestionar tus recordatorios. Si estás acostumbrado a usar una herramienta en concreto, como las Tasks de GMail o las Tareas de Outlook, puede ser una buena idea seguir usándola. Si no usas ninguna, tal vez lo mejor sea elegir alguna opción de baja tecnologia como por ejemplo tarjetas.

Decidas lo que decidas al final, ten en cuenta que uno de los mejores trucos para aumentar tu productividad personal es utilizar herramientas de organización sencillas, rápidas y que sean, además, entretenidas, sin perder de vista que lo fundamental es que puedas crear listas sobre la marcha y revisarlas tan fácil y regularmente como lo necesites.

El Consejo de los Viernes: Pregunta y Aprende

Después de una reunión o presentación importante es muy recomendable pedir feedback a tus compañeros sobre cómo han ido las cosas.

Es bueno preguntarse cuestiones como "¿hemos alcanzado todos los objetivos que nos habíamos planteado?" o "¿ha quedado claro cuáles son las próximas acciones?"

Otra sana costumbre es preguntar si alguien tiene alguna sugerencia o comentario sobre cosas que se podrían hacer mejor la próxima vez.

Cuando solicitas feedback sueles obtener respuestas sinceras que por lo general  aportan información muy útil y valiosa.

Si resumes todo el feedback recibido y lo distribuyes entre los que te lo han proporcionado, no sólo conseguirás que todos estéis alineados sobre los próximos pasos sino que además favorecerás que éstos se lleven a cabo de una forma más rápida y eficiente.

A la hora de embarcarte en un proyecto de envergadura, planifica por anticipado breves reuniones de recapitulación al final de cada fase del proyecto. Al hacerlo no sólo estás ayudando a asegurar que se van cumpliendo los plazos intermedios sino que permites que lo aprendido se pueda ir incorporando de forma dinámica de cara a las fases restantes.

Con el tiempo estás breves reuniones recapitulatorias se convertirán en algo casi automático y espontáneo que te garantizará estar siempre en sintonía con el resto del equipo, utilizar lo aprendido en futuros proyectos y evitar cometer dos veces los mismos errores.

Desarrollo Personal: El Valor de Educar en la Sabiduría

His Hand, cortesía de h.koppdelaney

En un viaje reciente que tuve que hacer a Glasgow, con pérdida de vuelo de conexión en Londres a la vuelta incluida, aproveché para leer por fin "Liquid Times", de Zygmunt Bauman, autor al que "tenía ganas" desde que le descubrí en el blog de Uxío Malvido.

Al margen del interés de las conocidas tesis de Bauman sobre la "liquidez" actual (evidentemente no se refiere a la económica), hubo una frase que me impactó al leerla: "unlike knowledge, wisdom does not age" ("a diferencia del conocimiento, la sabiduría no envejece").

Las nuevas tecnologías han convertido la información en algo fácilmente accesible pero a la vez rápidamente perecedero, ya que queda obsoleta tan pronto aparece una nueva información que la sustituye.

Se ha superado así el viejo paradigma de la información como sinónimo de poder, en tanto que el valor de la mera información estática pasa a ser algo escaso y limitado. La información como acumulación de datos deja paso a la información puesta en valor y dotada de sentido, es decir, al conocimiento.

Ya no importa tanto lo que sabes, sino ser capaz de encontrar lo que necesitas saber y, una vez encontrado, cómo usarlo para generar el cambio que buscas.

En la medida que proviene de ella, el conocimiento comparte con la información su carácter perecedero. La aparición constante de nueva información, y por consiguiente de nuevos conocimientos, hace necesario estar en permanente estado de alerta para no quedarnos obsoletos. Ello, unido a la necesidad creciente de filtrar la información y el conocimiento relevante de lo que no lo es (infoxicación) es una causa importante de estrés en nuestros días. ¿Cómo podríamos reducir esta dependencia y el consiguiente estrés que genera?

Por otra parte, como leo últimamente con cierta frecuencia, estamos preparando a nuestros hijos para un mundo que no sabemos cómo será. Sospechamos que gran parte de la información y del conocimiento que les estamos transmitiendo habrá quedado obsoleto para entonces pero, ¿qué podemos hacer ante esta situación?

Creo que uno de los cambios necesarios en el sistema educativo es relativizar la importancia de los datos, de la información y del conocimiento en general y dar un peso mucho mayor a la sabiduría, incluyendo la necesaria para entender y aprender a gestionar los sentimientos.

Sabemos sin duda que estamos en un tiempo de grandes cambios y que este ritmo de cambio no va a disminuir en un futuro sino, probablemente, todo lo contrario.

Necesitamos por tanto dotar a nuestros hijos de herramientas que les permitan no sólo sobrevivir al cambio, sino adaptarse a él fácilmente y poder aprovechar las oportunidades positivas que dicho cambio pueda ofrecerles.

A diferencia de la información y el conocimiento, que proceden del exterior, la sabiduría, entendida como forma avanzada de sentido común que perdura inmutable a través del tiempo, procede en buena medida del propio individuo y ofrece un sistema de referencia estable desde el que poder afrontar el cambio.

Técnicas actualmente en auge como el coaching se fundamentan precisamente en este principio de que la sabiduría reside en el individuo y triunfan porque efectivamente facilitan el camino para acceder a ella y ser capaces de aprovecharla como recurso.

Si la cultura es nuestro sistema operativo, la sabiduría está llamada a ser una BIOS de próxima generación que nos brinde la autonomía e independencia necesarias para poder prescindir, si así lo deseamos, de dicho sistema operativo.

La gran ventaja que ofrece la sabiduría frente a la Información 1.0 o el Conocimiento 2.0 es que la Sabiduría nunca se queda obsoleta porque no entiende de versiones. 

La sabiduría siempre ha sido, es y será X.0.

GTD: Crea Tus Espacios de Productividad

Work Space..., cortesía de schodts

Según David Allen, a la hora de comenzar a implantar la metodología GTD es necesario disponer de una ubicación física que te sirva como centro de operaciones, ya que todo el mundo debe tener un lugar físico de control desde el que abordar las cosas.

Si trabajas en la oficina pero también en casa, es importante que los espacios de productividad que establezcas en ambos sitios dispongan de sistemas idénticos e intercambiables.

Lo esencial en tu espacio de productividad es disponer de una superficie para escribir y de un sitio para colocar tu bandeja de entrada. El resto de herramientas es opcional y depende del tipo de actividad que hagas.

No escatimes el espacio de trabajo en tu casa. Dedicar un fin de semana a preparar un lugar de trabajo con un sistema satélite idéntico al que usas en la oficina puede suponer un cambio revolucionario en la forma en que organizas tu vida.

Si viajas mucho te resultará también enormemente útil disponer de una microoficina móvil. Muchas personas no alcanzan mayores niveles de productividad porque no disponen del equipamiento necesario para aprovechar los tiempos muertos que tienen lugar durante los desplazamientos o las esperas.

Para crear espacios de productividad es fundamental ser egoísta. No compartas tu espacio de trabajo con nadie, ni siquiera con tu pareja. Tener tu propio lugar de trabajo, por reducido que sea, y tu propia bandeja de entrada son requisitos indispensables para implantar GTD con éxito.

El motivo es que no debe haber la más mínima resistencia a nivel subconsciente para usar nuestro sistema GTD y el hecho de tener que reinventar constantemente nuestra bandeja de entrada, el sistema de archivos y el cómo y dónde procesamos nuestras cosas acaba convirtiéndose a la larga en una fuente de distracción.

Puedes trabajar  prácticamente en cualquier sitio, siempre y cuando dispongas de un sistema claro y compacto y desarrolles el hábito de procesar tu bandeja de entrada de forma rápida y móvil. Ello, sin embargo, no hará que dejes de necesitar una "base de operaciones" con una serie de herramientas bien definidas y espacio suficiente para el material de referencia y de apoyo.

Del mismo modo que hay que invertir tiempo para conseguir más tiempo, si quieres ser más productivo necesitas crear tus espacios de productividad.