Efectividad personal: Tu defensa contra las exigencias

En uno de los comentarios al post que publicaba hace unos meses bajo el título «Cómo puedes evitar tú el estrés laboral», Xose, un lector, mencionaba la existencia actual de unos niveles de exigencia y autoexigencia hasta ahora desconocidos y que, en su opinión, seguramente contribuyen al incremento del estrés. El tema me pareció lo suficientemente interesante como para escribir este post.

El argumento de Xose es que, a día de hoy, hay un enorme contraste entre los retos que nos imponemos y nuestra capacidad real para conseguirlos, y que esta situación contribuye a generar estrés. Ya no solo se nos exige ser profesionales excelentes, sino que además hay que vestir a la moda, comer sano, hacer deporte regularmente, expresar nuestra creatividad, defender alguna causa noble y, en definitiva, seguir una serie de patrones sociales aceptados como indicadores de una «vida perfecta».

Comentaba también Xose que ha empezado a aparecer un nuevo tipo de libro, de moda en USA, y que poco a poco está llegando a Europa. Se trata de una especie de libros de «anti-ayuda», cuyo tema central es precisamente la necesidad de relajar un poco estos niveles de autoexigencia y aceptar que tener una vida perfecta es imposible, además de innecesario, y que lo único importante es que sea una buena vida.

Una de las causas de estrés es el «error de cálculo». El cerebro es francamente malo haciendo estimaciones. Por lo general, tiende a sobreestimar determinados factores y a infraestimar otros. Por ejemplo, nuestro cerebro suele hacernos creer que las consecuencias son peores de lo que realmente serían o que nuestras capacidades son muy superiores a cómo son en realidad. Por el contrario, suele hacernos pensar que las cosas son más fáciles de lo que realmente son y que van a requerir menos tiempo y esfuerzo del que en realidad van a requerir.

Tú ya conoces, porque las has sufrido, las consecuencias negativas de estos errores de cálculo: estrés, frustración, pérdida de confianza…

¿Cómo puede la efectividad personal ayudar en esta situación? Como veíamos en el post sobre cómo puedes evitar tú el estrés laboral, hay una serie de hábitos sencillos, al alcance de cualquier persona, que permiten mantener el enfoque y la sensación de control en un mundo en constante cambio. También existen otros hábitos sencillos que ayudan a lograr y mantener una perspectiva global de todos nuestros intereses, obligaciones, deseos y responsabilidades.

Dice acertadamente David Allen, el conocido autor de GTD®, que «puedes hacer cualquier cosa, pero no puedes hacerlas todas a la vez». La clave, por tanto, es disponer en todo momento del nivel adecuado de claridad y confianza para tener la tranquilidad de saber que lo que has elegido hacer es precisamente lo que tienes que hacer, y no cualquier otra cosa.

Las exigencias, tanto las autoimpuestas como las impuestas externamente, se abren hueco en nuestra vida precisamente por esta falta de perspectiva. A menudo olvidamos a qué nos hemos comprometido con anterioridad, tanto si han sido compromisos con otras personas como propios. Por lo general, tan solo disponemos de una visión parcial de lo más reciente. Todo lo demás que en algún momento anterior, consciente o inconscientemente, decidimos que queríamos, debíamos, o teníamos que hacer, o no hacer, queda normalmente en la penumbra.

En esta situación de desinformación permanente, es fácil que las exigencias se logren imponer. Lo más nuevo y lo más ruidoso suele ser interpretado por nuestro cerebro como lo más importante (otro error de cálculo más). En ausencia de un sistema externo de confianza que ponga las cosas en su sitio, el cerebro carece de recursos para rechazar estas nuevas exigencias y, por tanto, las acepta.

La solución a este problema es muy sencilla. Necesitamos disponer de un sistema externo de confianza que le dé información fiable al cerebro sobre todos esos compromisos, intenciones, ideas, posibilidades, objetivos y propósitos previos, a fin de que éste pueda aceptar o rechazar la nueva exigencia, con la confianza de que está haciendo lo correcto y lo más adecuado en todo momento.

Decir «no» a una exigencia, tanto interna como externa, es en realidad muy fácil cuando tienes claras las consecuencias positivas de ese «no» desde una perspectiva global. Lo esencial es entender que todo «no» es un «sí» y que todo «sí» es un «no». Cuando dices «sí» a una nueva exigencia es muy probable que, sin ser consciente de ello, estés diciendo «no» a otras exigencias a las que anteriormente habías dicho «sí». Y lo mismo sucede a la inversa.

Cuando dispones de una perspectiva global y actualizada de cuál es tu propósito, tus valores y principios, la visión de tu vida a largo plazo, las metas y objetivos que te acercan a esa visión, tus áreas de enfoque y tus compromisos a corto y medio plazo, te resulta fácil poner en contraste con todo lo anterior esa nueva exigencia que aparece y ubicarla en el lugar que le corresponde. Nuestra capacidad es limitada, por lo que, a menudo, aceptar una nueva exigencia se traducirá en renegociar nuestro compromiso con alguna exigencia anterior y renunciar a ella para dar paso a la nueva.

Más que decir «no» a las exigencias, el verdadero reto es ser capaces de decir «no» y sentirnos bien con ello. Tener perspectiva ayuda a superar este reto, ya que nos da claridad sobre las implicaciones de ese «no» y, en concreto, a qué otras cosas estamos diciendo «sí» gracias a él.

Como reflexión final, en realidad las exigencias no existen. Solo existen «inputs», «cosas» que llegan a nuestro radar o a nuestra vida y ante las que tenemos que tomar una decisión. La exigencia como tal no es más que un determinado tipo de sensación o de emoción que podemos experimentar durante este proceso de toma de decisiones cuando no se dan las condiciones adecuadas para decidir con confianza.

Si has desarrollado la competencia de la efectividad personal, sabrás que es posible reaccionar de forma equilibrada, sin sobrerreaccionar ni infrarreaccionar, decidiendo con tranquilidad y confianza cuál es la opción más adecuada. Cuando esto ocurre, la sensación de exigencia desaparece. Si aún no has trabajado el desarrollo de esta competencia, te invito a que lo hagas. Son hábitos sencillos, de eficacia probada, y al alcance de cualquier persona. Sin duda, tu mejor defensa contra las exigencias.

Tres creencias erróneas sobre tecnología y efectividad

Dice Wikipedia que tecnología es el conjunto de conocimientos técnicos, científicamente ordenados, que permiten diseñar y crear bienes y servicios que facilitan la adaptación al medio ambiente y la satisfacción de las necesidades esenciales y los deseos de la humanidad.

Por su parte, la competencia a la que llamamos efectividad personal puede definirse como el conjunto de comportamientos observables habituales asociados a la consecución eficaz y eficiente de resultados. A la vista de ambas definiciones, parece evidente que la relación entre tecnología y efectividad es muy amplia.

Sin embargo, a menudo observo lo que parece una tendencia creciente a confundir la tecnología con una fracción mínima, casi anecdótica, de sí misma. Un peligroso proceso de simplificación y desinformación que parece incluso hasta intencionado o, al menos, favorecido por determinados intereses económicos.

Este proceso de desinformación, cada vez más frecuente, está dando lugar a la aparición y consolidación de creencias erróneas muy peligrosas, ya que se están convirtiendo en un freno, cuando no en un obstáculo, para que la tecnología logre su propósito indicado anteriormente. De entre estas creencias erróneas, hay tres cuyo impacto me parece particularmente preocupante y que paso a comentar a continuación.

La tecnología aumenta la efectividad

Esta afirmación es, evidentemente, falsa. La tecnología aumenta la efectividad únicamente cuando se aplica de manera adecuada. Si la tecnología no se aplica, se aplica parcialmente o se aplica de manera inadecuada, la efectividad puede no solo no aumentar, sino incluso disminuir. Un claro ejemplo de esto es el email, una tecnología que, a pesar de su indudable utilidad potencial, se ha convertido a día de hoy en uno de los principales agujeros negros productivos en la mayoría de las organizaciones.

La creencia de que la tecnología por sí misma aumenta la efectividad es tremendamente peligrosa, porque conduce a que el énfasis se ponga en la «disponibilidad» de la tecnología en lugar de en el «uso efectivo» de la misma. Lo que quiero decir con esto es que parece que lo importante es «tener» la tecnología, al margen de que luego se sepa aplicar o utilizar de forma adecuada.

Volviendo al ejemplo anterior, cuando apareció el email, la mayoría de las organizaciones dedicó recursos a formar a sus personas en las características de las aplicaciones de email (qué se podía hacer con él), pero muy pocas dedicaron recursos a formar en el uso efectivo del mismo (buenas prácticas acerca de cómo, cuándo o para qué usarlo o no usarlo).

La tecnología son herramientas

Otra afirmación que es falsa. Las herramientas, o artefactos, suponen tan solo una mínima parte de la tecnología. Sí, es cierto que, posiblemente, sean una de las partes más visibles para el gran público, pero de ahí a creer que la tecnología son solo los artefactos tecnológicos hay una gran diferencia.

La tecnología es esencialmente conocimiento, es decir, intangibles. Las herramientas son uno de los posibles resultados tangibles de la aplicación de dicho conocimiento. De hecho, en muchos casos, los artefactos requieren a su vez una tecnología adicional complementaria (es decir, otro conocimiento) para poder utilizarse de manera efectiva.

Reutilizando el ejemplo del email, la creencia errónea de que la tecnología es la herramienta, es decir, los servidores y los clientes de email, tiene mucho que ver con la deplorable situación que vive esta tecnología en las organizaciones actuales. Al obviarse el resto de la tecnología necesaria para el uso efectivo del email, lo que tenemos es que la herramienta por sí sola, lejos de aumentar la efectividad de los profesionales, la disminuye.

Una de las claves para el aprovechamiento efectivo de cualquier artefacto tecnológico es tener claro que la efectividad procede de «cómo» lo utilizas, no tanto de si lo utilizas o no. De hecho, como decía antes, si utilizas mal las herramientas o artefactos tecnológicos tu efectividad puede ser incluso menor que si no los utilizaras.

La mejor tecnología es digital

En línea con la creencia errónea anterior, son muchas las personas convencidas de que los gadgets, aplicaciones y, en general, todos los artefactos tecnológicos de carácter digital son «lo mejor». El rechazo creciente hacia tecnologías tildadas de «antiguas», «lentas» o «básicas», como el lápiz y el papel, es un buen ejemplo de ello.

La realidad sin embargo es bien distinta. La mejor tecnología es aquella que mejor sirve a su propósito, es decir, la adaptación al medio ambiente y la satisfacción de necesidades y deseos. Un artefacto poco útil para el propósito que persigue puede ser simultáneamente muy entretenido de usar. También es posible lo contrario. La utilidad de una tecnología y lo entretenido que resulta su uso o aplicación son características independientes y a menudo distintas.

La mejor tecnología para la mejora de la efectividad personal casi nunca es digital, ni siquiera analógica. De hecho, la mejor tecnología para mejorar la efectividad personal es intangible, ya que resulta de la aplicación práctica de una serie de conocimientos. Cuando estos conocimientos se aplican de forma consistente y automática, se convierten en hábitos, es decir, comportamientos observables que, a su vez, dan lugar a lo que se conoce como competencias.

Dicho de otro modo, podríamos afirmar que la mejor tecnología para la mejora de la efectividad personal es la «tecnología competencial», es decir, la capacidad de desarrollar los comportamientos efectivos adecuados para cada circunstancia.

Apelando nuevamente al ejemplo del email, una persona con la «tecnología competencial» adecuada logrará un uso incomparablemente más efectivo del mismo que otra con una «tecnología competencial» inferior, por mucho que la primera utilice una versión antigua de un software mediocre de email en un viejo ordenador y la segunda utilice la última versión del software de email más sofisticado en un dispositivo digital de última generación.

Conclusiones

Frente a la tendencia creciente a confundir determinados artefactos tecnológicos con la tecnología, es importante destacar el papel fundamental que juegan los conocimientos que han permitido no solo la aparición de dichos artefactos tecnológicos, sino que son también la llave para un uso efectivo o inefectivo de los mismos.

Aunque las tres creencias erróneas que acabamos de ver parecen indicar lo contrario, lo cierto es que la mejor tecnología para mejorar la efectividad personal es aquella a la que se accede en forma de conocimientos y luego se aplica de forma sistemática y consistente hasta convertirla en hábitos.

Usar modernos artefactos tecnológicos puede hacerte parecer una persona más moderna y sofisticada, pero si careces de la «tecnología competencial» adecuada para sacarles partido, su simple posesión para nada te convierte en una persona más efectiva.

IX Jornadas OPTIMA LAB: Somos nuestras acciones

Los pasados días 21 y 22 de junio tuvieron lugar las IX Jornadas de Innovación OPTIMA LAB. Parece que fue ayer cuando empezamos y ya han pasado tres años.

En esta ocasión soy yo el último en escribir su crónica de las jornadas – último post que publicaré hasta septiembre – y no quiero repetir lo que ya han dicho estupendamente mis colegas David, AJ, Jero, Jordi, Paz y Cruz. Eso sí, quiero expresar públicamente mi agradecimiento y admiración hacia el maestro Xavier Vila, fabuloso fotógrafo de enorme calidad humana, y felicitar a Cristina García de Quesada por su «habilidad para estar sin estar» y sacar de nosotros nuestra mejor versión. Y, por supuesto, agradecer a David por la excelente facilitación de las Jornadas, a Paz por organizarlas y hacer posible que todo fuera como la seda y a AJ por los geniales «collages» que nos ha hecho para los posts de estas crónicas.

En OPTIMA LAB somos profesionales de la efectividad y el claro referente en España en esta materia. Esto habría sido imposible si nuestros estándares de calidad y nuestro nivel de claridad de ideas, compromiso sin límites y, sobre todo, capacidad de ejecución no fueran los que son. Ser referentes es una gran responsabilidad y no podemos permitirnos el lujo de rendir por debajo de nuestras capacidades.

Por otra parte, al igual que ocurre con toda red productiva, OPTIMA LAB es posible gracias al solapamiento fértil de intereses individuales de sus nodos. Tener esto presente es fundamental ya que, para que una red productiva siga siéndolo, debe asegurarse la fertilidad de esos solapamientos de intereses a lo largo del tiempo. Cuando ocurre lo contrario, es decir, cuando este solapamiento de intereses es estéril, en lugar de una red productiva tenemos una simple declaración de buenas intenciones. Además, como la fertilidad de una red productiva es el resultado agregado de las acciones de los nodos, hay que analizar regularmente la contribución de cada nodo a ese resultado agregado porque aquí, como en otras muchas partes, lo que no suma, resta.

Esa fue una de las cosas que hemos hecho en estas jornadas. Los resultados agregados de OPTIMA LAB en este primer semestre de 2017 pueden calificarse sin duda de espectaculares. Como dato, el número de propuestas comerciales emitidas en estos seis meses es igual al de los quince meses anteriores. Sin embargo, la contribución a estos resultados ha sido extremadamente asimétrica, lo que se traduce en que algunos nodos estén atravesando puntualmente situaciones económicas complicadas, motivo por el cual hemos reducido – de forma excepcional – la duración de estas Jornadas en un día.

El aprendizaje que extraigo de la situación es que la claridad, el compromiso y la capacidad de ejecución de algunos nodos a día de hoy son inferiores a lo que exige formar parte de OPTIMA LAB con éxito y que tendrán que hacer cosas distintas si quieren obtener resultados distintos.

En OPTIMA LAB somos artesanos, pero ser artesanos es distinto de ser amateurs. De hecho, nuestros estándares de calidad son de los más exigentes. Por ejemplo, trabajamos con el NPS (Net Promoter Score) y nuestro objetivo en las formaciones es un NPS de 80 o superior. Nadie niega que trabajar con este nivel de calidad sea duro ni que cueste un gran esfuerzo mantener el ritmo.

Como decía antes, creo que ser profesional de referencia en una red es imposible sin una claridad meridiana de ideas sobre el propósito de la red y su solapamiento con el propósito individual de cada uno, sin un compromiso a prueba de bombas – expresado como lo define el maestro Francisco Alcaide («hacer lo que haga falta el tiempo que haga falta») – o sin una enorme capacidad para ejecutar sistemáticamente de manera efectiva, aprovechando al máximo las ventanas óptimas de efectividad.

OPTIMA LAB ha madurado. Sus miembros, también, aunque de manera desigual. No sé si el traje se ha quedado pequeño o queda grande, pero desde luego el sistema educativo y el mundo corporativo lo ponen difícil de cara a desarrollar la proactividad y resiliencia necesarias para embarcarse con éxito en proyectos como OPTIMA LAB. Hay mucho «miedo a la libertad», como decía Fromm. A pesar de ello, como profesional de Recursos Humanos, siempre he creído que el talento es, por encima de todo, una actitud. Para ser competente en cualquier cosa hay que «saber hacer», «poder hacer» y «querer hacer», pero sobre todo, hay que hacer. Y la parte de la ejecución es, desde hace tiempo, un frente en el que OPTIMA LAB tiene amplio margen de mejora.

OPTIMA LAB es un proyecto con los pies bien asentados en el presente y la vista siempre puesta en el futuro. Como queda patente, eso obliga a una mentalidad de adaptación permanente a las circunstancias y un inquebrantable espíritu de mejora constante. Durante estos tres años largos de vida de la red, ha habido nodos que se han ido incorporando y otros que han ido abandonando el proyecto. Mi expectativa, y mi deseo, es que estos movimientos sigan teniendo lugar, ya que me parecen algo sano y necesario para que la red mantenga su vitalidad.

Soy consciente de mis muchas limitaciones, pero tengo la suerte de contar con alguna fortaleza. Una de ellas es que tengo claro la clave del éxito, en cualquier área, personal o profesional: «hacer bien las cosas correctas». Esto implica esencialmente dos actividades. La primera es decidir qué es lo correcto, para lo cuál es imprescindible investigar, contrastar, analizar, sopesar, evaluar o generar opciones, entre otras cosas. La segunda es hacer con efectividad, es decir, ejecutar, implementar las decisiones con los más altos estándares de calidad, pero evitando a toda costa el perfeccionismo. El desierto del fracaso está repleto de decisiones que nunca llegaron a ejecutarse, muchas de ellas por culpa del perfeccionismo.

Conseguir el resultado que deseas una sola vez puede ser suerte, azar. Conseguirlo dos veces, tal vez sea una coincidencia. Pero cuando consigues el resultado que deseas tres o más veces, estamos ante un patrón, un hábito, la expresión de una competencia. La efectividad se demuestra en los resultados. Si no hay resultados, no hay efectividad. Así de claro y así de sencillo.

El futuro siempre está en nuestra zona de influencia. Podemos quejarnos y no hacer nada o podemos hacer lo que hay que hacer durante el tiempo que haga falta. Lógicamente, los resultados en uno y otro caso serán distintos. Eso sí, que nadie se engañe. No somos lo que queremos ser ni lo que creemos ser. Tampoco somos lo que decidimos hacer. Somos lo que hacemos. No somos nuestros deseos ni nuestras intenciones ni nuestras decisiones. Solo somos nuestras acciones.

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