Qué quieres conseguir y qué puedes hacer

Organizar sirve para reducir la carga cognitiva sobre el cerebro. La clave para organizar bien es establecer correspondencias entre ubicaciones y significados. El significado lo define todo y esto implica que, antes de poder organizar bien algo, hay que tener muy claro qué significa para nosotros. Si desconocemos este significado o, peor aún, lo suponemos, entonces lo que estaremos haciendo será «almacenar caos distribuido» en lugar de «organizar».

Además de reducir la carga cognitiva sobre el cerebro, organizar bien también aporta claridad, lo cual conlleva diversos efectos positivos: reduce la tendencia a la procrastinación, mejora la calidad del proceso de toma de decisiones, incrementa la eficiencia… A pesar de ello, muchas personas siguen confundiendo organizar con ordenar, lo que supone un grave error.

El «orden» es muy importante para las personas ordenadas, pero no para el resto. Puede parecer una obviedad, pero no lo es. Ser una persona ordenada, lejos de ser una virtud, puede ser una limitación, ya que necesitas un requisito más – el orden – para poder hacer lo mismo. Y que conste que me tengo por una persona ordenada. El orden es algo estético, emocional, puede que incluso higiénico, pero es innecesario para la efectividad, a no ser que seas una persona ordenada, claro, en cuyo caso te resultará muy difícil poder organizar algo si está desordenado. Siento el jarro de agua fría para la charlatanería de la «gestión del tiempo», pero esto es lo que hay, aunque duela.

La confusión entre orden y organización es una de las principales causas de frustración para muchas personas. Al tener las cosas ordenadas creen tenerlas también organizadas, pero la realidad es bien distinta. La clasificación es una organización «macro», de alto nivel, generalmente por área de atención (OPTIMA3®) o de responsabilidad (GTD®).

Clasificar solo es útil para archivar, es decir, cuando se trata de conservar algo (materiales, información…). Sin embargo, clasificar es muy poco útil para avanzar, es decir, cuando hay que utilizar ese algo para hacer algo con ello. Es útil para archivar porque libera la carga cognitiva de recordar dónde se conserva algo. Es muy poco útil para actuar porque mantiene toda la carga cognitiva referente a qué hay que hacer con ese algo, con qué herramienta, dónde, con quién(es) o cuándo hay que hacerlo.

Imagina que estás pensando organizar una gran fiesta de cumpleaños y llevas un tiempo trabajando en ello. Has elegido fecha, tienes claro cómo la vas a plantear e incluso has enviado ya las invitaciones. Ahora mismo estás esperando a que te respondan todavía a la mitad de ellas, sin lo cual no puedes contratar el catering. También quieres contratar a una banda para que toque en directo durante la fiesta. Muchas personas «clasificarían» todo lo anterior como un todo: fiesta de cumpleaños. Esto es muy poco efectivo, porque «mezcla» varios elementos con significados distintos y eso resulta agotador para nuestro cerebro:

  • Un resultado esperado/deseado: Que mi fiesta de cumpleaños sea un éxito y todas las personas lo pasemos fenomenal.
  • Un montón de cosas ya hechas: Buscar y elegir una fecha, escribir una lista de posibles invitados, enviar las invitaciones, buscar y elegir una empresa de catering, ver los menús y elegir uno…
  • Un montón de cosas que tendrás que hacer pero que todavía no puedes hacer: Confirmar al catering el número de invitados, pagar una señal al grupo que va a tocar en la fiesta, comprar los regalos sorpresa para tus invitados (pero aún no sabes qué regalarles), etc.
  • Unas pocas cosas que ya puedes hacer: Llamar a una amiga para pedirle los datos de contacto de un grupo que ella conoce y que te gustó mucho una vez que les viste actuar, buscar en Internet ideas para los regalos sorpresa, decidir qué va a ser y anotar toda la información para hacer un pedido en cuanto sepas el número de asistentes…

Para la mayoría de las personas resulta evidente que los recordatorios de las cosas ya hechas sirven de poco, por lo que seguramente no las conservarán con todo lo demás. Sin embargo, desde un punto de vista operativo, la utilidad de las cosas que tendrás que hacer, pero todavía no puedes hacer, es la misma que la de las cosas ya hechas: en ninguno de los dos casos se puede hacer nada con ellas.

Otro aspecto a tener en cuenta es que, antes de alcanzar el resultado esperado/deseado, el conjunto de cosas que tendrás que hacer puede cambiar muchas veces, apareciendo cosas nuevas que hoy no están y desapareciendo otras que hoy sí están… Y por si todo esto fuera poco, las cosas que ya puedes hacer van a suponer la mayor parte del tiempo solo una pequeña fracción de todo lo que hay que hacer para lograr el resultado esperado/deseado.

A pesar de lo anterior, lo habitual es mezclar las cosas que tendrás que hacer (pero aun no puedes hacer) con las cosas que sí puedes hacer ya. También es habitual confundir lo que quieres conseguir (resultado esperado/deseado) con lo que puedes hacer. Un ejemplo de esto último: si en tu lista de tareas anotas «organizar fiesta de cumpleaños», lo que estás anotando no es algo que puedas hacer, sino algo que quieres conseguir.

Todos estos malos hábitos impiden organizar bien, ya que se juntan elementos con significados distintos en un mismo sitio. Esta mezcla es también responsable de la pérdida de claridad sobre qué podemos hacer ahora mismo y qué no y, por si todo esto no fuera suficiente, da lugar a que el sistema de organización contenga un volumen de recordatorios varias veces superior al necesario, ya que la mayoría de ellos no sirve para nada, al no poder hacerse nada actualmente al respecto.

Uno de los aportes más espectaculares de la metodología GTD® es ofrecer una estructura efectiva e inteligente para gestionar de forma diferenciada lo que quieres conseguir y lo que puedes hacer, dejando temporalmente al margen lo que tendrás que hacer, pero que ahora mismo no puedes hacer. Me refiero a los «proyectos» y a las «siguientes acciones».

En GTD®, un resultado que requiere más de un paso y puedes alcanzar en el plazo de un año se llama «proyecto», y se organiza junto con todos los demás resultados – sin ninguna acción de ningún tipo – en la «lista de proyectos». Por su parte, una «siguiente acción» es cualquier actividad – física y visible – que supone un avance hacia la consecución del resultado. Muy importante: si para poder llevar a cabo esa acción es necesario completar algún paso previo, entonces NO es una «siguiente acción». Las «siguientes acciones» de GTD® se organizan en la «lista de siguientes acciones», la cual puede segmentarse – si así se desea – por «contextos».

Los resultados que quieres conseguir en un plazo superior al año pueden ser metas y objetivos, los cuales están por lo general alineados con una visión y un propósito. Todos estos elementos pertenecen a lo que se conoce como «perspectiva» y por tanto se gestionan fuera del sistema de organización de recordatorios característico de la parte de «control».

¿Significa esto que no se puede pensar en las futuras acciones de nuestros proyectos? En absoluto. Se puede y se debe hacer. De hecho, GTD® ofrece una herramienta específica para ello: el modelo de planificación natural de proyectos. Sin embargo, toda esta información, aunque sea extremadamente útil, no es accionable, es decir, no se puede actuar sobre ella a día de hoy, por lo que no tiene sentido mezclarla con los recordatorios que ya tienen utilidad operativa.

En el próximo post escribiré sobre las semejanzas y diferencias en la forma de gestionar acciones y resultados en GTD® y OPTIMA3®, pero por ahora lo importante es quedarnos con algunas ideas claras:

  • Organizar bien es agrupar por significado, evitando mezclar.
  • Para organizar bien, antes hay que diferenciar con nitidez lo que quieres conseguir de lo que tienes que hacer para conseguirlo.
  • Lo que tienes que hacer para conseguir un resultado se distribuye entre:
    • Lo que ya has hecho.
    • Lo que aún no has hecho, que a su vez se divide en:
      • Lo que ya puedes hacer.
      • Lo que todavía no puedes hacer porque tienes que completar antes algún paso previo.
  • Durante gran parte del tiempo que transcurre hasta lograrse un resultado, lo normal es que, en cualquier momento dado, lo que ya puedes hacer represente un mínimo porcentaje del total. La mayoría serán cosas o ya hechas o que aún no puedes hacer.
  • Para tener algo completamente controlado solo necesitas saber dos cosas y hacer una:
    • Saber cuándo se acaba (qué quieres conseguir).
    • Saber cómo puedes avanzar (qué puedes hacer).
    • Revisar ambas cosas con la frecuencia necesaria.
  • Planificar algo que vas a tener que replanificar es ineficiencia. Cuanto más replanificas, más ineficiente eres. Por eso, la nueva planificación se llama revisión.

#efectividad2017: GTD® es uno más de mi familia

Esta es la tercera de las entrevistas que en OPTIMA LAB estamos realizando desde enero de 2017 con motivo del «año de la efectividad».

Hoy entrevistamos a Francisco José Uclés Ríos, Gestor de Facility Management en el departamento de Data Centers de Ferrovial Servicios. Francisco José, Paco para los amigos, afirma estar en un momento muy dulce de su vida profesional, ya que su posición actual se combina a la perfección con su pasión por la tecnología y la innovación.

Paco  lleva 25 años en el mundo del mantenimiento y los servicios, y cuenta con una amplísima experiencia, resultado de haber pasado por diferentes especialidades en el sector, desde el terciario al industrial. Nos encontramos frente a una persona inquieta y muy activa, siempre buscando retos nuevos, tanto personales como laborales. Como es de imaginar, sus intereses e inquietudes necesitan un nivel de gestión y supervisión que hacen que la metodología GTD® sea para él, usando sus propias palabras, «uno más de mi familia».

Desde que conozco a Paco, me ha llamado poderosamente la atención sus ganas de aprender, su versatilidad y su humildad. Paco es sin duda uno de los alumnos más aventajados con los que he tenido el placer de trabajar en los últimos años, a pesar de lo cual se considera un aprendiz que sigue, como él mismo dice, «aprendiendo e intentando mejorar en el método día a día».

En esta entrevista, Paco nos cuenta cómo llegó a la efectividad personal y el impacto que desarrollar esta competencia ha tenido en su vida, tanto en el aspecto profesional como en el personal. Espero que la disfrutes tanto como la he disfrutado yo, porque esta entrevista es un ejemplo palpable de que otra forma de trabajar y de vivir es posible.

Paco, ¿cómo llegaste al mundo de la efectividad personal?

Por mi trabajo de gestión, necesito tener múltiples tareas a la vez e ir resolviendo diferentes variantes en mi día a día. Por suerte, mi compañía, que apuesta muchísimo por la formación de sus equipos de gestión, me convocó a un curso de eficiencia personal. Sin saber ni cómo, me encontré en un hotel, en una formación de un par de días, en los que un caballero (José Miguel Bolívar) nos contaba cómo podíamos organizarnos y gestionar nuestros pendientes y futuros sin agobios ni estrés.

Sonándome a un truco de magia, en el que quieres mirar dentro de la chistera a toda costa, se me descubrió la metodología GTD®, y desde el principio supe que tenía que formar parte de mí. Llevaba tiempo necesitando organizarme de una manera más eficiente.

¿Cómo fueron tus «primeros días» al iniciarte en el mundo de la efectividad personal?

Tenía una mezcla entre ilusión e inseguridad sobre los pasos a realizar. Lo primero que hice fue ampliar los conocimientos recibidos en la formación y comprarme un par de libros especializados para entender mejor la filosofía de trabajo. Por supuesto, como no, el de David Allen, «Organízate con eficacia», fue uno de los elegidos.

Después, como primer paso de implantación en el que sufrí muchísimo, fue empezar a recopilar y simplificar todas las entradas, tal como se indicaba en la metodología. A continuación, y quizás lo más difícil, fue combinar el día a día – que no para nunca – con el intento de cambiar las rutinas y costumbres hacia una nueva manera de pensar.

¿Cuáles fueron los principales obstáculos con los que te encontraste? ¿Cómo los superaste?

Mi primera barrera la encontré precisamente en mi forma de ser y en la obsesión por intentar encontrar la manera de llevar a cabo el GTD, centrándome más en la búsqueda de la tecnología, que en la interiorización del método.

Ciertamente la manera de superarlo fue cuando analizaba las aplicaciones que barajaba usar y realmente no entendía cómo adaptarlas al método, precisamente por estar falto de conocimiento sobre él. Así que, tras tambalearme de un lado a otro, me centré en aprender lo que realmente tenía que implantar.

Otra de las barreras fue la constancia. Pero en eso sí lo tuve claro desde el principio. No quería eficiencia en un solo campo, y me exigía cumplir los pasos al pie de la letra, para no generar malos hábitos ni pereza. Así que empecé aplicando el GTD® tanto a mi faceta laboral como a la personal. Nunca entendí una separación de ambas en un sistema de eficiencia.

Para ello, y como una de las recomendaciones del curso que realice, empecé a utilizar FacileThings, que tenía exactamente lo que buscaba: cumplir con el GTD® al 100% y con tutoriales de explicación de porqués, en cada operación. Ese día recuerdo la satisfacción de saber que estaba ya en el camino.

¿Cuáles son los logros que te ha causado una mayor satisfacción conseguir?

Sobre todo la sensación de que no queda nada en el olvido y el no tener que estar recordándome a cada momento lo que tengo que hacer en el día para que no se me olvide.

Como ejemplo, antes el trayecto a la oficina era una preparación diaria de lo que tenía que hacer, y una búsqueda de solución de lo olvidado el día anterior. Ahora voy cantando en el coche porque – no te lo había dicho – la música es otra de mis pasiones.

El tener las tareas bien organizadas y, sobre todo, el saber dónde buscarlas, es algo que recomiendo a todo el mundo. Ciertamente es complicado mantenerte al 100%, y todos hemos tenido recaídas en la metodología y momentos en los que parece que te vas a derrumbar. Pero al final, también los hábitos de ejercerla ayudan a seguir adelante.

Otro de los logros de los que me siento orgulloso es que estoy siendo capaz de conseguir hacer proyectos que antes ni soñaba, por creer que nunca tendría tiempo. Hace un año puse en marcha un blog y un canal de YouTube sobre juegos de mesa que me están dando muchísimas satisfacciones. Si no fuera por la efectividad personal, sería imposible poder compaginar tantas cosas.

¿Cómo ha contribuido la mejora de tu efectividad personal en tu entorno y/o en tu organización?

La sensación de control sobre las cosas es lo mejor. Con esto no quiero decir que no tenga cosas pendientes, cuidado. Las cargas de trabajo siguen existiendo, pero el saber qué se hace y, sobre todo, qué se deja sin hacer – para poder prepararte – es fundamental.

Las tareas rutinarias son algo que se nota muy pronto en todos los entornos. Precisamente por ser rutinas, son las primeras tareas que se fueron de mi cabeza, y de las que siempre realizas en los momentos adecuados.

¿Qué tipo de reacciones has observado en las personas que te rodean a raíz de tu nueva manera de trabajar?

Al principio me veían un poco friki, aunque realmente, como siempre estoy intentando hacer cosas diferentes, parece que va dentro de mi personalidad. Pero sí que, con el tiempo, las personas que me conocen han notado un cambio muy considerable en el rendimiento, y me han comentado que me ven muy organizado.

Aunque, por el contrario, el saber que tienes un método de efectividad hace que algunos exijan más en mi rendimiento e, incluso, buscan la manera de romperlo.

¿Qué hábito en particular destacarías como especialmente útil o valioso para ti?

Los contextos son quizás la herramienta que más me satisface. Realmente los contextos hacen que GTD® funcione como un engranaje perfecto.

Como ejemplo, tengo un contexto #Antes_De_Salir, en el que pongo todas esas cosas que te piden que lleves al trabajo, o que te tienes que traer del trabajo a casa. Siempre lo miro justo antes de salir de ambos, y es increíble la de cosas que hay ahí. Ya hace tiempo que no oigo el: «Al final no me lo has traído… ¿Verdad?»

O el típico contexto de #supermercado e ir a la compra y, al mirarlo, estar la lista de lo que hay que comprar casi al completo.

También, introducir todos los datos posibles al preparar la tarea, hace que sea más fácil y rápida realizarla en un futuro, e incluso ser una buena referencia en futuras tareas parecidas.

¿Cómo convencerías a un amigo de que se anime a mejorar su efectividad personal?

Ciertamente soy un apasionado de las cosas que me gustan y no puedo evitar transmitir mis sensaciones a los que me rodean. Como logro, ya he transmitido la pasión por GTD® a varios de mis conocidos, y a día de hoy siguen el método y están muy agradecidos.

Simplemente les cuento como me afecta a mí, que me quita el estrés de las tareas y que dejan de olvidarse las cosas. También les digo que hay que ser muy constante y que no es fácil.

La cabeza empieza a pensar de otra manera y todo lo que no entra en el GTD®, para mí no existe. Intento ser transparente con mis sensaciones y experiencia.

¿Alguna anécdota, que quieras compartir, respecto a tu proceso de mejora, o como consecuencia de haber conseguido ser una persona más efectiva?

Recuerdo al principio, cuando en mi entorno personal estaban todos en modo «análisis del método», un amigo me pidió una tarea, no recuerdo exactamente qué era… Sí, que le dejara una herramienta o algo así. Y a los dos días de solicitarla, en una llamada telefónica, me comentó: “Pues creo que tu método no funciona, porque no te has acordado de lo que te pedí”,  tras lo que yo le comenté: «No, no. Tú estás muy confundido. Sé perfectamente lo que me has pedido, pero tú te crees en una preferencia e importancia diferente a la mía». Por supuesto, acabamos de risas.

Para ser más serios, comentar como anécdota la sorpresa de las personas a las que delegas. Con la carpeta «A la espera» se quedan bastantes sorprendidas del seguimiento de lo delegado.

Cómo puedes evitar tú el estrés laboral

El Observatorio de Recursos Humanos publicaba recientemente un artículo titulado «Más de la mitad de los trabajadores europeos denuncia que padece estrés laboral». En dicho artículo se combinaban informaciones diversas, que incluían desde la opinión de los propios trabajadores acerca del estrés relacionado con el empleo a una serie de consejos sobre cómo crear ambientes de trabajo saludables.

Pocos días después, me entrevistaban para COPE Guadalajara con motivo de una conferencia que iba a dar, relacionada con nuestra iniciativa «2017: año de la efectividad», sobre «Efectividad Personal: Competencia Clave para el Siglo XXI», y varias de las preguntas estaban también relacionadas con el tema.

Por desgracia, el estrés laboral es un problema poco novedoso, ya que viene de muy lejos. Por otra parte, la ineficacia tanto de su diagnóstico como – sobre todo – de su tratamiento es evidente. No hay más que ver los resultados. Cada vez hay más estrés en las organizaciones, tanto en amplitud (más personas afectadas) como en intensidad (consecuencias más graves).

Las grandes consultoras de Recursos Humanos/Formación han descubierto recientemente el nicho de «lo saludable» y se han lanzado «al ataque» con una amplia gama de nuevos servicios para contribuir a la creación y el mantenimiento de organizaciones saludables. La idea en sí misma me parece excelente, pero la mayoría de las implantaciones, alguna de las cuales conozco de cerca, me parecen patéticas. Cuatro conceptos vacíos de contenido, pero que  suenan bien comercialmente; algunas caras conocidas, con cierta relevancia en sus respectivos campos; y muchos recursos, la mayoría, para marketing y ventas. Una pena haber desperdiciado la ocasión y que estos recursos no se hayan invertido en crear soluciones de valor.

A ver, que quede claro. Está bien que la gente se alimente de forma más sana, haga más ejercicio, conozca mejor qué beneficia y qué perjudica a su salud, desarrolle su inteligencia emocional, etc. De hecho no es que esté bien, es que está fenomenal y todo el mundo debería hacerlo. Pero, por desgracia, y aunque sin duda contribuye a ello, todas estas prácticas son insuficientes para reducir de una forma significativa – y no digamos ya para eliminar – el estrés laboral.

Conozco bien el estrés laboral. Lo he padecido en carne propia durante mucho más tiempo del que me hubiera gustado, lo he visto a mi alrededor durante muchos años como profesional de Recursos Humanos y lo sigo viendo a diario en mi trabajo. Además, es algo sobre lo que leo e investigo constantemente. También conozco bien la solución que hoy por hoy mejor funciona y que, además, es 100% compatible con el resto de iniciativas «saludables», solo que muchísimo más efectiva que todas ellas juntas. Hablo de la «efectividad personal».

Si se conoce la solución que de verdad funciona, ¿por qué entonces se sigue con los «parches» en lugar de aplicarla? La respuesta incluye diversas razones. Por una parte, simple ignorancia. Por sorprendente que parezca, el concepto de «efectividad personal» es desconocido todavía para muchísima gente, incluso para mucha de la que trabaja en Recursos Humanos/Formación, tanto en las consultoras como en las organizaciones. Por otra parte, simple comodidad. Un «cursito/píldora» sobre hábitos saludables es cómodo de impartir (cualquiera puede hacerlo), cómodo de escuchar y cómodo de empezar a aplicar (para cómodamente abandonarlo y volver a las andadas unos días después, evidentemente).

Por el contrario, la efectividad personal es incómoda. Extremadamente útil y potente, pero incómoda. Desde el minuto uno. Es incómoda de explicar, ya que genera mucha «fricción» al forzar a la gente a salir de su «zona de confort». Es incómoda de escuchar, porque te pone cara a cara con tu responsabilidad a la hora de resolver el problema, sin dejarte «echar balones fuera» y obligándote a reconocer que la gran mayoría de la solución está en tus manos. Y es incómoda de aplicar, porque supone desaprender, cambiar, romper con inercias y rutinas de años, sentirte torpe con los primeros pasos y combinar avances con retrocesos durante una buena temporada.

Sin embargo, la efectividad personal es una solución de eficacia probada al alcance de cualquier persona, siempre que esté realmente comprometida con solucionar su problema de estrés laboral. Hay mucho que escapa a tu zona de influencia: jefes, clientes, proveedores, entorno, circunstancias… Pero hay mucho que cae directamente bajo tu zona de influencia: tus hábitos, cómo gestionas tu atención, cómo eliges qué hacer y qué no hacer en cada momento…

Está claro que vivimos en un mundo en el que todo es urgente, las cosas cambian demasiado rápido y falta tiempo para tanta información. ¿Consecuencias? El día a día nos desborda y es agotador, no llegar a todo es frustrante y vivimos con la sensación de trabajar mucho y avanzar poco. ¿De verdad nos sorprende que haya estrés laboral?

A diferencia de los «parches», la efectividad personal propone mejores prácticas fácilmente aplicables, plantea comportamientos concretos y ofrece estrategias contrastadas para eliminar distracciones, gestionar interrupciones y poder enfocarte en las cosas más significativas. Saber qué entra en tu radar, averiguar qué significa para ti, decidir qué hacer o no con ello, poner los recordatorios adecuados para tener claro en todo momento qué necesitas conseguir y qué necesitas hacer para conseguirlo, revisarlos con regularidad para mantener la tranquilidad, la sensación de control y no perder confianza ni la perspectiva… Como ves, un conjunto de hábitos sencillos que eliminan el estrés de manera efectiva.

Hay mucho que puedes hacer para evitar el estrés laboral. Soluciones a tu alcance y al alcance de cualquier persona dispuesta a comprometerse con un proceso de cambio y mejora personal. Con propuestas tan sencillas como aprender nuevas formas de trabajar con enfoque o a decidir mejor qué hacer en cada momento. Soluciones que, además, están basadas en evidencias científicas y avaladas por millones de personas que las han aplicado con éxito en todo el mundo. ¿Quieres testimonios? Aquí tienes uno y aquí otro.

La solución al estrés laboral no es rápida, ni es cómoda, pero existe y funciona. Tú puedes evitar el estrés laboral. La forma de conseguirlo es aprender y desarrollar una nueva competencia, específica para la realidad en la que nos ha tocado vivir.  La solución más efectiva al estrés laboral se llama «efectividad personal» y la única gran pregunta que queda por responder es si quieres y vas a comprometerte a practicarla o no.

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