OPTIMA3: Áreas de atención, equilibrio y efectividad

La forma en que se plantea y aborda el tema de las áreas de enfoque y responsabilidad en GTD® suele resultar compleja para muchas personas, no tanto por su dificultad sino por su ambiguedad. Además, las «responsabilidades», aparte de ser algo bastante difuso en muchas ocasiones, a menudo tienen una connotación negativa de «obligación», es decir, de «carga extra de trabajo», lo que sumado a lo anterior da lugar a que este elemento del modelo de 6 niveles para revisar tu trabajo de la metodología GTD® resulte por lo general poco atractivo.

Al margen de lo anterior, el tema del equilibrio es lo suficientemente importante como para requerir un trato mucho más específico y profundo que el que hace Allen al hablar de las «áreas de enfoque y responsabilidad». En este sentido, la mezcla de equilibrio y responsabilidades resulta poco práctica y, sobre todo, poco útil.

Por otra parte, los últimos avances en neurociencia ponen de manifiesto una vez más algo que Allen ya plantea en su obra: la necesaria alternancia equilibrada entre estados mentales y emocionales opuestos y complementarios para maximizar la efectividad. Allen explica que hay que alternar entre estados de enfoque total y desconexión total, algo que para muchas personas resulta prácticamente imposible en su día a día y que gracias a GTD® se puede conseguir. Actualmente sabemos que esta misma alternancia tiene que darse también entre otras facetas de nuestra vida: entre actividad y descanso; entre soledad y compañía; y entre rutina y juego.

En la metodología OPTIMA3® hay un módulo íntegramente dedicado a la proactividad. El motivo es que la eficacia tiene que ver con hacer las cosas correctas, lo que significa que hay que aprender a decidir mejor, ya que tus resultados son consecuencia de tus decisiones. La premisa de la que se parte es que «la calidad de las decisiones que tomas depende en gran medida de la calidad de la información que utilizas para tomarlas». En línea con ello, OPTIMA3® plantea un conjunto de hábitos y herramientas orientados a incorporar, de manera regular y sistemática, información útil, relevante y actualizada que te ayude a decidir mejor.

Una de estas herramientas tiene que ver con información sobre la «sensación de equilibrio» que tienes en un momento dado. A lo largo del tiempo, prestamos atención a diversas áreas. Además del trabajo, están la familia, los amigos, el deporte, la salud, el ocio, las finanzas personales, la casa, el coche o la moto, la mascota (si tienes), tu imagen personal, el voluntariado, la espiritualidad, el desarrollo personal y profesional… Cada persona puede identificar a qué áreas presta atención a lo largo de los días, las semanas, los meses y los años. Esto da lugar a que, mientras que una persona podría identificar «familia» como una única área, otra persona podría identificar en su lugar «pareja», «hijos», «hermanos», «padres» y «familia política» como áreas de atención, siendo ambos planteamientos igualmente válidos.

Lo que medimos con la herramienta es el «grado de satisfacción con la atención que estás prestando a cada área en un momento dado». Aunque la definición de «en un momento dado» queda a criterio de cada persona, generalmente se refiere a «en las últimas semanas» o «durante los últimos meses».

Llegados a este punto es importante destacar que lo que mides es tu satisfacción con la atención que estás prestando a cada área. Esto es distinto de:

  1. El tiempo que estás dedicando a cada área.
  2. Tu satisfacción con el área.

Veamos un par de ejemplos. Sobre el primer punto, se puede estar dedicando mucho tiempo a algo y que eso genere una gran satisfacción o todo lo contrario. Por ejemplo, dedicas mucho tiempo al deporte y eso te resulta muy satisfactorio, pero también dedicas mucho tiempo a temas domésticos y eso te resulta muy poco satisfactorio. De manera análoga, se puede estar dedicando muy poco tiempo a algo y que eso genere una gran satisfación o una gran insatisfacción.
En cuanto al segundo punto, puedes sentir por ejemplo una gran satisfacción con la atención que prestas al deporte y sentir al mismo tiempo una gran insatisfacción con tu estado de forma física, que no evoluciona al ritmo que te gustaría.

Muchas personas parten del supuesto de que «más tiempo = más satisfacción», lo cual es falso. Lo cierto es que la satisfacción máxima se alcanza cuando se presta la atención óptima, ni más, ni menos. Según esto, si estás prestando más atención de la que te gustaría a un tema, tu satisfacción disminuirá. Exactamente lo mismo que ocurrirá si estás prestando menos atención de la que te gustaría a ese mismo tema.

La herramienta que usamos en OPTIMA3® ofrece una panóramica que permite contrastar hasta qué punto estamos distribuyendo nuestra atención de forma equilibrada entre nuestras distintas áreas de atención (recuerda: son las áreas de tu vida a las que en algún momento prestas atención) y nos permite introducir cambios para reequilibrar la situación, en algunas ocasiones vía acciones puntuales y en la mayoría de los casos vía un cambio de tendencia apoyado en una MASS.

Convertir en hábito el uso de esta herramienta proporciona dos grandes beneficios. Por una parte, obtener – de forma regular – información útil, relevante y actualizada sobre cómo evoluciona tu sensación de equilibrio a lo largo del tiempo, lo que sin duda te ayudará a tomar mejores decisiones a la hora de decidir qué hacer y qué no hacer en cada momento. Por otra parte, te permite introducir cambios de tendencia – sostenibles a lo largo del tiempo – que te permitirán mejorar tu sensación de equilibrio.

En GTD®, las «áreas de enfoque y responsabilidad» pertenecen a la parte de «Perspectiva» y no se contemplan explícitamente ni el paso Aclarar (o Procesar) ni en el paso Reflexionar (o Revisar) ni tampoco durante la Revisión Semanal. El único caso adicional en el que se menciona indirectamente este elemento es en el paso Ejecutar (o Hacer), cuando se plantea el modelo de seis niveles de perspectiva como una posible herramienta para elegir qué hacer.

Sin embargo, cuando pensamos o reflexionamos sobre aspectos de nuestra realidad, tanto si es de manera proactiva como reactiva, la mayoría de las personas lo hacemos en términos de «áreas de atención», aunque por lo general sea de manera inconsciente. Por este motivo, además de en el módulo dedicado a «proactividad», OPTIMA3® incorpora las «áreas de atención» – de forma explícita – como un elemento clave en todas las partes de la metodología relacionadas con «pensar y decidir».

Para poder incorporar las «áreas de atención» en la parte más operativa de la metodología, ha sido necesario abandonar el concepto «lista», tan característico de GTD®, evolucionándolo para dar lugar a un nuevo concepto, más amplio y versatil. Me refiero al concepto «vista», sobre el que escribiré en breve.

¿Cuánto aprovechas tus «ventanas óptimas de efectividad»? (Test)

La «ventana óptima de efectividad» es uno de los conceptos centrales de la metodología OPTIMA3® de efectividad personal. Desarrollar el hábito de tener siempre presente la existencia de estas ventanas, y saber identificarlas y aprovecharlas al máximo, produce un incremento espectacular de la eficacia, es decir, de la aportación de valor que genera lo que haces.

En este post, me gustaría compartir contigo un sencillo test, que te puede ayudar a conocer mejor tu situación actual y a identificar posibles vías de mejora. Las respuestas «correctas» a las preguntas del test aparecen al final de este mismo post, pero te sugiero que lo completes sin mirarlas para un mayor aprovechamiento del mismo. Vamos allá.

  1. Estás trabajando en un tema y de repente te llega un email (de tu jefe, si trabajas por cuenta ajena | de tu mejor cliente, si trabajas por cuenta propia). ¿Cómo reaccionas?
    1. Ni te enteras, ya que cuando estás trabajando en algo no estás pendiente del email. Cuando termines lo que estás haciendo ahora mismo, ya mirarás qué ha entrado nuevo en la bandeja de entrada, y te encargarás de ello.
    2. Dejas un momento lo que estás haciendo y te ocupas del email. Como crees que es algo que te va a llevar poco tiempo, aprovechas y te lo quitas ya de encima. Ya terminarás después lo que estabas haciendo antes.
    3. Paras un instante para ver de qué va el mail y, como ves que puede esperar un poco, vuelves a lo que estabas haciendo para terminarlo. En cuanto acabes con ello, te pondrás con el email.
  2. Estás procesando tu bandeja de entrada del email y en uno de ellos te piden preparar una documentación que tienes que entregar en una fecha concreta, dentro de mes y medio. ¿Qué haces?
    1. Lees detenidamente el mail para ver de qué se trata en concreto y cuánto tiempo te puede llevar. Como estimas que no te va a llevar más de un par de días completos de trabajo, te pones un recordatorio en el calendario un par de semanas antes de la fecha límite de entrega para poder hacerlo con tiempo suficiente.
    2. Como ves que es para dentro de mes y medio, y estás hasta arriba de trabajo, lo vuelves a dejar en la bandeja de entrada y lo marcas como «no leído». Ya te pondrás con ello más adelante, en cuanto tengas un respiro.
    3. Lees detenidamente el mail para ver qué es y qué tienes que hacer exactamente con él. Una vez que lo tienes claro, identificas un primer paso sobre el que poder trabajar ya, y lo incorporas a tu lista, para empezar a avanzar con ello tan pronto te sea posible.
  3. En otro de los emails que tienes en la bandeja te piden que reenvíes una información que te enviaron hace un par de meses y que no encuentran. ¿Qué haces?
    1. Buscas la información para enviarla ya, y así una cosa menos que te queda pendiente. Además, no crees que vayas a tardar más de diez minutos en encontrarla, y haciéndolo ahora te aseguras de que no se te olvide.
    2. Te anotas un recordatorio, por si te queda tiempo para buscar la información cuando termines las cosas realmente importantes que necesitas avanzar de inmediato.
    3. Lo borras. Si realmente lo necesitan, ya te lo pedirán de nuevo. A fin de cuentas, te lo enviaron ellos a tí, así que lo suyo es que conservaran una copia en el archivo.
  4. Estás en tu momento del día de máxima energía mental. ¿Qué haces?
    1. Te pones con alguno de los asuntos pendientes que tienes y que ya identificaste en su momento que requieren un alto nivel de concentración y frescura mental.
    2. Abres el email para intentar «limpiar» el máximo de mensajes y planificarte bien el resto del día, a fin de aprovecharlo al máximo.
    3. Revisas tu lista de tareas e intentas quitarte de encima todas las posibles, cuantas más, mejor. Es absurdo gastar toda la energía en solo un par de cosas.
  5. Se te ocurre una idea fantástica en tu área de trabajo. ¿Qué haces?
    1. Te pones de inmediato manos a la obra con ella, no sea que se te olvide. Ahora que está fresca seguro que avanzas más y mejor que si la dejas para otro momento.
    2. La anotas brevemente para que no se te olvide y decidir luego, con más calma, si realmente es tan fantástica como parece o no.
    3. Dejas de hacer lo que estás haciendo y analizas la idea con calma para decidir si realmente es una idea fantástica o tal vez no. Si es buena, te pones con ella. Si no, la descartas y sigues con lo que estabas haciendo antes.
  6. Te llega un trabajo muy importante que va a suponer aproximadamente casi un 10% del trabajo total que vas a tener que realizar en los próximos tres meses. ¿Cómo reaccionas?
    1. Te pones de inmediato a trabajar en ello, casi a tiempo completo. Solo lo dejas para gestionar urgencias que no pueden esperar. Te juegas mucho, es un montón de trabajo y no quieres que te «pille el toro».
    2. Te bloqueas en la agenda las tres semanas anteriores a que venza el plazo para asegurarte de contar con tiempo suficiente para hacerlo. Pero ahora tienes otros asuntos que reclaman tu atención.
    3. Empiezas a trabajar hoy mismo en el tema y le dedicas todos los días un buen rato (50′ ±10′ aproximadamente), sin excepción, hasta que terminas por completo el trabajo.
  7. Cuál de las siguientes formas de trabajar sobre temas complejos que te van a llevar mucho tiempo te ayuda a hacerlo de manera más efectiva:
    1. Intentar mantener cuantos menos temas abiertos mejor. Así puedes enfocarte bien en las cosas en las que tienes que trabajar.
    2. Abres lo antes posible todos los temas con los que tienes que hacer algo necesariamente e intentas ir avanzando algo con todos ellos a diario, sin dejar parado ninguno.
    3. Te pones con los temas de uno en uno hasta terminarlos, y si es posible de una sola vez, mejor; si no es posible, intentas ponerte con ellos el menor número de veces.
  8. La forma más efectiva para ti de decidir qué hacer en cada momento es:
    1. Consultar tu lista de tareas más importantes o las notas que te vas dejando en lugares estratégicos para que no se te pasen por alto los temas clave.
    2. Revisar lo que te queda pendiente por hacer de todos los temas en los que estás trabajando, elegir uno de esos temas y ponerte a avanzar con él.
    3. Revisar únicamente las cosas que puedes hacer en el lugar en el que estás, y con el tiempo y recursos de que dispones en ese momento.
  9. Por lo general:
    1. Aunque te lleva mucho tiempo, tu trabajo presenta una calidad impecable, sin erratas ni errores, y está perfectamente finalizado hasta el último detalle.
    2. Eres ante todo una persona rápida. Lo importante es sacar el trabajo adelante y eso a veces tiene un coste. No se puede querer todo.
    3. Cuidas al máximo la calidad de tu trabajo y, aunque te gustaría hacerlo aún mejor, entiendes que a partir de un punto no tiene sentido seguir dedicando tiempo a las cosas.
  10. Cuál de estas tres afirmaciones es más próxima a tu realidad del día a día:
    1. Con frecuencia eres capaz de ponerte varias horas seguidas a trabajar en un único tema sin interrupciones.
    2. Casi todos los días consigues trabajar – varias veces al día – en bloques de tiempo continuo de entre 15′ y 45′.
    3. En tu entorno de trabajo es casi imposible poder trabajar más de 10′ minutos sin que el email, el móvil o una persona te interrumpa.

SOLUCIÓN: Suma los puntos asociados a cada una de las respuestas, según las indicaciones que aparecen al final del post. Según la cifra que hayas obtenido, puedes estar en una de estas tres situaciones:

  1. Menos de 10 puntos: Tu hábitos de trabajo son muy inefectivos y te impiden aprovechar las «ventanas óptimas de efectividad». En el aspecto positivo, tienes un potencial enorme de mejora.
  2. Entre 10 y 15 puntos: En ocasiones aprovechas alguna «ventana óptima de efectividad», pero tus hábitos de trabajo te impiden aprovechar otras muchas. Tu potencial de mejora es aún significativo.
  3. Más de 15 puntos: Se nota que has trabajado en serio la mejora de tu efectividad y que las «ventanas óptimas de efectividad» son algo conocido para ti. Sigue trabajando en esa dirección y la mejoría continuará.
  1. A=2; B=0; C=1     2. A=1; B=0; C=2     3. A=0; B=1; C=2     4. A=2; B=0; C=1     5. A=0; B=2; C=1     6. A=1; B=0; C=2     7. A=1; B=2; C=0     8. A=0; B=1; C=2     9. A=1; B=0; C=2     10. A=1; B=2; C=0

OPTIMA3 y la «ventana óptima de efectividad»

En un entorno en el que, por definición, siempre hay más trabajo para hacer que tiempo para hacerlo y en el que, para complicar aún más las cosas, la contribución de valor de cada cosa que haces es desigual, una de las claves de la efectividad es aprender a decidir mejor.

Cuando hablamos de decidir qué hacer y qué no hacer, o de qué hacer en cada momento, los procesos de toma de decisiones de la mayoría de las personas dejan mucho que desear.

El motivo es sencillo. «Decidir bien» es una competencia que se tiene que aprender. De lo contrario, seguiremos decidiendo según los impulsos caprichosos de la parte más irracional de nuestro cerebro, es decir, seguiremos decidiendo casi siempre mal.

El coste de decidir mal es enorme, no solo por la frustración que produce, sino porque las malas decisiones llevan un gran coste de oportunidad asociado. Esto significa que, cuando ejecutas una mala decisión, además de frustarte, contribuyes con un valor inferior al que podrías contribuir si hubieras tomado una buena decisión.

Nadie dice que esto sea fácil. Aprender a decidir bien lleva tiempo, porque decidir bien exige pensar antes de hacer y exige hacerlo siempre, de forma sistemática. Además, para que esto sea sostenible, hay que convertirlo en un hábito.

Tenemos muchas cosas por hacer pero probablemente habrá bastante diversidad entre ellas. En algunos casos, por ejemplo, será imprescindible contar con bloques de tiempo continuo amplios para poderlas hacer de manera eficiente. En otros casos, sin embargo, podremos completarlas en pocos minutos. Del mismo modo, algunas de ellas serán intelectualmente exigentes, requiriendo «frescura mental» para poder ser abordadas de forma óptima. Otras, por el contrario, podrán llevarse a cabo de manera casi automática, por su simplicidad.

Desde otra perspectiva, algunas podrán ser completadas de una sola vez, mientras que otras requerirán trabajar sobre ellas de forma sostenida durante un período de tiempo. Unas requerirán interaccionar con personas y otras las podrás hacer tú de forma autónoma e independiente. En algunos casos, necesitarás una herramienta concreta para poder llevarlas a cabo y, en otros, tendrás que estar en un lugar concreto para ello.

Contar con un sistema de organización personal fiable, y que a la vez te ayude a decidir bien, es muy importante, pero lo es mucho más desarrollar una serie de hábitos productivos. Sin los hábitos necesarios, ninguna herramienta es suficiente.

GTD® ofrece una metodología contrastada y avalada científicamente que te ayuda, si realmente la aplicas, a gestionar tu atención de manera altamente eficiente. Por eso se ha convertido en el nuevo estándar en productividad personal.

Con GTD® podrás «estar a lo que estás», con la confianza de saber que tienes todo bajo control y cuentas con un sistema para mantener a raya las interrupciones, tanto las externas como las internas. GTD® también te ayuda a tener la confianza de que estás haciendo en cada momento lo que tienes que estar haciendo, pero en este campo aún queda recorrido, probablemente porque, cuando surgió, la necesidad de dejar cosas sin hacer era menos imperiosa que ahora.

OPTIMA3® se construye a partir de los principios de GTD®, en un esfuerzo por contribuir a que esa claridad sea aún mayor, y lo hace proporcionando herramientas concretas para tomar decisiones que te hagan altamente eficaz.

Porque, más allá de «fluir», de «estar a lo que estás», se trata de fluir en una «ventana óptima de efectividad», uno de los conceptos centrales de la metodología OPTIMA3®.

Cada cosa que tienes que hacer tiene su propia ventana óptima de efectividad. Esto significa que hay un momento óptimo para empezar a hacer cada cosa y un momento óptimo para dejar de seguir trabajando en ella. Parar antes o después de este momento óptimo conllevará una chapuza o un despilfarro respectivamente. Y, por último, si eso que tienes que hacer no es directamente «tachable», necesitarás trabajar sobre ello durante un tiempo, siendo imprescindible en ese caso que lo hagas bien, sin apresuramientos absurdos ni «atracones» de última hora.

Trabajar en la ventana óptima de efectividad es muy sencillo:

  • Empezar cuando hay que empezar, ni antes, ni después.
  • Trabajar en las cosas el tiempo que hay que trabajar, ni más, ni menos.
  • Trabajar en las cosas de forma sostenida, desde el principio, «sin prisa pero sin pausa»
  • Trabajar siempre «estando a lo que estás».

Como ves, nada que no supieran nuestras abuelas, solo que a día de hoy es imprescindible aprender a trabajar así.

Parece evidente que trabajar todo el tiempo en las ventanas óptimas de efectividad es un reto difícilmente alcanzable. Lo normal es que haya ocasiones en que podamos hacerlo y otras en las que resulte realmente complicado. Aún así, tomar conciencia de que – para todo lo que hacemos – existen estas ventanas óptimas de efectividad e intentar trabajar en ellas siempre que sea posible, supone una diferencia espectacular con relación a no hacerlo. Y, sobre todo, dejar de «echar balones fuera» y centrarnos en nuestro «círculo de influencia», es decir, en lo que sí está en nuestra mano hacer.

La complejidad creciente, la información que llega a raudales y las interrupciones constantes van a seguir ahí, tanto si nos gusta como si no. GTD® y OPTIMA3® ofrecen soluciones probadas para afrontar con éxito esta nueva realidad en la que nos toca vivir. Ahora, la elección es tuya. Puedes elegir quejarte. Puedes elegir resignarte. Y también puedes elegir hacer algo útil y aprovecharlas.

Logo redca
sigue este blog en feedly
FacileThings

Categorías

Versión móvil

Código QR