GTD: Un Nuevo Enfoque para una Nueva Realidad

.yell.ou., cortesía de · skëne ·

Es posible tener un número abrumador de cosas por hacer y, aún así, ser capaces de trabajar productivamente, con la mente clara y la tranquilidad de tenerlo todo bajo control.

Aparte de ser un modo fantástico de vivir y trabajar con altos niveles de eficacia, esta forma de actuar se está convirtiendo en un requisito crítico para los profesionales de alto rendimiento.

Lo bueno es que todos sabemos ya lo que hay que hacer para alcanzar este estado de alto rendimiento.

Sin embargo, si eres como la mayoría de las personas, necesitarás aprender a emplear esos conocimientos de otra forma más adecuada, completa y sistemática.

Aunque el método y las técnicas de GTD son fundamentalmente prácticas y basadas en el sentido común, la mayoría de las personas se encontrarán con hábitos de trabajo que tendrán que cambiar antes de poder emplear con éxito este sistema.

En realidad son cambios pequeños. Cambios en la forma de aclarar y organizar todas las cosas que requieren tu atención, pero que pueden significar un cambio sustancial en la forma en la que abordas los aspectos clave de tu día a día.

Se trata, en esencia, de un cambio de paradigma.

Los métodos que veremos en GTD se centrán en dos objetivos básicos:

  • Reunir todas las cosas que tenemos que hacer – ahora, luego, algún día, grandes, pequeñas – en un sistema lógico, en el que confíes y que esté fuera de tu cabeza
  • Desarrollar la disciplina de tomar decisiones sobre la marcha cada vez que te surja una nueva “cosa”, de modo que siempre tengas un plan de “próximas acciones” que puedas hacer o renegociar en cualquier momento

GTD es un método probado que posibilita esta nueva forma de actuar que comentaba al inicio de esta entrada y, como veremos, sus principios se pueden aplicar de forma inmediata a tu vida, tanto privada como profesional.

De hecho, para David Allen, trabajo es, en su sentido más universal, todo lo que quieres, o necesitas, que sea distinto de lo que es. Por eso, aunque la mayoría de la gente diferencia entre vida profesional y vida privada, los métodos y técnicas de GTD deben aplicarse, para ser realmente efectivos, en todos los ámbitos de nuestra vida.

El Consejo de los Viernes: Entrar Antes e Irse a Casa a Tiempo

Hay mucha gente que llega a trabajar un cuarto de hora tarde, dando ya por descontado que se quedarán hasta más tarde para recuperar el tiempo perdido. Luego pierden la siguiente media hora tomando café o poniéndose al día con los colegas sobre la última serie de TV, partido de fútbol, etc.

Cuando finalmente se sientan, aprovechan para hacer un par de llamadas de teléfono personales y, si hay suerte, a lo mejor consiguen sacar un par de horas netas de trabajo real hasta la hora de comer.

Por supuesto la hora de comer se aprovecha para ultimar los detalles de la próxima reunión y de paso ponerse al día con los últimos cotilleos de la oficina. Si a eso le añadimos un par de horas más dedicadas a leer y contestar e-mail, puede que al final consigan sacar otras dos o tres horas de trabajo real.

Así que, claro, no queda más remedio que quedarse a trabajar hasta tarde y de paso charlar un rato con otros compañeros en la misma situación. A fin de cuentas a ellos no se les paga para irse a su casa a la hora en punto.

Estas personas – muchas por desgracia – se van de la oficina varias horas después de lo que deberían.

Están “quemados” porque se han pasado diez o más horas en la oficina, comido de cualquier manera y encima todavía les queda un montón de cosas por hacer. Por si fuera poco, estas personas frecuentemente se sienten explotados por su empresa y se consideran a sí mismo mártires.

Pero lo cierto es que se han estado dedicando a perder horas de valioso tiempo de trabajo y han hecho bastante menos de lo que podían.

Lo importante no es el número de horas de oficina, sino los resultados.

Para recuperar el control de tu tiempo, lo primero que tienes que hacer es llegar a trabajar a tu hora. Y si llegas unos minutos antes, mejor aún.

Trabaja de forma inteligente todo el tiempo que estés allí. Tómate un breve respiro con cierta frecuencia para despejar la cabeza y evitar saturarte. Así podrás seguir manteniendo un buen nivel de productividad por la tarde.

Si quieres ponerte al día con los colegas, queda con ellos para comer. Así además evitarás hablar de trabajo y podrás “recargar las pilas” para por la tarde. Cuando algún colega se acerque por tu sitio a interrumpirte, no tengas reparo en decirle: “Oye, ahora mismo estoy trabajando en un tema importante pero me encantaría que charláramos. ¿Qué te parece que quedemos a comer?”

Sobre todo, no confundas el tiempo que pasas en el trabajo con tiempo empleado en trabajar de forma productiva.

Y recuerda, trabajar en serio y de forma inteligente te permitirá liberar un montón de tiempo que podrás dedicar – fuera de la oficina – a la gente que más te importa.

Desarrollo Personal: Disfrutar del Presente Construyendo el Futuro

Perspective #1, cortesía de Stéfan

Perspective #1, cortesía de Stéfan

Leía hace poco en PickTheBrain un post acerca de lo que denominaban el Arte de mantener una Actitud Equilibrada, que me ha parecido digno de reflexión.

La idea básica del post era que, para ser feliz y tener éxito, es necesario mantener una actitud de equilibrio frente al presente y al futuro.

En este sentido, los consejos para el desarrollo personal pueden ser en ocasiones confusos, ya que unas veces se nos recomienda pensar a lo grande, establecer objetivos y actuar para construir el futuro que deseamos, y otras se nos dice que vivamos el presente y disfrutemos y agradezcamos lo que tenemos.

Sin embargo no hay contradicción alguna en ello. Se trata simplemente de una cuestión de perspectiva.

Es importante saber disfrutar de lo que tenemos y de lo que conseguimos. Como decía Quevedo: “Lo mucho se vuelve poco con sólo desear un poco más”. Si tan pronto alcanzamos un objetivo comenzamos a pensar en el siguiente, sin saborearlo, nunca estaremos satisfechos.

Hay que hacer un alto en el camino, disfrutar de lo que hemos logrado y centrarnos en el aquí y el ahora, sin que ello signifique que una vez hayamos alcanzado lo que queríamos debamos parar y estancarnos.

Por bueno que sea, ningún presente es perfecto. Siempre hay algo que podemos mejorar. Eso no implica que dejemos de valorar y de estar satisfechos con lo que tenemos, sino tener una sana ambición, una cierta insatisfacción positiva por decirlo de algún modo, que nos empuje a progresar continuamente hacia un futuro mejor.

Y es precisamente desde ese presente satisfactorio en el que hemos alcanzado nuestros deseos, desde donde estamos en mejores condiciones para pensar cómo queremos que sea ese futuro mejor. Qué nos falta, qué debemos mejorar, qué lastres debemos ser capaces de dejar atrás…

Tener que estar a la vez satisfecho e insatisfecho puede parecer contradictorio pero no lo es. En la cultura occidental tendemos a ver este tipo de dualismos como mutuamente excluyentes pero en la mayoría de las religiones y filosofías orientales (el Taoísmo en particular) se ve como algo normal que dos opuestos coexistan en armonía y se transmuten el uno en el otro.

Alcanzar el equilibrio entre satisfacción e insatisfacción no es fácil, de hecho podríamos decir que es un arte, pero si lo logramos habremos conseguido la actitud perfecta para disfrutar del presente a la vez que construimos el futuro.

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