Desarrollo Organizacional: ¿Te Reúnes o Trabajas?

bored meeting, cortesía de Daveybot

En un reciente artículo de Productivity Café reflexionaban sobre la millonada que se gastan las empresas en reuniones, no tanto desde el punto de vista de lo que cuesta organizarlas sino del tiempo que pierde la gente que asiste a ellas.

Una mala reunión, o sea la mayoría, supone un montón de dinero tirado a la basura. Además, las malas reuniones minan la moral de los empleados.

Es un problema aún más preocupante que el del correo electrónico y el tiempo que dedicamos a procesar y leer mensajes inútiles.

Distinguir una mala reunión es sencillo. Por lo general no disponen de una agenda o, si disponen de ella, bien no se ha distribuido a los asistentes con antelación a la reunión, bien no se le hace caso durante la misma.

Estas reuniones suelen además empezar tarde y acabar todavía más tarde. Idealmente se convocan de un día para otro – o incluso en el mismo día – y a horarios intempestivos – típicamente prolongándose más allá del horario laboral “normal”.

Son reuniones dominadas por una persona, casi siempre la que convoca la reunión, cuyo principal objetivo es obligar a los asistentes a escuchar cosas que ni necesitan saber ni les interesan. Para colmo, cuando alguien se incorpora tarde se vuelve a empezar desde el principio, con el castigo que ello supone para los que llegaron a la hora.

Lo fundamental de estas malas reuniones es la falta de seguimiento. Para mí este factor marca la diferencia entre una mala reunión y una pésima reunión. ¿Para qué reunirte si nadie va a hacer nada después?

Comentaba al principio de la entrada lo que se gastan las empresas en reuniones. Los cálculos son sencillos.

Supongamos un salario bruto anual de 30.000€. Tomando 1740 como cifra redondeada de horas laborables por año, esto supone algo más de 17€/hora.

Imaginemos ahora una empresa de 1000 empleados donde todos ellos dedican de promedio 2 hora semanales a reunirse.

Eso supone nada menos que 1.500.000€ anuales desperdiciados en reuniones. Una cifra lo suficientemente importante como para reflexionar sobre ella.

Pero más allá del valor del tiempo, y de lo que podríamos ahorrar, está la productividad.

Si la gente no tuviera que malgastar su tiempo preparándose y asistiendo a reuniones inútiles, podría dedicarse a trabajar y estaría mucho más contenta.

Una persona que sienta que está empleando su tiempo en contribuir de forma efectiva en lugar de perderlo tendrá la moral alta.

Lo curioso es que una reunión bien preparada y dirigida efectivamente no se considera una pérdida de tiempo.

El problema es que desgraciadamente son la excepción y hasta que no logremos cambiar esta cultura de malas reuniones seguirá teniendo sentido la pregunta ¿te reúnes o trabajas?

23 comments to Desarrollo Organizacional: ¿Te Reúnes o Trabajas?

  • JAM

    Muchas reuniones son únicamente para informar y se pueden sustituir por un blog coorporativo.
    Conozco empresas en las que se limita el tiempo máximo de las reuniones y la hora máxima para empezar a realizarlas.
    Lo de ir a reuniones sin agenda….. demencial

  • Jose Miguel Bolivar

    Muchas gracias por tu comentario, JAM, y bienvenido a Optima Infinito.

    Lo que comentas de limitar la duración y horario de las reuniones me parece una idea excelente.

    Pero mejor aún es dejar libertad a la gente para asistir o no en función del valor que consideren les puede aportar la reunión.

    Parece ficción pero no lo es. Espero poder dedicar un post al tema en las próximas semanas.

    JM

  • PedroG

    Creo que limitacion de tiempo de reuniones puede ayudar en algunos casos pero no en la mayoria.
    El problema no es de una persona pero de una organizacion o equipo. La reunion tarda lo que los participantes quieren y necesitan. Si no es asi no es por una persona pero por las personas que estan en la reunion.
    Es un punto en lo cual los managers pueden ayudar…dando el ejemplo en sus reuniones o dar la formacion adecuada a sus empleados para que sus reuniones sean productivas.

    Pedro

  • Juan Martínez de Salinas

    Hola José Miguel,

    Muy buen post.

    Este tipo de malas reuniones abundan en las organizaciones. Se va a las mismas sin agenda, sin preparación, etc.

    Luego se establecen objetivos a alcanzar que nadie se preocupa de hacer un seguimiento de cerca.

    Encima no se te ocurra decir nada porque entonces eres un mal compañero.

    Si hubiese buenas reuniones no haría falta pegarse media jornada reunidos para perder el tiempo y el dinero de la empresa.

    Saludos,

  • Jose Miguel Bolivar

    @Pedro: Muchas gracias por tu comentario. Como bien dices, el manager juega un papel fundamental a la hora de asegurar que las reuniones son productivas. Lo malo es que muchas veces son los propios managers los que “arruinan” las reuniones.

    @Juan: Muchas gracias por tu comentario y me alegro mucho de que te haya gustado el post.
    Aunque infrecuentemente, he podido asistir a alguna reunión excelente y la diferencia con una mala reunión es espectacular. Si queremos que esto cambie, creo que es labor de todos los que asistimos a reuniones dar feedback constructivo a quienes las organizan.

    JM

  • Senior Manager

    Aún recuerdo las absurdas reuniones de comité en uno de mis primeros empleos en una “gran” corporación multinacional. Para darles una idea, imaginen un lunes por la mañana reunido con el comité que dirige la empresa. Todos tratando de centrarnos pero aún distraídos recordando el fin de semana. Algunos con dos cafés en el estómago pero aún con sueño. La mayoría escuchando datos y números que ya sabíamos de antemano. Mucha información en el aire que podríamos haber leído en un simple e-mail. Resultado: tiempo perdido y nada más. De las dos horas y media invertidas en reunirnos, sólo fueron útiles y productivos 15 minutos en total. Lo más preocupante, es que aún sabiendo este hecho, siguen reuniéndose todos los lunes para perpetuar la aburrida rutina corporativa.
    ¿Por qué seguimos organizando y asistiendo a reuniones estériles en lugar de aprovechar mejor nuestro valioso tiempo?…Pienso que es posible discutir los temas importantes en mini reuniones o juntas-express, que sólo involucren a los interesados y que no duren más de 15 minutos…De hecho es lo que yo siempre propongo cuando las herramientas 2.0 no son suficientes dependiendo del tema.

  • Jose Miguel Bolivar

    Muchas gracias por tu comentario, Senior Manager.

    No puedo estar más de acuerdo con lo que comentas.

    Creo que una de las razones por las que se siguen celebrando reuniones inútiles es porque las consecuencias negativas son generalmente “pagadas” por los que asisten a ellas y no por los que las convocan.

    JM

  • carme

    en mi última empresa propuse hacer un bloc donde cada empleado pudiera escribir el estado de los proyectos en que trabajaba, y reunirse solo de vez en cuando los que trabajaban en el mismo proyecto para resolver problemas concretos… pero prefirieron continuar con las interminables reuniones en que todos teníamos que escuchar las particularidades técnicas de todos los proyectos…

  • Jose Miguel Bolivar

    @carme: Sí. Determinadas personas tienen una cierta obsesión con las reuniones. De todos modos creo que fuiste muy valiente con la iniciativa. No te rindas!

    Muchas gracias por contribuir.

    JM

  • Alejandro García García
    Twitter: garciagarcialex

    Estoy convencido, que no seguro, que trabajar consiste en reunirse y poco más.

    Pienso que el mal está en esta misma definición de reunión que estamos dando para la gestión eficaz de las mismas.

    Una organización no es más que una reunión, o una macroreunión compuesta de microreuniones. Y es una reunión extendida a Clientes, colaboradores, proveedores y sociedad en general.

    Si definimos la reunión tal y como lo estamos haciendo actualmente, entonces el resto del tiempo (95%) ¿qué es? ¿trabajo individual? Ufff me da qué pensar.

    Creo en la reunión continua, constante y abierta, en la reunión a pie de máquina, en la reunión en el pasillo, en la reunión telefónica o en la online, en las redes sociales, en la reunión en la que el técnico esté con el comercial y el cliente, en la reunión en recepción, en la reunión con uno mismo, en la interrupción…

    No me gusta que en la empresa existan un par de salitas frias y herméticas destinadas a tal efecto donde los convocados entran encogidos de hombros sin saber a qué van o con miedos. Toda la empresa es una reunión viva.

    La mayoría de las reuniones que se convocan son por cosas como:

    – Ha existido un mal entendido o una urgencia.
    – Desde arriba no saben en qué situación está el Proyecto o el pedido.
    – Se quiere volver a comunicar un tema, una política o una gestión que no ha quedado clara.
    – Exponer información de los indicadores de un periodo.
    – Pepito, o el área/Departamento no sé qué no se entera de no para qué se está haciendo algo y entorpece el Proyecto.
    -…

    Aquí tenemos la respuesta a la pregunta: ¿por qué la mayoría de reuniones se convocan son improductivas?

    En definitiva, porque viene como consecuencia de una falta de una buena comunicación anterior y o de una mala gestión del conocimiento previa. Es decir, de no saber trabajar en común, de no reunirse continuamente y de fomentar el trabajo individualizado.

    Por ejemplo, no entiendo la razón de poner un límite de tiempo, según una gestión eficaz de reuniones. ¿Por qué ha de durar 2 horas como mucho? ¿para tener que repetirla al de un mes ya que no sé sacó provecho? ¿para que los participantes opinen después y en corrillo?. El límite lo marcará otro parámetro, generalmente la información obtenida, si es válida o no. Las reuniones no son más que “puertas de acceso” a otro tema.

    O ¿Por qué existen las reuniones periódicas? ¿para seguimiento? Habrá que reunirse cuando se tenga la información necesaria para pasar la “puerta de acceso” a otro tema. Muchas reuniones periódicas son iguales que la anterior porque no hay variación alguna.

    o ¿y por qué se convoca una reunión el 15 de Mayo a las 8:30 h.? ¿por qué es Lunes y estamos todos? ¿para tener tiempo suficiente para reunirse? Si se tiene la información relevante antes pues antes habrá que reunirse. Creo en el just in time del conocimiento.

    Este post no deja de ser más que una reunión. Acaso: ¿tiene convocados? ¿tiene horario? ¿tiene objetivos? ¿tiene orden del día? ¿alguien va a levantar acta?, y lo mejor ¿alguno de vosotros ha venido con la reunión preparada?
    .-= Lo último en el blog de Alejandro García García ..Sí creo en las otras reuniones… =-.

    • José Miguel Bolívar
      Twitter: jmbolivar

      Creo que una organización es un conjunto de conversaciones. Conversar no implica reunirse ya que la conversación puede ser asíncrona y la reunión no. Tampoco tengo nada en contra del trabajo individualizado, más bien al contrario. Individualizado no tiene por qué significar independiente ni aislado. Para mí una reunión es válida cuando todos los convocantes son asistentes y viceversa; cuando hay un interés común en tratar una serie de temas determinados de una forma determinada.

  • Ivan de la Jara
    Twitter: unsleep

    Lo de siempre. Alguien dice que las cosas se hacen de una forma, nadie se plantea el motivo y sigue actuando de esa estúpida forma.. Esas formas de actuar darían prestigio hace 20 años pero ahora son una perdida de tiempo y para la gente que trabaja (no esa que gana dinero sin trabajar) les incomoda tener que perder el tiempo en esas “cárceles” absurdas para poder seguir trabajando. En cambio para el que no trabaja o no tiene ganas de trabajar son la excusa perfecta para seguir sin hacer nada.

    Que mas puedes esperar si en este país decirle a alguien que existe vida mas allá del horario de 9 a 16 le parece una incoherencia…

    Supongo que todo el mundo no puede tener la mentalidad mas productiva, sino todos seriamos ricos…
    .-= Lo último en el blog de Ivan de la Jara ..Social Media Revolution =-.

    • José Miguel Bolívar
      Twitter: jmbolivar

      La reunión es la excusa de los improductivos. Cuanto más improductiva es una persona, más reuniones convoca y con más asistentes. El líder lidera con su ejemplo; no necesita reuniones. Las reuniones extensas y recurrentes ponen de manifiesto la mala comunicación interna en la empresa. Creo en la necesidad de las micro-reuniones y también creo que las macro-reuniones muy rara vez son realmente necesarias.

  • Como me recuerda al ITC RT Yoriento @jmbolivar "Desarrollo Organizacional "¿Te reúnes o trabajas?" http://bit.ly/6f7lMA

  • Interesantte RT @jmbolivar "Desarrollo Organizacional "¿Te reúnes o trabajas?" http://bit.ly/6f7lMA

  • RT @jmbolivar Hace algún tiempo, en Optima Infinito: "Desarrollo Organizacional: ¿Te reúnes o trabajas?" http://bit.ly/6f7lMA

  • ¿Te Reúnes o Trabajas? Las malas reuniones minan la moral de los empleados http://bit.ly/7zsqd4

  • RT @SCavanna: ¿Te Reúnes o Trabajas? Las malas reuniones minan la moral de los empleados http://bit.ly/7zsqd4

  • Productividad. Te reúnes o trabajas?? http://j.mp/6WTKSt 😉

  • Productividad. Te reúnes o trabajas?? http://j.mp/6WTKSt 😉 #in

  • […] Desarrollo Organizacional: ¿Te Reúnes o Trabajas? […]

  • De mis posts favoritos ¿Te Reúnes o Trabajas? http://bit.ly/betEbB /de @jmbolivar RT: @RafaOsuna: ¡Cómo le gusta a la gente reunirse!…

  • RT @jmbolivar Hace algún tiempo, en Optima Infinito: "Desarrollo Organizacional: ¿Te reúnes o trabajas?" http://bit.ly/6f7lMA #retro-retweet

Logo redca
sigue este blog en feedly
FacileThings

Categorías