Si habéis visto Ratatouille ya sabréis que la cocina de un restaurante es un sitio donde suele hacer bastante calor y un montón de gente trabaja afanosamente bajo una enorme presión.
La carrera empieza en el momento en que se abren las puertas del restaurante y a partir de ahí hay que preparar un número considerable de platos en poco tiempo y con un alto nivel de calidad, intentando además desperdiciar la menor cantidad de materia prima posible.
Para colmo, los cocineros no tienen la opción de ponerse al día durante el fin de semana. De hecho, los fines de semana es cuando suelen tener más trabajo.
Entonces, ¿cuál es el secreto? La respuesta es sencilla: organizan todo antes de empezar.
Antes de comenzar a cocinar hay que identificar los utensilios e ingredientes necesarios y dejarlos a mano. Un buen cocinero siempre coloca las cosas en el mismo orden y en los mismos sitios, como si se tratasen de extensiones de su propio cuerpo. En un restaurante, algo tan sencillo como esto marca la diferencia entre fracaso y éxito.
Tú debes hacer lo mismo en tu lugar o lugares de trabajo. Organízate antes de empezar. No pierdas el tiempo buscando cosas, ni en tu mesa de trabajo ni en tu ordenador. Pon las cosas donde puedas encontrarlas rápidamente. Busca la forma que mejor se adapte a tí pero desarrolla el hábito de organizar tu día, tus herramientas, tu información o tus ideas.
Una vez lo hayas encontrado y cada cosa esté en su sitio, sé fiel a tu sistema. Al final, saber donde están las cosas se convierte en algo natural porque te acostumbras a encontrarlas y a dejarlas siempre en el mismo sitio.
Así nunca más tendrás que volver a perder tiempo buscando un fichero, un email o un documento.
La verdad es tienes toda la razón del mundo con lo tener todo organizado antes de empezar puesto que ésto hace que se ahorre mucho tiempo, me recuerda a una técnica que se llama SMED y se utiliza para hacer cambios de utillajes y mantenimiento que a parte de otras cosas dice que todo tiene que estar preparado para cuando se pare la máquina y así hacer las actuaciones mucho más rápidas. También puede aplicarse una técnica que en principio estaba destinada a la industria pero que también es válido para oficinas e incluso en casa, se llama las 5S, aquí os dejo un enlace:
http://gestempresas.blogspot.com/2008/08/5s.html
JAM
Gracias por tu comentario, JAM.
La mayor ventaja de organizarnos antes de empezar es que podemos concentrarnos en la tarea sin interrupciones.
JM
Hola JM,
Efectivamente perdemos una gran cantidad de tiempo de trabajo en buscar determinados papeles, ficheros, emails, etc., que no sabemos donde están por nuestra falta de organización.
Tenemos que tener un sitio para cada cosa porque si dejamos las cosas en le primer sitio donde nos viene bien luego es cuando no encontramos nada.
Si las empresas sumasen todo el tiempo que sus trabajadores pierden en buscar cosas se echarían las manos a la cabeza.
Hola Juan,
Completamente de acuerdo. La falta de organización cuesta una fortuna.
A las empresas en horas de trabajo no aprovechadas y a las personas en horas no productivas que podrían haber dedicado a su familia, aficiones o cualquier otra cosa.
JM