GTD: Cómo Gestionar tus Compromisos

Crossroads after a night of rain, cortesía de zeitspuren

Veíamos la semana pasada la relación entre el estrés y la mala gestión de los compromisos y por tanto la importancia de administrarlos correctamente.

Para ser capaces de gestionar los compromisos de la forma adecuada necesitaremos adquirir una serie de hábitos fundamentales y mantenerlos con una disciplina férrea. Si bien estos hábitos no encierran mayor complejidad, también es cierto que suponen un cambio en nuestro comportamiento habitual y por tanto adaptarlos nos llevará más tiempo del que inicialmente pudiéramos pensar.

Los requisitos básicos para gestionar los compromisos son 3:

  1. Para empezar tienes que capturar cualquier cosa que consideres inacabada, en cualquier sentido, en un sistema confiable exterior a tu mente; lo que David Allen llama bandeja de entrada.
    Veremos más adelante qué hace que un sistema sea confiable o no y porqué es tan importante que sea exterior a nuestra mente.
  2. Debes aclarar en qué consisten exactamente tus compromisos y decidir qué tienes que hacer con ellos, si es que tienes que hacer algo, para cumplirlos.
  3. Finalmente debes mantener bien organizados los recordatorios de todas las acciones pendientes que tienes que llevar a cabo en un sistema que revises con regularidad.

Practiquemos con un ejemplo.

  • Piensa en algo que actualmente esté consumiendo una gran parte de tu atención consciente. Puede ser algo que te interese, una situación que tienes que afrontar o un problema que te preocupe. Cualquier cosa que quieras o tengas que hacer.
  • Ahora escribe una frase lo más sencilla y escueta posible que defina lo que para ti sería un resultado satisfactorio para eso que has elegido o, lo que es lo mismo, una frase que dejara claro que lo que has elegido puede pasar a la lista de cosas hechas.
  • A continuación escribe la primera acción física en el tiempo que necesitas hacer para que la situación avance.

La mayoría de las personas que hacen este ejercicio suelen experimentar un aumento, aunque sea mínimo, de su sensación de control, relajación y capacidad de concentración. Normalmente también se sienten más motivadas para hacer algo efectivo respecto a la situación elegida y sobre la que hasta ahora sólo se han limitado a pensar.

Todo esto es debido a que el hecho de pensar nos ha permitido aclarar qué es realmente lo que queremos conseguir, los recursos necesarios para hacerlo y, en concreto, nos ha permitido identificar la siguiente acción requerida.

Si somos capaces de convertir este ejercicio aislado en un hábito, en un modo de vida y de trabajo, veremos cómo esa motivación que hemos sentido se multiplica por mil. Esta es una de las grandes aportaciones de GTD.

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