El Consejo de los Viernes: Calcula Cuanto vas a Tardar

No puedes controlar el tiempo pero sí puedes controlar cómo lo planificas y para ello necesitas calcular cuánto vas a tardar en hacer las cosas.

Es probable que al principio te equivoques con tus cálculos y las cosas te lleven más o menos tiempo del que inicialmente habías estimado.

También es posible que con la práctica cada vez tardes menos en hacer determinadas cosas, algo que deberás tener en cuenta para tu planificación.

En cualquier caso, si te habitúas a calcular cuanto vas a tardar en hacer las cosas verás cómo la duración real se aproxima cada vez a tu estimación y cómo ello redunda en un mejor uso de tu tiempo.

Si usas cualquier método de gestión de tareas, acostúmbrate a anotar junto a cada tarea una estimación del tiempo necesario para llevarla a cabo. Cuando vayas a marcar la tarea como terminada, anota el tiempo que realmente has tardado en hacerla, incluyendo el tiempo que has perdido con interrupciones.

Las interrupciones son inevitables así que es necesario tenerlas en cuenta para nuestra planificación.

Es importante que al principio te limites a anotar y a incrementar tu precisión en la estimación de tiempos. Hazlo así durante unas semanas antes de intentar hacer las cosas más rápido o de forma distinta.

Cuando tengas material suficiente, compara las diferencias entre los tiempos que has estimado y los que realmente has tardado en hacer las cosas. ¿Tiendes a sobreestimar o a infraestimar el tiempo necesario? ¿Hay alguna otra pauta observable?

Con esta información, la próxima vez que vayas a planificarte, aumenta o disminuye tus estimaciones de modo que contrarresten las desviaciones que hayas detectado en tu análisis.

Si repites este ejercicio periódicamente serás capaz de calcular con gran precisión cuanto vas a tardar en hacer las cosas.

Ello te permitirá disponer de un mayor control sobre en qué empleas tu tiempo y todas las personas de tu entorno se quedarán impresionadas por tu capacidad para establecer plazos realistas y cumplirlos.

12 comments to El Consejo de los Viernes: Calcula Cuanto vas a Tardar

  • dutudu

    Buen consejo. Puede ser un buen hábito para tareas repetitivas.. Para tareas más creativas (en ese tipo de trabajos en los que nunca se repite algo dos veces) no será tan útil la estimación en sí, seguramente imprecisa, pero sí el ejercicio de hacer una estimación sobre algo más abstracto.

  • Jeroen

    Para empresas de software existe una herramienta muy útil para planificar el trabajo de los desarrolladores: FogBugz.

    FogBugz pide a cada programador estimar el tiempo necesario para acabar una tarea, para que pueda calcular la fecha de finalización del proyecto. Lo bueno es que FogBugz aprende por comparar las estimaciones con el tiempo que realmente han usado y usa dicho información para calcular la precisión de las previsiones de cada persona. Es decir, si Juan dice que va a necesitar 16 horas para una tarea, FogBugz sabe que hay 90% de posibilidades de que Juan va a necesitar 24 horas y adapta su previsión basada en esa información.

  • Jose Miguel Bolivar

    @dutudu: Si se trata de tareas que vamos a hacer una sola vez seguramente no tenga sentido pero para tareas que vamos a hacer más veces, aunque sean creativas, creo que siempre nos puede dar esa estimación que comentas, la cual puede ser muy útil a largo plazo.

    @jeroen: No conocía esa herramienta y me parece realmente interesante. La pena es que seguramente no serán muchas las empresas que la utilicen 🙁

    Muchas gracias a los dos por contribuir con vuestro comentario.

    JM

  • Senior Manager

    José Miguel no te iamginas lo difícil que es poner en práctica tu propuesta, por mucho que he utilizado métodos de gestión de tareas o de planificación de tiempo nunca logro completar los términos propuestos debido al gran número de imprevistos que particualrmente encuentro en el camino, no obstante si estoy de acuerdo en que ayudan mucho aunque no lo podamos hacer a la perfección.
    Slds
    SM

  • Juan Martínez de Salinas

    Hola JM,

    La previsión del tiempo que nos va a llevar cada tarea es de vital importancia. Aunque como indica SM cumplirla a raja tabla es imposible por la cantidad de imprevistos que surgen en el camino.

    De momento no existe la posibilidad de parar el tiempo porque así desaparecerían los imprevistos.

    Donde mejor se puede aplicar la previsión es en las tareas que no requieren una concentración extrema.

    En los que peor funciona la previsión es cuando el trabajo es en equipo.

    Saludos,

  • Jose Miguel Bolivar

    @SM: Sé que es muy difícil. Yo siempre tiendo a “inflar” los tiempos para disponer de una especia de “buffer” para imprevistos y, aún así, con frecuencia me quedo corto.

    @Juan: Como bien dices, lo más difícil es acertar con la estimación de tiempos cuando se trata de un trabajo en grupo, sobre todo si no conoces en profundidad a los demás componentes del equipo.

    Muchas gracias a ambos por comentar.

    JM

  • www.pilarjerico.com

    Me parece buena idea, pero también muy complicada. En mi caso, de siempre calculo el tiempo que voy a tardar y muy pocas veces acierto. He visto que en términos generales suele ser casi el doble de tiempo por la cantidad de imprevistos (aunque sea el teléfono). Por eso, me he acostumbrado cuando voy mal de tiempo a apagar móvil e incluso, no tener abierto el email. Quizá haya dos cálculos: el tiempo previsto y el tiempo que vamos a perder.

  • Jose Miguel Bolivar

    Como bien apuntas, son dos los cálculos que hay que hacer: el que vas a necesitar para llevar a cabo la tarea propiamente dicha y el que vas a perder con imprevistos, interrupciones, etc.

    Luego hay que combinar ambos cálculos para tener una estimación realista de cuanto vas a tardar “de verdad”.

    Muchas gracias por comentar.

    JM

  • Hace algún tiempo, en Optima Infinito: "El Consejo de los Viernes: Calcula Cuanto vas a Tardar" http://bit.ly/c3PD7K

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