El Consejo de los Viernes: Pasa bien el Testigo

Muchas carreras de relevos se pierden por pasar mal el testigo ya que cuando éste cae al suelo es prácticamente imposible recuperar el tiempo perdido.

La planificación de un proyecto que involucra a diversas personas supone un reto parecido en el sentido que exige coordinación y concentración por parte de todos.

La mejor forma de gestionar este riesgo es definiendo los traspasos de responsabilidad y sus plazos al principio del proyecto. Reúnete con tu equipo y asegúrate de que todos comprenden y están de acuerdo con el objetivo .

A continuación debéis hacer un listado con todas las tareas necesarias para alcanzar dicho objetivo. Junto a cada tarea anotar una estimación conservadora de cuantos días o semanas vais a necesitar para completarla.

Cada vez que una tarea cambie de responsable tienes un pase de testigo. Indentifícalos y asegúrate de que quede claro quién debe pasar el testigo a quién y cuando.

Es importante que todos los miembros del equipo tengan una copia de este plan a fin de que puedan estar preparados cuando les llegue el turno.

Recuerda que una de las mejores formas de evitar retrasos en un proyecto es que los pases de testigo sean rápidos y correctos.

Planificarlos con la suficiente antelación es la mejor forma de conseguirlo.

¿Eres el Problema o la Solución?

soluciones, cortesía de Rafa Zubiria

Básicamente hay dos tipos de personas: las que buscan problemas y las que encuentran soluciones.

Los buscadores de problemas son el grupo más numeroso, supongo que porque resulta más fácil detectar un problema que solucionarlo.

El grupo de los que encuentran soluciones es, imagino que por la misma razón que acabo de comentar, mucho más reducido y sin duda mucho más apreciado y valorado por todos, tanto en el ámbito personal como en el profesional.

Ser un buscador de problemas es una vocación temprana y me atrevería a decir que casi una tendencia innata.

Ya de críos comenzamos a decir no a las propuestas paternas, casi como un acto reflejo, pero rara vez somos capaces de proponer alternativas concretas.

En otras palabras, decimos fácilmente lo que no nos gusta o lo que no queremos pero nos cuesta expresar con claridad lo que sí nos gusta o lo que sí queremos.

El problema es que si no corregimos estos hábitos tempranos acabaremos convirtiéndonos en buscadores crónicos de problemas, lo cual no sólo es bastante aburrido y limitante para el que lo padece sino que además no nos va a resultar de mucha ayuda ni en lo personal ni en lo profesional, más bien lo contrario.

Lo curioso es que pasar de buscar problemas a encontrar soluciones es un paso relativamente sencillo. Como solemos comentar a menudo en este blog lo único que require es un cambio de paradigma.

Las personas que buscan problemas se caracterizan fundamentalmente por dos aspectos: saben lo que no quieren y observan constantemente la realidad buscando el fallo, lo que no funciona e incluso lo que podría no funcionar.

Quienes encuentran soluciones, por el contrario, saben lo que quieren y operan en un paradigma en el que siempre existe una solución para cada problema.

Esta forma distinta de percibir la realidad hace que la reacción de aquellos que buscan problemas sea por lo general inmediata y poco o nada razonada. Tan pronto detectan algo que no les gusta o que no funciona lo dicen sin más.

Sin embargo los que encuentran soluciones no se paran ante el problema o el error sino que lo utilizan como punto de partida para comenzar la búsqueda de la solución, porque saben, sin dudar, que existe. Y lo mejor de todo es que, como no saben que en ocasiones la solución es imposible, siempre la encuentran.

Más allá de los beneficios que este cambio de paradigma te pueda aportar en tu vida profesional, considera también lo que puedes ganar a nivel personal si en lugar de ver sólo problemas comienzas también a ver oportunidades.

Al final todo se reduce a que te hagas esta pregunta: ¿de qué quiero ser parte, del problema o de la solución?

La decisión es sólo tuya.

GTD: Cómo Recopilar con Éxito

Jipao, cortesía de Naty Rive

Una cosa es tener bandejas de entrada y otra bien distinta es utilizarlas de forma adecuada.

Casi todo el mundo tiene de hecho una o más bandejas de entrada, aunque tal vez no las llamen así, y el único problema es que están fuera de control.

En realidad recopilar con éxito es muy sencillo y sólo exige cumplir los tres requisitios que vamos a ver a continuación:

  1. Todos los frentes abiertos tienen que estar en el sistema de recopilación y, por tanto, fuera de tu cabeza
  2. Mantener el mínimo número posible de bandejas de entrada
  3. Vaciar periódicamente todas las bandejas de entrada

Si realmente aspiras a sacarle todo el partido a GTD algún día deberías empezar a asumir que las bandejas de entrada tienen necesariamente que pasar a formar parte de tu vida cotidiana, es decir, tienes que pensar en ellas como si fueran algo tan indispensable como tu móvil o tus gafas (si usas, claro).

Mucha gente acaba no usando las bandejas de entrada porque no encuentra una motivación para hacerlo. Tú tampoco le verás demasiado sentido a usarlas a no ser que realmente vacíes tu mente por completo. A fin de cuentas lo que le ocurre a la mayoría de la gente es que tiene una serie de incompletos en sus bandejas de entrada pero conserva otros tantos incompletos en su cabeza. En otras palabras, mantienen dos sistemas de recopilación paralelos sin obtener beneficio de ninguno de ellos.

La única forma de que tu sistema de recopilación te resulte realmente útil es que sea único, aunque conste de varias bandejas de entrada, y te permita vaciar por completo tu mente en todo momento.

Por otra parte deberías tener tantas bandejas de entrada como necesites pero intentando necesitar las menos posibles.

Tienes que pensar en tus bandejas de entrada como algo que te permita vaciar tu mente de forma casi instantánea y en prácticamente cualquier situación, con la única limitación de evitar una proliferación innecesaria de las mismas.

Ten en cuenta que cuantas más bandejas de entrada tengas, más difícil te resultará procesarlas de forma regular y mayor será el riesgo de acabar no usándolas.

Por último es esencial vaciar las bandejas de entrada con periodicidad pues de lo contrario acaban convirtiéndose en un montón de material amorfo.

Es importante que tengas en cuentas que vaciar tus bandejas de entrada no significa que tengas que hacer esas cosas ahora mismo sino tomarlas una a una, examinarlas, decidir qué tienes que hacer con ellas y organizar las próximas acciones en tu sistema. Sobre todo, no vuelvas a ponerlas de vuelta en la bandeja de entrada.

El secreto para vaciar las bandejas de entrada con regularidad es tener un sistema de administración de acciones eficaz.

Cuando sabes que tienes que hacer algo con las cosas de tu bandeja de entrada pero no lo puedes hacer en ese momento, lo más fácil es dejarlas ahí otra vez. Eso es lo que hace mucha gente con su bandeja de entrada del correo electrónico ya que al menos saben que en algún lugar tienen un recordatorio de algo pendiente.

Sin embargo uno de los fundamentos de GTD es “jugar al primer toque”, es decir, no volver a dejar las cosas en la bandeja de entrada una vez las hemos sacado para examinarlas y decidido qué hacer con ellas. La clave para conseguirlo es aprender a procesar debidamente las cosas, algo que veremos en próximas semanas.

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