En GTD los Proyectos No se Hacen

Project Management Plan, cortesía de perhapstoopink

Para David Allen un proyecto es cualquier resultado deseado que requiere más de una acción.

El razonamiento por el que se llega a esta definición es que si algo no se completa con una única acción es necesario escribir una nota que nos recuerde que aún queda algo por hacer porque, si no lo haces, dicha nota acabará almacenándose en tu memoria RAM.

Según esta nueva definición, muchas cosas que hasta ahora nunca habrías considerado un proyecto pasarán a formar parte de tu lista de proyectos.

Los proyectos no se han de listar en ningún orden en particular, ni por tamaño, ni por complejidad,  ni por prioridad. Lo único que debes hacer es ponerlos todos en una lista donde puedas evaluarlos con la regularidad suficiente como para estar seguro de haber definido la próxima acción para todos y cada uno de ellos.

Un proyecto no se hace; lo que se hace son las acciones relacionadas con él. En otras palabras, un proyecto es el resultado final de una serie de acciones. Por tanto, consideraremos que un proyecto está “hecho” cuando hayamos completado todas las acciones que lo constituyen.

Ten en cuenta que tu lista de proyectos debe ser un simple índice. Toda la información de apoyo, detalles y planes debería guardarse aparte en un archivo de planes y materiales para proyectos.

De hecho, un error habitual es pensar que el material de apoyo para proyectos se podría almacenar junto a otros materiales en el archivo de consulta y referencia en lugar de hacerlo en su archivo específico.

La razón por la que esto no debe hacerse es porque el material de apoyo debe estar a mano durante todo el tiempo que dura el proyecto, justo lo contrario de lo que debe ocurrir con el material de consulta y referencia, que debe permanecer fuera de nuestra vista hasta que lo necesitemos.

Mezclar ambos materiales implicaría o tener a la vista mucha más información de la que necesitamos o no tener a mano la que podríamos necesitar en cualquier momento.

Por último, ten en cuenta que cuando confundimos un proyecto con una próxima acción lo que estamos haciendo en realidad es darle un motivo a nuestra mente para procrastinar. Recuerda que, aunque tú te engañes, no puedes engañar a tu mente y ella sabrá que esa supuesta próxima acción es en realidad un proyecto.

Por eso es fundamental que te acostumbres a saber distinguir con claridad qué es un proyecto y qué es una próxima acción si realmente quieres implantar GTD con éxito.

Cuando dudes, recuerda que en GTD los proyectos no se hacen; se hacen las acciones.

21 comments to En GTD los Proyectos No se Hacen

  • Antonio José Masiá Guerrero

    La gestión de proyectos es una de las cosas más interesantes de GTD, por lo menos para mi y lo mejor de todo es que no hay que hacer un master para ser un Project Manager. ¿Como encaja en tu opinión el Project management y GTD?

    ¿Que opinas de los métodos de optimización de recursos, etc?

    • José Miguel Bolívar
      Twitter: jmbolivar

      Creo que ambos son compatibles. En planificación tradicional de proyectos generalmente se trabaja con lo que en GTD serían a su vez proyectos (los podemos llamar subproyectos para diferenciar unos de otros), por lo que GTD añade la claridad adicional que supone responder a la pregunta “¿cuál es la próxima acción?”.
      No soy un experto en los métodos de optimización de recursos pero por lo que conozco son útiles cuando se aplican a proyectos largos y complejos con gran número de actores. Para proyectos relativamente sencillos soy más escéptico en cuanto a su eficacia. Y es que, en términos generales, creo que con la gestión de proyectos pasa lo mismo que con otras áreas de conocimiento, y es que se ha desarrollado un lucrativo negocio alrededor de la formación y certificación, lo que se suele justificar convirtiendo expresiones sencillas en jerga técnica y haciendo aparentemente difícil lo que es fácil.
      A fin de cuentas, gestionar un proyecto no es más que coordinar una serie de recursos para realizar diversas secuencias de acciones que conducen a la consecución de un determinado resultado en un plazo y con un coste predefinidos, es decir, nada que no se pueda hacer con GTD 🙂

  • ALEXANDER

    Buenas tardes,

    Tengo una duda y para expresarla haré uso de un pequeño ejemplo ridículo pero útil:
    “Debo poner una bombilla en mi habitación ya que la antigua se dañó, para hacer esto primero compro otra y busco una escalera” entonces:

    PASOS:
    -Poner bombilla en habitación.(PROYECTO)
    -Comprar bombilla.(ACCION SIGUIENTE)
    -Colocar escalera. (ACCION)

    Mi duda es que si bien un proyecto no se hace y un resultado deseado es proyecto si se requiere una acción de más de dos paso entonces tendriamos unas aparentes definiciones contradictorias sobre el mismo concepto. Argumento esto porque poner una bombilla tenemos movimiento y deacuerdo a la definicion anterior (un proyecto no se…..)el es un resultado terminado ya hecho y yo lo que quiero es poner una bombilla que requiere de movimiento accion, cambio de una realidad por otro etc.

    Agradezco una explicacion diafana a mi tonta duda

    😉

    • Jose Miguel Bolivar
      Twitter: jmbolivar

      Hola Alexander,

      En realidad “poner bombilla en la habitación” no es un proyecto sino una acción (en concreto, la segunda). Esta acción incluye colocar la escalera, quitar la bombilla fundida, poner la nueva, tirar la fundida al cubo de reciclar y dejar la escalera de nuevo en su sitio. Todas ellas se consideran una única acción ya que tienen lugar en el mismo sitio y de forma prácticamente simultánea (en realidad de forma secuencial pero son micro-tareas que requieren solo unos segundos).
      El proyecto es el resultado que quieres conseguir, es decir, “la lámpara de mi habitación da luz de nuevo”.
      Espero haber sido suficientemente diáfano 😀

      • ALEXANDER

        Gracias Jose Miguel por responder 🙂

        Bien, y si corresponde ir almacén de eléctricos el cual cual esta a unos dos kilometros y ademas debo retirar dinero del cajero electrónico entonces ¿la compra de la bombilla sería un subproyecto? y ademas podría ser reformulado de la siguente manera:

        *PROYECTO: -TENER LUZ EN LA HABITACIÓN
        *SUBPROYETO: -TENER UNA BOMBILLA NUEVA
        *ACCION SIGUIENTE:-SACAR DINERO DEL C.E

        Recuerde es un ejemplo tonto, creo tal vez que todo almacén como minimo recibe debito electrónico,solo que le queria amumentar un paso.
        :mrgreen:

        • Jose Miguel Bolivar
          Twitter: jmbolivar

          La reformulación que propones es una opción válida. Yo, sin embargo, gestionaría todas las acciones como parte de un único proyecto, ya que debes ir completándolas secuencialmente para obtener el resultado. La utilidad de los subproyectos es más evidente cuando son realmente proyectos que pueden ir avanzando en paralelo de forma independiente entre sí, es decir, que en un momento dado podría haber al menos una próxima acción identificada para cada uno de ellos.
          Saludos

  • […] 76.      Convierte grandes proyectos en pequeñas acciones. Fragmentar una tarea compleja en varias más pequeñas y manejables facilita enormemente la labor de terminarla. Los proyectos no se hacen. […]

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  • Hace Algún Tiempo, en Optima Infinito "En GTD los Proyectos No se Hacen" http://jmbolivar.net/2jpb #gtd #productividad #in

  • RT @jmbolivar: Hace Algún Tiempo, en Optima Infinito "En GTD los Proyectos No se Hacen" http://jmbolivar.net/2jpb #gtd #productividad #in

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  • […] Convierte grandes proyectos en pequeñas acciones. Fragmentar una tarea compleja en varias más pequeñas y manejables facilita enormemente la labor de terminarla. Los proyectos no se hacen. […]

  • […] proyectos son el resultado final de una serie de acciones (habitualmente concatenadas) que persigue un objetivo más […]

  • […] proyectos son el resultado final de una serie de acciones (habitualmente concatenadas) que persigue un objetivo más […]

  • […] entendemos que en GTD los proyectos no se hacen, sino que un proyecto es el resultado de una serie de acciones, los elementos de naturaleza […]

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