A lo largo de las últimas semanas hemos ido viendo cómo organizar los distintos elementos de nuestras bandejas de entrada después de haberlos procesado. Dejando al margen aquellos que ya hayas desechado o archivado (bien sea en el archivo de consulta y referencia o en el de planes y materiales para proyectos), te encontrarás con una serie de elementos que o requieren acción ya o tal vez podrían requerirla algún día.
A fin de ayudarte a organizar rápida y fácilmente todos estos elementos, he resumido en este gráfico las cuatro herramientas de organización que podrías necesitar para ello.
Los factores que debes considerar para organizar tus elementos accionables son dos: Tiempo y Compromiso.
Lo primero a tener en cuenta es si ya te has comprometido a hacer esas próximas acciones o no. Si ya te has comprometido, el siguiente paso es ver si esas próximas acciones requieren que las hagas en un momento determinado o simplemente lo antes posible. Repite el mismo proceso para las próximas acciones que aún no te has comprometido a hacer.
Las próximas acciones que ya te has comprometido a hacer y que además tienen que hacerse en un momento dado debes anotarlas en tu agenda. Un ejemplo sería asistir a la reunión a la que te ha convocado tu jefe mañana.
Las próximas acciones que ya te has comprometido a hacer pero que no necesitan hacerse en un momento determinado sino lo antes posible deben ir a parar a tu lista de próximas acciones. Un ejemplo sería comprar una estantería para tu casa.
Las próximas acciones que aún no te has comprometido a hacer y para las que debes tomar una decisión en un momento determinado debes tenerlas en tu Archivo de Seguimiento. Un ejemplo sería decidir antes de una fecha concreta si compras o no entradas para un espectáculo.
Las próximas acciones que aún no te has comprometido a hacer y que no necesitas hacer en un momento determinado debes escribirlas en tus listas Algún Día/Tal Vez, para que puedas decidir qué hacer con ellas durante tus Revisiones Semanales. Un ejemplo sería comprarte un nuevo portátil.
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Muy buen apunte, pero me queda una duda, ¿en que cuadrante colocaríamos realizar esta división de tareas?
Maldita procrastinación. Somos una eterna promesa con un teclado y un ratón en las manos.
@Jaime Cuesta: En realidad en ninguno. Esta división de tareas forma parte del cuarto paso de los cinco en que consiste GTD. Estos cinco pasos hay que repetirlos, como en un bucle, cuantas veces sea necesario a lo largo del día, pero no más. Bajo la etiqueta “organizate con eficacia” tienes más información detallada.
Muy buena pregunta. Gracias.
JM
Buen resumen. Yo quizá hubiera llamado ‘tareas’ o ‘acciones’ a aquello que aún no hemos colocado en el cuadrante (me choca, por ejemplo, que un ‘Algún día/ Tal vez’ sea una próxima acción
)
@dutudu: Excelente observación. Para mí una próxima acción es la que no requiere otras acciones previas para poder ser realizada.
Tomemos dos acciones de ejemplo: comprar arroz -> hacer paella. Comprar arroz es una próxima acción; hacer paella no (hasta que no tengamos el arroz). El hecho de que te comprometas a comprar el arroz ahora, dentro de un tiempo o nunca no hace que deje de ser una próxima acción.
JM
Uf, a ver si empiezo a leer el libro y puedo meter baza
Buen resumen, sí señor, ahora, yo en vez de un archivo de seguimiento, lo que hago es señalar con un círculo las tareas que aún no me he comprometido pero tienen fecha. Hasta ahora me va bien.
Ah, de nuevo, gracias por pasarte por mi blog. Se agradece.
@hiddenprince: Es una de las ventajas de GTD. La implementación puedes hacerla con las herramientas y de la forma que mejor se ajuste a tí. Lo que es importante es tener claros los conceptos y la metodología.
Gracias a ti por contribuir.
JM
@amoperez a veces Twitter resulta adictivo… tiene que ver con que mailiamos esta mañana http://tinyurl.com/4n5vze