El Consejo de los Viernes: Si el Niño es Feo, Díselo

Cuando tienes una nueva idea es difícil ser objetivo sobre ella. Al fin y al cabo tu idea viene a reflejar tanto tu creatividad como la calidad de tu pensamiento.

Por eso cuando preguntas a alguien qué le parece tu idea, le estás poniendo en una situación comprometida, ya que resulta incómodo decirle a quien te está preguntando que su propuesta no te gusta.

Sin embargo todo resulta más sencillo si pides opinión antes de concretar tu idea, cuando aún estás trabajando en ella. De hecho, cuanto antes pidas opinión sobre algo que te estás planteando pero sobre lo que todavía no has adoptado una posición firme, más fácil será que te digan que “el niño es feo”.

Del mismo modo, cuando alguien te pida opinión sobre algo, si “el niño es feo”, díselo. Si quien te pide opinión es inteligente, te lo agradecerá, ya que para eso te la pide.

Cuando tengas que decirle a alguien que crees que su idea no va a funcionar, siempre ayuda comenzar por lo que de positivo puedas ver en ella. Así, la otra persona estará más receptiva ante tus demás comentarios y prestará más atención a tus sugerencias. Cuando pases a la parte que no te gusta, sé directo, ve al grano y sobre todo, se concreto. Di exactamente qué es lo que no te gusta de la idea y por qué.

Si muestras a la gente los detalles concretos por los que crees que su idea no es buena, les estás ayudando a identificar sobre qué aspectos trabajar o, al menos, a descartarla antes de invertir demasiado tiempo y esfuerzo en algo que no va a funcionar.

En resumen, si “el niño es feo”, díselo. Algún día te lo agradecerán.

Jeroen Sangers: Un Experto en GTD (I)

Tuve el placer de conocer personalmente a Jeroen Sangers en el pasado EBE, que se celebró en Sevilla hace un par de meses.

Además de ser un tipo majísimo, Jeroen es autor de El Canasto, el blog de Productividad Personal líder en español.

Que Jeroen es un experto en GTD es algo que se nota en cuanto te pones a hablar con él. Transmite la confianza del que sabe por experiencia propia todos los beneficios que se pueden obtener de GTD, pero tiene la humildad del que se ha caído y vuelto a subir varias veces al vagón, por usar la expresión del propio David Allen.

Creo que todos los interesados en la Productividad personal podemos aprender mucho de personas que, como Jeroen, no sólo escriben sobre GTD, sino para las que GTD forma parte de su vida diaria.

Sin más preámbulos os dejo con la primera de las dos partes de la entrevista que amablemente ha concedido Jeroen a Óptima Infinito.

Jeroen, ¿cómo descubriste GTD? No lo recuerdo muy bien, aunque sé que leí sobre él en un blog hará unos cinco años. Al principio no le presté demasiada atención, pero poco después volví a leer sobre Getting Things Done en otro blog y aquello me hizo decidirme a visitar la web de David Allen para ver de qué iba todo eso.

¿Por qué te decidiste a comenzar a usar GTD? En aquella época usaba Microsoft Outlook para gestionar mis tareas de la oficina y uno de los problemas que tenía era que muchas veces empezaba el día cambiando las fechas de vencimiento de dichas tareas para actualizarlas, ya que esas fechas habían pasado. Cuando leí que es mejor no poner fechas a las tareas me di cuenta de que lo estaba haciendo mal. Cuando además descubrí que David Allen también usaba una PDA de la marca Palm, me convencí de que GTD también podría funcionar para mí.

¿Cuánto tiempo necesitaste para poner en práctica y llegar a dominar GTD a un nivel razonable? Me ha costado bastante tiempo. Como ya sabes soy holandés y los holandeses tenemos fama de ser un poco tacaños. Por eso el primer año intenté implementar GTD utilizando la poca información disponible en internet. Lo que más me ayudó en esa época fue el manual con un resumen de GTD que venía con el complemento GTD para Outlook de Netcentrics, del cual descargué una versión demo. Usando esa información vi que podía incrementar mi productividad pero no llegaba a tener la “mente como agua”. Al final me compré el libro y después de leerlo todo encajaba mejor. Por eso recomiendo a todo el mundo que empiece por leer el libro si quiere poner en práctica GTD. En total me ha costado casi dos años poder realmente dominar GTD.

¿Qué fue lo que te resultó más complicado cuando empezaste a usar GTD? Dejar de “configurar” las listas y vistas en Outlook y la sincronización con la Palm para realmente hacer algo. De hecho, ver la bandeja de entrada completamente vacía después de procesar todo el correo me relajaba tanto que tenía la sensación de disponer de todo el tiempo del mundo. Realmente tenía que forzarme para abrir la agenda y para tener las listas de tareas a la vista para terminarlas.

¿Qué consejos darías a alguien que se está planteando empezar a usar GTD? Como te he comentado, es imprescindible haber leído el libro. Para mí lo mejor es releerlo cada año, ya que dependiendo de tu nivel, te pueden interesar otros temas. También debes olvidarte de las herramientas y el software y empezar a trabajar en papel. Sólo cuando realmente dominas la metodología, conoces tus requerimientos personales para elegir un software o un dispositivo. Además, si eres capaz de trabajar desde listas en papel, no tendrás ningún problema si tu ordenador falla. Para más consejos puedes leer mi artículo “Getting GTD done“.

¿Cuál es tu solución GTD? Tengo dos sistemas separados: uno para la oficina y otro en casa.
En la oficina trabajamos con Microsoft Outlook. Yo tengo instalado el complemento GTD de Netcentrics que me permite procesar mi correo más rápido y gestionar mejor mis proyectos, ya que Outlook no dispone del concepto “proyecto”. Además tengo algunas macros que uso por ejemplo para crear las tareas del Repaso Semanal o que al finalizar una tarea de un proyecto me preguntan por el próximo paso. Otra herramienta imprescindible es ActiveWords, que me permite trabajar sin usar el ratón. Con ActiveWords puedo iniciar aplicaciones, abrir documentos, sustituir textos y ejecutar macros desde el teclado.
En casa uso un Macbook y mantengo mis listas de tareas con OmniFocus. Uso también muchos ficheros de texto y las aplicaciones estándar como iCal y Mail. Y como casi todos los “Maceros” uso QuickSilver como interfaz principal desde el teclado. QuickSilver es una aplicación como ActiveWords pero más potente. Además de lanzar aplicaciones y abrir documentos, lo uso por ejemplo para redimensionar imágenes y etiquetar ficheros.
Si no estoy en la oficina ni en casa, uso un simple bloc de notas que siempre llevo conmigo.

Aquí termina la primera parte de la entrevista a Jeroen Sangers, de El Canasto. Te invito a leer la segunda parte el próximo miércoles.

GTD: Los 4 Criterios para Escoger Acciones

Four colors, cortesía de Tambako the JaguarSegún David Allen, para decidir sobre la marcha qué hacer en un momento dado, existen cuatro criterios, que debes aplicar en el siguiente orden:

  1. Situación o Contexto
  2. Tiempo Disponible
  3. Energía Disponible
  4. Prioridad

Situación o Contexto: Aunque muchas próximas acciones se pueden llevar a cabo en cualquier lugar, la mayoría requieren o que te encuentres en una ubicación específica (tu casa, la oficina, el supermercado) o que tengas una determinada herramienta a mano (el teléfono, el ordenador). En ocasiones puede también resultar útil considerar una persona como situación o contexto. Si por ejemplo tienes que hablar algo importante con tu jefe y debes hacerlo cara a cara, el contexto podría ser “con mi jefe en persona”, ya que en realidad da igual que sea en la oficina o en una cafetería.

Lo primero que debes tener en cuenta por tanto al decidir qué hacer son todas estas limitaciones y excluir las próximas acciones que requieren una situación o contexto distinto al que te encuentras.

Tiempo Disponible: Lo siguiente que debes tener en cuenta es el tiempo del que dispones antes de tu siguiente compromiso en la agenda. Si tienes que asistir a una reunión que empieza en diez minutos no tiene sentido que comiences una próxima acción que te va a llevar media hora. Excluye también por tanto las próximas acciones que requieren más tiempo del que tienes en este momento.

Energía Disponible: Por desgracia tu nivel de energía al final de una dura jornada de trabajo no es el mismo que a primera hora de la mañana. Afortunadamente no todas tus próximas acciones requieren el mismo nivel de atención y energía, sea ésta física o mental, así que normalmente encontrarás con facilidad próximas acciones que se adecuen a tu nivel de energía en cada momento. Ten siempre en cuenta cuál es tu nivel actual de energía y evita las próximas acciones que necesiten un nivel mayor.

Prioridad: Una vez que has tenido en cuenta tu situación, el tiempo y la energía de que dispones, debes plantearte cuál de entre todas las próximas acciones que aún no has excluido te va a proporcionar un retorno mayor. Este último paso depende en gran medida de tu intuición, aunque los otros dos modelos que veremos en semanas sucesivas te serán de gran ayuda a la hora de decidir qué hacer en primer lugar.

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