Antes de empezar un proyecto es fundamental que te enteres de qué es lo que te piden en realidad. Lo contrario, comenzar sin un objetivo claro y definido, es una pérdida de tiempo y, generalmente, también de dinero.
Imagina lo siguiente. Tu jefe te pide que hagas un análisis de tendencias, económicas o de cualquier otro tipo, que podrían afectar a tu organización de cara a un proyecto que se está considerando, y te da dos días para hacerlo.
Diligentemente te pones manos a la obra y preparas un informe de veinte páginas repleto de gráficos y montones de datos. Satisfecho se lo entregas a tu jefe.
Él lo mira por encima y te dice: “Has hecho un gran trabajo pero lo que yo realmente necesito es un resumen de una o dos páginas. Tengo que comentarlo con el Director y él no tiene paciencia para revisar algo como esto”.
Así que te toca irte refunfuñando y resumir tu concienzudo informe en dos páginas. No sólo te podías haber ahorrado buena parte del tiempo que has dedicado sino que encima tienes que hacer una inversión de tiempo adicional.
Asúmelo. Te lo podías haber ahorrado. Este tipo de situaciones son evitables.
Cuando te pidan algo, pregunta a quien te lo pide qué es lo que espera exactamente. Averigua sus expectativas en cuanto a extensión, nivel de detalle y plazo límite de entrega. Asegúrate de que sabes perfectamente lo que se espera de ti y si algo no te ha quedado claro, pide que te lo aclaren.
Hay quien no pregunta por miedo a parecer tonto, pero tonto es quien acaba trabajando dos veces por no preguntar.
Resume lo que has entendido en un breve e-mail y envíaselo a quien te haya hecho la petición, incluyendo la fecha de entrega y pidiéndole que te confirme que lo has entendido correctamente.
Además de evitarte trabajo extra innecesario, estarás transmitiendo una imagen de persona que se preocupa por hacer bien las cosas desde el principio.
Lo que intento siempre es explicar para qué quiero las cosas cuando se las pido a alguien no sólo que se explique bien lo que se quiere. Igualmente cuando me piden a mi siempre exijo conocer el objetivo de lo que me piden.
Dar visibilidad y trasparencia a los motivos tiene dos beneficios indudables, por un lado consigue que el que tiene que hacerlo empatice con el peticionario y el producto se parezca mucho más a lo esperado.
Pero lo que más me gusta es el segundo motivo, dar visibilidad y transparencia (como en los blogs…) permite a la persona que recibe la petición sugerir otras soluciones y posibilidades que el peticionario no conoce o no consideraba posibles (como ahora con los comentarios) y de paso motiva al currito porque se siente importante y escuchado. Quizás es el camino hacia una delegación eficaz.
Mi consejo del viernes: Trasparencia y visibilidad
Yo tengo un lema para situaciones como éstas, más vale parecer tonto… que serlo.
Buff!! pues cuanta razón tienes, pero aunque lo menciones y lo expongas aquí, mucha gente no lo somatiza hasta que le sucede y no una sino varias veces… Yo reconozco que aprendí con un par de golpes, pero fueron suficientes para que de allí en adelante me asegurase, hasta la completa satisfacción, sobre si había entendido o no lo que me pedían. De hecho también lo hago a la inversa y a veces peco de sobre explicado, pero prefiero eso a los malos entendidos, que hacen perder tanto tiempo y también dinero…
SM
@Jaime Cuesta: Coincido contigo. Al final estamos hablando de comunicación y de poner de nuestra parte para asegurar que tiene lugar de forma efectiva. Eso en sí mismo es motivador.
@Miguel: Estamos de acuerdo. Como digo en el post, tonto es el que trabaja dos veces, no el que pregunta.
@Senior Manager: Todos pensamos que comunicamos de maravilla y nos molesta cuando no nos entienden. Tampoco sabemos escuchar y por eso a veces no nos enteramos. En ambos casos, nos vendría bien un poco de humildad.
Muchas gracias a los tres por pasaros por aquí y enriquecer el post con vuestros comentarios.
JM