El Consejo de los Viernes: Asegúrate de que Todos Tienen el Mapa

Imagínate que has quedado con un grupo de amigos en llevarles a un sitio determinado al que vais a ir en varios coches.

Si no les has dado instrucciones de cómo llegar, no tendrán más remedio que seguirte y eso se traduce automáticamente en una pérdida de tiempo.

Cada semáforo, por ejemplo, obliga a que todos los coches se tengan que reagrupar. Además, durante el viaje, tanto el que va en cabeza como los que le siguen no pueden prestar atención a otras cosas por miedo a perder a los seguidores, o a despistarse del que abre la caravana, según sea el caso.

Por otra parte, si todo el mundo tuviera el mapa daría igual que la caravana se disgregara o no, ya que al final todos llegarían al punto de destino.

Algo parecido ocurre en el entorno profesional. Hay personas que guardan celosamente la información para ellos mismos como si el hecho de compartirla fuera a hacerles prescindibles.

Sin embargo, en lugar de destacarse como individuos valiosos poseedores de información clave, lo que hacen es ponerse en evidencia como obstáculos a la eficiencia, al convertirse en cuellos de botella para la toma de muchas decisiones.

Si compartes la información con todos lo que pueden necesitarla, lo más seguro es que tanto tú como el resto del equipo lleguéis antes y en mejores condiciones al punto de destino.

Que seas el único que conoce el camino no beneficia a nadie, ni siquiera a ti, así que asegúrate de que todos tengan el mapa.

Los Problemas son como el Salami

zweite hälfte, cortesía de thomas stein

Una de las ventajas añadidas de usar la metodología GTD es que te permite comprobar que la expresión “divide y vencerás” también funciona con la realidad cotidiana.

Cuando te encuentras frente a un problema tu reacción inicial procede de tu cerebro reptiliano, ese residuo evolutivo que limita nuestras reacciones instintivas a tres: huir, atacar o quedarte quieto.

Lo primero, por tanto, es salir de ahí y redirigir tu actividad cerebral a otra zona más creativa que te ofrezca alternativas algo más útiles. Me refiero al lóbulo prefrontal.

¡Bien!, ya has visto el problema, ahora necesitas ver la solución.

Es posible que a primera vista esa solución te parezca algo muy complicado, puede que casi imposible de conseguir. Lo mismo te sucedería si alguien te dijera que te comieras un salami e intentaras hacerlo de una sola vez. Si lo intentaras seguro que te atragantarías y es probable que murieras asfixiado.

Sin embargo tú sabes que el problema del salami tiene una solución muy fácil: cortarlo en lonchas.

Expresándolo en terminología GTD, “comerte un salami” sería un proyecto que requiere más de una acción para completarse. Lo que tendrías que hacer por tanto es identificar la próxima acción: “cortar una loncha y comértela”. La siguiente próxima acción sería “cortar otra loncha y comérmela” y así, sucesivamente, hasta que no quede ni rastro del salami.

Descomponiendo el proyecto “comerte un salami” en una serie de próximas acciones “cortar una loncha y comérmela” has conseguido no sólo que el proyecto no se te atragante sino incluso disfrutar de él y que te alimente.

De forma parecida puedes conseguir que un problema acabe convirtiéndose en una oportunidad para “alimentarte” aprendiendo y “disfrutar” desarrollando nuevas habilidades.

Así que la próxima vez que tengas que enfrentarte a un problema, afila bien el cuchillo de tu imaginación y disponte a dar buena cuenta de él. A fin de cuentas, es sólo un salami…

GTD: Los 5 Pasos de la Planificación Natural

Chill-out, cortesía de Jensen Chua

Afirma David Allen que nuestro cerebro es el planificador más creativo y brillante del mundo y que, de hecho, las personas somos máquinas de planificar, ya que todo lo que hacemos es fruto de un proceso de planificación.

Aunque parezca aleatorio, para hacer prácticamente cualquier tarea, la mente sigue cinco pasos:

  1. Definir propósitos y principios
  2. Visualizar los resultados
  3. Generar tormenta de ideas
  4. Organizar
  5. Identificar próximas acciones

Voy a utilizar como ejemplo de este modelo la planificación de las vacaciones.

En un determinado momento hay “algo” que te sugiere la idea de planificar tus vacaciones: un folleto que lees, una web que visitas, una conversación con los amigos… Por la razón que sea, decides que quieres irte de vacaciones y conviertes tu intención de hacerlo en tu propósito, momento en el que comienzas el proceso de planificación natural.

Tus principios son los que marcan los límites de tu plan. ¿Cuál es tu idea de vacaciones? ¿Descansar, conocer otras culturas, disfrutar de la naturaleza, de tu familia? Puede que seas consciente o no de esos principios cuando tomas decisiones, pero tanto si lo eres como si no, piensas de acuerdo con ellos y descartarás las opciones que no caigan dentro de esos límites.

Lo siguiente que haces es visualizar los resultados: te ves en la tumbona disfrutando de la brisa marina o tomando fotos espectaculares en un parque natural. Seguramente también imagines las personas que te acompañan y como evolucionan los acontecimientos.

Acto seguido empezarás la tormenta de ideas: ¿dónde ir? ¿con quién? ¿cuándo? ¿cuánto gastar? La tormenta de ideas te permite rellenar el espacio vacío entre donde estás y donde quieres estar.

Tu propósito es el porqué de irte de vacaciones; la visualización de los resultados es en qué consistirán; la tormenta de ideas te ofrece las alternativas sobre cómo hacerlo.

Una vez terminada la tormenta de ideas tienes que empezar a organizarlas, identificando y clasificando los componentes, prioridades y secuencias de acontecimientos, también llamados subproyectos en la metodología GTD.

Ejemplo de componentes serían el lugar de destino elegido, las personas, el transporte. Una prioridad podría ser averiguar si tus amigos estarían interesados en acompañarte o si tu jefe te va a dejar irte de vacaciones en las fechas que has elegido. Por último, ejemplos de secuencias de acontecimientos serían: “hacer los preparativos para el transporte” o “reservar los hoteles”.

Cuando descompones las secuencias en todos los pasos que las componen estás aplicando el enfoque vertical que veíamos la semana pasada. Si por ejemplo hablamos de “reservar los hoteles”, en realidad esto sería un proyecto que requeriría las siguientes acciones: “buscar hoteles que entren en el presupuesto”, “ver si tienen plazas libres”, “llamar por teléfono para reservar” y “enviar señal por transferencia bancaria”.

Llegado a este punto, si realmente estás comprometido con tu proyecto para irte de vacaciones, te centrarías en la próxima acción, por ejemplo “comprar los billetes de avión”.

Estos cinco pasos se dan en todo lo que haces durante el día: 1) tienes el deseo de hacer algo, 2) imaginas los resultados, 3) generas ideas sobre cómo hacerlo, 4) las clasificas y 5) defines la primera acción que convertirá ese deseo en realidad.

Y lo mejor de todo es que lo haces de forma natural, sin pensar demasiado en ello.

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