GTD: Las 3 Formas de Trabajar

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Concierge, Seats for Three Please, cortesía de Maureen Shaughnessy

Cuando estás haciendo cosas, o lo que es lo mismo, cuando estás trabajando, puedes estar dedicando tu tiempo a una de estas tres actividades, que en realidad son formas distintas de trabajar:

1. Hacer un trabajo ya definido

2. Hacer el trabajo a medida que surge

3. Definir el trabajo

Hacer un trabajo ya definido

En la metodología GTD, hacer un trabajo ya definido consiste básicamente en seguir tus listas de próximas acciones, es decir, en ir completando tareas que previamente habías decidido que tenías que hacer. Puede ser cualquier tipo de próxima acción, como por ejemplo hacer una llamada telefónica, tomar notas para preparar una reunión o comprar algo que necesitas.

Hacer el trabajo a medida que surge

Seguro que a menudo te encuentras con cosas que surgen de repente, de manera inesperada, y que te plantean una situación en la que tienes que elegir entre hacerlas o no. Por ejemplo, un compañero se acerca a tu sitio en la oficina y te empieza a hablar sobre algo muy urgente e importante. En ese momento tienes la opción de dejar todo lo que estás haciendo y escucharle, o puedes decirle que estás ocupado y acordar otro momento para hablar.

Cada nuevo día te va a traer sorpresas , cosas no planeadas que aparecen de forma imprevista y a las que en muchos casos tendrás que dedicar al menos un poco de tu tiempo y energía.

Aunque a veces es inevitable, hacer el trabajo a medida que surge te resta perspectiva, así que es importante que no olvides que cuando dices que sí a esas cosas estás diciendo no a otras y que siempre tienes la opción de decir no diciendo sí.

Definir el trabajo

Esto implica procesar tu bandeja de entrada, el e-mail, tus notas sobre reuniones y proyectos y desglosarlo todo en próximas acciones. Mientras estés procesando todo esto, seguro que hay acciones que puedes llevar a cabo de inmediato aplicando la regla de los dos minutos. También podrás tirar muchas cosas y archivar para referencia otras muchas, lo cual es, en cierto modo, otra forma de hacer el trabajo a medida que surge. Sin embargo, una buena parte de la actividad consistirá en identificar las tareas que tienes que hacer en otro momento e ir añadiéndolas a tus listas.

Cuando has terminado de definir tu trabajo, sabes que tus listas de tareas pendientes están completas y podrías comenzar de nuevo con el punto 1. Además, como veíamos el otro día, tu situación, energía y tiempo disponibles seguramente aún te permitan hacer algo más entre tarea y tarea de tu lista, siempre priorizando en función de qué se ajusta mejor a tus metas y te va a dar un mayor retorno.

Entradas relacionadas:

Nacho Muñoz

Miércoles 4 de febrero de 2009 at 20:38 · Responder

Desde que te encontré y conocí la metodología GTD no hago más que reflexionar y pensar en cómo no caer en la multitarea y… no lo consigo fácilmente.

Escribo este comentario a la vez que twitteo, hablo por facebook con una amiga que no veo frecuentemente, tengo Greader abierto con los no leídos para cuando termine el comentario, me parpadeal el messenger porque me habla un socio para tomar pequeñas decisiones de baja importancia en la empresa y, también, pensando al mismo tiempo que así no rindo y debo (DE VERDAD) cambiar mi modo de enfrentarme a las tareas que quiero o tengo que hacer.

Un saludo,
Nacho Muñoz

José Miguel Bolívar

Miércoles 4 de febrero de 2009 at 22:54 · Responder

@Nacho Muñoz: Tengo por ahí un post del consejo de los viernes sobre la multitarea (“Una cosa detrás de otra”) y que te puede interesar.
En cuanto a GTD, lo mejor es leerse el libro, como dice Jeroen, pero en su defecto yo lo voy desgranando paso a paso todos los lunes. Si quieres acceder a todos esos posts de una vez, en orden cronológico inverso, los tienes en la etiqueta “organizate con eficacia”.
JM

Senior Manager

Sábado 7 de febrero de 2009 at 14:55 · Responder

La verdad es que nunca lo había diferenciado de esta manera, y me resulta interesante ver que mi trabajo diario es una conjunción de las “tres sillas” pues me voy sentando en una y otra a medida que va pasando el día… es como un juego al que no prestamos atención pero sucede… ¡¡¡y de que manera!!!
SM

Domingo 8 de febrero de 2009 at 01:08 · Responder

@Senior Manager: Creo que entonces te va a gustar el tercer y último post sobre los distintos modelos que propone David Allen para decidir qué hacer.
JM

Cesar B.

Viernes 21 de enero de 2011 at 11:52 · Responder

En GTD hay una tarea y espacio al que no debemos renunciar, que es el del crecimiento personal como personal, social y profesionalmente. A mi juicio por esta razón los conceptos de GTD deberían revisarse. Aunque crecer puede ser tu objetivo, debe ser siempre un objectivo. O forma parte de tus objectivos o forma parte del GTD.