Post Invitado: Seguimiento de proyectos en la Vida Personal

Business hand writing in agenda Post Invitado: Seguimiento de proyectos en la Vida Personal

El ejercicio de redactar un acta o actualizar un “action item log” después de la finalización de cada una de las fases de nuestros proyectos, o de cada reunión importante con nuestro equipo, nos permite evaluar el cumplimiento de nuestros objetivos iniciales e incorporar sugerencias de los miembros de nuestro equipo que nos permitirán obtener mejores resultados en el futuro.

En mi experiencia personal en un proyecto multinacional en el CERN (el Centro Europeo de Investigación Nuclear, en Ginebra, Suiza) y multidisciplinar (formado en parte por ingenieros y físicos), en las reuniones se designa una persona encargada de tomar notas y de redactar el acta. El acta incluye la lista de personas que participan en la reunión, la agenda con los puntos a tratar y, para cada punto del orden del día, las contribuciones principales de cada presente. El último punto suele incluir los detalles (fecha, hora y lugar) y la lista de tareas que los presentes se comprometen a realizar para la siguiente reunión. Una vez redactada, el acta se envía a los presentes y se aprueba formalmente al principio de la siguiente reunión. El acta permite asegurar que todos los participantes coinciden en su visión del estado del proyecto y ayuda a incorporar lo aprendido en sus fases siguientes.

Está demostrado que el detenerse a reflexionar y documentar en la forma de actas o “action item logs” produce excelentes resultados en la gestión de proyectos en el ámbito laboral. ¿Por qué no utilizar las mismas herramientas en nuestras vidas privadas?

Personalmente, dedico un tiempo cada semana a redactar lo que podríamos llamar “acta semanal personal“. Al igual que en los sistemas de seguimiento de proyectos, los objetivos del acta personal son evaluar el cumplimiento de mis objetivos y reflexionar sobre las posibilidades de mejora en situaciones similares futuras.

Mi momento preferido para escribir es la noche, a menudo en fin de semana, cuando mis niños duermen, el silencio me envuelve y tengo la sensación de tener un tiempo ilimitado delante de mí. Tomo mi bolígrafo favorito y, al igual que con las actas de mis proyectos, empiezo a analizar la agenda de la semana que he pasado a nivel laboral (reuniones de trabajo, conversaciones con compañeros, presentaciones de proyectos) y también a nivel personal (discusiones con mi pareja, aspectos sobre la educación de nuestros hijos, relaciones con amigos).

El hecho de ver las situaciones a una cierta distancia me permite ser objetivo y pone las bases para la mejora en futuras situaciones similares.

En esos momentos de reflexión, soy capaz de discernir que cuando esta tarde regañé a mi hijo, en realidad era porque yo había tenido un mal día en el trabajo y en realidad estaba reaccionando desmesuradamente. El hecho de haber pasado un tiempo al análisis de los motivos que mueven mis acciones me permite ser más consciente de ellos en situaciones similares. La próxima vez, antes de regañar a mi hijo, intento analizar primero los hechos objetivamente.

Otro ejemplo son las discusiones con la pareja. Hay veces en las que cada uno quiere imponer sus deseos. En mi acta semanal personal trato de analizar esas situaciones para ver como se podría haber llegado a situaciones en las que los dos salimos ganando, cuales son los motivos que me llevan a defender mis posturas y también intento hacer un ejercicio de empatía para determinar los motivos de mi pareja a defender las suyas. Soy de los que piensan que si en la vida de pareja no ganamos los dos, en realidad estamos perdiendo los dos.

El acta y los sistemas de seguimiento de proyectos son herramientas fundamentales para la mejora continua que podemos utilizar en nuestros equipos de trabajo pero también en nuestra vida personal.

[Simplificar y centrarse en lo esencial permite obtener mejores resultados haciendo menos. Los artículos del blog “Simplicidad” tratan sobre efectividad, obtención de resultados, motivación, principios aplicables a nuestra vida laboral y nuestra vida personal, que permiten obtener mejores resultados y disfrutar de nuestro tiempo.
Rafael Ballabriga]

5 comments to Post Invitado: Seguimiento de proyectos en la Vida Personal

  • Senior Manager

    Pues nunca había visto las actas como modelos de seguimiento personal…. y me encantó eso de reflejar las discusiones con la pareja de forma de analizarlas y poder buscar soluciones.
    Por lo general asocio las actas con formalismos, pero veo que hay aplicación en la vida cotidiana, con estos ejemplos cada vez me convenzo más y veo al GTD como algo muy útil de aplicar en muchos aspectos importantes de nuestra vida,
    SM

  • José Miguel Bolívar

    @Senior Manager: Me alegro que te haya parecido interesante la propuesta y seguro que Rafael también se alegra.
    JM

  • Antonio José Masiá Gúerrero

    Estimado José Miguel,

    Soy un obseso del seguimiento de las cosas que pasan a diario, probablemente porque el tener esas notas me ha salvado de más de un marrón. Antes de conocer GTD, lo anotaba todo en la agenda (lo que pasaba diariamente y fuera destacable) y en cualquier momento podría consultar lo que paso en un día concreto. Ahora por fin he conseguido aprende para que sirve la agenda. Uso una moleskine semanal de 18 meses. A la izquierda anoto las citas o compromisos codificadas con una R Reunión, VO Visita de obra, etc y a la derecha en la página rayada, anoto las tareas que de hacer en un día concreto o bien información que puedo necesitar en ese mismo momento.

    La recopilación la hago bien, vía mail, vía things en el mac o bien vía una moleskine tradicional donde tomo notas. Parece mentira, he sido una persona excesivamente tecnológica y ahora que he vuelto al papel de forma mixta para implantar GTD y coger hábitos, me encanta. Me ayuda a focalizar las cosas. La duda es que no se como hacer el seguimiento diario. Tengo dudas. No se si usar una agenda diaria moleskine (lo digo por el formato diario) y anotar ahí lo que pasa de importancia en el día, hacer una acta daría, etc. Sobre todo me interesa registrar notas de conversaciones generales (que no se pueden encuadrar en ningún proyecto) que tengo con ciertas personas. Los proyectos los sigo con un Action Item Log.

    ¿Como lo ves?

    • José Miguel Bolívar
      Twitter: jmbolivar

      Hola Antonio. Para hacer seguimiento yo uso un “completed log”, es decir, un registro de tareas completadas. La idea es muy parecida al Action Item Log, en el sentido que no no hago nada de forma proactiva para mantener ese log sino que, en mi herramienta GTD, cada vez que marco una acción como completada, pasa al log con fecha. Esto me permite saber en cualquier momento cuándo hice qué.
      Mi consejo es que experimentes distintas formas, intentando buscar la que menos trabajo adicional suponga. A lo mejor puede ser poner la fecha junto a cada acción completada en la moleskine o tener una moleskine específica a modo de log o diario, una especie de archivo extendido de referencia.
      Ya nos comentarás tus experiencias.

      Un saludo.

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