Admitámoslo. No hay nada más odiado en el mundo laboral que las reuniones. A todos nos sienta mal perder el tiempo en la forma en que habitualmente se pierde en ellas.
Eso no significa que las reuniones en sí supongan una pérdida de tiempo ni que sean algo negativo o a evitar. Una reunión bien planteada y bien conducida puede ser una forma excelente de hacer un montón de cosas en un breve plazo de tiempo.
El secreto es centrarte en lo relevante y no dejar espacio para lo irrelevante. Para ello es importante que sigas estas tres reglas:
* Comienza puntual dejando claro cual es el objetivo, u objetivos, y la duración. Ten también en cuenta que las reuniones suelen eternizarse y, de hecho, la gente ya cuenta con ello, así que no es suficiente con que hayas puesto la hora de finalización en la agenda. Es necesario que al principio de la reunión recuerdes a todo el mundo el tiempo del que se dispone, ya que ello ayudará a no desviarse del tema. Asegúrate de descontar el tiempo perdido cuando vayan a intervenir a la gente que se haya incorporado tarde.
* Mantén la conversación centrada en el tema de discusión. A mucha gente le encanta oírse e irse por las ramas. Cada vez que observes alguno de estos comportamientos, interrúmpelos de inmediato y resume por donde ibais antes de que se cambiara de tema. Ello ayudará a retomar rápidamente la conversación relevante y a evitar pérdidas de tiempo.
Recuerda que tu papel dirigiendo la reunión no es que todos los asistentes puedan dar rienda suelta a su ego sino que se alcancen los objetivos de la misma.
* Pregunta y fomenta la participación sobre el tema que se está discutiendo. Cuando pides a la gente su opinión les animas a centrarse en la discusión y fomentas su creatividad. No seas uno de esos bustos parlantes que convoca reuniones sólo para oírse a sí mismo. Si logras que la gente participe y forme parte de las conclusiones verás como no sólo dejan de odiar las reuniones sino que pasarán a considerarlas una herramienta útil y efectiva.
Si sigues estos consejos seguramente consigas que la gente deje de odiar las reuniones, al menos las que tú organices.
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Lo malo es que todos los convocados saben que las reuniones son una perdida de tiempo (muchas veces) y que se va a usar más espacio de tiempo del necesario, huelga decir que los comentarios y divagaciones fuera de tema estaran ahí. La gente ya está predispuesta para ello y viene con esa mentalidad, es dificil cambiar ese paradigma y sobretodo guiarles como ovejas por el buen camino. Se resienten, a no se que se imponga algun tipo de amonestación o castigo por las divagaciones.
@Bergonzini: Estoy de acuerdo contigo. Hay muchas dinámicas en las empresas que han ido degenerando en círculos viciosos absurdos que no aportan valor a la organización y que a pesar de ello se perpetúan. Creo que el desafío es romperlos y desterrar lo que no aporta valor. Como en todo proceso de cambio, la clave reside en dar visibilidad a los beneficios que produce el cambio.
Muchas gracias por contribuir.
JM
Iba a decir que veía difícil lo de las amonestaciones, pero se me acaba de ocurrir que a la gente que no participe positivamente se le podría excluir de las reuniones. Sé que parece que les hagamos un favor, pero: si cambiamos las dinámicas de las reuniones y las hacemos realmente productivas, nadie querrá que no se cuente con su opinión. Es sólo una idea al aire, a falta de madurarla un poco. Al menos, a mí no me gustaría estar excluído de una reunión estratégica en la que antes hubiera participado.
@dutudu: Creo que ese es el reto. Convertir las reuniones en algo realmente productivo a lo que la gente tenga interés en asistir y participar.
Gracias por participar.
JM
Muy buen artículo! Lástima que habitualmente las reuniones no sean ni rápidas ni se vaya directo a los temas importantes…
@JoTGi: Así es. Por desgracia la mayoría son eternas y muy poco productivas.
Gracias por pasarte y comentar.
JM
Lo peor son esas reuniones que no acaban en nada, y que simplemente es hablar y hablar… a veces también me cansan!
Lo último publicado por Antoni: ¿Cuantas personas hay en el mundo realmente
Nuevo Post: El Consejo de los Viernes: La Gente Odia las Reuniones por Algo http://tinyurl.com/dgojbx
El Consejo de los Viernes: La Gente Odia las Reuniones por Algo (http://tinyurl.com/dgojbx)
Me ha gustado “La gente odia las reuniones por algo” http://www.optimainfinito.com/2009/04/el-consejo-de-los-viernes-la-gente-odia.html
LA GENTE ODIA LAS REUNIONES POR ALGO http://www.optimainfinito.com/2009/04/el-consejo-de-los-viernes-la-gente-odia.html