Organizar es el cuarto de los cinco pasos de la Planificación Natural.
Una vez has terminado de vaciar tu mente de todo lo que has generado durante la lluvia de ideas, verás que poco a poco se van haciendo visibles las relaciones entre los distintos elementos, así como las estructuras que los contienen, en lo que podríamos llamar una especie de organización natural.
Cuando te organizas, estás dando forma a tu plan. Estás decidiendo qué es importante conservar y qué es accesorio. Poco a poco vas perfilando, aclarando, eliminando ruido, aumentando la definición y la nitidez de las acciones que necesitas llevar a cabo para alcanzar tu objetivo.
Organizar consiste sencillamente en identificar los componentes y subcomponentes que tienes, en qué secuencia se deben realizar las acciones y con qué prioridades.
Lógicamente cada proyecto tendrá unas necesidades distintas y por tanto requerirá una estructura y un nivel de detalle específicos. Los pasos clave que debes seguir a la hora de organizarte son los siguientes:
- Identificar las partes significativas
- Distribuir los componentes de acuerdo a la secuencia o secuencias que deban seguir, teniendo en cuenta para ello las prioridades
- Añadir los detalles necesarios según el caso
Al igual que ocurre con la lluvia de ideas, una de las ventajas adicionales de organizar es que tu mente intentará rellenar los espacios vacíos.
Imagina por ejemplo que has identificado tres elementos clave. Cuando los veas distribuidos a lo largo del plan, es muy posible que, gracias al fenómeno de distribución cognitiva, tu mente te sugiera un cuarto o un quinto elemento.
¿Qué debe suceder para lograr el resultado final? ¿En qué orden? ¿Cuál es el elemento más importante para asegurar el éxito del proyecto? Todas estas son preguntas que te ayudan a ser productivo, ya que te obligan a pensar y a definir tu plan.
La separación entre pensar y hacer es una de las claves de la productividad. Por eso pensar es invertir en tu productividad y organizar también.
A fin de cuentas, organizar no es más que eso: pensar y definir el plan.
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Como le gustaba decir a Frank Herbert: Planes en los planes de los planes.
Muy buenos tips que se pueden utilizar a todas las escalas, ya sea en proyectos pequeños o macro proyectos.
Aunque no siempre que vengo por aquí comento, sí siempre aprendo.
Le tengo tanto respeto al libro de Allen que aún no lo he comenzado. Estoy esperando a disponer del tiempo y la atención necesaria para poder consumirlo como se merece. Espero que dentro de no mucho tiempo pueda “organizarme con eficacia” y con una metodología que no sea el simple sentido común aplicado (a veces reconozco que cometo errores y que padezco de cierta ansiedad -que transmito- y quizá por esto no sea más productivo).
Gracias, JM, por tu blog.
@Bergonzini: No conocía la frase de Herbert. Me ha gustado.
@Nacho Muñoz: No le tengas respeto al libro. Te lo vas a tener que leer un par de veces, así que no te preocupes en exceso. Verás además que es básicamente sentido común, aunque mejor estructurado de lo habitual.
Muchas gracias a los dos por enriquecer el post con vuestro comentario.
JM
Nuevo Post: GTD: Organizar es Definir el Plan http://tinyurl.com/cllnhd