En los niveles de Alta Dirección son frecuentes las reuniones de 10-15 minutos mientras que en otros niveles de la organización resulta casi imposible bajar de la media hora.
Esta diferencia se debe a que los altos directivos suelen tener sus agendas tan repletas que en ocasiones la única forma de no demorar una reunión importante varios días es aprovechando alguno de esos huecos de 10 minutos que quedan libres entre un compromiso y otro.
Lo más curioso es que, por increíble que parezca, esas reuniones se producen y habitualmente son enormemente productivas.
El secreto es que todos los participantes son plenamente conscientes de la escasez de tiempo y por tanto saben que o aprovechan las escasas oportunidades de intervención que van a surgir o no lograrán su objetivo.
La consecuencia de esta presión de tiempo es que todo el mundo lleva muy bien preparada la reunión. Todos han pensado detenidamente lo que quieren plantear, sus argumentos positivos y negativos, las posibles reacciones, tanto favorables como adversas, y las preguntas que necesitan ser respondidas.
A veces es imposible alcanzar los objetivos de la reunión en tan poco tiempo pero son muchas más las ocasiones en las que al menos se logra un avance importante.
Te invito a que revises las próximas reuniones que tengas en tu agenda y te plantees el reto de reducir su duración a no más de 10-15′. Imagínate que el motivo es que no tienes forma alguna de conseguir más tiempo y actúa como si así fuera en realidad.
Te sorprenderá lo mucho que se puede conseguir en 10 minutos.
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Qué buen consejo!!! Y…no podrían ser de 5′?
[bien aprovechados...]
El tema del tiempo parece estar muy al servicio del “reloj interior” y es que a veces no se controla el tiempo que lleva uno hablando…jo! de pesadez… Saludos company
Hola JM,
La verdad que dices una gran verdad. Al saber que disponemos de poco tiempo sintetizamos más y vamos al grano. Las personas de esta forma tienen más presión previa y llevan todo preparado y mirado lo que hace que se avance el doble.
Las reuniones duran mucho porque varias de las personas participantes no hacen su trabajo, ni tienen claro que se debe conseguir en esa reunión.
La preparación previa es fundamental en las reuniones y en todo. Se ahorra muchísimo tiempo que podemos emplear en otras cosas más efectivas.
Saludos y buen fin de semana.
Juan
¿Por qué casi todo el mundo identifica las reuniones como un espacio de tiempo “para hablar”? Cuando una reunión se convoca, los convocados deberían recibir el oportuno “orden del día”. En el mismo, los puntos afectan a determinados participantes que -se supone- deben tener claras las acciones o requerimientos que son de su competencia.
Estoy de acuerdo con cumClavis y Juan Mtnez:
a) menos hablar y más sintetizar.
b) preparar, preparar, preparar: los objetivos se marcan tanto para las grandes cuestiones como para las pequeñas.
Saludos.
Excelente aporte José Miguel… una verdad como un puño.
Gran verdad y gran consejo, a ver si me aplico al cuento.
Saludos.
@cumClavis: Yo creo que sí, que de 5′ aún mejor. Pero de momento podemos empezar por 10′ y cuando ya lo dominemos…
@Juan Mtnez.: Tú lo has dicho, la clave está en la preparación. Lo que ocurre es que hay gente a la que le da lo mismo ser productiva o no
@Germán: Como le decía a Juan, la clave está en la preparación. Hay demasiada tendencia a improvisar y eso siempre juega en contra de la productividad.
@Franciso: Espero que te resulte útil.
@José M.: La decisión es tuya. Si crees que puedes ganar algo con ella seguro que decides al menos probar…
Muchas gracias a todos por contribuir al post con vuestros comentarios.
JM
¿Y todo esto no podría generar más estress y callarse cosas porque “total como no va a dar tiempo”?
@Miguel: Todo es posible. Se trata de ser conscientes de que el tiempo es escaso y aprovecharlo al máximo. Evidentemente no todo se puede tratar en 10′ por eficientes que seamos pero hay un buen número de cosas que sí.
Gracias por pasarte y participar.
JM
El consejo que das este viernes es realmente oportuno porque creo que una de las costumbres más arraigadas en estos pagos es precisamente dilatar las reuniones, no acortarlas. Hace muchos años que temo a las reuniones. Si son internas procuro que duren como mucho 20′ que es el máximo que el cerebro humano puede estar concentrado en una misma cosa y si son con clientes procuro que no pasen de los 45′ incluyendo la inevitable charla banal sobre el tiempo, el fútbol y lo mala que está la cosita. He descubierto que esta ventana de tiempo es suficiente para tratar los temas que quiero y además dejar una agradable sensación de que no “he secado” el tiempo de mi cliente… ni el mío.
No sé si lo conocéis, pero existe una página llamada http://www.senderosdeproductividad.com/ en la que se ofrecen buenos consejos.
Enhorabuena por el blog y saludos cordiales.
@Josep: Bienvenido a Optima Infinito. Las reuniones “infinitas” son uno de tantos males de la “incultura empresarial” española.
La experiencia que compartes evidencia que son posibles otras formas de ahcer y que además los clientes lo agradecen.
He leído alguna vez referencias al blog que mencionas. Tendré que echarle un vistazo en detalle.
Muchas gracias por acercarte a conversar.
JM
RT @jmbolivar Especialízate en Reuniones de 10′ http://tinyurl.com/olgh55
RT @jmbolivar Nuevo Post: El Consejo de los Viernes: Especialízate en Reuniones de 10′ http://tinyurl.com/olgh55
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Otro truco más para optimizar las reuniones: El Consejo de los Viernes: Especialízate en Reuniones de 10′ http://bit.ly/i30bl #feedly
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Breve interesante y, cómo no, productivo. El Consejo de los Viernes: Especialízate en Reuniones de 10′ http://bit.ly/i30bl de @jmbolivar