Del mismo modo que debes prepararte para una reunión, debes prepararte también para todas esas “reuniones informales” a las que habitualmente asistes en forma de llamada telefónica, comida de negocios o charla de pasillo tipo “¿tienes cinco minutos?”.
Por eso te recomiendo que antes de descolgar el teléfono, aceptar una invitación para comer o detenerte a charlar en un pasillo, te pares un momento y te plantees y respondas a las siguientes preguntas:
- ¿Qué quiero conseguir con esta conversación?
- ¿Qué necesito de mi interlocutor o interlocutores?
- ¿Qué información quiero compartir con esta persona o personas?
- ¿Qué puedo hacer para aportar valor a esta persona o personas?
Lo siguiente es comenzar la conversación dejando claro lo que esperas de ella. Conviene que tengas a mano un cuaderno o algo donde poder tomar notas. Así, si la otra persona añade algo adicional al tema inicial, podrás anotarlo en tu cuaderno.
Antes de terminar, asegúrate de que has alcanzado los objetivos que te habías planteado y, sobre todo, no te levantes de la mesa ni cuelgues el auricular hasta haber aclarado cuál es el siguiente paso.
La única excepción a estos consejos es cuando el fin de la comida o de la conversación es construir o reforzar la relación con la otra persona, ya que en este caso no tiene sentido compartir tu objetivo de forma explícita. En cualquier caso comprueba que has compartido o aprendido todo lo que querías antes de dar por finalizada la reunión.
Piensa en la cantidad de tiempo que pierdes al teléfono y en todas esas reuniones informales en las que constantemente participas y te darás cuentas de que aplicar estos sencillos consejos puede realmente merecer la pena.
Muy buena esta entrada, ya que esas conversaciones son verdaderos ladrones de tiempo y a veces no somos conscientes de ello.
Buen post. Consiste en tratar las interrupciones como tratarías una reunión formal, lo único que cambia es el formato, pero no la intención ni los recursos (nuestro tiempo).
Está bien recordarlo, no siempre uno piensa en todo esto…
@Mertxe: Creo que todos tendemos a pensar que el tiempo se nos va “en grandes trozos” cuando la verdad es que lo vamos perdiendo “a trocitos” casi en cada momento.
@Daniel Aguayo: Así es. Convertir un gasto de tiempo en una inversión de tiempo.
@JoTGi: Ese es el auténtico reto. No sólo saberlo sino ponerlo en práctica y convertirlo en hábito.
Muchas gracias a los tres por participar en la conversación.
JM
Muy acertada la entrada. Parece mentira que tal como dices, estos consejos tan sencillos tengan tanta repercusión en el resultado de las conversaciones.
Esta misma semana pude comprobar los buenos resultados de este tipo de planificación en 2 o 3 llamadas telefónicas importantes.
@jvarper: Me alegra oír que has podido comprobar la utilidad de los consejos con situaciones reales.
Muchas gracias por contribuir al post.
JM
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El Consejo de los Viernes: Toda Conversación Debería Tener un Fin (http://tinyurl.com/q8jjcc)