Todo GTD en Dos Posts (y II)

365.234 GTD, cortesía de Greg Turner

Veíamos la semana pasada que para ser productivo sin estar estresado lo primero que necesitas es vaciar tu mente.

Esto se consigue fácilmente siguiendo estos 5 pasos:

  1. Recopilar utilizando las herramientas de recopilación adecuadas y cumpliendo los tres sencillos requisitos para recopilar con éxito:
    1. Que todos tus frentes abiertos estén en tu sistema de recopilación y no en tu cabeza
    2. Mantener el menor número posible de bandejas de entrada
    3. Vaciar periódicamente todas tus bandejas de entrada
  2. Procesar todos los elementos que has recopilado en tus bandejas de entrada y que consiste simplemente en convertir esas “cosas” en algo “accionable”, es decir, algo sobre lo que poder llevar a cabo una acción
  3. Organizar los elementos procesados con una de las 8 herramientas de organización en GTD. Como resultado de esta fase de organización tendrás una serie de proyectos y de próximas acciones, parte de las cuales estará en tu lista de próximas acciones y parte en tu agenda. También habrá un buen número de proyectos y acciones que no requieren acción a día de hoy pero que tal vez podrían requerirla algún día.
    Una herramienta útil para resumir los criterios de organización de tus acciones es este diagrama tiempo/compromiso
  4. Con todo ya organizado, el siguiente paso es Evaluar tus próximas acciones, que no es otra cosa que decidir qué hacer. Esta evaluación no debes hacerla sólo después de procesar y organizar tus acciones sino que además debes convertirla en un hábito: la revisión semanal
  5. El último paso es Hacer. En ocasiones tendrás que decidir sobre la marcha siguiendo los 4 criterios para escoger acciones. En otras podrás decidir entre las 3 formas de trabajar y, en ambos casos, es importante que no pierdas de vista las 6 perspectivas para definir tu trabajo

Los proyectos requieren mención aparte.

Dicen Allen que a la hora de planificar un proyecto debemos abordarlo desde un enfoque vertical, es decir, teniendo en cuenta todas las acciones intermedias que son necesarias para completarlo.

La manera más efectiva de lograr esto es aplicando los 5 pasos de la planificación natural, es decir, los cinco pasos que sigue tu mente de forma inconsciente a la hora de hacer casi cualquier tarea.

Por desgracia nos han enseñado a utilizar el modelo de planificación no natural, que nos fuerza a seguir un esquema y una secuencia ordenada que impide a nuestro cerebro rendir a la altura de sus posibilidades. El principal problema de este modelo es que al final nadie planifica porque el esfuerzo de hacerlo no aporta ventaja alguna. El resultado es que con frecuencia te ves obligado a emplear el modelo de planificación reactivo, consistente en “improvisar sobre la marcha en el último momento” y de resultados muy ineficientes, entre otras cosas porque el proceso que sigue es precisamente el contrario al modelo de planificación natural.

Los 5 pasos de la planificación natural son muy sencillos:

  1. Definir los Propósitos, es decir, el porqué, y los Principios de tu proyecto, que deben ser coherentes con tus propios valores
  2. Visualizar los resultados del mismo o, en otras palabras, lo que quieres conseguir con el proyecto
  3. Generar una tormenta de ideas para maximizar el número de opciones disponibles
  4. Organizar todos los elementos de tu plan, es decir, todas esas acciones intermedias que necesitas llevar a cabo para completar tu proyecto y la forma en que se relacionan entre sí
  5. Identificar la próxima acción, es decir, ¿por dónde empiezo?

Evidentemente cada persona tiene unas necesidades distintas y tú debes encontrar la solución que mejor se ajuste a tus necesidades.

Reconocerás que has encontrado tu solución idónea cuando notes que has conseguido quitarte ese proyecto de la cabeza.

Bueno. Ahora ya conoces toda la teoría de GTD. Sólo nos falta ponerlo en práctica y a eso nos vamos a dedicar todos los lunes en los próximos meses aquí, en Óptima Infinito.

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