GTD: Afila Tus Herramientas de Productividad

Tools of the trade, cortesía de tim_d

Tools of the trade, cortesía de tim_d

Si estás realmente comprometido a utilizar GTD, hay una serie de herramientas básicas que necesitas tener antes de empezar.

Comparto con David Allen y otros expertos la recomendación de comenzar a aplicar esta metodología empleando herramientas de tecnología sencilla, preferiblemente basadas en papel, aunque suene poco ecológico.

Más adelante, cuando domines la técnica y hayas adquirido los hábitos necesarios, podrás usar sin problemas cualquier tipo de solución, incluyendo las de más avanzada tecnología.

Para empezar con GTD desde cero necesitas, además de un espacio de productividad, lo siguiente:

  • Bandejas para papel: Las más funcionales son las apilables sin bordes. Serán tus bandejas de entrada y de salida y necesitarás al menos tres:
    • una para bandeja de entrada propiamente dicha
    • otra para cosas que quieres “leer/revisar
    • y otra para material de apoyo para proyectos
  • Papel: Inicialmente usarás hojas de papel para el proceso de recopilación, ya que recopilar, pensar, procesar y organizar todo la primera vez puede ser una tarea intensa y compleja y te interesa por tanto asegurar que las herramientas que empleas sean lo más fáciles posible de usar
  • Post-it y material de papelería: Los Post-it son una herramienta fantástica de recopilación. Yo tengo un taco de Post-it y un lápiz en cada habitación de la casa. Así, cada vez que se me ocurre una idea interesante, me aseguro de no olvidarla. Por otra parte el papel será una herramienta esencial durante esta primera etapa y necesitas disponer de herramientas para gestionarlo: grapadora, clips, algo para borrar. etc.
  • Un generador de etiquetas: Yo utilizo un DYMO letra Tag X desde hace ya tiempo y me parece muy potente y sencillo. Lo necesitarás sobre todo para etiquetar las carpetas para material de referencia y de apoyo para proyectos. David Allen desaconseja utilizar una solución software, ya que el tiempo necesario para crear e imprimir las etiquetas es mucho mayor que con cualquiera de estos dispositivos creados específicamente para ello y al final te dará pereza etiquetar.
  • Archivadores: Por digital que sea tu solución no te librarás de necesitar archivar determinada información. Sí, puedes escanear la información y guardarla en el disco duro, pero tardas mucho más en archivar así que en simplemente dejar una factura, revista o cualquier otro documento en una carpeta del archivador. Para que archivar se convierta en un hábito, tu sistema debe ser tan sencillo como el de una biblioteca o de lo contrario no archivarás. Necesitarás por tanto proveerte de un número considerable de carpetas para tu archivador.
  • Agenda: Seguramente ya tengas una y por ahora puedes aprovecharla para implantar GTD. Más adelante podrás decidir si sigues usándola o necesitas otro tipo de herramienta que se ajuste mejor a tus necesidades.
  • Papelera y papelera de reciclaje: La primera vez a lo mejor necesitas incluso un contenedor 🙂 Ahora en serio, suele ser habitual descartar un buen montón de cosas cuando se empieza a usar GTD. Hay quien encuentra útil disponer también de una papelera de reciclaje donde conservar ciertas cosas una temporada antes de tirarlas definitivamente.
  • Un organizador o gestor de tareas: Mucha gente utiliza erróneamente la agenda como organizador de tareas y si este es tu caso deberás dejar de hacerlo. Por otra parte no puedes almacenar las cosas en tu cabeza, así que necesitas algo fuera de tu mente para gestionar tus recordatorios. Si estás acostumbrado a usar una herramienta en concreto, como las Tasks de GMail o las Tareas de Outlook, puede ser una buena idea seguir usándola. Si no usas ninguna, tal vez lo mejor sea elegir alguna opción de baja tecnologia como por ejemplo tarjetas.

Decidas lo que decidas al final, ten en cuenta que uno de los mejores trucos para aumentar tu productividad personal es utilizar herramientas de organización sencillas, rápidas y que sean, además, entretenidas, sin perder de vista que lo fundamental es que puedas crear listas sobre la marcha y revisarlas tan fácil y regularmente como lo necesites.

El Consejo de los Viernes: Pregunta y Aprende

Después de una reunión o presentación importante es muy recomendable pedir feedback a tus compañeros sobre cómo han ido las cosas.

Es bueno preguntarse cuestiones como “¿hemos alcanzado todos los objetivos que nos habíamos planteado?” o “¿ha quedado claro cuáles son las próximas acciones?”

Otra sana costumbre es preguntar si alguien tiene alguna sugerencia o comentario sobre cosas que se podrían hacer mejor la próxima vez.

Cuando solicitas feedback sueles obtener respuestas sinceras que por lo general  aportan información muy útil y valiosa.

Si resumes todo el feedback recibido y lo distribuyes entre los que te lo han proporcionado, no sólo conseguirás que todos estéis alineados sobre los próximos pasos sino que además favorecerás que éstos se lleven a cabo de una forma más rápida y eficiente.

A la hora de embarcarte en un proyecto de envergadura, planifica por anticipado breves reuniones de recapitulación al final de cada fase del proyecto. Al hacerlo no sólo estás ayudando a asegurar que se van cumpliendo los plazos intermedios sino que permites que lo aprendido se pueda ir incorporando de forma dinámica de cara a las fases restantes.

Con el tiempo estás breves reuniones recapitulatorias se convertirán en algo casi automático y espontáneo que te garantizará estar siempre en sintonía con el resto del equipo, utilizar lo aprendido en futuros proyectos y evitar cometer dos veces los mismos errores.

Desarrollo Personal: El Valor de Educar en la Sabiduría

His Hand, cortesía de Hartwig HKD

En un viaje reciente que tuve que hacer a Glasgow, con pérdida de vuelo de conexión en Londres a la vuelta incluida, aproveché para leer por fin “Liquid Times“, de Zygmunt Bauman, autor al que “tenía ganas” desde que le descubrí en el blog de Uxío Malvido.

Al margen del interés de las conocidas tesis de Bauman sobre la “liquidez” actual (evidentemente no se refiere a la económica), hubo una frase que me impactó al leerla: “unlike knowledge, wisdom does not age” (“a diferencia del conocimiento, la sabiduría no envejece“).

Las nuevas tecnologías han convertido la información en algo fácilmente accesible pero a la vez rápidamente perecedero, ya que queda obsoleta tan pronto aparece una nueva información que la sustituye.

Se ha superado así el viejo paradigma de la información como sinónimo de poder, en tanto que el valor de la mera información estática pasa a ser algo escaso y limitado. La información como acumulación de datos deja paso a la información puesta en valor y dotada de sentido, es decir, al conocimiento.

Ya no importa tanto lo que sabes, sino ser capaz de encontrar lo que necesitas saber y, una vez encontrado, cómo usarlo para generar el cambio que buscas.

En la medida que proviene de ella, el conocimiento comparte con la información su carácter perecedero. La aparición constante de nueva información, y por consiguiente de nuevos conocimientos, hace necesario estar en permanente estado de alerta para no quedarnos obsoletos. Ello, unido a la necesidad creciente de filtrar la información y el conocimiento relevante de lo que no lo es (infoxicación) es una causa importante de estrés en nuestros días. ¿Cómo podríamos reducir esta dependencia y el consiguiente estrés que genera?

Por otra parte, como leo últimamente con cierta frecuencia, estamos preparando a nuestros hijos para un mundo que no sabemos cómo será. Sospechamos que gran parte de la información y del conocimiento que les estamos transmitiendo habrá quedado obsoleto para entonces pero, ¿qué podemos hacer ante esta situación?

Creo que uno de los cambios necesarios en el sistema educativo es relativizar la importancia de los datos, de la información y del conocimiento en general y dar un peso mucho mayor a la sabiduría, incluyendo la necesaria para entender y aprender a gestionar los sentimientos.

Sabemos sin duda que estamos en un tiempo de grandes cambios y que este ritmo de cambio no va a disminuir en un futuro sino, probablemente, todo lo contrario.

Necesitamos por tanto dotar a nuestros hijos de herramientas que les permitan no sólo sobrevivir al cambio, sino adaptarse a él fácilmente y poder aprovechar las oportunidades positivas que dicho cambio pueda ofrecerles.

A diferencia de la información y el conocimiento, que proceden del exterior, la sabiduría, entendida como forma avanzada de sentido común que perdura inmutable a través del tiempo, procede en buena medida del propio individuo y ofrece un sistema de referencia estable desde el que poder afrontar el cambio.

Técnicas actualmente en auge como el coaching se fundamentan precisamente en este principio de que la sabiduría reside en el individuo y triunfan porque efectivamente facilitan el camino para acceder a ella y ser capaces de aprovecharla como recurso.

Si la cultura es nuestro sistema operativo, la sabiduría está llamada a ser una BIOS de próxima generación que nos brinde la autonomía e independencia necesarias para poder prescindir, si así lo deseamos, de dicho sistema operativo.

La gran ventaja que ofrece la sabiduría frente a la Información 1.0 o el Conocimiento 2.0 es que la Sabiduría nunca se queda obsoleta porque no entiende de versiones. 

La sabiduría siempre ha sido, es y será x.0.

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