Cuando tengas una reunión importante a la vista es importante que trabajes de forma sincronizada con el resto de tu equipo para prepararla convenientemente y poder ir al grano.
La forma de hacerlo es tener una reunión preparatoria antes de la reunión final. Durante el resto del post nos referiremos a ellas como “pre-reunión” y “reunión” respectivamente a fin de no confundirlas.
En contra de lo que puede parecer a primera vista, esta pre-reunión no sólo no implica alargar el tiempo total de reunión sino que debería ayudar a reducirlo. Su duración va lógicamente a depender de qué queréis conseguir, pero por lo general debería bastar con diez minutos.
Lo más útil suele ser mantener esta pre-reunión un par de días antes de la reunión, a fin de poder ir “puliendo” el trabajo llevado a cabo en ella antes de que llegue el momento definitivo.
Algunas preguntas que pueden ayudarte a hacer más efectiva la pre-reunión son:
- ¿Qué queremos conseguir con la reunión?
- ¿Cuál es el principal objetivo de los demás asistentes a la reunión? ¿Qué es lo que quieren conseguir ellos?
- ¿Qué debemos hacer o qué debemos preparar cada uno de nosotros antes de la reunión?
Tanto si te estás preparando para una reunión con otro departamento, como si se trata de un cliente potencial o uno que ya lo es, es esencial asegurarse de que todo el equipo esté perfectamente alineado en cuanto a objetivos y estrategias antes de la misma.
Este tipo de pre-reuniones te permiten estar debidamente preparado para la reunión final con una inversión mínima de tiempo y esfuerzo.
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Completamente recomendable prereunirse antes de una reunión. Me ha pasado que en la prereunión nos hemos dado cuenta que no era necesaria la reunión, o que debía posponerse para algo más adelante ya que algunos no tenían (teníamos) los "deberes" hechos.
@Nacho: Sí, esa es una de las ventajas de pre-reunirse. A veces también sucede que te das cuenta de que hay demasiados temas a tratar y que sería preferible tener dos o más reuniones más breves y centradas en aspectos concretos.
Gracias por pasarte y compartir tus experiencias.
JM
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