A la hora de comenzar a implementar GTD es muy recomendable seguir el dicho popular “vísteme despacio, que tengo prisa”.
Como he explicado ya en alguna ocasión, GTD no es una metodología difícil pero requiere seguir con rigor una serie de principios básicos si queremos realmente disfrutar de las ventajas que ofrece.
Por eso es importante que, cuando vayas a empezar a aplicar GTD, te prepares para hacer una inversión importante de tiempo, la cual, en la mayoría de los casos incluyendo el mío, suele ser de un par de días completos, aunque podría extenderse más.
Si no quieres invertir ese tiempo, no todo está perdido. Cualquiera de los pasos que iremos viendo sobre como implantar GTD te resultará útil independientemente del tiempo que quieras dedicarle. No tienes por qué invertir dos días completos para beneficiarte de estas técnicas y principios: empezarás a ver las ventajas de aplicarlas de forma casi inmediata.
De todos modos te recomiendo muy en serio que hagas el esfuerzo por dedicar esos dos días. Ahora que se aproxima la época vacacional por excelencia es un muy buen momento. Yo implanté GTD durante unas vacaciones de verano, no sólo porque me hubiera resultado muy difícil disponer de dos días completos en cualquier otro momento sino porque el estado mental también es distinto en vacaciones.
¿Cómo es posible que haga falta tanto tiempo para algo que aparentemente es sencillo? El motivo es que, a no ser que estés usando ya algún método de organización, lo normal es que esté todo por hacer.
En estas circunstancias, la fase de recopilación puede durar fácilmente unas seis horas o más. Ello implica además que al final de esta fase te encontrarás con un montón de elementos recopilados que a su vez tendrás que procesar y organizar para posteriormente poder evaluar qué hacer, lo que bien te puede suponer otras ocho horas adicionales.
Este tipo de tareas se debe hacer, en la medida de lo posible, con el menor número de interrupciones. Por eso es aconsejable asegurarnos de que no nos molesten durante este tiempo. Intenta aislarte físicamente, apaga el móvil, el ordenador y cualquier otra cosa que pueda distraerte.
Es preferible además que trabajes en ello por la mañana, ya que al final del día disminuye significativamente la capacidad de trabajo y es más fácil bloquearse. Lo que sí puedes dejar para el final del día son actividades que no requieren pensar, tales como archivar documentos, procesar facturas o hacer búsquedas en Internet.
Recopilar y procesar un número elevado de frentes abiertos requiere una gran dosis de energía mental, sobre todo cuando muchos de estos frentes pueden llevar tiempo “abiertos”, “bloqueados” o “pendientes de decisión”. Si no inviertes el tiempo necesario de una vez, las interrupciones y el tener que tomar y dejar las cosas varias veces pueden hacer fácilmente que al final dupliques el tiempo total invertido, obteniendo además un menor beneficio.
La ventaja de hacerlo todo “de una tirada” es que sentirás una gran sensación de control y la satisfacción de haber cumplido con tu misión, lo que sin duda te ayudará a mantener el sistema al día durante las primeras semanas hasta que lo hayas convertido en hábito.
Basándome en mi experiencia personal, GTD puede suponer incrementar tu productividad de un 30% a un 40%. Imagínate ahora todo lo que podrías hacer con ese tiempo adicional… Sin embargo no es realista pretender pasar de donde estás ahora a esos niveles de productividad en sólo un par de horas. Dominar GTD requiere tiempo y constancia. En resumen, si quieres tiempo, invierte tiempo.
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