Vacaciones

The City of Sunsets, cortesía de Josh Bozarth

The City of Sunsets, cortesía de Josh Bozarth

Una vez más ha llegado el momento de hacer un paréntesis en el día a día de Optima Infinito.

El verano, con sus días más largos, mejor tiempo y los peques en casa, rompe la rutina del curso escolar y obliga a restablecer agendas y prioridades, haciendo en ocasiones que escribir en el blog deje de ser un hobby y se convierta más en una obligación.

Por otra parte, también es necesario afilar el hacha de vez en cuando y esa es una de las cosas que quiero hacer durante este descanso bloguero. En realidad no voy a dejar de escribir sino de publicar. Afortunadamente mi jardín de ideas no ha estado nunca más frondoso, lo cual está muy bien pero va haciendo necesaria una poda en condiciones…

En resumen, tiempo para pensar sobre el futuro de Optima Infinito, leer y preparar nuevo material… Quién sabe si incluso llevar a cabo pequeñas, o no tan pequeñas, modificaciones en el blog y, sobre todo, recargar las pilas para retomar el nuevo curso lleno de ilusión.

Si no has seguido Optima Infinito desde sus comienzos quizás te interese aprovechar este descanso para ponerte al día. No olvides que en la nube de etiquetas puedes acceder de forma rápida y sencilla a todos los posts publicados hasta la fecha.

Así, todo lo referente a “Organízate con Eficacia”, el libro de David Allen sobre GTD, está disponible precisamente bajo la categoría “organizate con eficacia“. Los consejos de los viernes puedes encontrarlos bajo las categorías “ir al grano” o “consejo de los viernes“. Y si te interesan más los artículos de Recursos Humanos, puedes localizarlos en la etiqueta o en la categoría “Recursos Humanos” respectivamente.

El verano es una época ideal para comenzar a aplicar GTD. Si aún no lo estás disfrutando y te decides a hacerlo, puedes echar un vistazo al artículo que escribí recientemente para ePenteo y hacerte una idea. También te recomiendo que no dejes de visitar los blogs de referencia, cada uno con su estilo propio, sobre GTD y productividad en español:

También te propongo que te des una vuelta por mi mini-blog, si es que aún no lo conoces, y aprovecho para recordarte que ya puedes votarme para los Premios 20 Blogs. Si quieres puedes hacerlo aquí.

Si tú también vas a poder tomarte unas vacaciones te deseo que las disfrutes al máximo y si no es así, ten paciencia, que ya te llegará el momento.

Un abrazo y nos leemos de nuevo aquí el miércoles 2 de septiembre de 2009.

Hasta entonces puedes encontrarme en Twitter.

JM

GTD: 10 Consejos para un Archivo Perfecto

filing, cortesía de robin dennis

Veíamos la semana pasada que un sistema de archivo de consulta general optimizado debe permitirte archivar cualquier cosa en menos de 1 minuto.

David Allen ofrece estos 10 consejos que te pueden ayudar a conseguirlo:

  1. Tenlo al alcance de la mano: Archivar debe ser algo instantáneo y sencillo. Si cada vez que debes archivar algo tienes que levantarte, lo normal es que acabes no haciéndolo
  2. Clasifícalo alfabéticamente: Mucha gente intenta clasificarlo por proyectos o por áreas, lo cual multiplica la probabilidad de no encontrar algo cuando no recuerdas dónde lo archivaste. En un sistema alfabetizado al final todo se archiva por tema, proyecto, persona o empresa, así que sólo tendrás que mirar en tres o cuatro sitios como mucho si no recuerdas por qué criterio lo archivaste
  3. Ten siempre muchas carpetas disponibles: Siguiendo el principio general de convertir el archivar en una tarea lo más rápida y sencilla posible, a la hora de procesar es fundamental tener a mano un buen número de carpetas disponibles, sean estas nuevas o recicladas
  4. Mantén los archivadores por debajo de tres cuartos de su capacidad: El riesgo derivado de no hacerlo es doble ya que, por una parte, al verlos llenos te resistirás a archivar más cosas y terminarás amontonándolas y, por otra, si están demasiado llenos, la búsqueda de cualquier documento será mucho más difícil y te llevará más tiempo. Para mantener los archivadores por debajo del límite recomendado debes purgarlo periódicamente. Si aún así ves que te resulta difícil mantenerlo bajo control, considera mover documentos con poca probabilidad de ser consultados (proyectos ya cerrados, ex-clientes, facturas…) a otro archivador más alejado de tu espacio de trabajo.
    En cualquier caso, lo que debes tener siempre en cuenta es que si merece la pena guardar algo lo mejor es hacerlo de manera que sea fácilmente accesible o, de lo contrario, ¿para qué guardarlo?
  5. Etiqueta tus carpetas con un generador de etiquetas automático: Las etiquetas con letra impresa son muy fáciles de identificar y, según David Allen, hacen que la relación con tus archivos sea distinta sin saber muy bien por qué. Ya comenté en un post anterior que yo utilizo un DYMO Letra Tag X desde hace años y que estoy muy contento con el. Para sacarle el máximo partido es muy importante que lo tengas siempre a mano y no lo compartas
  6. No escatimes en calidad: Hay diferencias de precio muy importantes entre un archivador de primera calidad y uno que no lo es. También la hay unos meses más tarde entre la suavidad y el silencio con que siguen deslizándose los cajones del primero y los constantes atascos y chirridos del segundo. Si estás decidido a implantar GTD tendrás que archivar cosas a diario en tu archivo de consulta general, así que es mejor que hagas una inversión inteligente y te compres un buen archivador
  7. Si puedes, deshazte de los archivadores colgantes: Este tipo de archivadores son en teoría mucho menos efectivos por ser menos flexibles y más formales que otros tipos de archivo. Yo sí uso archivadores colgantes y no tengo mayor problema con ellos, pero no quería dejar de compartir contigo este consejo del propio David Allen
  8. Si no puedes, haz lo siguiente con tus archivadores colgantes:
    a) Etiqueta las carpetas, no los colgadores
    . Así podrás llevártelas en un momento dado sin tener que acarrear con el colgador. Puede ser también útil etiquetar adicionalmente el primer colgador de cada letra a modo de separador
    b) Utiliza sólo una carpeta por colgador. De este modo no tendrás que reubicar de nuevo todas las carpetas por orden alfabético cada vez que se te llene un archivador
    c) Dispón de un buen número de colgadores vacíos y de carpetas disponibles
    para poder etiquetarlas y archivar lo que necesites al momento
  9. Depura tus archivos al menos una vez al año. De este modo no sólo evitarás que tu archivo acabe convirtiéndose en un “agujero negro” sino que también podrás permitirte “el lujo” de archivar cosas “por si acaso”, ya que sabes que unos meses más tarde vas a revisarlo y tirarás todo lo que no tenga sentido conservar. David Allen sugiere aprovechar los tiempos muertos que ofrecen por ejemplo las esperas al teléfono para ir depurándolo poco a poco pero, además, aconseja hacer una “limpieza a fondo” al menos una vez al año e idealmente en una fecha determinada, como puede ser al hacer la declaración de la renta o a final de año
  10. Úsalo. De nada sirven los otros nueve consejos si no usas tu archivo constantemente. Si ves que te sigue costando trabajo archivar revisa de nuevo los puntos anteriores e intenta ver dónde podrías mejorar a fin de hacer la tarea de archivar algo casi automático que no te suponga pereza alguna

Que usted lo archive bien…

El Consejo de los Viernes: Conoce tus Debilidades pero Invierte en tus Fortalezas

Mucha gente se centra en sus debilidades intentando mejorarlas, probablemente porque este ha sido hasta hace relativamente poco el paradigma imperante.

Sin embargo, los estudios más recientes han puesto de manifiesto que pretender pasar de un estado deficitario a un estado de excelencia en una determinada competencia es prácticamente imposible en la práctica, además de suponer una inversión ingente de tiempo y esfuerzo.

Por eso, aunque es importante conocer tus puntos débiles, invertir en mejorarlos te proporcionará resultados bastante limitados.

Por el contrario, si inviertes ese mismo tiempo en mejorar aún más en las áreas que ya se te dan bien, seguro que los resultados que obtienes son mucho más positivos.

Si por ejemplo eres realmente bueno con los números, intenta aprender aún más y convertirte en un experto en ese área. Aunque necesitarás seguir siendo capaz de escribir con un mínimo nivel de corrección gramatical y ortográfica, no tiene sentido que inviertas tiempo y esfuerzo en ser un gran escritor.

La clave es: si inviertes en tus habilidades naturales, conseguirás mejores resultados y con más rapidez y facilidad.

Una ventaja adicional de invertir en tus fortalezas es que, por lo general, son también tus pasiones, lo que realmente te motiva y con lo que realmente disfrutas. Centrarte en lo que te apasiona te ayudará a superar con más facilidad los problemas que te vayan surgiendo y a mantener tu motivación cuando las cosas se pongan difíciles.

Y lo mejor de todo, seguir aprendiendo y desarrollando tus fortalezas te resultará mucho más divertido que intentar hacer lo mismo con tus debilidades.

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