GTD: 10 Consejos para un Archivo Perfecto

filing, cortesía de robin dennis

Veíamos la semana pasada que un sistema de archivo de consulta general optimizado debe permitirte archivar cualquier cosa en menos de 1 minuto.

David Allen ofrece estos 10 consejos que te pueden ayudar a conseguirlo:

  1. Tenlo al alcance de la mano: Archivar debe ser algo instantáneo y sencillo. Si cada vez que debes archivar algo tienes que levantarte, lo normal es que acabes no haciéndolo
  2. Clasifícalo alfabéticamente: Mucha gente intenta clasificarlo por proyectos o por áreas, lo cual multiplica la probabilidad de no encontrar algo cuando no recuerdas dónde lo archivaste. En un sistema alfabetizado al final todo se archiva por tema, proyecto, persona o empresa, así que sólo tendrás que mirar en tres o cuatro sitios como mucho si no recuerdas por qué criterio lo archivaste
  3. Ten siempre muchas carpetas disponibles: Siguiendo el principio general de convertir el archivar en una tarea lo más rápida y sencilla posible, a la hora de procesar es fundamental tener a mano un buen número de carpetas disponibles, sean estas nuevas o recicladas
  4. Mantén los archivadores por debajo de tres cuartos de su capacidad: El riesgo derivado de no hacerlo es doble ya que, por una parte, al verlos llenos te resistirás a archivar más cosas y terminarás amontonándolas y, por otra, si están demasiado llenos, la búsqueda de cualquier documento será mucho más difícil y te llevará más tiempo. Para mantener los archivadores por debajo del límite recomendado debes purgarlo periódicamente. Si aún así ves que te resulta difícil mantenerlo bajo control, considera mover documentos con poca probabilidad de ser consultados (proyectos ya cerrados, ex-clientes, facturas…) a otro archivador más alejado de tu espacio de trabajo.
    En cualquier caso, lo que debes tener siempre en cuenta es que si merece la pena guardar algo lo mejor es hacerlo de manera que sea fácilmente accesible o, de lo contrario, ¿para qué guardarlo?
  5. Etiqueta tus carpetas con un generador de etiquetas automático: Las etiquetas con letra impresa son muy fáciles de identificar y, según David Allen, hacen que la relación con tus archivos sea distinta sin saber muy bien por qué. Ya comenté en un post anterior que yo utilizo un DYMO Letra Tag X desde hace años y que estoy muy contento con el. Para sacarle el máximo partido es muy importante que lo tengas siempre a mano y no lo compartas
  6. No escatimes en calidad: Hay diferencias de precio muy importantes entre un archivador de primera calidad y uno que no lo es. También la hay unos meses más tarde entre la suavidad y el silencio con que siguen deslizándose los cajones del primero y los constantes atascos y chirridos del segundo. Si estás decidido a implantar GTD tendrás que archivar cosas a diario en tu archivo de consulta general, así que es mejor que hagas una inversión inteligente y te compres un buen archivador
  7. Si puedes, deshazte de los archivadores colgantes: Este tipo de archivadores son en teoría mucho menos efectivos por ser menos flexibles y más formales que otros tipos de archivo. Yo sí uso archivadores colgantes y no tengo mayor problema con ellos, pero no quería dejar de compartir contigo este consejo del propio David Allen
  8. Si no puedes, haz lo siguiente con tus archivadores colgantes:
    a) Etiqueta las carpetas, no los colgadores
    . Así podrás llevártelas en un momento dado sin tener que acarrear con el colgador. Puede ser también útil etiquetar adicionalmente el primer colgador de cada letra a modo de separador
    b) Utiliza sólo una carpeta por colgador. De este modo no tendrás que reubicar de nuevo todas las carpetas por orden alfabético cada vez que se te llene un archivador
    c) Dispón de un buen número de colgadores vacíos y de carpetas disponibles
    para poder etiquetarlas y archivar lo que necesites al momento
  9. Depura tus archivos al menos una vez al año. De este modo no sólo evitarás que tu archivo acabe convirtiéndose en un “agujero negro” sino que también podrás permitirte “el lujo” de archivar cosas “por si acaso”, ya que sabes que unos meses más tarde vas a revisarlo y tirarás todo lo que no tenga sentido conservar. David Allen sugiere aprovechar los tiempos muertos que ofrecen por ejemplo las esperas al teléfono para ir depurándolo poco a poco pero, además, aconseja hacer una “limpieza a fondo” al menos una vez al año e idealmente en una fecha determinada, como puede ser al hacer la declaración de la renta o a final de año
  10. Úsalo. De nada sirven los otros nueve consejos si no usas tu archivo constantemente. Si ves que te sigue costando trabajo archivar revisa de nuevo los puntos anteriores e intenta ver dónde podrías mejorar a fin de hacer la tarea de archivar algo casi automático que no te suponga pereza alguna

Que usted lo archive bien…

28 comments to GTD: 10 Consejos para un Archivo Perfecto

  • Senior Manager

    Para los que trabajamos por cuenta ajena, se nos hace difícil adaptar los consejos relacionados al tipo de archivo, archivador, etiquetas, carpetas, etc… Por ser potestad de la empresa la uniformidad en materia de archivo. En cualquier caso, ya me gustaría poder seguir todos los consejos, pues destacan lo básico y la sencillez por encima del tedio que significa archivar y mantener un archivo al día.
    SM

  • José Miguel Bolívar

    @Senior: Ese es uno de los objetivos: que archivar deje de ser algo tedioso. Aunque no sea sencillo, creo que siempre puedes tener una cierta libertad en la forma en que gestionas tu archivo personal, incluso en la empresa…

    Muchas gracias por pasarte y compartir tu punto de vista.

    JM

  • Walter

    No tengo ahora la fuente de donde saque estos consejos referidos al archivar de manera efectiva, pero los comento, pues cuando los leí me parecieron una buena guía, en especial para el momento de depurar

    La pregunta general a hacerse es: Tiene valor que yo tenga archivado este elemento en relación al costo de tiempo que me supone almacenarlo, organizarlo y recuperarlo, en caso que vuelva a necesitarlo

    1. Necesito archivarlo (Se guardan muchas cosas por hábito o sin pensar. Salvo por cuestiones legales, no tiene sentido)
    2. Lo uso regularmente
    3. Cuan difícil es reemplazarlo
    4. Cuan importante es
    5. Esta desactualizado

    Hacerme estas preguntas me ha ayudado a purgar material, y a desafiar cierto hábito mio "conservacionista"
    Abrazo
    Walter Scolz

  • José Miguel Bolívar

    @Walter: Muy buenos consejos! Gracias por pasarte por aquí y compartirlos.

    Abrazo,

    JM

  • Buscar Empleo

    El punto diez es fundamental: utilizarlo. Hace tiempo trabajé en una empresa que tenía un fondo documental gigantesco, lo curioso es que cada poco tiempo había que hacer nuevo hueco y la persona que se encargaba de ello ¡cambiaba todo de sitio! Para encontrar un documento tenías que preguntarle y te miraba con cara rara.

    Más bien tuve la sensación de que hacían una especie de museo de AZ's. Había documentos y facturas del año 1974.

  • José Miguel Bolívar

    @BuscarEmpleo: Utilizarlo y mantenerlo al día. Si al final cuando vas a buscar algo cuesta encontrarlo porque la información está obsoleta o no se encuentra, no hay incentivo para archivar, no?

    Muchas gracias por pasarte y contribuir.

    JM

  • Mig

    Hola! Excelentes consejos… muchas variaciones de los mismos se podrían aplicar para almacenar archivos en el PC. 🙂

  • José Miguel Bolívar

    @Mig: ¡Buena idea! Creo que efectivamente estos consejos se pueden aplicar perfectamente a archivos electrónicos. La ventaja en este caso es que hay más opciones. Por ejemplo puedes usar etiquetas (tags) para archivar las cosas en más de un sitio…

    Gracias por compartir tu propuesta.

    JM

  • Buenas!
    Hace poco que sigo tu blog, y me ha parecido muy interesante lo del GTD, así que compré el libro de David Allen, ya que pocas personas son tan desordenadas como yo y quiero cambiarlo.
    El tema está es que el orden solo lo quiero para casa, en el trabajo no tengo problema(no tengo un despacho que organizar), pero en casa si que tengo un desorden de papeleos de bancos, facturas, nóminas, instrucciones, papeles sueltos, notas…
    He seguido lo del libro y veo que también lo comentas en está entrada, es lo de los archivadores colgantes que no aconseja en el libro, ¿me podrias indicar como son? ya que he de comprar un archivador, mejor comprar el adecuado que tampoco se a cuales se refiere en el libro ¿me lo podrías indicar?.
    Está claro que si necesito ordenar mi habitación lo primero será comprar un archivador, ahora entiendo pq está tan desordenado 🙂

    Gracias! y espero que puedas ayudarme!
    .-= Lo último en el blog de Taco ..Sincronizar los marcadores en todos tus ordenadores con Xmarks =-.

    • José Miguel Bolívar
      Twitter: jmbolivar

      Pues a lo mejor te desilusiona un poco mi respuesta pero el archivador que recomienda David Allen no son más que carpetas de esas “gordas” con un par de anillas y tapa dura. En cuanto a la forma de archivar, el consejo es hacerlo alfabéticamente. El gran inconveniente de este sistema de archivo es que ocupa mucho espacio. Se puede resolver parcialmente minimizando lo que archivas, haciendo revisiones frecuentes del material archivado y tirando con generosidad todo lo que no es indispensable

  • Pues si que me ha desilusionado, la verdad que no me parecen muy cómodos, si los organizas alfabéticamente puede ser bastante engorroso tener que buscar algo, ya que has de abrir muchas carpetas para encontrar lo que quieres y no es el método más rápido.

    Bueno muchas gracias por responder. Saludos!
    .-= Lo último en el blog de Taco ..Sincronizar los marcadores en todos tus ordenadores con Xmarks =-.

  • Yoriento
    Twitter: yoriento

    Muy buen decálogo, JM. En mi caso, la primera idea, tener los archivos REALMENTE al alcance de la mano, es lo que ha generado una mejora importante en mi forma diaria de gestionar. 🙂
    .-= Lo último en el blog de Yoriento ..¿Tienen el coaching y la consultoría una actitud suficientemente científica? (673) =-.

  • Llevo varias semanas iniciándome en el GTD y me surge una duda en cuanto al tema del archivo. Nosotros en la oficina trabajamos con proyectos de construcción. Actualmente tenemos unos archivadores en los que guardamos información de los clientes, presupuesto, visitas d eobra, etc. ¿Como casa esto con el sistema GTD?. Hemos de cambiar el sistema de archivo a modo alfabético?. Cuando un proyecto termina, ya no necesito más la documentación, es decir, lo archivamos de forma definitiva.

    • José Miguel Bolívar
      Twitter: jmbolivar

      Mientras el proyecto está activo, todo el material relacionado debe guardarse en la carpeta [o carpetas] del proyecto, fuera del archivo. Una vez completado el proyecto es cuando se archiva. La recomendación de David Allen es en general para archivos que contienen datos sobre temas muy dispares pero, si sólo archivas proyectos de clientes en ese archivo, puedes hacerlo por cliente, por fecha o por cualquier otro criterio que sea eficaz de cara a recuperar la información si fuera necesario.

  • Estimado José Miguel, yo había entendido el tema de la siguiente forma. Según Alen, si se tarda en archivar algo más de dos minutos, el sistema esta fallando. Lo que pensaba hacer es lo siguiente:

    1. Montar un archivo de referencia de trabajo ordenado de forma alfabética. En el archivo cualquier cosa referente al estudio, faxes enviados, recibidos, etc.
    2. Los proyectos en curso los almaceno dentro de ese archivo de forma que esten accesibles de forma rápida y cuando esten liquidados, los saco y los meto en otro archivo definitivo, el cual he de conservar mínimo 10 años por el tema de la responsabilidad. todo convive junto y así tardo menos en localizar los documentos. Te pongo un ejemplo:

    Estamos construyendo 32 viviendas que se llaman VISTA AZUL. La estructura de dicho proyecto es más o menos la siguiente:
    TRÁMITES Y LICENCIAS
    C.O.A.A.A.T.C.
    VISITAS DE OBRA
    ACTAS Y REUNIONES
    COTROL DE CALIDAD
    FINAL DE OBRA

    Entonces en la letra V, introduciría 6 carpetas etiquetadas de la siguiente forma:

    V VISTA AZUL I FASE
    TRÁMITES Y LICENCIAS

    V VISTA AZUL I FASE
    C.O.A.A.A.T.C.

    V VISTA AZUL I FASE
    VISITAS DE OBRA

    V VISTA AZUL I FASE

    V VISTA AZUL I FASE
    ACTAS Y REUNIONES

    V VISTA AZUL I FASE
    COTROL DE CALIDAD

    V VISTA AZUL I FASE
    FINAL DE OBRA

    Una vez que el expediente o el proyecto termina, saco las carpetas y las archivo en un lugar definitivo para que no me estorben en el día a día.

    Esto por supuesto, sería independiente del archivo de seguimiento diario.

    ¿Como lo ves?

    • José Miguel Bolívar
      Twitter: jmbolivar

      Hola Antonio,

      Al archivo, en el sentido al que se refiere David Allen, sólo van “cosas muertas” que “podrías” tener que consultar [o no] en un momento dado. El material de apoyo para proyectos abiertos no es, por definición, algo muerto y, por tanto, se debe manejar aparte [por ejemplo en un archivo “vivo” dedicado exclusivamente a material de referencia de proyectos activos].
      En cuanto a lo que me propones, en GTD cada una de las 32 viviendas sería un sub-proyecto en sí mismo. A lo mejor tiene sentido que te plantees una carpeta “general” con cosas que afectan a toda la promoción y luego una por vivienda.
      De todos modos, si quieres que comentemos la conversación, te sugiero que lo hagamos por e-mail para no aburrir al resto de lectores. Me puedes escribir a jmbolivar[arroba]optimainfinito.com
      Un saludo,

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