Productividad: Organiza tu Twitter con Eficacia

Hablando con varios “tuiteros” en el último Eats&Twitts surgió el tema de cómo era posible seguir a un número elevado de personas sin dedicar un número considerable de horas a gestionar Twitter.

Comentando el tema con @pazgarde, mi tuitera favorita, me he animado a escribir esta entrada para compartir contigo y los demás lectores de Optima Infinito la forma en que gestiono mi Twitter, tal y como hice en su día con los feeds en cómo organizar tus feeds con eficacia.

Yo no te voy a decir para qué debes usar o dejar de usar Twitter, ni si lo debes usar mucho o poco. Úsalo lo que quieras y para lo que quieras, pero hazlo con eficacia para evitar que acabe con tu productividad, ya que Twitter es una herramienta de comunicación extremadamente potente pero puede convertirse en un vicio y en un peligroso ladrón de tiempo.

Al igual que veíamos en “cómo organizar tus feeds con eficacia“, lo importante no es a cuánta gente sigues sino cómo procesas los twitts. Y si quieres procesar tus twitts con eficacia, lo primero que debes hacer es categorizarlos.

Aunque la productividad no es la herramienta, en este caso la herramienta sí que es un elemento muy importante. Yo he probado muchas, tanto basadas en web (Tweetvisor, TwitIQ.com, Seesmic Web o hootsuite) como en aplicación (Mixero, DestroyTwitter o Seesmic Desktop) y al final me he quedado con TweetDeck, aunque casi todas las anteriores tienen las características que necesitas para gestionar tu Twitter con eficacia.

Yo tengo 6 columnas en TweetDeck, además de la de Facebook, que son, de izquierda a derecha:

  • All Friends“, donde están los twitts de todos mis following
  • Mentions“, donde aparecen las menciones a @jmbolivar
  • Direct Messages“, donde aparecen los mensajes directos que me envían
  • Best Friends“: En esta columna están todos los followings con los que hay interacción real. ¿Qué significa esto? Bueno, yo por norma sigo a todos los que me siguen. Las razones son muchas y darían para una entrada completa pero no creo que ahora venga al caso. Hay gente de la que me sigue que no intercambia nunca un twitt conmigo y, si lo que leo suyo no me interesa, yo tampoco lo intercambio con él/ella. ¿Que por qué siguen ahí? Porque esta situación puede cambiar, y de hecho lo hace, en cuaquier momento. Y tan pronto alguien comienza a interaccionar conmigo de forma habitual pasa a formar parte de esta columna “Best Friends”
  • Closest Friends“: Aquí están los que son más que followings. Los familiares y buenos amigos. Si no tengo apenas tiempo para leer twitts me limito a esta columna
  • Search“: Es la columa que me permite descubrir otros tuiteros que hablan de lo mismo: gtd, productividad, coaching… También me sirve para detectar menciones que no usan @jmbolivar pero que hablan de mí o de Optima Infinito y poder responderlas

Una vez explicada la utilidad y el sentido de utilizar varias columnas para categorizar tus twitts, veamos como procesarlos.

Lo primero que debes tener en cuenta es que Twitter no es un blog, aunque lo llamen microblogging. No tiene por tanto mucho sentido, al menos en mi opinión, que cuando te conectes intentes ponerte al día con todos los twitts atrasados de tus following.

Imagínate que entras en el bar de tu barrio, o en Cheers, e intentas ponerte al día sobre todas las conversaciones de toda la gente que conoces. Un tanto estresante, ¿verdad? Lo que habitualmente haces es incorporarte a la discusión, escuchar unos minutos, quizás hacer un par de preguntas y luego participar en la conversación.

Pues en Twitter debería ser lo mismo. Cuando yo me conecto, proceso mis twitts siguiendo siempre la misma secuencia:

  1. Respondo a todos los directos y menciones
  2. Leo y participo en la columna “Closest Friends
  3. Dependiendo del tiempo disponible, leo los últimos 5 a 30 minutos de la columna “Best Friends“, según haya muchos o pocos twitts en ese rango de tiempo, y luego participo en la conversación durante el tiempo que me queda disponible
  4. La columna “All Friends” la leo sólo cuando tengo tiempo extra, por ejemplo cuando me toca esperar en una cola donde hay mucho ruido para hablar por teléfono
  5. Una o dos veces al día compruebo la columna Search para ver qué se comenta sobre los temas que más me interesan y, llegado el caso, seguir a gente nueva que parezca interesante

Por lo general prefiero conectarme varias veces al día aunque sea sólo unos minutos, un poco más la primera vez por la mañana. Suelo aprovechar las pausas para café o cuando dejo una actividad y voy a comenzar otra. Me sirve de evasión y habitualmente me aporta algo, sea una sonrisa o un enlace interesante.

Creo que lo importante con Twitter es tener claro el tiempo que le dedicas y hacerlo porque así lo has decidido y no porque te has dejado llevar. Este consejo no aplica sólo a Twitter, sino a también a las redes sociales. Si te interesa saber más sobre cómo ser productivo en tus redes sociales, te recomiendo esta entrada de Berto Pena.

Hay muchas formas de evitar que Twitter se convierta en un ladrón de tiempo: limitar estrictamente las horas de uso, restringir el número de following… Yo he compartido contigo la mía porque creo que con ella aprovecho casi todo lo que Twitter me ofrece dedicando una cantidad total de tiempo muy razonable (para mí). Tanto si a ti también te resulta útil como si conoces alguna forma mejor o alternativa, me encantará que lo compartas con nosotros en un comentario.

GTD: Procesar es Vaciar el Cesto

Una vez terminada la fase de recopilación, tu trabajo ahora es llegar al fondo del cesto.

Vaciar el cesto no significa llevar a cabo todas las acciones y proyectos que has ido recopilando sino identificar cada una de las cosas que has ido echando al cesto, decidir qué es exactamente y qué vas a hacer con ella.

Cuando hayas terminado de Procesar tu cesto, habrás:

  1. Eliminado lo que no necesitas
  2. Completado todas las acciones que requieran menos de 2 minutos
  3. Delegado las tareas que se puedan delegar
  4. Establecido una serie de recordatorios para las acciones que te hayas comprometido a hacer  y que requieran más de 2 minutos
  5. Identificado todos tus proyectos

Procesar es un comportamiento natural. Si por ejemplo tomas un elemento del cesto y ves que es una llamada que tienes que hacer el jueves, porque es el día que esa persona vuelve de vacaciones, lo normal es que aplaces la acción y lo apuntes en tu agenda para el jueves.

A pesar de ser natural no es innato y para aprender a procesar lo mejor es practicar. Si quieres hacerlo bien simplemente debes cumplir estos tres principios básicos:

  • Procesa primero el elemento que esté arriba del cesto
  • Procesa los elementos uno a uno
  • Lo que sale del cesto no vuelve al cesto

La tendencia natural es a procesar los elementos del cesto en función de la prioridad más o menos subjetiva que les hemos asignado. Esto es un error desde el punto de vista de la metodología GTD porque todo debe procesarse por igual.

Procesar no debe convertirse nunca en hacer, excepto en los casos en que la acción requiera menos de dos minutos. Es importante que, al procesar, tengas presente que tu único objetivo es identificar cada una de las cosas que tienes en el cesto y decidir qué hacer con ella, no hacerla. No te preocupes, si procesas correctamente, no se te quedará nada sin procesar.

Otro error habitual es confundir las búsquedas de urgencia con procesar. Echar un vistazo a tu bandeja de entrada para buscar lo más urgente, lo más divertido o lo más interesante está bien, pero no tiene nada que ver con procesar.

Cuando proceses debes empezar por un extremo y terminar por el otro, respetando el orden en el que se han ido acumulando las cosas. Este es uno de los hábitos a la vez más importantes y más difíciles de conseguir de la metodología GTD, al menos en mi experiencia. En el momento en que rompas esta regla y empieces a procesar en el orden que te apetezca, comenzarás invariablemente a dejarte cosas sin procesar y estarás poniéndote muy difícil, casi imposible, lograr implantar GTD con éxito.

Cuando proceses es muy probable que en algún momento tomes una cosa  y no sepas exactamente qué hacer con ella. La reacción natural de tu cerebro es mirar inmediatamente alrededor a ver si hay algo más “fácil” de procesar, algo que sí sepas lo qué quieres hacer con ello. Esta es otra tentación peligrosa porque supone romper la regla anterior de tomar los elementos en el orden en que están. Lo normal además es que esa cosa “incómoda” acabe sin procesar en el fondo del cesto.

Procesar exige centrar tu atención en una única cosa cada vez y olvidarte de todo lo demás hasta que hayas decidido qué es y qué hacer con ella. No es compatible con la multitarea.

Otro hábito improductivo generalizado es tomar una cosa del cesto, no terminar de decidir qué hacer con ella y acabar volviéndola a dejar en el cesto. Conozco a muchísimas personas que “gestionan” así la bandeja de entrada de su correo electrónico. Cuando tomas y dejas cosas en el cesto no procesas, ni organizas, ni evalúas, ni haces. Es tiempo perdido. Si en lugar de tomar y dejar cada cosa una sola vez lo haces varias, estás multiplicando exponencialmente ese tiempo perdido. Por este motivo es fundamental que lo que saques del cesto no vuelva a él.

No lo olvides: procesar no es hacer, es vaciar el cesto.

El Consejo de los Viernes: Delega

Los profesionales eficaces delegan. En saber delegar consiste, de hecho, buena parte de su eficacia.

Delegar te permite liberar tiempo para centrarte en las cosas realmente importantes.

Una forma sencilla de evaluar tu capacidad de delegar es observar si las personas de tu equipo soportan una carga de trabajo equivalente a la tuya. Si la respuesta es negativa, seguramente tengas espacio para mejorar en este área.

La no-delegación es con frecuencia resultado de un círculo vicioso. Aunque haya personas en el equipo en quienes se podría delegar, seguramente necesitan una formación específica previa. Sin embargo, como no tienes tiempo para formarlas (porque no delegas), no puedes delegarles nada (por lo que seguirás sin tener tiempo).

Si este es tu caso, debes salir del círculo lo antes posible.

Lo primero es identificar un proyecto concreto del que seas responsable, pero que consideres que podrías delegar en un momento dado. Un buen lugar por el que comenzar son los proyectos de carácter repetitivo, como por ejemplo informes mensuales, ya que son los que te darán un mayor retorno sobre la inversión de tiempo que hagas.

Cuando tengas claro qué proyecto vas a delegar:

  1. Identifica las tareas que consumen más tiempo por tu parte y que crees que podrían ser hechas por otros
  2. Evalúa qué tipo de conocimientos y habilidades son necesarios para llevar a cabo el proyecto
  3. Busca a la persona de tu equipo que mejor se adapta a ese perfil de conocimientos y habilidades
  4. Explícale en qué consisten las tareas e invítale a que las haga conjuntamente contigo la primera vez. La segunda vez tendrá que hacerlas ella sola pero tú debes permanecer a su lado para poder resolver de forma inmediata cualquier duda
  5. A partir de ese momento, deja claro como localizarte en caso necesario y permanece localizable. Es normal que la persona que has elegido esté nerviosa la primera vez que tenga que llevar a cabo la tarea por sí sola y sin que tú estés a su lado, así que es importante que sepa que puede acudir a ti, y que vas a estar disponible, en caso necesario
  6. Es probable que la tarea no esté perfecta la primera vez. Destaca las partes positivas, da feedback constructivo sobre las áreas a mejorar y, sobre todo, agradece el trabajo hecho y el tiempo dedicado. La persona sentirá que su esfuerzo es reconocido y valorado y eso la animará a seguir mejorando a lo largo del tiempo

Una vez hayas delegado con éxito este primer proyecto estás en condiciones de seguir aplicando el mismo proceso a otros proyectos, cada vez de mayor complejidad.

Es posible que al principio tengas la sensación de que hubiera sido más rápido y sencillo si lo hubieras hecho tú mismo. De hecho es probable que sea realmente así las primeras veces.

Sin embargo esto cambiará en la medida que las personas en quienes vas delegando tareas adquieran el nivel de soltura necesario, proceso bastante rápido por lo general.

A partir de ese punto empezarás a notar que dispones de mucho más tiempo para dedicar a esas otras cosas más importantes que sólo puedes hacer tú.

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