GTD: Cómo Hacer una Recopilación Mental

Una vez hayas terminado de hacer la recopilación física, ha llegado el momento de recopilar todo lo que tengas en la memoria RAM de tu cerebro.

La principal diferencia entre la recopilación mental y la física es que en la recopilación mental no puedes sacar físicamente las cosas de tu cabeza para meterlas en “el cesto”, sino que deberás trabajar con representaciones de esas ideas.

La tentación más habitual es anotar todas las ideas en una larga lista, generalmente en una sola hoja, y echar esa lista “al cesto”. Sin embargo es preferible no hacerlo así, sino tomar un taco de notas y apuntar cada idea es su propio trozo de papel. Aunque al final no vayas a conservar esas hojas, a no ser que tu sistema GTD sea de baja tecnología, poder disponer de cada idea por separado te ayudará a procesarlas mejor.

Lo más importante del proceso de recopilación mental es la cantidad y por eso es preferible “pasarte” que olvidarte de algo. Que eches una idea “al cesto” no significa que no puedas descartarla más tarde cuando estés procesando todo.

Por otra parte el hecho de apuntar esas ideas seguramente haga que se te ocurran otras muchas ideas. No te agobies por tanto si ves el cesto lleno de papeles al terminar tu recopilación mental e imagina que este paso conlleva una especie de tormenta de ideas no intencionada. Te sorprenderá las muchas y buenas ideas que se te ocurrirán durante la recopilación mental.

David Allen aconseja echar mano de una lista de recordatorios que te ayuden con la recopilación mental e incluye en su libro “Organízate con eficacia” cerca de 200 ejemplos de cosas que podrían ir en esa lista: promesas que has hecho a otras personas, llamadas pendientes, respuestas a e-mails, habilidades por aprender, libros que leer, papeleos pendientes varios, arreglos que hacer en tu casa, objetos prestados y un larguísimo etcétera.

Cuando hayas terminado de hacer la recopilación mental estarás listo para dar el siguiente paso: vaciar el cesto. Lo ideal es abordarlo de inmediato y en cualquier caso es importante que no dejes las cosas en el cesto durante demasiado tiempo o tu mente sabrá que no te estás ocupando de ello y volverá a preocuparte.

15 comments to GTD: Cómo Hacer una Recopilación Mental

  • Vaya!! he necesitado un saco…tenía la memoria casi llena! Ahora entiendo porque soy tan lento 🙂
    Gracias por estos apuntes tan útiles!
    Te sigo,
    Manel

    • José Miguel Bolívar
      Twitter: jmbolivar

      A pesar de que lo hago habitualmente, no deja de sorprenderme la cantidad de cosas que puedes llegar a sacarte de la cabeza cada vez que haces una recopilación mental. Me alegro mucho de que te haya sido de utilidad la entrada.
      Un abrazo

  • Pablo Rodríguez
    Twitter: pablorb

    Qué bueno, me ha gustado y me parece muy útil, estaba pensando ahora en unas cuantas cosas que tengo pendientes, y y no me llegan los dedos de las manos para contarlas. Y como bien dices, muchas se pueden hacer casi de inmediato, es cuestión de proponérselo, pero lo vamos dejando, y la mente lo sabe…

    Un saludo
    Pablo Rodríguez

  • Jeroen Sangers
    Twitter: JeroenSangers

    Al hacer una recopilación mental, no olvides el parte emocional. Muchas veces las proyectos más interesantes e importantes salen de nuestras emociones. ¿Qué relación puedes mejorar? ¿Con quién te sientes bien? etc…
    .-= Lo último en el blog de Jeroen Sangers ..Lista de disparo para proyectos nuevos =-.

  • Amalio A. Rey
    Twitter: arey

    Este es un tema que me interesa. Ultimamente ando mas interesado en esto de la GDT. Creo que es porque el factor volitivo (al que le asigno siempre la mayor importancia) ha ganado en disciplina, así que es hora del “fine tuning” con buenas herramientas. Mi recopilación mental suelo hacerla en un folio A4 doblado a la mitad, que después muchas veces ni miro. Lo hago solo con dos fines: 1) Lo escribo para recordarlo. Algo mágico se produce al escribir que multiplica la memoria, asi que una vez escrito, ya esta recordado, 2) Si es una lista grande, me flipa de placer poder ir tachando cosas que ya he hecho. Lo de los post-it para cada idea lo he intentado pero soy muy caotico, y después no los encuentro. De hecho, mis apuntes o reflexiones los sigo haciendo a la antigua: siempre me acompaña una libreta, que enumero y van cambiando de colores para identificarlas desde lejos en la estantería. La libreta me acompaña hasta que se llena, y viene la siguiente. Tengo ya unas 20 libretas. Son mi “cesta gigante” que procuro no vaciar nunca. Más de una vez me ha sacado de apuros alguna idea que he encontrado ahi. Lo que busco ahí, lo encuentro. Antes, cuando usaba folios o post-it, extraviaba todo. Un gusto de visitarte

    • José Miguel Bolívar
      Twitter: jmbolivar

      El mejor sistema de productividad es que le hace a uno productivo, así que si el tuyo funciona no hay razón para cambiarlo. Si te animas a usar GTD mi recomendación es que domines primero la teoría antes de probarlo en la práctica y por supuesto antes de abandonar tu sistema actual. Aprender GTD se parece mucho a aprender a jugar al mus y para verle el sentido a consejos como los de esta entrada hay que ser un “iniciado” o de lo contrario puede incluso parecer una sarta de tonterías 🙂

  • Amalio A. Rey
    Twitter: arey

    JM, no quiero que vayas a pensar que subestimo estos consejos. ¡¡ni mucho menos!! Entiendo lo que dices, y como en todo, una buena teoria puede ser muy practica. Mas bien desconfío de mi mismo, de mi disciplina para seguir rutinas y cambiar procedimientos. Seguro que muchas de las cosas que hago son terriblemente ineficientes para gestionar mi tiempo, asi que me atreveré a revisarlas. Por cierto, ¿por que teoria empezarias a crear “pozo”? Lo mismo te puedes escribir un post de esto… y nos vendria bien a los principiantes… asi empezamos pisando bien…

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