GTD: Procesar es Vaciar el Cesto

Una vez terminada la fase de recopilación, tu trabajo ahora es llegar al fondo del cesto.

Vaciar el cesto no significa llevar a cabo todas las acciones y proyectos que has ido recopilando sino identificar cada una de las cosas que has ido echando al cesto, decidir qué es exactamente y qué vas a hacer con ella.

Cuando hayas terminado de Procesar tu cesto, habrás:

  1. Eliminado lo que no necesitas
  2. Completado todas las acciones que requieran menos de 2 minutos
  3. Delegado las tareas que se puedan delegar
  4. Establecido una serie de recordatorios para las acciones que te hayas comprometido a hacer  y que requieran más de 2 minutos
  5. Identificado todos tus proyectos

Procesar es un comportamiento natural. Si por ejemplo tomas un elemento del cesto y ves que es una llamada que tienes que hacer el jueves, porque es el día que esa persona vuelve de vacaciones, lo normal es que aplaces la acción y lo apuntes en tu agenda para el jueves.

A pesar de ser natural no es innato y para aprender a procesar lo mejor es practicar. Si quieres hacerlo bien simplemente debes cumplir estos tres principios básicos:

  • Procesa primero el elemento que esté arriba del cesto
  • Procesa los elementos uno a uno
  • Lo que sale del cesto no vuelve al cesto

La tendencia natural es a procesar los elementos del cesto en función de la prioridad más o menos subjetiva que les hemos asignado. Esto es un error desde el punto de vista de la metodología GTD porque todo debe procesarse por igual.

Procesar no debe convertirse nunca en hacer, excepto en los casos en que la acción requiera menos de dos minutos. Es importante que, al procesar, tengas presente que tu único objetivo es identificar cada una de las cosas que tienes en el cesto y decidir qué hacer con ella, no hacerla. No te preocupes, si procesas correctamente, no se te quedará nada sin procesar.

Otro error habitual es confundir las búsquedas de urgencia con procesar. Echar un vistazo a tu bandeja de entrada para buscar lo más urgente, lo más divertido o lo más interesante está bien, pero no tiene nada que ver con procesar.

Cuando proceses debes empezar por un extremo y terminar por el otro, respetando el orden en el que se han ido acumulando las cosas. Este es uno de los hábitos a la vez más importantes y más difíciles de conseguir de la metodología GTD, al menos en mi experiencia. En el momento en que rompas esta regla y empieces a procesar en el orden que te apetezca, comenzarás invariablemente a dejarte cosas sin procesar y estarás poniéndote muy difícil, casi imposible, lograr implantar GTD con éxito.

Cuando proceses es muy probable que en algún momento tomes una cosa  y no sepas exactamente qué hacer con ella. La reacción natural de tu cerebro es mirar inmediatamente alrededor a ver si hay algo más “fácil” de procesar, algo que sí sepas lo qué quieres hacer con ello. Esta es otra tentación peligrosa porque supone romper la regla anterior de tomar los elementos en el orden en que están. Lo normal además es que esa cosa “incómoda” acabe sin procesar en el fondo del cesto.

Procesar exige centrar tu atención en una única cosa cada vez y olvidarte de todo lo demás hasta que hayas decidido qué es y qué hacer con ella. No es compatible con la multitarea.

Otro hábito improductivo generalizado es tomar una cosa del cesto, no terminar de decidir qué hacer con ella y acabar volviéndola a dejar en el cesto. Conozco a muchísimas personas que “gestionan” así la bandeja de entrada de su correo electrónico. Cuando tomas y dejas cosas en el cesto no procesas, ni organizas, ni evalúas, ni haces. Es tiempo perdido. Si en lugar de tomar y dejar cada cosa una sola vez lo haces varias, estás multiplicando exponencialmente ese tiempo perdido. Por este motivo es fundamental que lo que saques del cesto no vuelva a él.

No lo olvides: procesar no es hacer, es vaciar el cesto.

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