Desarrollo Profesional: Cómo Delegar para Ser más Productivo

En la entrada del lunes afirmaba que “delegar próximas acciones es algo que por lo general puedes hacer en menos de dos minutos“, a lo que Alberto Barbero me replicaba en un comentario diciendo que le resultaba “difícil de entender la delegación ‘en dos minutos’ de tareas“, ya que “la delegación es un proceso que supone dedicar tiempo a elegir la persona, proponérselo, en algunos casos prepararla y que para la persona suponga una oportunidad de desarrollo, etc.

Creo que esta interpretación de lo que es delegar puede explicar, al menos parcialmente, por qué nos cuesta tanto hacerlo. Del mismo modo que no archivarás algo si tardas más de un minuto en hacerlo, tampoco delegarás algo si no puedes hacerlo en menos de dos minutos.

De la afirmación de Alberto entiendo que da por sentadas dos cosas: que se delega “hacia abajo” en la jerarquía y que delegar es un proceso que encierra cierta complejidad y exige una inversión de tiempo no despreciable.

Sin embargo, cuando David Allen y yo hablamos de delegar nos estamos refiriendo a algo mucho más sencillo y que desde luego puede hacerse en menos de dos minutos.

El primer aspecto a tener en cuenta es que se puede delegar dentro o fuera de una jerarquía y en cualquier dirección: hacia abajo, hacia arriba o hacia los lados.

Si me llega un email pidiendo que apruebe un presupuesto que excede la cantidad que tengo autorizada, lo puedo delegar “hacia arriba”, a mi jefe. Yo ya sé que mi jefe puede aprobar esas cantidades, así que no tengo que hacer ni comprobar nada y por tanto no necesito más que unos segundos para delegar esta acción.

Si me piden información sobre una factura de un proveedor, se lo puedo delegar “en horizontal” a la persona responsable del departamento financiero. También sé que es el departamento financiero quien se encarga de las facturas, así que la delegación puede hacerse de forma inmediata.

Del mismo modo, buena parte de los elementos que llegan a diario a mi bandeja de entrada los delego en cuestión de segundos a personas de mi equipo, porque sé que saben llevar perfectamente a cabo esas tareas.

El segundo aspecto a considerar es que delegar es una cosa y formar es otra, al igual que delegar una tarea no es lo mismo que traspasar una responsabilidad. Delegar se aplica a tareas de las que puedes ser o no responsable y en los casos en los que sí lo eres, delegas sólo la tarea, no la responsabilidad sobre ella.

Por otra parte, es cierto que para poder delegar algo a alguien, esa persona debe haber sido previamente formada. En ocasiones serás tú quien deberá encargarse de ello pero en otras muchas la persona ya sabrá lo que tiene que hacer.

Si eres tú quien debe formarla, evalúa el tiempo que te llevará hacerlo y el tiempo que delegar la tarea te permitirá ahorrar. No tiene, por ejemplo, demasiado sentido delegar tareas que no se vayan a repetir periódicamente, ya que difícilmente podrás recuperar el tiempo invertido.

También debes tener en cuenta el grado de supervisión que la tarea delegada va a requerir y el coste en tiempo si se produce algún fallo. Si reparar un fallo puede suponer invertir el doble de tiempo de lo que vas a ahorrar delegando o vas a tardar más en revisar la tarea de lo que ahorras no haciéndola tú, mejor no la delegues.

Del mismo modo que archivar no significa organizar tu archivo, delegar debe ser una acción sencilla e inmediata, no un proceso.

Dedicar un tiempo inicial a organizar tu archivo o a formar a una persona para poder delegar en ella, no forman parte de la fase de procesamiento en GTD, sino que son inversiones previas de tiempo que te permiten ser más productivo a largo plazo.

19 comments to Desarrollo Profesional: Cómo Delegar para Ser más Productivo

  • JLP
    Twitter: joselopezponce

    En mi opinión, delegar puede ser una acción sencilla e inmediata siempre y cuando, previamente, se ha creado y consolidado un equipo.

  • Laia...
    Twitter: lalaianohies

    La gente suele reírse de mí cuando digo que yo delego trabajo en mi jefe… Supongo que lo toman en broma, porqué no soy más que un técnico de proyecto, y encima, becaria. Pero claro que lo hago.

    La próxima vez, podré remitirles al post de un experto 🙂

  • Pablo Rodríguez
    Twitter: pablorb

    Pues no sé si todo se delega en menos de dos minutos, pero diría que un 90% de tareas sí, y hay algunas que requerírán algo más de información por nuestra parte a la otra persona, y nos llevará un poco más tiempo delegarlas, aunque ésta persona esté formada y preparada para realizarlas.

    En cualquier caso, sigue siendo un buen consejo plantearse la delegación de muchas tareas que de otra manera se podrían acumular en nuestro to-do.

    Pablo Rodríguez

    • José Miguel Bolívar
      Twitter: jmbolivar

      Seguramente no todo, pero como dices es muy probable que al menos el 90% de las tarea sí. Delegar siempre que tenga sentido hacerlo es uno de los pilares básicos de la productividad. Al menos hay que planteárselo, como bien apuntas.

  • Alberto Barbero
    Twitter: albarte

    Gracias, José Miguel, por considerar tan a fondo mi comentario. Creo que es un ejemplo de generosidad y cultura 2.0 que para mí querría.

    Circunscribes tu exposición al modelo de GTD. Y obviamente, cuando alguien crea un nuevo lenguaje puede llamar a las cosas como quiera. En este sentido me parece bien lo que dices y entiendo que así se pueda decir que las tareas se delegan.

    También entiendo -y veo en los comentarios- que haya personas que se refieran a las mismas acciones como “delegación”. Al fin y al cabo, cada uno de nosotros puede tener también lenguajes que le resulten útiles en su ámbito de actuación.

    En mi caso, creo estar entendiendo la delegación en el sentido más clásico -no sé si el más vigente o común- que le suele dar el management. No sé si tendré que renunciar a él, pero de momento -y estando dispuesto a convencerme de lo contrario- tengo la sensación de que corresponde a la interpretación también más vigente.

    Buscando algo de objetividad o de arbitrio en este tema, me he ido al Diccionario de la Real Academia y dice que “delegar” es “Dicho de una persona: Dar a otra la jurisdicción que tiene por su dignidad u oficio, para que haga sus veces o para conferirle su representación”. No creo que acaba de aclararlo, pero sí que lo sugiere.

    En todo caso, no creo que la discrepancia esté en lo fundamental, ya que ha quedado en tu post -y en GTD- muy claro que hay acciones que son eficaces y eficientes y otras que no lo son en la circulación de las tareas… y que les llamemos de un modo u otro es solo una cuestión de las limitaciones del lenguaje y del uso que hacemos del mismo.

    Y no me voy a enrocar más… creo que los debates nominalistas son muy tentadores para el ego y quizás ya me he pasado unos cuantos pueblos en la defensa de lo viejo contra lo nuevo.

    • José Miguel Bolívar
      Twitter: jmbolivar

      Muchas gracias a ti, Alberto, porque efectivamente mi exposición está dentro del contexto de GTD, que es donde hacía la afirmación de que se podía delegar en dos minutos. Coincido contigo en que la R.A.E. aclara poco y que en el uso corriente de la palabra delegar se incluye también el traspaso de tareas. En cualquier caso me ha sido muy útil tu comentario para profundizar un poco más en el concepto “delegar en GTD”, que creo que quedó poco claro en la primera entrada que escribí. La cultura 2.0 es conversar y eso es lo que estamos haciendo, ¿no? 🙂

  • RT @EnriqueGonzalo: El Arte de Delegar RT @jmbolivar: Desarrollo Profesional: Cómo Delegar para Ser más Productivo http://bit.ly/1zTw4N

  • RT @EnriqueGonzalo: El Arte de Delegar RT @jmbolivar: Desarrollo Profesional: Cómo Delegar para Ser más Productivo http://bit.ly/1zTw4N

  • BT @jmbolivar Nueva Entrada: Desarrollo Profesional: Cómo Delegar para Ser más Productivo http://bit.ly/1zTw4N (en Optima Infinito)

  • Información Bitacoras.com…

    Valora en Bitacoras.com: En la entrada del lunes afirmaba que “delegar próximas acciones es algo que por lo general puedes hacer en menos de dos minutos“, a lo que Alberto Barbero me replicaba en un comentario diciendo que le resultaba “difícil de en…..

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  • RT @jmbolivar Desarrollo Profesional: Cómo Delegar para Ser más Productivo | Optima Infinito | Desarrollo Personal, http://bit.ly/3ry1LI

  • Desarrollo Profesional: Cómo Delegar para Ser más Productivo http://tinyurl.com/yjpppoy

  • Respondiendo comentarios a la entrada de hoy: "Desarrollo Profesional: Cómo Delegar para Ser más Productivo" http://bit.ly/1zTw4N

  • ¡¡Muy bueno!! Desarrollo Profesional: Cómo Delegar para Ser más Productivo http://bit.ly/1AnQBk (via feedly)

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