Ya sabes qué hacer cuando no hay próxima acción pero lo habitual es que tengas que hacer “algo” con muchas de las cosas que en su día recopilaste. En realidad, la razón principal para procesar es decidir qué hacer.
La próxima acción que debes realizar sobre una “cosa” es la siguiente actividad física, visible y necesaria para que la situación de esa “cosa” avance.
Por otra parte, un proyecto es cualquier resultado que quieras conseguir y que requiera más de una acción para completarlo. En ocasiones, cuando el número total de acciones es muy elevado, puede resultar útil fragmentar un proyecto en varios subproyectos.
Identificar cuál es la próxima acción no debería ser difícil pero lo que a menudo sucede es que no tienes claros todos los pasos, las acciones necesarias para terminar algo, y por tanto no sabes cuál de ellos es realmente la próxima acción.
Además, suele ocurrir que a primera vista parece bastante claro cuál es la próxima acción y que sólo más tarde descubres que esa primera impresión estaba equivocada. Por eso procesar bien exige aprender a pensar mucho y rápido, o de lo contrario los resultados pueden llegar a ser bastante frustrantes.
A raíz de usar GTD he comenzado a observar la tendencia generalizada a trabajar con objetivos aparentemente claros pero difusos en realidad.
No me refiero únicamente a usuarios de GTD, sino en general. Cuando comentas que un proyecto del tipo “contratar a un nuevo empleado” puede suponer un mínimo de 100 próximas acciones – suelen ser más desde que se consigue la aprobación para iniciar el proceso hasta que la persona está plenamente incorporada a la empresa – la gente te mira como si estuvieras loco.
Esta falta de claridad sobre las acciones concretas que hay que realizar, hace que a menudo se confundan sub-proyectos con próximas acciones y que consecuentemente se infraestimen los recursos necesarios para terminar el proyecto. Por eso luego se incumplen plazos o hay que trabajar a destajo para cumplirlos.
Por ejemplo, “quedar con alguien para hablar de algo” no es una acción. ¿Cuándo vas a quedar? ¿Cómo lo vas a confirmar? ¿Por e-mail? ¿Tienes ya la dirección o debes pedírsela aún a la otra persona?
“Decidir algo” tampoco es una acción. Seguramente para poder decidir algo necesites una acción previa que te proporcione la información necesaria para tomar la decisión. Por ejemplo “preguntar a Juan (tu jefe) qué opina de la propuesta”.
Esto es importante y debes tenerlo en cuenta a la hora de escribir lo que tienes que hacer: las acciones no sólo tienen que ser actividades físicas y visibles, sino que además deben requerir tiempo.
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Twitter: sabiavida
Yo creo que sería bueno analizar el concepto de una “próxima acción”. Que, para mí tiene los siguientes elementos:
Quién encarga.
Quién hace.
Qué se hace.
Qué se consigue.
Para qué se hace.
Dónde.
Cuándo.
El qué se hace debe ser una acción física y elemental, atómica en el sentido de que no puede descomponerse en partes más pequeñas.
.-= Lo último en el blog de Miguel de Luis ..Dí no como un guerrero, No Fu =-.
Twitter: jmbolivar
Me gusta lo de una “acción atómica” en el sentido de indivisible. Entraré en su momento con los atributos que deben caracterizar una próxima acción, pero la lista que propones se aproxima mucho.
Twitter: victorlopezg
Hola, muy buena explicación!
Me parece que los elementos que menciona Miguel están de alguna u otra forma representados dentro de la implementación GTD. Por ejemplo, quién lo hace depende de si está en tu lista de acciones o en la de acciones delegadas. Si hay un “cuando” específico debería ir en el calendario y si es “en cuanto se pueda” en la lista de acciones, etc.
Saludos!
.-= Lo último en el blog de Víctor López García ..Publicidad en Internet =-.
Twitter: jmbolivar
Lo que menciona Miguel está efectivamente representado en GTD (se nota que Miguel es un GTD-ista experimentado).
Me ha gustado especialmente lo que comentas sobre cómo decidir qué hacer con las tareas en función de que exista o no un “cuándo” específico.
Un saludo!
Twitter: elgachupas
En mi caso, cuando proceso las bandejas de entrada asumo que cada elemento representa un proyecto (obviamente, siempre que no sea algo para archivar, tirar o hacer en un futuro). Asumir de entrada que el elemento a procesar es un proyecto me obliga a pensar en la primera acción física a realizar. De hecho, siempre creo un elemento en la lisa de proyectos. Si no puedo encontrar la primera acción siguiente, la muevo a una de las listas de siguientes acciones; si no, la dejo y creo la tarea en la lista correspondiente
.-= Lo último en el blog de El Gachupas ..Cambiando la imagen del blog =-.
Twitter: jmbolivar
Un truco interesante el que compartes con nosotros, sobre todo si a ti te funciona y te es útil. Si te ayuda a identificar la próxima acción, perfecto
Twitter: vigoncas
Me ha gustado sentirme reflejado en eso de que puedan mirarte como a un loco por aproximar un número de acciones alto para algo aparentemente sencillo como puede ser el caso de contratar a alguien.
En más de una ocasión me he sentido así ante la mirada de incredulidad de alguien con la insuficiente experiencia como para “ver” que detrás de las más sencillas cosas existen muchas veces una gran cantidad de pequeños movimientos que deben realizarse. De hecho pienso que es uno de los pilares básicos de la organización, que en mi campo el desarrollo de proyectos web/software, resultan fundamentales: saber desgranar con acierto y precisión aquello que se debe hacer. Un arte que puede costar años de práctica llegar a controlar, incluso entender.
Gracias por el post.
Nueva Entrada: GTD: Cómo Identificar tus Próximas Acciones y Proyectos http://bit.ly/5oNbS (en Optima Infinito)
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Respondiendo comentarios en la entrada de hoy en Optima Infinito GTD: Cómo Identificar tus Próximas Acciones y Proyectos http://bit.ly/5oNbS
GTD: Cómo Identificar tus Próximas Acciones y Proyectos http://alturl.com/ohcu por @jmbolivar #GTD #productividad | Buen post (como siempre)
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