GTD: Cómo Identificar tus Próximas Acciones y Proyectos

Ya sabes qué hacer cuando no hay próxima acción pero lo habitual es que tengas que hacer “algo” con muchas de las cosas que en su día recopilaste. En realidad, la razón principal para procesar es decidir qué hacer.

La próxima acción que debes realizar sobre una “cosa” es la siguiente actividad física, visible y necesaria para que la situación de esa “cosa” avance.

Por otra parte, un proyecto es cualquier resultado que quieras conseguir y que requiera más de una acción para completarlo. En ocasiones, cuando el número total de acciones es muy elevado, puede resultar útil fragmentar un proyecto en varios subproyectos.

Identificar cuál es la próxima acción no debería ser difícil pero lo que a menudo sucede es que no tienes claros todos los pasos, las acciones necesarias para terminar algo, y por tanto no sabes cuál de ellos es realmente la próxima acción.

Además, suele ocurrir que a primera vista parece bastante claro cuál es la próxima acción y que sólo más tarde descubres que esa primera impresión estaba equivocada. Por eso procesar bien exige aprender a pensar mucho y rápido, o de lo contrario los resultados pueden llegar a ser bastante frustrantes.

A raíz de usar GTD he comenzado a observar la tendencia generalizada a trabajar con objetivos aparentemente claros pero difusos en realidad.

No me refiero únicamente a usuarios de GTD, sino en general. Cuando comentas que un proyecto del tipo “contratar a un nuevo empleado” puede suponer un mínimo de 100 próximas acciones – suelen ser más desde que se consigue la aprobación para iniciar el proceso hasta que la persona está plenamente incorporada a la empresa – la gente te mira como si estuvieras loco.

Esta falta de claridad  sobre las acciones concretas que hay que realizar, hace que a menudo se confundan sub-proyectos con próximas acciones y que consecuentemente se infraestimen los recursos necesarios para terminar el proyecto. Por eso luego se incumplen plazos o hay que trabajar a destajo para cumplirlos.

Por ejemplo, “quedar con alguien para hablar de algo” no es una acción. ¿Cuándo vas a quedar? ¿Cómo lo vas a confirmar? ¿Por e-mail? ¿Tienes ya la dirección o debes pedírsela aún a la otra persona?

“Decidir algo” tampoco es una acción. Seguramente para poder decidir algo necesites una acción previa que te proporcione la información necesaria para tomar la decisión. Por ejemplo “preguntar a Juan (tu jefe) qué opina de la propuesta”.

Esto es importante y debes tenerlo en cuenta a la hora de escribir lo que tienes que hacer: las acciones no sólo tienen que ser actividades físicas y visibles, sino que además deben requerir tiempo.

25 comments to GTD: Cómo Identificar tus Próximas Acciones y Proyectos

  • Miguel de Luis
    Twitter: sabiavida

    Yo creo que sería bueno analizar el concepto de una “próxima acción”. Que, para mí tiene los siguientes elementos:

    Quién encarga.
    Quién hace.
    Qué se hace.
    Qué se consigue.
    Para qué se hace.
    Dónde.
    Cuándo.

    El qué se hace debe ser una acción física y elemental, atómica en el sentido de que no puede descomponerse en partes más pequeñas.
    .-= Lo último en el blog de Miguel de Luis ..Dí no como un guerrero, No Fu =-.

  • Víctor López García
    Twitter: victorlopezg

    Hola, muy buena explicación!

    Me parece que los elementos que menciona Miguel están de alguna u otra forma representados dentro de la implementación GTD. Por ejemplo, quién lo hace depende de si está en tu lista de acciones o en la de acciones delegadas. Si hay un “cuando” específico debería ir en el calendario y si es “en cuanto se pueda” en la lista de acciones, etc.

    Saludos!
    .-= Lo último en el blog de Víctor López García ..Publicidad en Internet =-.

    • José Miguel Bolívar
      Twitter: jmbolivar

      Lo que menciona Miguel está efectivamente representado en GTD (se nota que Miguel es un GTD-ista experimentado).
      Me ha gustado especialmente lo que comentas sobre cómo decidir qué hacer con las tareas en función de que exista o no un “cuándo” específico.
      Un saludo!

  • El Gachupas
    Twitter: elgachupas

    En mi caso, cuando proceso las bandejas de entrada asumo que cada elemento representa un proyecto (obviamente, siempre que no sea algo para archivar, tirar o hacer en un futuro). Asumir de entrada que el elemento a procesar es un proyecto me obliga a pensar en la primera acción física a realizar. De hecho, siempre creo un elemento en la lisa de proyectos. Si no puedo encontrar la primera acción siguiente, la muevo a una de las listas de siguientes acciones; si no, la dejo y creo la tarea en la lista correspondiente 🙂
    .-= Lo último en el blog de El Gachupas ..Cambiando la imagen del blog =-.

  • Vicent González i Castells
    Twitter: vigoncas

    Me ha gustado sentirme reflejado en eso de que puedan mirarte como a un loco por aproximar un número de acciones alto para algo aparentemente sencillo como puede ser el caso de contratar a alguien.
    En más de una ocasión me he sentido así ante la mirada de incredulidad de alguien con la insuficiente experiencia como para “ver” que detrás de las más sencillas cosas existen muchas veces una gran cantidad de pequeños movimientos que deben realizarse. De hecho pienso que es uno de los pilares básicos de la organización, que en mi campo el desarrollo de proyectos web/software, resultan fundamentales: saber desgranar con acierto y precisión aquello que se debe hacer. Un arte que puede costar años de práctica llegar a controlar, incluso entender.

    Gracias por el post.

  • Antonio José Masiá
    Twitter: amasiamacme.com

    En general a mi me cuesta trabajo identificar los proyectos cuando se tratan de prestación de servicios. Hay servicios profesionales en los cuales el resultado está realmente claro, con lo cual queda identificado de entrada el proyecto. Pero hay casos en los que e resultado es la propia prestación del servicio ya que el resultado óptimo no depende de uno mismo. Te pongo un ejemplo. Una Dirección de Ejecución de Obra. Se trata de hacer una inspección de la ejecución de unos trabajos de construcción. El hecho de que los trabajos se hagan de forma correcta no depende de mi al 100% ya que no soy yo el que ejecuta la obra por lo que entiendo el proyecto sería Dirección de Ejecución de obra en … TERMINADA. La planificación de este tipo de proyectos es muy, pero que muy abierta ya que puede ir cambiando con el tiempo. Existen unos subproductos generales por cada capítulo de obra a ejecutar. Por ejemplo MOVIMIENTO DE TIERRAS EJECUTADO, pero dentro de el las cosas irán cambiando según se ejecute la obra; me refiero por ejemplo a las citas, reuniones, etc. La ejecución de la obra la planifica el contratista y yo tengo que adaptar mi planificación a eso. Ello implica cambios constantes sobre todo a la hora de las visitas de inspección, etc.¿Como tratas las acciones vinculadas a proyectos de este tipo y que cambian de forma continua?. Si aparecen nuevas acciones en este tipo de proyecto, como por ejemplo reuniones de urgencia, etc. ¿Las vinculas al proyecto o las tratas de forma independiente? …

    • Jose Miguel Bolivar
      Twitter: jmbolivar

      En línea con el comentario de Jero, creo que la planificación natural de proyectos es una herramienta que se debe usar con la máxima flexibilidad. Cuando David Allen habla de tener al menos una próxima acción por proyecto, no creo que lo diga al azar sino porque, con más frecuencia de la que probablemente nos gustaría, ir mucho más allá puede ser un mero ejercicio de “wishful thinking”, es decir, de confundir nuestros deseos con la realidad. Considerando que en la planificación natural de proyectos de GTD lo único que importa es la secuencia, no los tiempos, mi recomendación para este tipo de proyectos abiertos es planificar únicamente los hitos, con tantos niveles de proyectos y subproyectos anidados como sea necesario, que sepamos van a tener que alcanzarse “sí o sí”. A partir de ahí, un mínimo de próximas acciones a fin de evitar “planficar a ciegas”. Como último comentario, el control, por definición, solo puedes alcanzarlo con respecto a lo que depende de ti. Sobre lo demás, el control es esencialmente una ilusión 🙂

  • @Antonio José

    No hay que perder de vista que GTD está “diseñado” para el trabajo del conocimiento, y no siempre es fácil aplicarlo literalmente en otro tipo de trabajos más tradicionales.

    Dicho lo cual, creo que estás intentando manejar un objetivo o meta a medio/largo plazo como un proyecto GTD. Pueden parecer versiones de la misma cosa, pero como acabas de comprobar, tienen naturaleza distintas.

    Yo en tu lugar dividiría la dirección de la obra en resultados a más corto plazo (proyectos), más manejables y dependientes de tu trabajo. El objetivo final puede que se retrase por factores agencia a tí, pero deberías poder tener más control en el corto plazo.

    Al final, dado que no se trata de trabajo del conocimiento estricto, debes aceptar cierto grado de incertidumbre y “descontrol”. 🙂

  • Nueva Entrada: GTD: Cómo Identificar tus Próximas Acciones y Proyectos http://bit.ly/5oNbS (en Optima Infinito)

  • GTD: Cómo Identificar tus Próximas Acciones y Proyectos http://bit.ly/ZvIau

  • Me interesó: GTD: Cómo Identificar tus Próximas Acciones y Proyectos – http://is.gd/4f1nS (de @jmbolivar)

  • RT @alejandro_amo: GTD: Cómo Identificar tus Próximas Acciones y Proyectos http://bit.ly/ZvIau

  • Información Bitacoras.com…

    Valora en Bitacoras.com: Ya sabes qué hacer cuando no hay próxima acción pero lo habitual es que tengas que hacer “algo” con muchas de las cosas que en su día recopilaste. En realidad, la razón principal para procesar es decidir qué hacer. La próxima…..

  • Respondiendo comentarios en la entrada de hoy en Optima Infinito GTD: Cómo Identificar tus Próximas Acciones y Proyectos http://bit.ly/5oNbS

  • GTD: Cómo Identificar tus Próximas Acciones y Proyectos http://alturl.com/ohcu por @jmbolivar #GTD #productividad | Buen post (como siempre)

  • GTD: Cómo Identificar tus Próximas Acciones y Proyectos http://tinyurl.com/yz43gwu

  • RT @jmbolivar: Nueva Entrada: GTD: Cómo Identificar tus Próximas Acciones y Proyectos http://bit.ly/5oNbS (en Optima Infinito)

  • […] logramos que sean capaces de organizar la búsqueda, de identificar las próximas acciones y de que puedan analizar su propia situación, mientras aprenden del nuevo contexto. Podremos […]

  • […] 6.          Termina tus tareas. En la medida de lo posible, termina todas tus tareas pendientes e identifica y organiza las siguientes acciones. […]

  • […] Cómo determinar tus próximas acciones y proyectos […]

  • […] Termina tus tareas. En la medida de lo posible, termina todas tus tareas pendientes e identifica y organiza las siguientes acciones. […]

Logo redca
sigue este blog en feedly
FacileThings

Categorías