2009 octubre | Óptima Infinito | Innovación y Productividad (GTD) para un Mundo 2.0

El Consejo de los Viernes: No Hagas Concesiones

Lo puedes leer en aprox. 1:35 minutos

Con mucha más frecuencia de la que seguramente imaginas, el candidato que finalmente se elige como resultado de un proceso de selección rara vez se ajusta al perfil buscado inicialmente.

Los motivos son variados pero, en general, se resumen en dos:

No se ha dedicado el tiempo necesario a definir debidamente el perfil que se necesita
Las prisas han hecho decantarse por un candidato que no encaja en el perfil buscado

El problema es doble, ya que afecta tanto a la empresa como al candidato seleccionado.

Como empresa, el candidato está en un situación objetivamente complicada para desempeñar con éxito las funciones para las que ha sido contratado, ya que no posee todas las competencias que la posición precisa.

Como candidato, estás en una posición donde deberás emplearte a fondo para alcanzar resultados simplemente aceptables, ya que no puedes aprovechar a fondo tus verdaderos puntos fuertes.

Los costes indirectos de una mala selección son muy altos pero, a pesar de ello, suelen ser ignorados por la mayoría de las organizaciones. Una mala selección, entendida como la selección de un candidato que no se ajusta a lo que se necesita, se traduce en un empleado desmotivado y con un rendimiento inferior al ideal por causas ajenas a su voluntad. A la larga el empleado acaba abandonando la posición, o la empresa, y hay que reiniciar el proceso de nuevo.

Por este motivo es fundamental mantenerse firme a la hora de contratar a alguien. Emplea todo el tiempo que haga falta en definir un perfil claro de lo que necesitas. No busques la perfección, porque no existe. Concéntrate en las tres o cuatro competencias básicas para llevar a cabo con éxito el trabajo que hay que realizar y luego asegúrate de involucrar a un profesional experimentado en selección que sepa evaluar si el candidato posee dichas competencias.

No te dejes llevar por un CV brillante pero que no encaja en el perfil buscado y no te precipites a la hora de seleccionar a un candidato que no encaja por mucha presión que tengas. A la larga todos saldrán ganando.

A la hora de seleccionar debes tener claro lo que buscas y no conformarte con algo distinto. Tú, tu empresa y el candidato os jugáis mucho, así que no hagas concesiones.

Desarrollo Profesional: Cómo Delegar para Ser más Productivo

Lo puedes leer en aprox. 2:41 minutos

En la entrada del lunes afirmaba que “delegar próximas acciones es algo que por lo general puedes hacer en menos de dos minutos“, a lo que Alberto Barbero me replicaba en un comentario diciendo que le resultaba “difícil de entender la delegación ‘en dos minutos’ de tareas“, ya que “la delegación es un proceso que supone dedicar tiempo a elegir la persona, proponérselo, en algunos casos prepararla y que para la persona suponga una oportunidad de desarrollo, etc.“

Creo que esta interpretación de lo que es delegar puede explicar, al menos parcialmente, por qué nos cuesta tanto hacerlo. Del mismo modo que no archivarás algo si tardas más de un minuto en hacerlo, tampoco delegarás algo si no puedes hacerlo en menos de dos minutos.

De la afirmación de Alberto entiendo que da por sentadas dos cosas: que se delega “hacia abajo” en la jerarquía y que delegar es un proceso que encierra cierta complejidad y exige una inversión de tiempo no despreciable.

Sin embargo, cuando David Allen y yo hablamos de delegar nos estamos refiriendo a algo mucho más sencillo y que desde luego puede hacerse en menos de dos minutos.

El primer aspecto a tener en cuenta es que se puede delegar dentro o fuera de una jerarquía y en cualquier dirección: hacia abajo, hacia arriba o hacia los lados.

Si me llega un email pidiendo que apruebe un presupuesto que excede la cantidad que tengo autorizada, lo puedo delegar “hacia arriba”, a mi jefe. Yo ya sé que mi jefe puede aprobar esas cantidades, así que no tengo que hacer ni comprobar nada y por tanto no necesito más que unos segundos para delegar esta acción.

Si me piden información sobre una factura de un proveedor, se lo puedo delegar “en horizontal” a la persona responsable del departamento financiero. También sé que es el departamento financiero quien se encarga de las facturas, así que la delegación puede hacerse de forma inmediata.

Del mismo modo, buena parte de los elementos que llegan a diario a mi bandeja de entrada los delego en cuestión de segundos a personas de mi equipo, porque sé que saben llevar perfectamente a cabo esas tareas.

El segundo aspecto a considerar es que delegar es una cosa y formar es otra, al igual que delegar una tarea no es lo mismo que traspasar una responsabilidad. Delegar se aplica a tareas de las que puedes ser o no responsable y en los casos en los que sí lo eres, delegas sólo la tarea, no la responsabilidad sobre ella.

Por otra parte, es cierto que para poder delegar algo a alguien, esa persona debe haber sido previamente formada. En ocasiones serás tú quien deberá encargarse de ello pero en otras muchas la persona ya sabrá lo que tiene que hacer.

Si eres tú quien debe formarla, evalúa el tiempo que te llevará hacerlo y el tiempo que delegar la tarea te permitirá ahorrar. No tiene, por ejemplo, demasiado sentido delegar tareas que no se vayan a repetir periódicamente, ya que difícilmente podrás recuperar el tiempo invertido.

También debes tener en cuenta el grado de supervisión que la tarea delegada va a requerir y el coste en tiempo si se produce algún fallo. Si reparar un fallo puede suponer invertir el doble de tiempo de lo que vas a ahorrar delegando o vas a tardar más en revisar la tarea de lo que ahorras no haciéndola tú, mejor no la delegues.

Del mismo modo que archivar no significa organizar tu archivo, delegar debe ser una acción sencilla e inmediata, no un proceso.

Dedicar un tiempo inicial a organizar tu archivo o a formar a una persona para poder delegar en ella, no forman parte de la fase de procesamiento en GTD, sino que son inversiones previas de tiempo que te permiten ser más productivo a largo plazo.

GTD: ¿Qué Hacer con la Próxima Acción?

Lo puedes leer en aprox. 2:27 minutos

Una vez tengas claro cuál es realmente la próxima acción, se plantean ante ti tres opciones:

Hacerla, siempre y cuando la acción requiera menos de dos minutos
Delegarla, tanto si tú no eres la persona más idónea para llevar a cabo la acción, como si piensas que delegar te puede permitir liberar tiempo para centrarte en otras cosas más importantes sin que el resultado final se vea comprometido
Aplazarla, para hacerla en otro momento más adecuado

Si la próxima acción requiere menos de dos minutos, lo inteligente es hacerla de inmediato, aunque no se trate de nada prioritario. Este principio es conocido como regla de los dos minutos, uno de los elementos más populares de la metodología GTD.

Pero ¿por qué dos minutos?, se preguntan muchos. La respuesta es sencilla: dos minutos es una estimación aproximada del umbral de eficiencia. Esto significa que el beneficio que puedes obtener de anotar la próxima acción, organizarla y evaluarla no se justifica si vas a tardar más en hacer todo eso que en llevar a cabo la propia tarea.

De hecho dos minutos es una cifra aproximada. Si dispones de tiempo suficiente para procesar tu bandeja de entrada y ves que ampliar hasta cinco o incluso diez minutos te permite hacer y completar un buen número de cosas, el principio anterior sigue siendo válido.

Si aplicas bien la regla de los dos minutos experimentarás una mejora espectacular en tu productividad, pero ten cuidado porque es fácil distraerte y que alguno de esos “dos minutos” se convierta en media hora. Como ya has visto, es normal que inicialmente infraestimes el tiempo que vas a necesitar para realizar tus acciones, por lo que una buena práctica cuando comiences a aplicar esta regla es cronometrarte de vez en cuando para ver cómo de precisas son tus estimaciones de tiempo.

En cuanto a la delegación de próximas acciones, la recomendación de David Allen, sobre todo en entornos laborales, es hacerlo dejando constancia escrita de ello. Otros métodos, como por ejemplo una conversación o un mensaje en un buzón de voz, pueden parecer más eficientes por la inmediatez con la que puedes llevar a cabo la delegación, pero sin embargo hacen más difícil la localización posterior de la tarea y pueden dar lugar a interpretaciones erróneas.

Delegar próximas acciones es algo que por lo general puedes hacer en menos de dos minutos, así que en la práctica tu decisión ante una próxima acción se resumirá con frecuencia en decidir si hacerla en menos de dos minutos o aplazarla. Una de las habilidades clave que precisamente debes desarrollar para implantar GTD con éxito es ser capaz de identificar con rapidez y precisión qué próximas acciones debes hacer en menos de dos minutos y cuales debes aplazar.

A la hora de delegar hay que tener también en cuenta que en muchos casos te puede interesar hacer un seguimiento de la tarea delegada para asegurarte de que la acción se completa efectivamente. Este es un aspecto a la vez crucial y complejo de GTD, por lo que le dedicaremos una o más entradas específicas más adelante.

Por último, verás que tienes muchas próximas acciones que requieren más de dos minutos para ser completadas y que además no puedes delegar. En este caso debes aplazarlas, es decir, ir poniéndolas por escrito según las vayas procesando para poder organizarlas en la siguiente fase de GTD.