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Si dirigir personas ya supone un reto considerable que precisa de excelentes dotes de liderazgo para ser abordado con éxito, la complejidad adicional de hacerlo a distancia lo convierte en un verdadero desafío.

Sin embargo dirigir personas o equipos a distancia no sólo es factible, sino que puede hacerse de forma muy efectiva teniendo en cuenta algunos principios básicos.

Como en cualquier otro tipo de relación humana, lo más importante es construir un vínculo sólido con las personas. La distancia es un obstáculo para lograrlo pero eso no significa que sea un impedimento.

Lo principal a tener en cuenta es que en la dirección a distancia generalmente te va a faltar la comunicación visual, lo que significa que buena parte de la comunicación no verbal desaparece. La forma de compensar esta carencia en la medida de lo posible es comunicar con frecuencia, expresarte de forma muy clara y concisa, escuchar con atención sin interrumpir y evitar todo tipo de situación ambigua que obligue a tu interlocutor a interpretar lo que dices.

En ocasiones es posible que ni siquiera conozcas físicamente a la otra persona, al menos durante algún tiempo. También puede ocurrir que la conozcas pero no estés familiarizado con la cultura del país donde reside. En cualquier caso es importante que abordes estas situaciones desde la confianza, evitando precipitarte al juzgar comentarios o actitudes. Lo más normal es que lo que ahora no entiendes tenga una explicación bastante sencilla una vez hayas conocido cara a cara a la persona y seas capaz de ponerlo todo en su debido contexto.

Por eso la prioridad número uno es construir la relación con las personas de tu equipo y formar con ellas un vínculo de confianza mutua. Intenta reunirte cara a cara con todos los miembros del equipo lo antes posible y pasa tiempo con ellos hablando no de trabajo sino conociéndolos como personas. Una vez creado, es necesario que cultives ese vínculo para que perdure y se fortalezca, tanto con las personas a título individual como con todo el equipo.

Una buena práctica es mantener una reunión semanal de un par de horas con cada una de la personas que diriges a distancia, aunque sea por teléfono. Dedica una parte considerable de ese tiempo a hablar de cosas no directamente relacionadas con el trabajo diario. Puedes hablar sobre intereses extra-laborales, aficiones, familia, proyectos de futuro, deporte, etc. Imagínate que te estás tomando un “café virtual” con esa persona del mismo modo que lo haces con tus otros compañeros de oficina.

El resto de la semana permanece localizable y esfuérzate por estar especialmente accesible para las personas en remoto de tu equipo.

Cuando no sepas cómo abordar una situación con alguien de tu equipo virtual, bien porque aún no le hayas conocido cara a cara o porque desconozcas la cultura de su país, una pregunta que a mí me ha resultado siempre muy útil es “Si tú estuvieras en mi lugar, ¿cómo lo harías?“. Evidentemente sigue siendo tú responsabilidad decidir qué hay que hacer pero seguro que tu colaborador te hace sugerencias muy valiosas sobre cómo hacerlo.

También es recomendable hacer reuniones periódicas y frecuentes con todo tu equipo, por ejemplo una al mes. Lo ideal es que sea presencial para que todos puedan interaccionar cara a cara y conocerse más a fondo pero si esto no es posible, hazla virtual. Lo fundamental es trabajar el espíritu de equipo, aunque sea en la distancia, y una práctica que ayuda mucho es facilitar e incentivar que todos los miembros del mismo intervengan, aunque sea brevemente. Fomenta el debate y la participación y asegúrate de que las reuniones sean dinámicas, entretenidas y productivas.

En este tipo de reuniones virtuales con varios asistentes es aún más importante respetar las normas básicas de comunicación: puntualidad con las horas de comienzo y finalización, tanto de la reunión como de las diversas intervenciones, que no haya interrupciones, eliminar ruidos de fondo que distraigan o entorpezcan la escucha…

La mayor parte de los equipos que he dirigido a lo largo de mi carrera profesional tenían varios miembros en remoto, dentro y fuera de España, y muchos de mis jefes de la última década han sido franceses, italianos, alemanes o británicos. Esto no ha impedido que mi relación con casi todos haya sido excelente y de hecho sigo en contacto con muchos de ellos.

Dirigir o ser dirigido a distancia es una realidad cada vez más habitual y estoy convencido de que lo será aún más en un futuro próximo. Por otra parte se trata de una experiencia muy enriquecedora, desde ambas perspectivas, y un desafío cuya superación aporta grandes satisfacciones.

Superarlo requiere esencialmente dos cosas: ser consciente de que la distancia hace aún más importante tratar a los colaboradores como personas y tener la voluntad de hacerlo.