Listas y carpetas: A eso se reducen, en términos prácticos, los siete tipos primarios de cosas que debes tener en cuenta a la hora de construir tu sistema de organización.
Las listas te sirven para poder seguir la pista a tus próximas acciones, proyectos y planes futuros que has catalogado como “algún día/tal vez”.
Las carpetas las necesitas para guardar el material de consulta y la información de apoyo para tus proyectos activos. No confundas estas carpetas con las del archivo.
También tienes la opción de utilizar las listas como elementos en carpetas.
Parece un poco extraño que algo con una fama tan “geek” sea en realidad tan sumamente sencillo. La explicación es tan sencilla como el propio GTD: lo “geek” no es la metodología sino muchos de sus usuarios 
Ante un sistema tan simple, es normal que haya quien reaccione con escepticismo. Al fin y al cabo casi todo el mundo ha utilizado listas en alguna ocasión y no las ha encontrado particularmente efectivas.
Sin embargo, que no sepas usar las listas, o que las uses mal, no significa que las listas no sean una herramienta extraordinariamente potente y útil. Cuando las listas no funcionan es porque no se usan bien. Si no apuntas en ellas las cosas apropiadas, o las dejas incompletas, estás acabando con su funcionalidad.
Lo esencial para poder gestionar tus listas con eficacia es saber qué va en cada lista. Así de simple y así de fácil.
Un error típico es priorizar las listas, creando una estructura externa que refleja estas prioridades. Además del tiempo que pierdes priorizando y generando estas estructuras por prioridades, tan pronto surge un imprevisto la estructura queda obsoleta y tienes que repetir el ejercicio completo. Esto sucede porque mucha gente ignora que las prioridades muchas veces no las decides tú, sino que te las encuentras. A lo mejor tu máxima prioridad hoy es reservar el billete para tus vacaciones pero si de repente resulta que se te ha quedado el coche sin batería seguramente tus prioridades cambien.
Por otra parte, los sistemas basados en los cuadrantes importante/urgente han hecho mucho daño a la productividad personal y son un motivo de frustración para la organización de mucha gente.
Las listas deben ser únicamente recordatorios de tus compromisos activos, inventarios de cosas que has decidido hacer y aún no has hecho; algo tan simple como grupos de cosas con alguna característica en común. Que las listas sean en papel o en un programa de ordenador es lo de menos.
Si usas las listas de este modo verás como es mucho más sencillo, intuitivo y útil poder asignar prioridades sobre la marcha en función de una serie de variables.
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Como siempre muy buen artículo y comentarios. Sólo tengo una pregunta que te agradecería tuvieras el tiempo de contestarme ¿porqué afirmas que el priorizar las tareas es algo que ha dañado a la productividad persona? No lo entiendo muy bien, ya que creo que aunque no siempre dependa de ti el priorizar, es bueno poner algo rápido a la vista para saber que la tarea “reporte para mi jefazo” va antes que “comprar y tomar el desayuno” aunque pueda parecer obvio. Es mi humilde punto de vista.
Saludos José Miguel
Twitter: jmbolivar
Gracias, Guillermo. La importancia o la urgencia son conceptos relativos, no sólo por su subjetividad sino porque pueden cambiar en cualquier momento. Supongo que si de repente el jefe de tu jefazo te pide un reporte, el que tenías que escribir para tu jefazo pasará a segundo plano…
Lo que dice David Allen es que, además de considerar la importancia o urgencia que otorgamos a lo que tenemos que hacer, hay que tener en cuenta otras variables más objetivas. Por ejemplo, si al salir de casa tienes las dos próximas acciones que comentas en tu lista y pasas por delante de donde compras habitualmente el desayuno, lo que tiene sentido es que pares un momento, entres y lo compres, aunque sea menos urgente que el reporte para tu jefazo.
Veremos todo esto con mucho más detalle en las próximas entradas.
Twitter: elgachupas
Yo añadiría a lo ya dicho por José Miguel lo siguiente:
Muchas veces utilizamos las prioridades para planificar nuestro trabajo, y eso es una locura. Ha habido, y sigue habiendo mucha gente que pierde muchas horas planeando, para luego darse cuenta de que todo parecido entre su plan y la realidad es pura coincidencia.
Las llamadas inesperadas, las reuniones de última hora, los imprevistos personales y profesionales siempre echan por tierra cualquier buena intención.
Es mejor tener claros tus objetivos, y estar continuamente alerta y adaptándote a las circunstancias, como hacen los boxeadores en una pelea. Aprovechar cada situación y contexto para hacer lo que sea más productivo en ese momento.
Lo último en el blog de El Gachupas ..Mi sistema GTD: organización (I)
Twitter: jmbolivar
Llego a tu comentario ya “animado” por Alberto y Jaime, preparado para defender GTD y mira lo que me encuentro: a un experto
Me va a tocar guardarme las ganas de debate para otra ocasión porque no puedo añadir nada más a lo que comentas. Lo suscribo al 100%
Facebookeado queda.
Twitter: jmbolivar
Gracias, mister.
Twitter: Alberto_Blanco
José Miguel, desde que te sigo voy descubriendo algunos conceptos e ideas sobre GTD. Reconozco que leídos en tus posts quedan muy claros, pero aplicarlos es otro cantar. Se requiere una capacidad de abstracción importante para estructurar nuestras acciones.
En cualquier caso, gracias por compartir tu conocimiento, me resulta muy interesante.
Lo último en el blog de Alberto Blanco ..- NUEVAS FUENTES DE TALENTO
Twitter: jmbolivar
Gracias, Alberto. La metodología GTD es un todo. Aunque puede haber ideas o conceptos aislados que mantengan parte de su utilidad inicial, por lo general no es así. GTD tiene una curva de aprendizaje larga, no por su dificultad, sino por los cambios de hábito que exige. Conducir un coche es muy sencillo, siempre que no sea la primera vez que te sientas frente al volante. Aquí pasa igual. Una vez has desarrollado los hábitos, todo es prácticamente automático. Si te interesa GTD te sugiero que comiences por el principio (Categorías->GTD->Organizate con eficacia). Todo tendrá mucho más sentido
Twitter: jaimecuesta
Voy a levantar polémica. Tratadme con cariño
Esto del GTD me crea una sensación bipolar. Se os ve a todos tan hacendosos, tan ordenaditos, tan eficientes que uno piensa que está a años luz de conseguirlo y, para colmo, duda que gran parte de lo que se ve tan sólo sea fachada y por detrás las cosas no sean tan “atractivas”.
Mis listas suelen ser útiles para el corto plazo, y no siempre, pero más allá de lo inmediato pierden sistemicidad y seguimiento. Pero no me apetece nada entrar a sistematizar, a veces quiero pensar que la genialidad no precisa de corsés.
Lo último en el blog de Jaime Cuesta ..Bibliografía: Mi primera publicación…
Twitter: jmbolivar
Como le comentaba a Alberto, GTD supone un reto porque implica cambiar hábitos, no porque sea rígido o complicado. Las listas, en general, pueden ser útiles o no serlo, según se usen. En GTD son simples recordatorios. Una pieza más. Algo dinámico, siempre vivo. Útiles a corto, medio y largo plazo gracias a las revisiones semanales y mensuales. En cuanto a corsés, nada más lejos de la realidad. GTD son unos cuantos conceptos básicos (por ejemplo, si no quieres estar estresado, vacía tu mente) pero con absoluta libertad en cuanto a cómo implementarlo. Si es rígido o encorsetado es porque tu lo has querido implementar de esa forma. A mí GTD no me restringe en nada, sólo me aporta
Twitter: seniormanager
Bueno, yo no pienso que sea malo el que sea tan simple, de hecho, debería ser simple… siempre estamos complicando “las cosas”, incluyendo los procesos. La vida es tan simple ¿por qué la hacemos tan complicada?
Muy de acuerdo con la relatividad de la “importancia y la urgencia” como conceptos subjetivos y cambiantes. Aunque no desecho que debamos establecer prioridades en base a lo que realmente importa, al menos mientras importa ¿no?
SM
Lo último en el blog de Senior Manager ..¿Jóvenes sin futuro? Emancipación 2.0, Empleo y Redes Sociales – Ponencia en Zaragoza
Twitter: jmbolivar
Claro! GTD no dice que se ignore la importancia o la urgencia que atribuimos a las cosas, sino que no nos limitemos a estas dos variables e incorporemos algunas otras más objetivas, tales como la situación en la que te encuentras o la(s) persona(s) que debes involucrar para llevar a cabo una acción (lo que en GTD se conoce como contexto)
Leyendo RT: @jmbolivar: Nueva Entrada: GTD: Sólo Necesitas Listas y Carpetas (en Optima Infinito) http://bit.ly/HntLv
Información Bitacoras.com…
Valora en Bitacoras.com: Listas y carpetas: A eso se reducen, en términos prácticos, los siete tipos primarios de cosas que debes tener en cuenta a la hora de construir tu sistema de organización. Las listas te sirven para poder seguir la pista a tus…..
GTD: Sólo Necesitas Listas y Carpetas http://ff.im/-bbRAv
#delicious GTD: Sólo Necesitas Listas y Carpetas | Optima Infinito | Desarrollo Personal, Productividad y GTD: http://bit.ly/1KzRCm
Gracias! RT @ivalladt: #delicious GTD: Sólo Necesitas Listas y Carpetas | Optima Infinito : http://bit.ly/1KzRCm
Contestando interesantes y parcialmente polémicos comentarios en la entrada de ayer en Optima Infinito http://bit.ly/1CDxZE
Me interesó: GTD: Sólo Necesitas Listas y Carpetas http://bit.ly/2InymM (por @jmbolivar)
Comentando en: Sólo Necesitas Listas y Carpetas http://bit.ly/2InymM (por @jmbolivar)
GTD: Sólo Necesitas Listas y Carpetas: Listas y carpetas: A eso se reducen, en términos prácticos, los siete ti.. http://bit.ly/2HicHm
GTD: Sólo Necesitas Listas y Carpetas http://tinyurl.com/ydsr537
@Juanatalavera cierto, gracias! leí Sólo necesitas listas y carpetas http://bit.ly/sCZEc y pasé de frustración grave a leve, voy mejorando