2009 diciembre | Óptima Infinito | Innovación y Productividad (GTD) para un Mundo 2.0

El Consejo de los Viernes: En ello. Pendiente. Hecho.

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Una propuesta un poco radical pero muy efectiva es utilizar un código abreviado con tus colegas cercanos. A fin de cuentas todos vosotros estáis ocupados, así que seguramente no os importe pasar por alto las cortesías.

Un ejemplo de este código abreviado sería utilizar las expresiones “En ello“, “Pendiente” y “Hecho” dentro de tu equipo de trabajo. Puedes incluso utilizarlas como asunto en tus e-mail sin necesidad de añadir más texto.

Cuando le pidas algo a alguien o alguien te pida algo a ti, la respuesta puede ser: “En ello“. Si en algún momento alguien “se atasca” puede enviar un mensaje de aviso a las demás personas involucradas diciendo “Pendiente“. En este caso, si hace falta ayuda de alguno de los restantes miembros del equipo, se puede pedir explícitamente ayuda en el cuerpo del e-mail.

Si no se ve ningún mensaje con asunto “Pendiente” después del mensaje “En ello”, todos saben que el tema sigue progresando a ritmo normal.

Cuando se ha terminado, se envía un nuevo e-mail a las personas involucradas con asunto “Hecho“.

Puede parecer una tontería pero en realidad es una práctica que se usa mucho a nivel ejecutivo: E-mails con sólo el asunto o con media docena de palabras en el cuerpo del mensaje. Vamos, que en Twitter les sobraría el 90%

Para personas que reciben literalmente varios cientos de e-mails diarios este tipo de “atajos” puede marcar una diferencia más que notable en el tiempo invertido en gestionar el e-mail.

Lógicamente no tiene sentido utilizar este tipo de comunicación cuando aún no conoces suficiente a tus interlocutores, ya que es muy importante comunicar de forma clara tus intenciones y puntos de vista a fin de asegurar que se entienden correctamente.

Sin embargo, cuando estás trabajando con tus compañeros habituales, con los que ya tienes una relación de confianza, un par de palabras pueden, con frecuencia, ser más que suficientes.

Desarrollo Personal: El Cerebro es un Adorno Caro

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Recientemente tuve oportunidad de asistir a un curso de Gestión Personal con el maestro Berto Pena y me gustó mucho el concepto que explicaba Berto sobre nuestro “yo diario” y la necesidad de administrar este valioso tesoro como haría un buen broker con su cartera de valores.

Lo cierto es que todos hemos ido adquiriendo o desarrollando una serie de hábitos improductivos a lo largo de nuestra vida. La combinación de todos estos hábitos no sólo constituye un enorme lastre, que nos dificulta mostrar el “mejor yo” del que habla Berto, sino que además nos sale carísimo y no sólo en el aspecto económico, que también, sino en salud, relaciones y calidad de vida en general.

Si crees que detectar o identificar que eres presa de estos hábitos es algo difícil, te equivocas; es muy sencillo y lo único que necesitas para ello es pararte un poco a pensar.

Desgraciadamente vivimos inmersos en una dinámica en la que se suele dar más prioridad a lo urgente que a lo verdaderamente importante. Pensar es una de esas cosas importantes que posponemos una y otra vez y las consecuencias de ello son cada día más evidentes: insatisfacción creciente con nuestro trabajo y nuestra vida, estrés, depresión… ¿Cuántos de tus hábitos improductivos te aportan realmente algo a la hora de ser mejor persona o mejor profesional?

Con frecuencia incorporamos nuevos hábitos improductivos sin pararnos a pensar por qué lo hacemos; si realmente aportan algo o si simplemente son más carga inútil.

El mimetismo sustituye al análisis y al sentido crítico, haciendo que nos parezcamos cada vez más a un robot: limitados a seguir instruccionesy repetir lo que vemos y oímos sin previamente procesarlo, inconscientes del enorme coste que esta actitud supone en nuestras vidas.

¿Cómo salir de este círculo vicioso? Lo primero que necesitas es parar por un momento y analizar un día cualquiera de tu vida, desde que te levantas hasta que te vuelves a ir a la cama. Repasa las cosas que haces durante ese período de tiempo intentando detectar hábitos que te roban tiempo, te estresan y te limitan. Algunos ejemplos serían: comprobar el e-mail cada vez que llega un nuevo mensaje, no apagar el móvil cuando ha terminado la jornada laboral, quedarte en la oficina “calentando la silla”, llevarte trabajo a casa el fin de semana o no desconectar totalmente cuando estás de vacaciones…

¿Realmente aporta alguno de esos hábitos un valor concreto y diferencial a tu vida o simplemente te has convertido en un esclavo de ti mismo?

Piensa ahora en los hábitos saludables que no tienes: hacer deporte regularmente, dormir lo suficiente a diario, comer sano, aprender a disfrutar del momento, desarrollar día a día tu sentido crítico… ¿Qué vas a hacer a partir de ahora para ir sustituyendo los hábitos improductivos por hábitos productivos?

Usa tu cerebro para pensar regularmente en las cosas que haces de forma habitual; en lo que aportan o quitan a tu vida. Pensar es un ejercicio sencillo que te acerca a lo que realmente eres y quieres.

Aprovéchate de disponer de tan potente herramienta e intenta sacarle el máximo partido porque, como elemento decorativo, el cerebro es un adorno caro.

GTD: Cuestión de Tiempo y Energía

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A lo largo de las últimas semanas hemos visto qué es organizar por contexto, cómo hacerlo y cuándo organizar por contacto como elementos fundamentales del paso Organizar en GTD.

Hoy “cerraremos el círculo” de herramientas, situaciones o personas que se necesitan para llevar a cabo una próxima acción hablando de lo que yo denomino pseudo-contextos: el tiempo y la energía de los que dispones en un momento determinado.

Como ya hemos visto, hay que tener en cuenta que cada nueva variable que incorporas a tu sistema GTD añade un grado más de complejidad al mismo.

Si trabajas habitualmente con un número elevado de próximas acciones, seguramente estos pseudo-contextos te ayudarán a incrementar tu eficacia. Por el contrario, si el número de próximas acciones al que generalmente te enfrentas es moderado, seguramente no necesites utilizar más que contextos y, como mucho, contactos.

Al igual que comentábamos para los contextos y los contactos, no existe un número ideal de pseudo-contextos, sino que es algo que deberás decidir y ajustar en función de tus necesidades.

Para el pseudo-contexto “tiempo” puede tener sentido disponer de los siguientes valores: 5′, 15′, 30′, 60′, >60′. Esto te permite organizar tus próximas acciones no sólo en función del contexto o el contacto, sino también del tiempo disponible.

Imagina que estás preparando un viaje y dos de tus próximas acciones son “comprobar el pronóstico del tiempo”, para ver qué ropa llevar, y “preparar lista de sitios para ir de tapas o a comer”.

Ambas próximas acciones deben hacerse en el contexto @online (o @Internet o como lo hayas llamado tú) pero, mientras que la primera es algo que te va a llevar menos de 5′, la segunda puede llevarte fácilmente 15′ o incluso 30′ si quieres disponer de una lista amplia de opciones.

“Comprobar pronóstico del tiempo” tendría por tanto el contexto @online y pseudo-contexto @5′, mientras que “preparar lista de sitios para ir de tapas o a comer” tendría contexto @online y pseudo-contexto @15′ (o @30′).

Es muy probable que en tu lista de próximas acciones a realizar en el contexto @online tengas más de una docena de cosas. La ventaja de usar el pseudo-contexto tiempo es que si en un momento dado estás conectado a internet pero dispones sólo de 5′, puedes filtrar de un vistazo qué puedes hacer en 5′ o menos y allí encontrarás “comprobar el pronóstico el tiempo”.

Con el pseudo-contexto “nivel de energía” ocurre algo parecido. En este caso puede tener sentido usar los valores: alto, medio, bajo. Esto te permite organizar tus próximas acciones en función de cómo te sientes física y anímicamente.

Hay cosas como “comprobar el pronóstico del tiempo” que puedes hacer incluso estando muy cansado, es decir en un pseudo-contexto @bajo, pero seguramente preferirás que tu nivel de energía sea al menos @medio para “preparar lista de sitios para ir de tapas o a comer”.

El pseudo-contexto nivel de energía te permite diferenciar rápidamente las cosas que debes hacer cuando estás “con las pilas puestas”, las que no requieren un nivel de energía especial y aquellas que puedes hacer incluso estando casi al mínimo.

La ventaja adicional de estos dos pseudo-contextos es que te permiten hacer en cada situación lo que tiene más sentido en función del tiempo y la energía disponibles.