Los materiales de apoyo para proyectos no son ni próximas acciones ni recordatorios de los mismos y por tanto es importante no caer en la tentación de utilizarlos como tales.
Es un error habitual tener pilas de papeles amontonados para no olvidar que tenemos un proyecto activo y que debemos hacer algo al respecto.
El problema es que las próximas acciones y los elementos “a la espera” de ese proyecto aún no están decididos sino que siguen perdidos en algún lugar de esas pilas de papeles.
La consecuencia es que esa falta de definición hace que te dé la impresión de que hay aún más material del que hay en realidad, lo que a su vez te desincentiva en lugar de impulsarte a actuar. Cuando estás inmerso en la vorágine del día a día, lo último que se te pasa por la cabeza es enfrentarte a una de esas pilas de papeles para procesarla y determinar las acciones necesarias.
Por eso, lo que finalmente ocurre es que, a fuerza de ver la misma pila de papeles todos los días, te acabas insensibilizando y al final no sólo no haces nada con ella sino que te genera cada vez más ansiedad.
¿Cómo poner fin a este tipo de situaciones?
Lo primero que debes hacer es añadir el proyecto a la Lista de Proyectos como recordatorio de que has de lograr un objetivo.
Lo segundo es es identificar y colocar en sus listas correspondientes todas las próximas acciones y los elementos “a la espera“.
Ahora ya puedes comenzar a hacer. Si por ejemplo tienes que llamar a alguien, saca de la pila de material de apoyo todo lo que necesites para la conversación: listados, análisis, gráficos…
En cuanto a la mejor forma de guardar el material de apoyo para proyectos, te recomiendo que uses un lugar específico para ello. Puede ser en carpetas separadas -una por proyecto- en una sección previamente definida de tu archivador, o en carpetas independientes en una bandeja dedicada exclusivamente a este tipo de material, o en una carpeta electrónica de tu sistema de archivos dedicada al respecto.
Por otra parte, conviene que durante la revisión semanal eches un vistazo al material de apoyo para proyectos a fin de asegurarte de que no has dejado pasar nada por alto al procesarlo en ocasiones anteriores. Te sorprenderá ver como encuentras casi siempre cosas que se te habían pasado por alto en revisiones anteriores.
La clave para una buena gestión de los materiales de apoyo para proyectos reside en tratar de forma diferente lo que es información de lo que son acciones.
La forma de diferenciar ambas es sencilla: lo que es información no requiere acción; sólo sirve como referencia.
Un artículo de libro, en línea con la ortodoxia GTD-iana más pura
Por añadir algo, yo guardo todo el material de apoyo de los proyectos en carpetas. Cuando están en curso, mantengo esas carpetas en una bandeja especial llamada precisamente así: “EN CURSO”; cuando ya están terminados, van al archivador de carpetas colgantes (sí, aunque David Allen no lo recomienda, a mi me funciona de maravilla).
La clave para la gestión de proyectos, como muy bien dices, es diferenciar lo que son acciones de lo que es material de referencia.
¡Excelente artículo, José Miguel!
Lo último en el blog de Jero Sánchez ..Deshazte del perfeccionismo
Twitter: jmbolivar
Muchas gracias, Jero. El consejo que propones de las carpetas me parece útil, lo recomiende o no el señor Allen
Twitter: LaTrinchera
Acabas de describir mi actual mesa de despacho… ok, gracias por recordarme la evidencia… me pongo con ello!
Lo último en el blog de Fernando Álvarez ..Yo apuesto por tí, y tu ¿apuestas por tí?
Twitter: jmbolivar
Nada, nada. Ya me lo agradecerás debidamente con una cerveza la próxima vez que coincidamos
Un abrazo.
Información Bitacoras.com…
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No bueno… BUENISIMO!!! RT @pazgarde GTD: Cómo Gestionar los Materiales de Apoyo para Proyectos http://bit.ly/720qNz (via feedly)
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Recomendado!! RT @AsistenteOnLine: RT @pazgarde GTD: Cómo Gestionar los Materiales de Apoyo para Proyectos http://bit.ly/720qNz (via feedly)
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Excelente!!! RT @daguayo GTD: Cómo Gestionar los Materiales de Apoyo para Proyectos http://bit.ly/706PVI /por @jmbolivar
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recordando lo que he de hacer y no he hecho gracias a @jmbolivar http://bit.ly/b2l1zD como si hubiera visto mi mesa actualmente… ;D