GTD: Cómo Gestionar los Materiales de Apoyo para Proyectos

Los materiales de apoyo para proyectos no son ni próximas acciones ni recordatorios de los mismos y por tanto es importante no caer en la tentación de utilizarlos como tales.

Es un error habitual tener pilas de papeles amontonados para no olvidar que tenemos un proyecto activo y que debemos hacer algo al respecto.

El problema es que las próximas acciones y los elementos “a la espera” de ese proyecto aún no están decididos sino que siguen perdidos en algún lugar de esas pilas de papeles.

La consecuencia es que esa falta de definición hace que te dé la impresión de que hay aún más material del que hay en realidad, lo que a su vez te desincentiva en lugar de impulsarte a actuar. Cuando estás inmerso en la vorágine del día a día, lo último que se te pasa por la cabeza es enfrentarte a una de esas pilas de papeles para procesarla y determinar las acciones necesarias.

Por eso, lo que finalmente ocurre es que, a fuerza de ver la misma pila de papeles todos los días, te acabas insensibilizando y al final no sólo no haces nada con ella sino que te genera cada vez más ansiedad.

¿Cómo poner fin a este tipo de situaciones?

Lo primero que debes hacer es añadir el proyecto a la Lista de Proyectos como recordatorio de que has de lograr un objetivo.

Lo segundo es es identificar y colocar en sus listas correspondientes todas las próximas acciones y los elementos “a la espera.

Ahora ya puedes comenzar a hacer. Si por ejemplo tienes que llamar a alguien, saca de la pila de material de apoyo todo lo que necesites para la conversación: listados, análisis, gráficos…

En cuanto a la mejor forma de guardar el material de apoyo para proyectos, te recomiendo que uses un lugar específico para ello. Puede ser en carpetas separadas -una por proyecto- en una sección previamente definida de tu archivador, o en carpetas independientes en una bandeja dedicada exclusivamente a este tipo de material, o en una carpeta electrónica de tu sistema de archivos dedicada al respecto.

Por otra parte, conviene que durante la revisión semanal eches un vistazo al material de apoyo para proyectos a fin de asegurarte de que no has dejado pasar nada por alto al procesarlo en ocasiones anteriores. Te sorprenderá ver como encuentras casi siempre cosas que se te habían pasado por alto en revisiones anteriores.

La clave para una buena gestión de los materiales de apoyo para proyectos reside en tratar de forma diferente lo que es información de lo que son acciones.

La forma de diferenciar ambas es sencilla: lo que es información no requiere acción; sólo sirve como referencia.

31 comments to GTD: Cómo Gestionar los Materiales de Apoyo para Proyectos

  • Un artículo de libro, en línea con la ortodoxia GTD-iana más pura 😉

    Por añadir algo, yo guardo todo el material de apoyo de los proyectos en carpetas. Cuando están en curso, mantengo esas carpetas en una bandeja especial llamada precisamente así: “EN CURSO”; cuando ya están terminados, van al archivador de carpetas colgantes (sí, aunque David Allen no lo recomienda, a mi me funciona de maravilla).

    La clave para la gestión de proyectos, como muy bien dices, es diferenciar lo que son acciones de lo que es material de referencia.

    ¡Excelente artículo, José Miguel! 😀
    .-= Lo último en el blog de Jero Sánchez ..Deshazte del perfeccionismo =-.

  • Fernando Álvarez
    Twitter: LaTrinchera

    Acabas de describir mi actual mesa de despacho… ok, gracias por recordarme la evidencia… me pongo con ello! 😉
    .-= Lo último en el blog de Fernando Álvarez ..Yo apuesto por tí, y tu ¿apuestas por tí? =-.

  • Antonio José Masiá Guerrero

    Una duda respecto al archivo del material de apoyo. Como bien dices y aclara el propio David Allen. El primer paso es dar de alta en la lista de proyectos el propio proyecto y posteriormente la primera acción siguiente, pero ¿que consideramos como material de apoyo del proyecto?. Yo como lo hago es de la siguiente forma: Uso por lo general carpetas con pestañas, color Manila. Tengo una carpeta con el nombre del proyecto, denominada material de apoyo. La uso para soporte del proyecto. Voy guardando en ella todo lo que me hace falta para las siguientes acciones. Por otra lado tengo sucesivas carpetas con el mismo nombre que uso para guardar la planificación del proyecto, los documentos que se generan en el proyecto, las actas de reuniones, actas de visitas a clientes, actas de visitas de obras, documentos que obtengo de los contratistas, certificados, licencias, etc. Todo en carpetas independientes. Como lo ves, ¿es correcto así?. Anteriormente, usaba un definitivo para cada proyecto. Ocupaba mucho espacio y no podía tenerlo a mano.

    Una vez que finalizo un proyecto, cojo todas las carpetas del archivador relacionadas con el y las meto en una caja grande, debidamente etiquetada y reverenciada. Tengo que guardar mis documentos por lo menos durante 10 años por temas de responsabilidad. Una vez que pasan me deshago de ellos.

    • José Miguel Bolívar
      Twitter: jmbolivar

      Una de las cosas que más me gusta de GTD es su flexibilidad. David Allen dice que hay que gestionar el material de apoyo de los proyectos de forma separada de la lista de proyectos y de las próximas acciones del proyecto, pero no especifica si debe ser una única carpeta o varias. El método que tu sigues parece tan bueno como cualquier otro y si a ti te funciona, no veo motivo para cambiarlo. Creo que los principios esenciales de GTD se deben respetar al 100% sin ningún tipo de excepción o “versionado” pero en este tipo de cosas, donde la realidad de cada persona puede ser muy distinta, lo sensato es adaptar el sistema a ti en lugar de adaptarte tú al sistema, ya que estas adaptaciones son compatibles y no contradicen en absoluto la esencia del sistema.

  • Álvaro

    Buen artículo José Miguel.

    Yo aquí tengo un problema que pensé que había solventado.
    Actualmente utilizo:
    – Toodledo para gestionar las tareas (con due today para android).
    – Gmail para correo (y google calendar para citas). El correo lo tengo con etiquetas por estado y por proyecto. Es decir, si me mandan un mail con información o un documento que utilizaré esta semana lo llevo a “siguiente” además de etiquetarla con el proyecto si lo requiere. Si he escrito un email pidiendo información me lo reenvio a mi también y, además de ponerle la etiqueta del proyecto (cuando ya hay un hilo de conversación este paso es automático) lo etiqueto “en espera”…
    – Evernote para notas, con una mecánica similar: tengo libretas para proyectos y según estado. Creo que esto lo voy a cambiar, dejaré las libretas solo para proyectos y utilizaré las etiquetas.
    – Carpetas en pc: Tengo carpetas principales por estado (siguiente, en espera…) y dentro de estas muevo documentos o carpetas de proyectos o partes de proyectos según el estado en el que están.
    – Bandejas físicas: mismo funcionamiento que las del pc, pero en soporte físico.

    Claro, todo esto me trae el problema de la multitud de soportes, que se hace un poco aparatoso a la hora de las revisiones y de ver todo el material de cada proyecto. ¿Cómo me recomendarías organizar todo esto?

    • José Miguel Bolívar
      Twitter: jmbolivar

      Deberías tener un único sistema para tus listas, otro para archivo e idealmente también material de proyectos y luego la agenda. El resto suele ser redundante.
      Toodledo te puede servir para todas las listas, google calendar para la agenda y Evernote para archivo y material de proyectos.
      La foto quedaría:
      * Toodledo: lista de próximas acciones, a la espera, algún día/tal vez, lista de proyectos
      * Google Calendar: agenda y archivo de seguimiento
      * Evernote: Archivo y material de soporte para proyectos
      A Evernote puedes subir el material de las carpetas y seguramente el de las bandejas físicas.
      No uses gmail para gestionar listas. Está bien que etiquetes los email como “siguiente”, “a la espera”, etc. pero cada uno tiene que tener una referencia en su lista correspondiente. Cuando “haces” lo que sea con cada uno de los emails, lo reflejas en la lista que toque.

      • Álvaro

        Pero evernote no se sobrecargará? Tengo cuenta gratuita…
        Además, evernote no admite words ni excels… no? y con los videos me iba a cepillar el límite en cuatro días.
        Lo que hago a veces es sacar el link de la nota de evernote que sea y la pego en las notas de la tarea vinculada de toodledo.

        Cuánto tendremos que esperar hasta ver la herramienta definitiva? 😀

        Cómo gestionas tu el correo?

        Un saludo

        • José Miguel Bolívar
          Twitter: jmbolivar

          Yo uso la opción de pago. Si no te cabe en Evernote, deja de usar Evernote (para GTD). Lo que sí o sí debes hacer es tener todo el archivo digital en un único sitio, el que quieras.

          Lo de la herramienta está en camino pero ya sabes que lleva su tiempo. Has probado FacileThings?

          Lo del correo me lo apunto en mi lista algún día/tal vez. No cabe en un comentario 😉

          Un saludo,

          • Álvaro

            Probé facilethings, todavía estaba un poco verde. Es una aplicación que estoy siguiendo y en la que no paran de trabajar, tengo esperanzas de cara al futuro, por ahora todavía no.

            Un saludo

  • Álvaro

    Buen artículo José Miguel.

    Yo aquí tengo un problema que pensé que había solventado.
    Actualmente utilizo:
    – Toodledo para gestionar las tareas (con due today para android).
    – Gmail para correo (y google calendar para citas). El correo lo tengo con etiquetas por estado y por proyecto. Es decir, si me mandan un mail con información o un documento que utilizaré esta semana lo llevo a “siguiente” además de etiquetarla con el proyecto si lo requiere. Si he escrito un email pidiendo información me lo reenvio a mi también y, además de ponerle la etiqueta del proyecto (cuando ya hay un hilo de conversación este paso es automático) lo etiqueto “en espera”…
    – Evernote para notas, con una mecánica similar: tengo libretas para proyectos y según estado. Creo que esto lo voy a cambiar, dejaré las libretas solo para proyectos y utilizaré las etiquetas.
    – Carpetas en pc: Tengo carpetas principales por estado (siguiente, en espera…) y dentro de estas muevo documentos o carpetas de proyectos o partes de proyectos según el estado en el que están.
    – Bandejas físicas: mismo funcionamiento que las del pc, pero en soporte físico.

    Claro, todo esto me trae el problema de la multitud de soportes, que se hace medio ineficaz. ¿Cómo me recomendarías organizar todo esto?

  • Álvaro

    Se me olvidaba, también uso mindmanager para lluvias de ideas y organizar proyectos complejos.

    • José Miguel Bolívar
      Twitter: jmbolivar

      Los mapas los puedes exportar a imagen o pdf y subirlos a Evernote como material de apoyo para proyectos. Otra opción es echar un vistazo al add-in de MindManager que se llama ResultsManager, de Gyronix (es lo que yo uso) y desarrollar una solución GTD en esta plataforma.

  • Antonio José Masiá
    Twitter: amasiamacme.com

    Estimado José Miguel,

    Ante todo un saludo. La pregunta igual te parece un poco absurda, pero optimizando mi sistema de archivos a final de año me surge la siguiente duda. El resultado de los proyectos realizados, es decir, los resultados, ¿Donde los guardas?, ¿Material de Referencia o en su carpeta de material de apoyo?. Me refiero por ejemplo a los textos de las entradas del blog, a los informes que redactas, al proyecto terminado sobre una vivienda, etc. …. Yo hasta ahora los dejo dentro del archivo de apoyo. Lo que ocurre es que muevo las carpetas a una llamada proyectos terminados.

    • José Miguel Bolívar
      Twitter: jmbolivar

      Cuando el proyecto está terminado generalmente tiro todo. Sólo conservo en el archivo lo que creo que me puede volver a ser útil. Al principio lo guardaba todo pero con los años te das cuenta de que rara vez lo usas, así que no [me] merece la pena guardar la mayor parte.
      Un saludo

  • Información Bitacoras.com…

    Valora en Bitacoras.com: Los materiales de apoyo para proyectos no son ni próximas acciones ni recordatorios de los mismos y por tanto es importante no caer en la tentación de utilizarlos como tales. Es un error habitual tener pilas de papeles amonto…..

  • RT @lblancoa: GTD: Como Gestionar los Materiales de Apoyo para Proyectos http://viigo.im/2c84

  • RT @jmbolivar Nueva Entrada: GTD: Cómo Gestionar los Materiales de Apoyo para Proyectos http://bit.ly/88xFFI (en Optima Infinito)

  • Comentando en casa de @jmbolivar: Cómo gestionar los materiales de apoyo para proyectos http://ow.ly/10hcz #gtd

  • GTD: Cómo Gestionar los Materiales de Apoyo para Proyectos http://bit.ly/706PVI /por @jmbolivar

  • RT @elgachupas: Comentando en casa de @jmbolivar: Cómo gestionar los materiales de apoyo para proyectos http://ow.ly/10hcz #gtd

  • Excelente!!! RT @daguayo GTD: Cómo Gestionar los Materiales de Apoyo para Proyectos http://bit.ly/706PVI /por @jmbolivar

  • GTD: Cómo Gestionar los Materiales de Apoyo para Proyectos http://tinyurl.com/yeflta7

  • recordando lo que he de hacer y no he hecho gracias a @jmbolivar http://bit.ly/b2l1zD como si hubiera visto mi mesa actualmente… ;D

  • @sgcaso ¿Te sientes identificado? RT @jmbolivar: GTD: Cómo Gestionar los Materiales de Apoyo para Proyectos http://bit.ly/5m9RhV

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