GTD: Por Qué Usar una Lista de Proyectos

Crear y mantener una lista con todos tus proyectos, es decir, con todos los resultados deseados que requieren más de una acción, puede ser una experiencia reveladora, ya que seguramente tengas más de los que crees.

Lo ideal es comenzar por una lista muy simple, parecida a las que has utilizado para tus próximas acciones. Ten en cuenta que la lista de proyectos no está pensada para contener los detalles de los mismos sino que debe ser simplemente un índice amplio de frentes abiertos.

En realidad no vas a trabajar directamente sobre esta lista, ya que los proyectos no se hacen, sino en las correspondientes próximas acciones que estén activas en cada momento.

El valor real que ofrece una lista de proyectos es proporcionar una visión general que te permitirá de forma rápida asegurarte de tener definida al menos una próxima acción para cada uno de tus proyectos activos.

El tiempo que inviertas en elaborar tu lista de proyectos se verá con creces compensado por la sensación de control que obtendrás al revisarla.

Si lo prefieres, puedes descomponer tu lista de proyectos en varias listas. Lo único importante es que las revises con la frecuencia necesaria y al menos durante la revisión semanal.

Otra alternativa interesante a considerar, sobre todo si trabajas con un número elevado de proyectos, es subclasificarlos. Hay muchas formas de llevar a cabo esta subclasificación pero quizás las más conocidas sean:

  • Personal/Profesional: Yo utilizo esta división porque el número de proyectos activos en ambos “lados” es considerablemente alto. Lo más importante a tener en cuenta si te decides por utilizar esta subclasificación es que la lista “Personal” hay que revisarla tan a conciencia y tan a menudo como la “Profesional”, ya que muchas cosas “personales” deben llevarse a cabo los días laborables. No gestionar ambas subclasificaciones del mismo modo hará que la parte “Profesional” acabe consumiendo la totalidad de tu atención y minará la eficiencia de tu sistema GTD
  • Proyectos Delegados: Es otra de las subclasificaciones que propone David Allen pero a mí no me termina de convencer. Prefiero manejar la delegación de las próximas acciones en lugar de delegar los proyectos. Para mí esta clasificación sólo tiene sentido si eres un directivo de alto nivel con un amplio equipo de profesionales a tu cargo
  • Por tipo específico de proyecto: Si buena parte de tus proyectos pertenecen a uno o varios “tipos” fácilmente identificables, subclasificarlos por tipo te facilitará enormemente el proceso de revisión. Si por ejemplo trabajas en Ventas te podría interesar agrupar todos los proyectos que fueran “pendientes de oferta”

El último aspecto a tener en cuenta son los subproyectos. ¿Qué hacer con ellos? ¿Agruparlos todos en una subclasificación específica para ellos?

Lo que yo hago cuando hay subproyectos es anotarlos en la lista de proyectos en lugar del proyecto principal, ya que al fin y al cabo los subproyectos son proyectos “en pequeño”.

Sin embargo David Allen recomienda lo contrario: anotar los proyectos principales en la lista y considerar los subproyectos una especie de material de apoyo…

En cualquier caso, no existe un sistema perfecto para hacer seguimiento de todos tus proyectos y subproyectos por igual y tampoco importa demasiado siempre y cuando revises ambos regularmente.

34 comments to GTD: Por Qué Usar una Lista de Proyectos

  • josep briet
    Twitter: jbriet

    Un post realmente interesante.Saludos

  • Saber Práctico
    Twitter: saberpractico

    Hola José Miguel, ¿para iniciarme en esto debería leerme el libro de Allen o tienes alguna otra recomendación? Gracias!
    .-= Lo último en el blog de Saber Práctico ..Pasar menos tiempo delante del ordenador =-.

    • José Miguel Bolívar
      Twitter: jmbolivar

      Para iniciarte te sugiero que eches un vistazo a la categoría “organizate con eficacia” de este blog. También encontrarás muy buenas entradas sobre GTD en otros blogs (DuTuDú, Canasto, GTD Bergonzini, El Gachupas o ThinkWasabi).
      Si quieres dominar la metodología te sugiero que te compres el libro y lo leas con calma un par de veces. Para empezar con GTD, lento es deprisa 😀

  • Isaias
    Twitter: mcallus

    Precisamente hace poco escribí un artículo presentando un poco por encima esta forma de organizar los proyectos a raíz de que por fin recibí mi invitación para probar Nirvana (un gestor online del GTD).
    Muy recomendable para la gente que como yo tiene abiertos muchos proyectos web y de diseño a la vez (al ver el genial resultado de esta técnica en cuanto me compre el iMac caerá una licencia de Things para usarlo en unión con mi iPhone sin depender de una página web de terceros)
    .-= Lo último en el blog de Isaias ..Espectacular video del Factor X italiano. Eso si es nivel =-.

  • Estevo Raposo
    Twitter: estevo

    Tengo actualmente 91 proyectos (subproyectos a parte) en mi lista. Los clasifico por temas (16) y prioridad (Imprescindible, Necesario, Aconsejable y Si es posible). Considero imprescindible que cada proyecto tenga un propósito definido, y la visión establecida (¿cómo serán las cosas cuando esté completado?).

    Me parece muy interesante la sugerencia sobre los subproyectos, el sistema GTD me funciona muy bien con proyectos más o menos sencillos, pero con aquellos que puedo dividir en 6 subproyectos complejos, tango un problema. Me plantearé añadir los subproyectos a la lista principal.
    .-= Lo último en el blog de Estevo Raposo ..Reparando mi sistema GTD colapsado =-.

    • José Miguel Bolívar
      Twitter: jmbolivar

      Es probable que ganaras cierta claridad y enfoque relegando a “Algún día/Tal vez” alguno de esos proyectos con baja prioridad…
      Ya nos contarás que tal resultado te da añadir los subproyectos a la lista principal 🙂

  • A mí las listas sin más no me funcionan. Tengo que dar un paso más y transformarlas en imágenes o sensaciones. En este caso que nos ocupa, lo que hago es buscar una foto que me haga pensar en el proyecto (sueño, objetivo…) e imprimirla y colocarla en un tablón que tengo en mi despacho. O en la cartera. O como fondo de pantalla del ordenador. Es mi truquillo para tenerlo siempre presente. Distracciones no faltan que te alejan de lo que verdaderamente quieres.
    En fin, cada maestrillo defiende su librillo…
    Gracias por tus posts, José Miguel. Rara vez comento, porque estoy siempre haciendo 8 cosas a la vez y rara vez sentada delante de la mesa del ordenador, que es mi “sitio para reflexionar”. Para parlotear, me sirve cualquiera. 😉

  • José Luis Gato
    Twitter: franjuice

    Hola José Miguel,

    En efecto, es de gran utilidad. Sin ir más lejos, ayer recomendaba ejecutar lo que propones para conseguir un mayor nivel de abstracción. Es complicado desarrollar un proyecto en concreto cuando tienes varios, pero al “mirar” desde otro ángulo compruebas que están relacionados. Aunque el único nexo común a veces sea que los tengas que hacer tú. 🙂

    Interesante, un abrazo!
    .-= Lo último en el blog de José Luis Gato ..La distorsión virtual =-.

  • Jose Luis Montero
    Twitter: JLMON53

    Hola Jose Miguel
    Personalmente soy un desastre…tengo varios programas que mis socios insisten en proporcionarme, pero…, no tengo remedio, aunque sobrevivo y, a la larga, es mi cerebro quien administra la proridad de todos y cada uno, casi siempre emocionalmente.
    Un saludo
    .-= Lo último en el blog de Jose Luis Montero ..LA ORGANIZACIÓN HUEVO =-.

  • Antonio José Masiá Guerrero
    Twitter: amasiamacme.com

    La subclasificación entre proyectos personales y profesionales no solo es recomendable sino que creo que es casi obligatoria, sobre todos para los trabajos en empresas o bien colectivos de profesionales. Por un lado hay que aclarar la distinción entre el concepto de proyecto GTD y proyecto para una empresa. Ello implica que en un proyecto personal, siempre va a ser directamente responsabilidad nuestra, con lo cual entra directamente en nuestro rol personal. En contra, un proyecto para la empresa o bien profesional, puede ser y de hecho ocurre muchísimo, responsabilidad de varias personas, por lo que a menos que seamos el director de dicho proyecto, a efectos de gestión personal (que es de lo que trata GTD), nuestro proyecto GTD sería solo la parte que tenemos asignada. Pongo un ejemplo. Yo trabajo en un estudio de Ingeniería de Edificación con otro compañeros. Tenemos un sistema de gestión del estudio en el que registramos y damos de alta cada proyecto. Hay proyectos en los que yo soy el responsable, por lo que pasa directamente a mi sistema GTD o bien hay proyectos en los que intervenimos los dos. En este caso independientemente de que se de de alta en el sistema el proyecto compartido, yo en mi sistema GTD solo doy de alta mi subproyecto (por llamarlo de algún modo) y solo me ocupo de eso. Esto implica que de una manera hay dos listas. Una de proyectos del Estudio y otra GTD de mis proyectos que giran dentro de mi área de responsabilidad profesional.

    • José Miguel Bolívar
      Twitter: jmbolivar

      A nivel de proyecto me parece correcto utilizar dos subcategorías distintas para identificar cuáles son de la empresa y cuáles son tuyos. Sin embargo, a nivel de próximas acciones, todas deberían ir en una única lista.

  • Antonio José Masiá
    Twitter: amasiamacme.com

    Entiendo que GTD es un método personal y no de empresa (para que fuese de empresa todos sus miembros deberían usar GTD). Entonces, si yo no soy responsable de un proyecto, y me encargan la gestión de una parte, entiendo que no tengo porque incluir en mi lista de acciones el resto de acciones del proyecto que no son de mi responsabilidad y que además no tengo porque conocer. Yo planifico mi proyecto (que en este caso sería un subproducto del total) y gestiono las acciones derivadas única y exclusivamente de mi parte asignada. Te pongo un ejemplo concreto:

    Nos encargan la dirección técnica de una obra. (Al estudio) Nuestra misión será:

    Controlar la calidad en la ejecución de la obra,
    Controlar la ejecución de la obra y
    Coordinar la obra en materia de S+S.
    Si dentro del estudio yo solo soy responsable de la parte de Coordinar la Seguridad y Salud de la obra, entiendo que no tengo por que conocer las acciones que se deben o se van a llevar a cabo en los restantes subproyectos.

    ¿Que ocurre si el resto del equipo no emplea GTD?

    • José Miguel Bolívar
      Twitter: jmbolivar

      Estoy de acuerdo contigo, Antonio José. Únicamente deberás preocuparte por las demás partes de las que no eres responsable en la medida que puedan interferir con aquéllas que sí son de tu responsabilidad. Precisamente para eso está la Lista a la Espera, para poder hacer seguimiento de acciones que, sin ser responsabilidad tuya hacerlas, sí que influyen en tu propia productividad.
      Un abrazo

  • Información Bitacoras.com…

    Valora en Bitacoras.com: Crear y mantener una lista con todos tus proyectos, es decir, con todos los resultados deseados que requieren más de una acción, puede ser una experiencia reveladora, ya que seguramente tengas más de los que crees. Lo ideal e…..

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  • Andrés Letelier

    GTD: Por Qué Usar una Lista de Proyectos | Optima Infinito | Innovación y Productividad para Personas y Empresas http://bit.ly/6IBrmq

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