El Consejo de los Viernes: La Información Pesa

cut to the chase El Consejo de los Viernes: La Información PesaEn muchas empresas la sed de datos es insaciable. La información bien fundada reduce sin duda el riesgo y la incertidumbre y, al hacerlo, favorece la toma de decisiones acertadas. Pero llevada al extremo, la acumulación sin medida de información puede conducir a una situación de “parálisis por análisis”.

No es extraño encontrar casos de empresas donde los directivos reciben literalmente decenas de extensos informes que no son capaces de leer en su totalidad. Hablamos de un buen número de horas de trabajo desperdiciadas en una tarea que no aporta valor al cliente final.

Si se racionalizaran todos esos informes y se condensaran para contener únicamente la información realmente valiosa, probablemente su extensión, y por consiguiente el tiempo necesario para leerlos, sería diez veces menor.

Llevar a cabo una auditoria de la información que recibes habitualmente es algo sencillo. No tienes más que responder a las siguientes preguntas para cada uno de los documentos:

  • ¿Cuál es la finalidad de este informe? ¿La cumple?
  • ¿Cuánto tiempo requiere la generación de este informe? ¿Se justifica esta inversión de tiempo con lo que aporta el informe?
  • ¿Podría lograr los mismos resultados con menos datos? ¿Qué tipo de información es esencial conservar?

Si las personas de tu empresa dedican su tiempo a generar información que no aporta valor al negocio, están malgastando su tiempo y el tuyo.

Haz lo posible porque se eliminen los informes innecesarios en tu entorno de trabajo y se optimicen los restantes para contener únicamente información relevante para la toma de decisiones.

La información pesa y cuando pesa demasiado se convierte en lastre.

Desarrollo Personal: ¿Qué es el Coaching Profesional?

socios y puzzle Desarrollo Personal: ¿Qué es el Coaching Profesional?El término coaching encierra muchas suposiciones y conceptos equivocados, debido principalmente a que se trata de una actividad profesional muy poco regulada en la que cualquiera puede erigirse como coach profesional en un momento dado. Esta falta de regulación ha conducido a una situación en la que hay casi tantas interpretaciones y versiones del coaching como coaches en activo.

Hay sin embargo una organización internacional sin ánimo de lucro, la ICF (International Coach Federation), que intenta promover el arte, la ciencia y la práctica del coaching profesional y que aspira a convertirse en una voz firme y unificada para esta profesión. La ICF goza en la actualidad de reconocimiento en todo el mundo principalmente por su modelo de competencias clave de coaching, su código profesional ético y deontológico y su programa de acreditaciones reconocido internacionalmente.

Se tiende a confundir la figura del coach con la del mentor, en el sentido que se espera que el coach transfiera ciertos conocimientos y habilidades a su cliente.

Sin embargo, según la ICF, “coaching es la colaboración con clientes en un proceso creativo y generador de ideas que les ayuda a maximizar su potencial personal y profesional“.

Un coach profesional está preparado para escuchar, observar y personalizar su enfoque en función de las necesidades del cliente, intentando obtener del mismo las soluciones y estrategias necesarias, ya que parte de la creencia firme de que el cliente es creativo y cuenta con recursos necesarios para alcanzar sus objetivos.

El trabajo del coach profesional consiste de hecho en prestar su apoyo para mejorar las capacidades, los recursos y la creatividad que ya tiene el cliente. Un coach profesional no dice a nadie cómo debe gestionar o encauzar su vida, ni tampoco qué debe hacer o dejar de hacer.

Dar consejos implica, por una parte, asumir que el coach conoce la situación mejor que el propio cliente y, por otra, que el coach tiene derecho a dirigir la vida del mismo. Ambas asunciones violan los principios básicos del coaching, por el cual el cliente es el único dueño de sus actos. Un coach profesional puede como mucho sugerir ideas si es conocedor de la materia, pero dejando siempre decidir al cliente.

Las respuestas no permiten que el cliente aprenda por sí mismo. Por eso, aunque dar respuestas puede ser la forma más rápida y sencilla de obtener resultados a corto plazo, genera dependencia del coach e impide que el cliente sea capaz de alcanzar resultados por sí mismo a largo plazo.

El objetivo último de un buen coach profesional es que su cliente sea, al final del proceso de coaching, capaz de seguir generando y logrando objetivos por sí mismo sin necesidad de un coach.

Otra confusión bastante generalizada es confundir el coaching con alguna de las técnicas auxiliares que puede emplear el coach profesional durante el programa de coaching, como puede ser el caso de la PNL. Estas herramientas son en cualquier caso complementarias al proceso de coaching, siempre opcionales y nunca sustitutivas del mismo.

Esta aclaración es importante porque una persona puede ser experta en PNL sin saber nada de coaching, del mismo modo que un coach puede ser un excelente profesional sin conocer ni aplicar técnicas de PNL.

Por otra parte, y en contra de lo que determinadas prácticas llamadas coaching pueden dar a entender, el coaching profesional no es un movimiento espiritual, ni una filosofía ni religión. Tampoco tiene nada que ver con ritos más o menos esotéricos, experiencias paranormales o ritos de paso.

El coaching, cuyos orígenes se remontan a los socráticos, es una técnica muy sencilla en lo conceptual y espectacular en los resultados cuando es ejercida por un profesional debidamente formado. La dificultad para llegar a ser un buen coach profesional no radica ni el dominio de la teoría ni en la mayor o menor experiencia en otros campos, sino en las muchas horas de práctica  necesarias para alcanzar el nivel requerido en las competencias clave.

A veces, nuestros “muros mentales” no nos dejan identificar claramente los objetivos o ver con nitidez las opciones existentes; otras, ocultan los recursos que tenemos a nuestro alcance o las acciones que nos conducen a donde queremos llegar.

El coaching es el arte de derribar “muros mentales” invisibles con el martillo de la palabra hecha pregunta.

GTD: Por Qué Usar una Lista de Proyectos

calvo y documentos apilados GTD: Por Qué Usar una Lista de ProyectosCrear y mantener una lista con todos tus proyectos, es decir, con todos los resultados deseados que requieren más de una acción, puede ser una experiencia reveladora, ya que seguramente tengas más de los que crees.

Lo ideal es comenzar por una lista muy simple, parecida a las que has utilizado para tus próximas acciones. Ten en cuenta que la lista de proyectos no está pensada para contener los detalles de los mismos sino que debe ser simplemente un índice amplio de frentes abiertos.

En realidad no vas a trabajar directamente sobre esta lista, ya que los proyectos no se hacen, sino en las correspondientes próximas acciones que estén activas en cada momento.

El valor real que ofrece una lista de proyectos es proporcionar una visión general que te permitirá de forma rápida asegurarte de tener definida al menos una próxima acción para cada uno de tus proyectos activos.

El tiempo que inviertas en elaborar tu lista de proyectos se verá con creces compensado por la sensación de control que obtendrás al revisarla.

Si lo prefieres, puedes descomponer tu lista de proyectos en varias listas. Lo único importante es que las revises con la frecuencia necesaria y al menos durante la revisión semanal.

Otra alternativa interesante a considerar, sobre todo si trabajas con un número elevado de proyectos, es subclasificarlos. Hay muchas formas de llevar a cabo esta subclasificación pero quizás las más conocidas sean:

  • Personal/Profesional: Yo utilizo esta división porque el número de proyectos activos en ambos “lados” es considerablemente alto. Lo más importante a tener en cuenta si te decides por utilizar esta subclasificación es que la lista “Personal” hay que revisarla tan a conciencia y tan a menudo como la “Profesional”, ya que muchas cosas “personales” deben llevarse a cabo los días laborables. No gestionar ambas subclasificaciones del mismo modo hará que la parte “Profesional” acabe consumiendo la totalidad de tu atención y minará la eficiencia de tu sistema GTD
  • Proyectos Delegados: Es otra de las subclasificaciones que propone David Allen pero a mí no me termina de convencer. Prefiero manejar la delegación de las próximas acciones en lugar de delegar los proyectos. Para mí esta clasificación sólo tiene sentido si eres un directivo de alto nivel con un amplio equipo de profesionales a tu cargo
  • Por tipo específico de proyecto: Si buena parte de tus proyectos pertenecen a uno o varios “tipos” fácilmente identificables, subclasificarlos por tipo te facilitará enormemente el proceso de revisión. Si por ejemplo trabajas en Ventas te podría interesar agrupar todos los proyectos que fueran “pendientes de oferta”

El último aspecto a tener en cuenta son los subproyectos. ¿Qué hacer con ellos? ¿Agruparlos todos en una subclasificación específica para ellos?

Lo que yo hago cuando hay subproyectos es anotarlos en la lista de proyectos en lugar del proyecto principal, ya que al fin y al cabo los subproyectos son proyectos “en pequeño”.

Sin embargo David Allen recomienda lo contrario: anotar los proyectos principales en la lista y considerar los subproyectos una especie de material de apoyo…

En cualquier caso, no existe un sistema perfecto para hacer seguimiento de todos tus proyectos y subproyectos por igual y tampoco importa demasiado siempre y cuando revises ambos regularmente.

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