Uno de los mayores problemas de los sistemas de organización personal es que la gente tiende a mezclar elementos accionables, es decir, sujetos a acción, con otros que pueden tener un gran valor, como por ejemplo datos y otros materiales de consulta, pero que no tienen ninguna acción vinculada.
Contar con una buena estructura para gestionar los elementos no sujetos a acción, tanto en la vida profesional como en la privada, es tan importante como saber gestionar las próximas acciones y los proyectos ya que, cuando hay una mala gestión de los elementos no accionables, éstos bloquean todo el proceso.
Muchos de los elementos que proceses de tu bandeja de entrada no requerirán ninguna acción pero puedes querer conservarlos por otros motivos, bien porque sea información útil o interesante, bien porque es posible que decidas hacer algo con ella más adelante.
Los elementos no sujetos a acción pueden organizarse en dos grandes categorías: materiales de consulta y recordatorios de acciones posibles (la famosa lista “Algún día/Tal vez”). Hoy nos centraremos en cómo gestionar el material de referencia o consulta.
Las decisiones importantes que debes tomar son:
- Decidir qué cantidad de material quieres conservar
- Cuánto espacio físico le vas a dedicar
- De qué modo lo vas a almacenar
- Dónde lo vas a almacenar
El principal problema para organizar el material de consulta es de tipo psicológico. Al fin y al cabo todo lo que termina en tu bandeja de entrada son “cosas”, es decir, elementos sobre los que aún no sabes si requieren acción o no. Una vez sepas qué es qué, qué requiere acción y qué es material de referencia, lo único que debes decidir es el tamaño de tu “biblioteca”, física o virtual.
Hay elementos físicos que posiblemente tenga más sentido guardar en un espacio físico. Hay quien los escanea y archiva digitalmente, pero personalmente no estoy seguro de la eficiencia de este método. En cualquier caso, siempre que sea posible, lo ideal es almacenar en formato digital. Lo importante es seguir un sistema, el que te resulte más cómodo, para poder encontrar la información cuando la necesitas.
Tanto para el archivo físico como para el digital, el método más simple y que mejor resultados suele dar, por su sencillez, es el alfabético. Si por ejemplo buscas una factura de tornillos de la tienda Bricoland, al final sólo puede estar en la “F” de factura, la “T” de tornillos, o la “B” de Bricoland. Con cualquier otro sistema, las dudas sobre dónde la habrás guardado suelen ser considerablemente mayores.
Lo siguiente a tener en cuenta, muy en línea con la filosofía general de GTD, es el “divide y vencerás”. Es preferible contar con muchos niveles y subniveles de archivo, cada uno de ellos con relativamente pocos elementos, que utilizar grandes “cajones de sastre” con muchos elementos. Sobre todo en formato digital, tener múltiples subniveles es muy sencillo y el supuesto tiempo adicional que inviertes en generarlos se compensa con creces al recuperar la información que buscas.
Por ejemplo, para guardar tus fotos sería mejor una estructura tipo fotos/año/mes/evento/sub-evento (digamos fotos/2009/julio/vacaciones/playa/día_1), con pocas fotos en cada carpeta, que una estructura tipo fotos/año/evento (digamos fotos/2009/vacaciones) con decenas o cientos de fotos en la misma carpeta.
Sobre todo cuando hablamos de material disponible en formato electrónico, mi experiencia es que cada vez tiene menos sentido mantener un archivo de material de consulta tradicional, ya que la información caduca a gran velocidad. Lo que hago en su lugar es buscar la fuente de la información y almacenarla como enlace en el navegador o en cualquier sistema tipo Delicious. Por ejemplo, imagina que te llega un folleto de una tienda de toldos y tú tienes pensado cambiar los de tu casa en unos meses. Antes guardaba el folleto en mi archivo de consulta para cuando me hiciera falta. Ahora busco la web del la tienda de toldos y guardo el enlace.
Creo que, cada vez más, lo importante no es tener la información (ni en tu archivo ni en tu cabeza), sino saber dónde encontrarla cuando la necesites.
Twitter: saberpractico
Estoy empezando con el GTD y todavía no tengo pensado cómo guardar el material de consulta, pero creo que guardarlo todo en formato digital es una opción bastante atractiva.
Lo último en el blog de Saber Práctico ..Compra semanal en menos de una hora
Twitter: jmbolivar
El formato digital es desde luego muy atractivo. En mi opinión lo importante es adecuar el sistema a las necesidades y no al revés.
Twitter: JeroenSangers
Antes también usaba muchas carpetas y subcarpetas para mi material de referencia, pero especialmente para material digital uso casi siempre el buscador para recuperar los documentos. Así que he dejado de usar subcarpetas, lo que me ahorra tiempo al momento de guardar los documentos.
Lo último en el blog de Jeroen Sangers ..ActionGear
Twitter: jmbolivar
Supongo que en gran medida se trata de encontrar la solución que mejor le funcione a cada uno. Yo el email lo etiqueto y luego uso el buscador. Para documentos de trabajo me resulta más cómoda una estructura tradicional de archivos, ya que tardo más en encontrarlos con el buscador.
Twitter: rubengp
“Creo que, cada vez más, lo importante no es tener la información (ni en tu archivo ni en tu cabeza), sino saber dónde encontrarla cuando la necesites.”
O, como decían en los años de estudio… tener el teléfono (o el correo-e) del que sabe,
Excelente post.
Lo último en el blog de rubengp ..rubengp: Actualizo foto… en su día creo que me lo sugirió @carmengr; la desvirtualización de @Pediatria me ha terminado de animar…
Twitter: jmbolivar
Comparto plenamente el principio general que comentas. Luego hay ocasiones donde no es posible y hay que recurrir a soluciones más tradicionales
Twitter: seniormanager
Me parece muy valioso el consejo de sub-dividir y lo recomiendo igualmente… Particularmente, hasta hace unos años tenía sólo cajones de sastre y poco a poco he ido sub-clasificando todo al detalle, lo que me facilita encontrar lo que busco. De lo que no estoy seguro es de decidir si tirar algo o no. Pues me ha pasado que he desechado “cosas” que luego de un año necesito para “algo”: por lo que guardo “todo”. Un poco Diógenes, pero me hace sentir tranquilo.
Saludos
SM
Lo último en el blog de Senior Manager ..¿Qué tiene que ver conmigo el Social Media si yo soy de Recursos Humanos?
Twitter: jmbolivar
Todos estos consejos son para tomarlos con sentido crítico y adaptarlos a las necesidades de cada uno. Si guardas poco, tampoco necesitas sub-dividir mucho; si guardas poco, es una forma de encontrar las cosas más fácilmente cuando las buscas, al menos en mi experiencia.
Saludos.
Twitter: formatalento
Hola JM, particularmente tengo mil carpetas y subcarpetas, con información interesante o trabajos realizados anteriormente (por ejemplo, cursos impartidos)…pero ultimamente tiendo a almacenar las cosas que me gustan en “favoritos”, una manera un tanto “cutre”, pero para mí efectiva porque tengo un acceso ágil y rápido.
Saludos, OLiver
Lo último en el blog de Formación y Talento ..REAL MADRID, CANALES Y GUTI: VOLEAS CERCANAS, TACONES LEJANOS
Twitter: jmbolivar
Si a ti te resulta efectiva, tampoco nos vamos a poner ahora en plan fundamentalista, ¿no?
Mmmm, creo que me he perdido algo. Hasta donde yo recuerdo, Allen no recomienda subdividr, justo al contrario: un sistema alfabético plano, donde lo que buscas sólo puede estar en 2 ó 3 sitios –como bien comentas en el ejemplo de tornillos Bricoland.
En cuanto a la forma de archivar, estoy de acuerdo con Jeroen. Con la potencia de los ordenadores de hoy y las herramientas de búsqueda disponibles, clasificar la información, más allá de una jerarquía muy básica de uno o dos subniveles, me parece una pérdida de tiempo. Además, conforme aumenta el volumen de información cada vez resulta más difícil mantener una clasificación coherente: ¿dónde archivas el contrato de confidencialidad de un hosting para un proyecto web? ¿En la carpeta del proyecto, en contratos, en proveedores…?
Con las fotos es todavía más fácil. Las nuevas funciones de etiquetado de la mayoría de los programas de gestión de fotos hace que encontrar cualquier cosa sea rapidísimo. No hay necesidad de crear jerarquías.
Lo último en el blog de Jero Sánchez ..Dos formas de instalar nuevos hábitos
Twitter: jmbolivar
Allen no recomienda subdividir el archivo alfabético, ni yo tampoco. Pero hay cosas como las fotos que no archivo ni física ni alfabéticamente. Personalmente me lleva mucho más tiempo etiquetarlas que guardarlas de forma ordenada. También es cierto que no he investigado demasiado que gestores de fotos hay por ahí (aunque está en mi lista “Algún día/Tal vez”).
El contrato lo almacenaría en la carpeta del proyecto. Si no fuera de un proyecto específico, imagino que en la “C” de contratos.
Como decía en un comentario anterior, creo que hay que adecuar el sistema a lo que vas a archivar, no al revés, y teniendo en cuenta el volumen de lo archivado.
Twitter: blumm
Soy muy novato aún en esto del GTD pero me alivia pensar en la organización digital. Sí, lo veo. Vamos a ponerlo en práctica.
Como suelo acabar en este tipo de blogs, ¡gracias
Twitter: jmbolivar
GTD es una herramienta extraordinariamente potente que puede cambiar tu vida. Sus conceptos son sencillos pero los cambios de hábito que exige requieren tiempo y constancia. Te recomiendo que te lo tomes con calma, domines la teoría antes de aplicarla y, cuando la apliques, hazlo de una vez, en su totalidad.
Y si necesitas algo, ya sabes donde encontrarme
Twitter: LaTrinchera
Estoy muy de acuerdo en que una de las grandes dificultades es decidir cuanto espacio quieres dejar para este tipo de material. Y aun así tiene su gracia el tema…
En cuanto al tema de fotos, yo que tampoco tengo una grandísima cantidad de eventos con fotos prefiero una carpeta llamada fotos donde cuelgo subcarpetas con los nombres de este tipo: año-mes-dia-evento así de un simple vistazo puedo ir al evento en cuestión y si no recuerdo la fecha exacta también me ayuda el verlo todo…
Con respecto a mejor tener localizada la fuente que el material, efectivamente, además siempre lo tendrás actualizado…
La lexhe, que grande eres…
Un fuerte abrazo!!!
Lo último en el blog de Fernando Álvarez ..Yo apuesto por tí, y tu ¿apuestas por tí?
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Muchas gracias, Fernando. La decisión tiene su miga porque hagas lo que hagas, casi siempre te quedarás con la duda de si es suficiente o demasiado
Tú sí que eres grande. Un fuerte abrazo.
Información Bitacoras.com…
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