El Consejo de los Viernes: Abandona el Estado de Emergencia Continua

El “Estado de Emergencia Continua” es frecuente en muchas empresas. Todo tiene que estar hecho “para ayer”; todo es “urgentísimo”, “crítico”… Pero en realidad rara vez era así en las condiciones originales. Por lo general, suele tratarse de situaciones que no se han gestionado de la forma correcta y han acabado degenerando en estados de crisis.

Muchas personas en las organizaciones se han habituado a esta forma de trabajar hasta tal punto que lo llegan a ver como algo normal e inevitable. Lo peor es que esta histeria colectiva sólo sirve para disparar los niveles de estrés y la ineficacia operativa.

Por eso es importante que aprendas a gestionar tu vida con un mínimo de eficacia. Cuando tengas cosas que hacer, no esperes hasta el último minuto para ponerte con ellas. Hacerlo te sitúa inmediatamente en “modo crisis” y eso destroza tu capacidad de concentración y, en consecuencia, tu productividad. Además, acabarás “quemando” a toda la gente que trabaja contigo.

Cuando haya una tarea por hacer, asegúrate de reservar suficiente tiempo para hacerla. Hayas decidido hacerla bien, mal o regular, vas a tardar lo mismo ahora, sin prisas y sin estrés, que en el último minuto, agobiado y estresado.

En estas situaciones, utilizar alguna metodología de productividad personal como GTD puede ayudarte a mejorar tu eficiencia dramáticamente a la vez que eliminas tu estrés. Pero incluso si no usas ninguna, evita apurar los plazos de entrega.

Por supuesto que siempre habrá cosas urgentes e imprevistas que te obligarán a dejar lo que estás haciendo y ponerte con ellas de inmediato.

Sin embargo, no olvides que cuando todo es urgente, nada lo es.

Respeta tu salud, y la de la gente con la que te relacionas, y organízate un poco. Puedes hacer lo mismo, y mucho más, sin necesidad de vivir en un absurdo “Estado de Emergencia Continua”.

23 comments to El Consejo de los Viernes: Abandona el Estado de Emergencia Continua

  • Buenas José Miguel, pienso lo mismo, cuando las cosas se convierten continuamente en urgentes, entonces han dejado de serlo. Por otro lado, es necesario aislarse del ruido, del entorno, porque de lo contrario ese tiempo que has dedicado o está dedicando a un tarea no será aprovecha en su totalidad. No solamente tienes que organizarte tu mismo, sino intentar poner algo de sentido común y orden en tu equipo. De lo contrario se conforma un bucle del que no se sale fácilmente (o hasta que algún proyecto fracase en su plazo de entrega).

    Saludos e interante consejo… como siempre.

    • José Miguel Bolívar
      Twitter: jmbolivar

      Gracias, Miguel. Este tipo de cambio no suele promoverse desde la cúpula de las organizaciones. Es algo que debemos hacer cada uno de nosotros. Hay que encontrar tiempo para pensar además de para hacer. Cuando no se piensa, es prácticamente imposible ser productivo y cuando no se es productivo se acaba inmerso en un estado de estrés y urgencia permanentes. A partir de nuestro propio cambio estamos en mejores condiciones para intentar ampliar ese cambio involucrando a otros.

  • Alberto Barbero
    Twitter: albarte

    Lo último que he oído en una empresa: “No tengo tiempo ni para gestionar los temas urgentes”.

    Y lo peor es que se está convencido de que no se pueden hacer las cosas de otra manera dado que es la propia organización la que genera situaciones imposibles de gestionar: “No depende de mi”

    • José Miguel Bolívar
      Twitter: jmbolivar

      Frases como esa evidencian una realidad preocupante pero no por ello menos habitual en muchas empresas. Más allá de ser una frase hecha, es cierto que cuando todo es urgente, nada lo es. Llegar a este tipo de situaciones significa carecer o desconocer la estrategia de la empresa, no tener perspectiva del qué se hace y por qué y, además, una planificación incorrecta o inexistente. Me sorprendería que, al margen de la crisis, esa empresa tuviera buenos resultados.

  • Muy buen consejo, yo le digo a veces a los clientes. ¿trabajas en el 112? ?En el 061? NO!!! Pues no todo es urgente!!!
    .-= Lo último en el blog de mertxe ..La intimidad en la web social =-.

  • Sebastian Garcia
    Twitter: SebastianGarcia

    Tienes toda la razón.

    Lo peor es cuando esta forma de trabajar se contagia a la organización. Un infierno.

    Un cordial saludo,

    Sebastian

    • José Miguel Bolívar
      Twitter: jmbolivar

      La organización son al final personas individuales. Al final todos tenemos la opción de pararnos un momento a pensar y priorizar. Este ritmo desenfrenado e irracional no solo es improductivo sino perjudicial para los resultados de la organización. Contribuyamos todos con un poco de sensatez 🙂

  • David Sánchez
    Twitter: dasanru

    Además, ese constante estado da muy mala imagen hacia los clientes, los compañeros o los responsables. A mi por lo menos me lo da. Cuando eso ocurre, hay algo que no está funcionando bien, aunque ojo, también hay gente que le gusta o quiere estar en ese permanente estado para justificar sus carencias… aunque se los cala rápido.
    Es además, una buena alarma para ver si la sistemática de trabajo es correcta o no. Cuando todo es urgente, es que algo no se está haciendo bien… nada bien
    Slds
    DSR

    • José Miguel Bolívar
      Twitter: jmbolivar

      Estoy de acuerdo en que la imagen que se transmite es pésima. Indica falta de planificación, no saber establecer prioridades ni asignar recursos… Desde luego es un síntoma más que evidente de que algo no funciona bien y merece la pena echar un vistazo… 🙂

  • Definitivamente nada mas cercano a la verdad, como ya muchos sabemos, la productividad es directamente proporcional a la organizacion, mas organizacion = mas productividad, sin embargo a todo nivel y todo el mundo en unas organizaciones mas que en otras, las famosas tareas importantes y urgentes son todas..absolumente todas, un ejemplo, llegas en la mañana al trabajo y descubres que no tienen listo un pago de un proveedor critico, el cual no quiere despachar hasta asegurar su factura anterior, los que el dia de ayer era algo importante pero no urgente hoy es imperativo y lo que se debia realizar con urgencia hoy en la mañana ya no lo pudiste hacer o se te olvido, por lo que para la tarde ya se combirtio en importante y urgente.
    Este ejemplo nos da una idea del circulo vicioso en el que trabajamos muchas organizaciones y lamentablemente el problema biene principalmente de arriba, ya que he visto personas que tienen organizado su dia y viene el jefe y se los desarma y luego son ellos los primero en decir que esta personas es desorganizada

  • ¿Sabes?
    Me hiciste acordar de un adagio popular, que dice que lo urgente siempre le quita el tiempo a lo importante.

    Y es cierto, pero como bien lo planteas, si siempre estamos en ese estado de alerta y de urgencia, siempre lo importante habrá quedado desplazado, y jamás llegaremos, a tener el tiempo para ello.

    Organizarnos, y determinar, si lo que hacemos es verdaderamente urgente, y requiere nuestra atención inmediata o no, o a que dedicamos nuestro tiempo, equilibrando la balanza a nuestro favor, es lo que nos permitirá dedicar nuestro valioso tiempo, a aquello que realmente nos gusta, nos interesa, y lo requiere.

  • Información Bitacoras.com…

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  • ...

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  • Ana

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