Una de las herramientas más potentes de la metodología GTD son las Listas de Control, también conocidas como checklists. David Allen las define como una especie de recetas de ingredientes potenciales para proyectos, acciones y áreas de valor, interés y responsabilidad.
La principal ventaja de las Listas de Control es que te permiten ahorrar tiempo en las fases de recopilar, procesar y organizar y pasar directamente a evaluar y hacer.
Esto es posible porque, al tratarse de secuencias recurrentes de acciones, sólo deberas recopilarlas, procesarlas y organizarlas la primera vez que las hagas. A partir de ahí no es necesario repetir estos pasos de nuevo, porque ya conoces la naturaleza de las cosas que tienes que hacer.
Las aplicaciones de las Listas de Control son múltiples. Piensa en cualquier secuencia de tareas de que tengas que hacer cada cierto tiempo y ya tienes un proyecto candidato a ser convertido en Lista de Control.
Yo las uso mucho, sobre todo en temas profesionales. Un ejemplo son los viajes de trabajo, cada uno de los cuales es un proyecto que consta de 3 subproyectos y 18 acciones.
Los tres subproyectos son “completar preparativos del viaje”, que abarca desde “comprar los billetes” a “hacer la maleta” (que tiene su checklist propio), “completar tareas posteriores al viaje”, que incluye cosas como “desactivar la redirección del teléfono fijo al móvil”, y “completar sobres de gastos”, un subproyecto específico para cada viaje, que prefiero gestionar por separado.
Todos y cada uno de los viajes requieren esta misma secuencia de acciones. En ocasiones puedo estar preparando tres o cuatro viajes distintos, cerrando las tareas posteriores de otro y tener a su vez varios sobres de gastos pendientes de procesar de viajes anteriores. Las Listas de Control me permiten saber, sin perder tiempo y sin apenas esfuerzo, no sólo qué he hecho y qué me falta por hacer para cada uno de ellos, sino también poder estar seguro de que no me olvido de ningún paso importante.
Seguramente intervengas en, o seas responsable de, determinados procesos en tu trabajo. Si es así, estás ante un filón de potenciales Listas de Control. En mi caso, por ejemplo, uso también Listas de Control para procesos de selección, promociones y cambios de puesto, entre otras muchas cosas. Ello me facilita manejar un volumen significativo de proyectos semejantes manteniendo absoluto control sobre cada uno de ellos, lo cual me permite no sólo ser más productivo y minimizar los errores, sino también evitar el estrés.
Si nunca has probado a utilizar las Listas de Control, te invito a que lo hagas. Junto con la regla de los dos minutos, son uno de esos elementos de la metodología GTD que puedes utilizar de forma independiente sin que pierdan su efectividad.
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Twitter: davidrjordan
Desde el verano pasado, gracias a este blog y al de @bertop (ThinkWasabi), conseguir implantar la metodología GTD a mi rutina es el objetivo principal. El libro de David Allen es mi cabecera desde entonces. Me falta mejorar las heramientas utilizadas para la gestión de mis proyectos, pero ahora me doy cuenta de que también estoy desaprovechando el potencial de los checklists.
.-= Lo último en el blog de David R. Jordan ..¿alguna idea para defender la implantación de un blog “oficial”? =-.
Twitter: jmbolivar
Me alegra saber que este blog te ha resultado útil. Lo bueno, o lo malo, según se mire, de GTD es que casi siempre hay cosas que aprender o, al menos, mejorar. Anímate a probar los checklist. Pueden ser el “turbo” de tu sistema GTD
Twitter: transiciona
Muchas gracias por escribir este post. No lo conocía, pero por lo que describes me parece una herramienta muy potente. Si tienes las listas preparadas para cada acción vinculada a tu trabajo, y ahí el ejemplo del viaje es muy gráfico, te permite en menos tiempo ejecutar las tareas. Muy acertado lo de los viajes, ya que normalmente, cada vez que me voy de viaje elaboro una lista, y luego me entran las dudas sobre lo que me llevo, y “cuidado de no olvidarme nada”, en fin… siempre actúo igual y pierdo mucho tiempo.
Voy a investigar sobre el libro de David Allen.
Todo un hallazgo para mi.
Gracias de nuevo por esta idea
Twitter: jmbolivar
Muchas gracias, Mónica. La ventaja de las Listas de Control es que trabajas sólo una vez. Espero que te guste “Organízate con Eficacia” y te resulte útil e interesante
Twitter: pilarjerico
Tienes la habilidad, José Manuel, de hacer fácil lo difícil que es la gestión del tiempo. A mí las listas me ayuda también mucho en los viajes. Yo los tengo tipificados si son de ocio (verano, invierno), si es de trabajo y si tengo que dar una conferencia o no, para no dejarme cosas importantes. Muy útil lo que escribes.
Un abrazo
Twitter: jmbolivar
Muchas gracias, Pilar. Muy buena idea la de tener una Lista de Cotrol específica para cada tipo de viaje. ¡Me lo apunto!
Un abrazo
Y, ¿Donde anotas el recordatorio para acordarte que tienes que completar el cheklist?. Imagino que el cheklist en si lo archivaras como material de apoyo no?
Antonio Masiá
Twitter: jmbolivar
Típicamente lo anotarías en tu lista de próximas acciones, a no ser que tuvieras que hacerlo en una fecha concreta, en cuyo caso lo anotarías en tu agenda. El checklist no lo archivo como material de apoyo ya que es una lista de próximas acciones. Imagínalo como una lista dentro de una lista…
Gracias por tu atención. Entiendo que seria una lista mas a revisar diariamente. Lo único que ocurre que los Checklist contienen acciones a hacer en distintos contextos.
Twitter: jmbolivar
En realidad un checklist debería contener acciones a realizar en un único contexto y en un momento concreto. Si esto no fuera así, habría que descomponerlo en varios sub-checklists. En el caso de los viajes, yo utilizo un sub-checklist preparatorio previo al viaje, uno para el día anterior al viaje, otro para el día del viaje y otro para el día de regreso.
Pero imaginare un proyecto recurrente que siempre tiene 7 u 8 pasos y que se repite varias veces a la semana. Tengo por ejemplo un tipo de proyecto que es redactar unos informes de valoraciones. Todos tienen 8 pasos. Uno de ellos tiene contexto llamadas (para concertar visita con el cliente), otro, realizar una visita y el resto se hace en la oficina, bien en e, ordenador o en la propia oficina. Si tengo que desglosar cada semana 4 ó 5 veces ecada uno de los contextos es un poco engorrosos. Entiendo que lo que dices es que el cheklist este desglosado también por contextos ¿No?. Así en cada lista de acciones siguientes según contextos, haría referencia al Checklist.
Twitter: jmbolivar
El caso que mencionas en realidad me parece más un proyecto que una lista de control. Tal vez por eso tendría más sentido hablar de una plantilla de proyecto que de una lista de control, ya que los pasos son siempre los mismos pero no tienen lugar en el mismo momento.
Dentro de la plantilla de proyecto tendrás acciones aisladas que tienes que ir haciendo para cada proyecto pero también secuencias de acciones que se hacen en un determinado momento y contexto. Estas últimas son las que podrían constituir una lista de control.
La diferencia entre plantilla y lista de control es que la segunda está ideada para agrupar secuencias de acciones que se hacen en un momento (p.e. cosas que metes en la maleta, ingredientes para una receta, etc.) mientras que la plantilla permite combinar acciones que se hacen en distinto momento y contexto, aunque también siguiendo una secuencia determinada. La plantilla de proyecto se guardaría en la carpeta de material de apoyo del proyecto.
Ahora lo veo mas claro. Yo inicialmente lo hacia como platinos de proyecto. Lo que me resulta muy engorroso es si por ejemplo tengo que hacer esta semana cuatro proyectos de este tipo, tengo que mover las 8 acciones (en mi caso a mano por que trabajo en baja tecnología) de cada proyecto a cada una de sus listas correspondentes. Como lo hago es de la siguiente forma. Tengo creada una plantilla del proyecto organizada o subdividida por contextos. Un primer su grupo del contexto llamadas. Inicialmente solo hay una acción, pero Puede haber casos en las que hay mas de una. Otro contextos denominado ordenador y otro oficina. Esta plantilla la llevo en la carpeta de listas de acciones siguientes y en mis revisiones diarias, las repaso. Copiar todas estas acciones de 4 proyectos idénticos a las correspondientes listas de llamadas, ordenador y oficina es un engorro. De esta forma no tengo que copiar nada y adelanto tiempo en la gestión. ¿Como lo ves?
Twitter: jmbolivar
A mí me parece que has encontrado una buena solución. Al final, se trata de ir probando distintas alternativas hasta dar con la que te resulte más efectiva. La gran ventaja de GTD es que únicamente te dice lo que debes hacer, no cómo lo debes hacer, por lo que los límites en cuanto a creatividad los marcas tú
Por eso me encanta GTD. He encontrado gracias a David Allen y a gente como tu una nueva forma de enfocar mi vida personal y profesional, minimizando los niveles de estrés y optimizando todos mis compromisos. Ahora no se me escapa una!!! Gracias de nuevo.
Si, es común que uno se ponga a cargar en una lista pre-armada cosas que ya sabe de sobra como las tiene que hacer. Es una buena manera de reducir el tiempo de dedicación y convertir en rutina algo que sino exigiría gastar tiempo “cerebral” tratando de asegurarse que no quedan piezas sueltas.
Muy buena nota.
Saludos
JC
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RT @jmbolivar: Nueva Entrada: GTD: Optimiza tus Proyectos Recurrentes con Listas de Control http://bit.ly/9QdFyj (en Optima Infinito)
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@soloenglish buen articulo para que la gente pueda organizarse http://bit.ly/cRvmLl
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