GTD: Optimiza tus Proyectos Recurrentes con Listas de Control

flecha rodeando esfera GTD: Optimiza tus Proyectos Recurrentes con Listas de ControlUna de las herramientas más potentes de la metodología GTD son las Listas de Control, también conocidas como checklists. David Allen las define como una especie de recetas de ingredientes potenciales para proyectos, acciones y áreas de valor, interés y responsabilidad.

La principal ventaja de las Listas de Control es que te permiten ahorrar tiempo en las fases de recopilar, procesar y organizar y pasar directamente a evaluar y hacer.

Esto es posible porque, al tratarse de secuencias recurrentes de acciones, sólo deberas recopilarlas, procesarlas y organizarlas la primera vez que las hagas. A partir de ahí no es necesario repetir estos pasos de nuevo, porque ya conoces la naturaleza de las cosas que tienes que hacer.

Las aplicaciones de las Listas de Control son múltiples. Piensa en cualquier secuencia de tareas de que tengas que hacer cada cierto tiempo y ya tienes un proyecto candidato a ser convertido en Lista de Control.

Yo las uso mucho, sobre todo en temas profesionales. Un ejemplo son los viajes de trabajo, cada uno de los cuales es un proyecto que consta de 3 subproyectos y 18 acciones.

Los tres subproyectos son “completar preparativos del viaje”, que abarca desde “comprar los billetes” a “hacer la maleta” (que tiene su checklist propio), “completar tareas posteriores al viaje”, que incluye cosas como “desactivar la redirección del teléfono fijo al móvil”, y “completar sobres de gastos”, un subproyecto específico para cada viaje, que prefiero gestionar por separado.

Todos y cada uno de los viajes requieren esta misma secuencia de acciones. En ocasiones puedo estar preparando tres o cuatro viajes distintos, cerrando las tareas posteriores de otro y tener a su vez varios sobres de gastos pendientes de procesar de viajes anteriores. Las Listas de Control me permiten saber, sin perder tiempo y sin apenas esfuerzo, no sólo qué he hecho y qué me falta por hacer para cada uno de ellos, sino también poder estar seguro de que no me olvido de ningún paso importante.

Seguramente intervengas en, o seas responsable de, determinados procesos en tu trabajo. Si es así, estás ante un filón de potenciales Listas de Control. En mi caso, por ejemplo, uso también Listas de Control para procesos de selección, promociones y cambios de puesto, entre otras muchas cosas. Ello me facilita manejar un volumen significativo de proyectos semejantes manteniendo absoluto control sobre cada uno de ellos, lo cual me permite no sólo ser más productivo y minimizar los errores, sino también evitar el estrés.

Si nunca has probado a utilizar las Listas de Control, te invito a que lo hagas. Junto con la regla de los dos minutos, son uno de esos elementos de la metodología GTD que puedes utilizar de forma independiente sin que pierdan su efectividad.

El Consejo de los Viernes: Reconoce Cuando te has Atascado

cut to the chase El Consejo de los Viernes: Reconoce Cuando te has AtascadoSi tienes coche es muy probable que en alguna ocasión se te haya quedado atascado en un barrizal. Si es así, entonces ya sabes por experiencia que en esa situación no sirve de nada acelerar. Es más, para lo único que puede servir es para que el coche se hunda aún más en el barro.

Lo que tienes que hacer es parar y hacer algo distinto, en este caso poner algo debajo de las ruedas (ramas, cartones, piedras…) para que éstas recuperen la tracción.

En tu trabajo ocurre frecuentemente lo mismo, sólo que no es tan evidente. Y hay que reaccionar de la misma manera que con el barro: parando y pensando en una forma distinta de hacer las cosas.

Si has empezado cinco veces a escribir un mail, o la primera transparencia de una presentación, y ves que no te convence, para.

Si hay algo importante que sabes que debes hacer, y que has pospuesto ya varias veces sin saber muy bien por qué, para.

Cuando estás atascado, estás atascado. No te empeñes en negarlo. Acéptalo y estarás en mejor situación para salir del atasco.

Algunas preguntas que te pueden ser útiles:

  • ¿Qué otra información que no tengo podría necesitar?
  • ¿Quién me podría ayudar a avanzar más rápido?
  • ¿Desde qué otras perspectivas podría enfocar el problema o la situación?
  • ¿Qué me está impidiendo tomar una decisión?

Tanto si trabajas solo como en grupo, este tipo de preguntas casi siempre te serán útiles para salir del “atasco”, ya que te ayudan a identificar la acción que falta.

Si necesitas más información, consíguela. Si hay alguien que podría ayudarte a avanzar más rápido, habla con esa persona. Si necesitas más perspectiva, pide otros puntos de vista.

Reconocer que te has atascado te ayudará a salir del atasco mucho antes. Ignorarlo sólo servirá para que te atasques aún más.

Desarrollo Organizacional: Recursos Humanos y Redes Sociales

personas hablando en corro Desarrollo Organizacional: Recursos Humanos y Redes SocialesComo Director de Recursos Humanos, me entristece la escasa presencia de profesionales de esta función en las Redes Sociales.

Creo que se trata de una ausencia realmente preocupante, sobre todo porque estamos inmersos en una época de grandes cambios, que sin duda afectarán a la empresa tradicional como estructura organizativa y a la forma en que ésta se relaciona con las personas.

A día de hoy la actividad de los Directores de Recursos Humanos en las Redes Sociales es prácticamente nula, exceptuando una mínima presencia en LinkedIn, en mi opinión la red social menos 2.0 de todas en cuanto a nivel de participación y transparencia.

@Alberto_Blanco escribía recientemente una interesante entrada en la que apuntaba la brecha generacional como una de las principales causas. Sin duda lo es, aunque la juventud es una elección. Pero hay más de un/a Director/a de RRHH de mi quinta (Alberto aparenta ser mucho más joven que yo) que tampoco está en las Redes Sociales.

He pensado en los posibles motivos de tan señaladas, y en mi opinión injustificadas, ausencias y creo que en buena medida se resumen en una serie de efectos encadenados tipo “efecto mariposa“:

  • Efecto Endogamia: Los Directores de Recursos Humanos tienden a relacionarse principalmente con otros Directores de Recursos Humanos. Esto da lugar a un microcosmos bastante cerrado que se traduce en un acceso limitado a la realidad, sobre todo a la realidad de vanguardia. Este efecto da lugar a reflexiones del tipo: ” Si yo soy Director de RRHH y ninguno de mis pares está en las Redes Sociales, ¿por qué habría de estarlo yo?”
  • Efecto Prepotencia: Consecuencia directa del efecto anterior. Produce razonamientos del estilo de: “Los Directores de RRHH somos gente importante. Si ningún Director de RRHH está en las Redes Sociales es porque la gente importante no está en las Redes Sociales, por tanto no hay motivo para que yo esté”
  • Efecto Ignorancia: Resultado de la combinación de los dos efectos anteriores. Conlleva decisiones poco fundamentadas parecidas a esta: “Como la gente importante no está en las Redes Sociales, asumo que éstas no son más que tonterías, agujeros negros para la productividad, nido de frikis y fuente de subversiones, así que mi deber es criticarlas y, si puedo, prohibirlas o, al menos, ignorarlas”
  • Efecto Status Quo: Independiente de los anteriores y no exclusivo de los Directores de Recursos Humanos. Leía recientemente en Twitter que el principal freno a la innovación en las empresas son los Directivos. Es lógico porque la máxima prioridad de todo Directivo es seguir siéndolo. Innovar, probar cosas nuevas, implica asumir riesgos considerables con contraprestaciones inciertas…

El problema es que esta actitud ante a las Redes Sociales no está libre de consecuencias. Como suelo repetir con cierta frecuencia, la realidad está ahí y es la que es, estés al tanto de ella o no, te guste o no. Y sigue su curso… Dar la espalda a la realidad limita tu capacidad de hacer frente a sus consecuencias y esa no parece la mejor forma de aportar valor a la organización a la que prestas tus servicios. La realidad no es sólo tu mundo, tus colegas y tu rutina. Hay otras cosas fuera de tu zona de confort que no deberías ignorar.

Los hechos están ahí para quien quiera verlos: el cambio inminente en la pirámide de población, los efectos de la globalización, la pérdida masiva del compromiso hacia sus empresas por parte de los trabajadores, la tendencia al alza del teletrabajo, la necesidad de mayor conciliación, los vergonzosos niveles de productividad, los retos que plantean la coexistencia multigeneracional, la generación Y o los funemployed y la evidencia de que la empresa es una estructura organizativa sub-óptima para la generación de conocimiento son sólo unos pocos.

Resulta sin embargo reconfortante ver cómo cada vez más técnicos y otros profesionales de RRHH se van incorporando de forma activa a las Redes Sociales a través de sus blogs, FacebookTwitter. No sé si es gente de menos edad pero sí con más “juventud mental” y humildad.

Es un soplo de aire fresco en el autoreferente mundo de los RRHH. Son el relevo generacional. Profesionales jóvenes, con frecuencia en edad y siempre en espíritu, que se atreven a salir de su zona de confort para mirar, tímidamente al principio, pero ganando rápidamente en confianza, al mundo de Internet y las Redes Sociales. Personas inquietas con ganas de aprender y compartir, con ilusión por formar parte de esa gran conversación. Saben que en breve nada será cómo fue y que entonces puede ser demasiado tarde para cambiar.

La empresa ha demostrado su eficacia como modelo organizativo durante muchos años. De hecho, ha permitido un desarrollo económico y social hasta entonces desconocido. Pero la naturaleza del trabajo ha cambiado. Profundamente. El trabajo del conocimiento necesita otras condiciones para desarrollarse de forma efectiva. La rigidez de la empresa tradicional no permite que el talento se exprese con plenitud y por eso las empresas cuya generación de valor reside en el conocimiento están llamadas, como una especie más, a evolucionar para adaptarse o desaparecer.

Siempre habrá personas deseosas de rentabilizar su capital invirtiéndolo en la producción y distribución de bienes y servicios pero, ¿quién ha dicho que la empresa tal y cómo la conocemos sea la única, o la más efectiva, forma de hacerlo? Si como parece, estamos evolucionando hacia una sociedad-red, ¿no tendría sentido evolucionar también la empresa hacia una empresa-red?

Hay profesionales de RRHH, una minoría aún, que ya son conscientes de todo esto. Personas valientes y proactivas que se atreven a adentrarse en un territorio desconocido para el que no existen rutas ni mapas más allá del ensayo y el error.

Son talento y por tanto saben que  hay que liberar el talento que se encuentra aprisionado en las viejas estructuras tradicionales. La riqueza de la conversación en las redes sociales es enorme. Y el supuesto ruido no es mayor que en cualquier otro entorno humano. La innovación más potente es la innovación abierta y eso es precisamente lo que permiten y potencian las Redes Sociales, ya que garantizan un requisito indispensable: la divergencia de opiniones.

Y si hay una función en la empresa tradicional que necesita imperiosamente innovar para garantizar su subsistencia a medio y largo plazo, esa función es precisamente Recursos Humanos.

No hay excusas. Es muy sencillo. Olvida tus galones (en La Red no te van a servir de nada), abandona los lugares comunes, rompe con el pensamiento único y escucha, participa, discute, aprende, diviértete… Sólo necesitas una pequeña dosis de humildad, mucha curiosidad, ganas de aprender y tener algo que decir.

¿Lo ves? ¡Ya está! No era tan difícil. Bienvenid@ a la conversación icon smile Desarrollo Organizacional: Recursos Humanos y Redes Sociales

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