2010 marzo | Óptima Infinito | Innovación y Productividad (GTD) para un Mundo 2.0

GTD: Cómo Construir un Archivo de Seguimiento

Lo puedes leer en aprox. 1:53 minutos

Uno de los elementos más característicos de la metodología GTD es el archivo de seguimiento, que es una especie de calendario tridimensional en el que puedes guardar recordatorios físicos de las cosas que quieres ver o recordar en el futuro.

El modelo original está compuesto por una serie de archivos y carpetas que permiten distribuir recordatorios de modo que aparezcan automáticamente en la fecha indicada. Aunque a día de hoy puede parecer superado por alternativas electrónicas, la verdad es que sigue resultando muy útil cuando se trata de hacer algo con cosas físicas que no puedes digitalizar.

Para construirlo necesitas seguir los siguientes pasos:

Rotula y distribuye 43 separadores de la siguiente forma:
- 31, rotulados del 1 al 31, para los días
- 12, rotulados del 1 al 12, para los meses
Coloca los separadores de los días en la parte delantera del archivador, pero sólo aquellos a partir del día siguiente a la fecha actual (es decir, si hoy es 15 de marzo, el primer separador sería el rotulado como “16″ y el último el “31″)
A continuación pon el separador del mes siguiente (en tu caso sería “abril”)
Ahora debes colocar los días que te faltan (del “1″ al “15″, dejando el “1″ en primer lugar)
Por último pon los meses que te quedan (dejando “mayo” en primer lugar, luego de “junio” a “diciembre” y a continuación de “enero” a “marzo”)

Ya lo tienes. Ahora la pregunta que te estarás haciendo es “¿cómo lo uso?”:

Cada día vacías en tu bandeja de entrada el contenido del separador del día siguiente (hoy tomarías el separador del día 16 y lo vaciarías en tu bandeja de entrada)
Luego pones ese separador vacío al final del todo (en este caso detrás del día “15″, con lo que pasaría a ser el separador correspondiente al “16″ de “abril”)
Cuando llegues al último día del mes tendrás que poner al final no sólo el separador del día, sino también el del mes (el “31″ de marzo tendrás que poner el día “31″ al final del archivador y detrás suyo el separador de “abril” de modo que quedará en primer lugar el día “1″)

Se trata como ves de un archivo perpetuo en el que siempre dispondrás de separadores para los siguientes treinta días y doce meses.

Cómo apuntaba al principio de la entrada, puede ser muy útil para gestionar documentos reales, como por ejemplo un formulario en papel que debes rellenar un día determinado.

Es un sistema muy fácil de poner en funcionamiento y, una vez que lo hayas hecho, el único mantenimiento que requiere es que lo actualices día a día, o dejarás de confiar en él para cosas importantes.

El Consejo de los Viernes: Abandona el Estado de Emergencia Continua

Lo puedes leer en aprox. 1:18 minutos

El “Estado de Emergencia Continua” es frecuente en muchas empresas. Todo tiene que estar hecho “para ayer”; todo es “urgentísimo”, “crítico”… Pero en realidad rara vez era así en las condiciones originales. Por lo general, suele tratarse de situaciones que no se han gestionado de la forma correcta y han acabado degenerando en estados de crisis.

Muchas personas en las organizaciones se han habituado a esta forma de trabajar hasta tal punto que lo llegan a ver como algo normal e inevitable. Lo peor es que esta histeria colectiva sólo sirve para disparar los niveles de estrés y la ineficacia operativa.

Por eso es importante que aprendas a gestionar tu vida con un mínimo de eficacia. Cuando tengas cosas que hacer, no esperes hasta el último minuto para ponerte con ellas. Hacerlo te sitúa inmediatamente en “modo crisis” y eso destroza tu capacidad de concentración y, en consecuencia, tu productividad. Además, acabarás “quemando” a toda la gente que trabaja contigo.

Cuando haya una tarea por hacer, asegúrate de reservar suficiente tiempo para hacerla. Hayas decidido hacerla bien, mal o regular, vas a tardar lo mismo ahora, sin prisas y sin estrés, que en el último minuto, agobiado y estresado.

En estas situaciones, utilizar alguna metodología de productividad personal como GTD puede ayudarte a mejorar tu eficiencia dramáticamente a la vez que eliminas tu estrés. Pero incluso si no usas ninguna, evita apurar los plazos de entrega.

Por supuesto que siempre habrá cosas urgentes e imprevistas que te obligarán a dejar lo que estás haciendo y ponerte con ellas de inmediato.

Sin embargo, no olvides que cuando todo es urgente, nada lo es.

Respeta tu salud, y la de la gente con la que te relacionas, y organízate un poco. Puedes hacer lo mismo, y mucho más, sin necesidad de vivir en un absurdo “Estado de Emergencia Continua”.

Desarrollo Personal: ¿Para Quién es el Coaching?

Lo puedes leer en aprox. 2:00 minutos

El Coaching está indicado para cualquier persona que desee alcanzar mejores resultados en algún aspecto de su vida. Es por tanto una herramienta especialmente útil en procesos de cambio.

A diferencia de lo que mucha gente piensa, el Coaching no es la herramienta más adecuada para solucionar problemas. Existen disciplinas como el Counseling, o la propia Psicología, que pueden resultar mucho más eficaces para este fin.

El Coaching tiene que ver con el desarrollo de la persona en todas sus facetas. En ese sentido, te puede ayudar a prevenir los problemas y a evitar que se repitan, pero no necesariamente a que los resuelvas. Es una herramienta fundamentalmente orientada a la mejora, no a la reparación.

Si en un momento de tu vida estás “atascado” en una situación y no aciertas a ver la salida, el Coaching puede ayudarte a desbloquearte y seguir avanzando.

Si quieres obtener mejores resultados en tu carrera, trabajar para mejorar tu salud, relaciones, situación económica, etc, el Coaching te ayuda a identificar las opciones existentes, riesgos potenciales, recursos disponibles y acciones concretas que debes llevar a cabo para lograrlo.

El Coaching es aplicable en la medida en que tu objetivo tenga que ver con producir un cambio positivo en tu vida. Cualquier tipo de cambio que consideres necesario, en realidad.

De hecho, el Coaching aspira a que aprendas a conseguir los objetivos que te vayas planteando a lo largo de tu vida, incluso una vez finalizado el programa y la relación con tu coach.

Sin embargo, no todo el mundo es susceptible de obtener beneficios de un proceso de Coaching. Es preciso que se cumplan al menos estos cinco requisitos para sacar el máximo partido a esta herramienta:

Actitud abierta, receptiva y curiosa frente al Coaching – Si eres escéptico y estás convencido de que no te va a aportar nada, es muy probable que acabes teniendo razón
Franqueza – Tu coach no podrá ayudarte si no compartes con él de forma abierta todo lo necesario para llevar a cabo el proceso de Coaching
Responsabilidad – El Coaching te ayuda pero los resultados los tienes que conseguir tú. Necesitas por tanto comprometerte a llevar a cabo las acciones que tú mismo has decidido hacer y mantener esos compromisos
Independencia – No puedes depender de tu coach para alcanzar tus metas. Tú eres el único responsable de tus objetivos, de tus actos y de tus resultados. El coach es sólo un facilitador
Dedicación – Tómate el proceso de Coaching en serio. Las sesiones son sólo una mínima parte del proceso y el resto del tiempo estarás sólo, sin la ayuda de tu coach. Necesitas dedicación para alcanzar resultados

El Coaching es una herramienta de “visibilidad aumentada”, ya que te permite ampliar tu campo de visión en cuanto a posibilidades, oportunidades, riesgos y recursos, lo cual te coloca en mucha mejor posición para abordar el cambio.