El propósito de la metodología GTD es liberar a tu cerebro del estrés de modo que pueda ser más productivo. Este resultado se consigue cuando el cerebro es relevado de su obligación de controlar “incompletos“, ya que entonces puede centrarse exclusivamente en lo que está haciendo.
Ahora bien, para que esta situación tenga lugar, es necesario que el cerebro esté seguro de estar haciendo lo que debe hacer y de no estar haciendo lo que no debe hacer. Esto es precisamente lo que consigues cuando revisas tu sistema GTD de forma regular y lo mantienes al día.
Por este motivo tu sistema GTD no puede ser estático sino que debes actualizarlo tan a menudo como sea necesario para mantener su fiabilidad.
Para revisar de forma adecuada, lo más importante es saber qué cosas debes tener en cuenta y cuándo pero también qué tienes que hacer y con qué frecuencia para asegurarte de que el sistema mantiene su integridad y te permite sacar el máximo partido del mismo.
Por ejemplo, tu sistema debería permitirte ver en cada momento todas las opciones que tiene sentido ver en ese momento.
En otras palabras, si vas a hacer llamadas de teléfono, tu sistema debe ser capaz de mostrarte, idealmente aislándolas del resto de próximas acciones, todas las llamadas que te has comprometido a hacer. Del mismo modo, tu sistema debería poder mostrarte con facilidad y rapidez todos los temas que debes tratar con una persona con la que te vas a reunir.
Un proceso de revisión diario correcto debe comenzar por tu agenda, ya que ello te permitirá hacerte una idea de cómo “pinta el panorama” para el resto del día.
Lo siguiente es echar un vistazo a tus listas de próximas acciones, idealmente con la posibilidad de agruparlas por contexto y por contacto.
Yo por ejemplo dispongo en mi sistema GTD de una vista dinámica de próximas acciones, incluyendo las que también están en mi calendario, que puedo reagrupar por una serie de parámetros: contexto, contacto, con fecha límite hoy, con fecha límite en los próximos 5 días….
No se trata de que tengas que hacer todo lo que figura en estas listas en ese día, sino de que tengas claro qué cosas te has comprometido a hacer con el objetivo de que puedas tomar en cada momento la decisión correcta sobre qué hacer y qué dejar de hacer, asegurándote de que no “se te escapa” nada fundamental.
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Twitter: sabiavida
Al hablar de mantener la flexibilidad del sistema GTD particular de cada uno, ¿te refieres también a adaptar las técnicas de productividad a cada caso concreto?
Lo último en el blog de Miguel de Luis ..La ley del columpio
Twitter: jmbolivar
Suelo comentar con frecuencia que GTD es un todo, un sistema. Si se cambia la estructura básica, puede que incluso lo mejoremos, pero dejará de ser GTD. No soy partidario por tanto de “adaptar” las técnicas de productividad si por ello entendemos “aportar valor” a las mismas “quitando y poniendo” elementos. Francamente, me parece que enmendar la plana a gente que ha dedicado años a diseñar un sistema es pecar de arrogante.
Otra cosa es jugar con la flexibilidad que ofrece el propio sistema para que nos resulte de máxima utilidad. GTD es un sistema sumamente flexible dentro de su aparente inflexibilidad, así que lo puedes ajustar a tus necesidades sin mayor problema.
Twitter: ingresos2
Totalmente de acuerdo contigo José Miguel, por eso mismo las mejores herramientas de GTD que conozco son un cuaderno y un bolígrafo.
Yo gestiono una lista de tareas diarias en mi cuaderno, y voy tachando, añadiendo y re-organizando en función de como se me desarrolla cada día.
* A cada fin de jornada, defino las tareas del día después (asi mi cerebro puede descansar)
* En la ejecución de las mismas, es importante ofrecer flexibilidad, lo cual implica tener la mente abierta y aceptar cambios
Aunque sean pequeñas batallas, siempre da gusto tachar una tarea. Del gusto a la motivación, solo hay un paso
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Twitter: sabiavida
Bien dicho, Franck, da gustito cargarse las tareas
Twitter: jmbolivar
Gracias por compartir tu experiencia, Franck. Siempre recomiendo a quienes se inician con GTD que usen cuaderno y bolígrafo antes de pasar a usar soluciones más sofisticadas. Cuando eres capaz de gestionar GTD con herramientas de baja tecnología, es porque ya lo dominas
Twitter: OscarH
Hola!
Totalmente de acuerdo, pienso que revisar es muy importante, y no debemos olvidarnos de la revisión semanal.
Yo un problema que tengo es con el número de tareas en cada lista y enlazando con esto la motivación y la procastinación.
Un saludo:
Oscar
Lo último en el blog de Oscar ..OscarH: Ya tenemos 6 posts ¿cuando saldrá el nuevo blog?
Twitter: jmbolivar
Cuando se me plantea esa situación lo que hago es “radicalizarme” y convertir un buen número de tareas comprometidas a “Algún día/Tal vez”, de manera que el número final de tareas comprometidas sea realista y sepa que puedo completarlas todas o casi todas durante la semana. Luego, en la siguiente revisión semanal, vuelvo a convertir en comprometidas algunas de esas que convertí en “Algún día/Tal vez”, pero siempre manteniendo el número de comprometidas bajo control. Si no lo has probado nunca, pruébalo. A mí al menos me funciona muy bien.
Twitter: OscarH
Gracias lo probaré, mis listas son tan largas que me dan miedo y si no estas motivado es difícil acometer los temas.
Un saludo.
Lo último en el blog de Oscar ..OscarH: La vida es aquello que te va sucediendo mientras te empeñas en hacer otros planes. (J.Lennon)
Twitter: corbaxseo
Buenos consejos, José Miguel.
)
Qué bien te organizas. Reconozco que, últimamente me cuesta mucho organizarme y el estrés no me deja hacer algunas cosas que podría si siguiera estos consejos.
Prometo hacerte caso.
Lo necesito!
Gracias
Twitter: jmbolivar
Ese es uno de los problemas con el estrés: entras en un círculo vicioso donde el propio estrés te pone difícil tomar medidas para salir de él. Si tienes oportunidad, aprovecha un par de días de vacaciones para ponerte “a fondo” con GTD y verás que diferencia
Twitter: corbaxseo
Gracias por contestarme. No sé cómo sacas tiempo! Aunque yo también estoy aquí en vez de terminar mi post y otros muchos trabajos que tengo en cola.
Un abrazo!
Twitter: dasanru
Mi actividad diaria es muy variable y establecer un tiempo para la revisión del sistema es complicado, pero lo que si que utilizo es una lista de control para hacer esa revisión diaria, y también la semanal. Esa lista de control la tengo integrada en el sistema de modo que acudo a ella cuando comienzo la revisión y así no me paso ni un salto. Por ejemplo: 1.Revisión de Agenda 2.) Procesar bandeja de entrada (física, del sistema y el correo) 3.) Revisar las próximas acciones por contexto
Lo ideal sería hacerlo siempre a una hora del día que te permitiese rectificar desviaciones
Slds
DSR
Twitter: jmbolivar
El sistema GTD es muy flexible en ese sentido. La secuencia de pasos es fija, pero el cómo los distribuyas en el tiempo queda por entero a tu elección. Esta es una ventaja que sin duda debemos aprovechar
Twitter: jbriet
Procuro hacer revisiones de la agenda y lista de acciones al inicio y final de la jornada, al margen de la revision semanal. Incluir fechas tope o recordatorios en algunas acciones me sirve para tener una cierta referencia en la organizacion temporal, aunque sin perder la vision contextual. La flexibildad del sistema me permite filtrar como mas me interese en cada momento.Mi enhorabuena por el post.Saludos,
Twitter: jmbolivar
Muchas gracias. En mi experiencia, una de las cosas que marca la diferencia usando GTD es conseguir que los contextos “pesen” más que las fechas a la hora de decidir qué hacer. Es uno de esos hábitos difíciles de adquirir pero que luego compensa con creces…
Información Bitacoras.com…
Valora en Bitacoras.com: El propósito de la metodología GTD es liberar a tu cerebro del estrés de modo que pueda ser más productivo. Este resultado se consigue cuando el cerebro es relevado de su obligación de controlar “incompletos“, ya que entonces…..
GTD: Revisar es Mantener Fiable tu Sistema http://bit.ly/9EIupR /por @jmbolivar
RT @daguayo: GTD: Revisar es Mantener Fiable tu Sistema http://bit.ly/9EIupR /por @jmbolivar
RT @jmbolivar: GTD: Revisar es Mantener Fiable tu Sistema http://bit.ly/b19WzI
GTD: Revisar es Mantener Fiable tu Sistema http://tinyurl.com/yc6s4vt y muy buenas noches
Leyendo: Revisar es mantener fiable tu sistema http://bit.ly/dg0Y4V /de @jmbolivar #gtd #productividad #in
Leyendo: Revisar es mantener fiable tu sistema http://bit.ly/dg0Y4V /de @jmbolivar #gtd #productividad #in
GTD: Revisar es Mantener Fiable tu Sistema – http://www.optimainfinito.com/2010/04/gtd-revisar-es-mantener-fiable-tu-sistema.html
RT @corbaxseo RT @jmbolivar: GTD: Revisar es Mantener Fiable tu Sistema http://bit.ly/b19WzI
GTD: Revisar es Mantener Fiable tu Sistema – http://www.optimainfinito.com/2010/04/gtd-revisar-es-mantener-fiable-tu-sistema.html
GTD: Revisar es mantener fiable tu sistema http://bit.ly/a7EAft