GTD: Cómo Evaluar tu Trabajo Diario

Si la semana pasada veíamos cómo escoger la próxima acción, hoy vamos a ver la segunda de las tres herramientas o marcos de prioridad que propone David Allen para tomar decisiones sobre qué hacer en un momento dado.

Fijar prioridades supone que hay ciertas cosas que son más importantes que otras. Ahora bien, ¿más importantes con relación a qué? Responder bien a esta pregunta es esencial para poder ser realmente productivo, ya que uno de los requisitos fundamentales de la productividad es definir el trabajo que debes hacer.

Ya sabes que para David Allen trabajo es cualquier cosa que debe hacerse bajo tu responsabilidad, independientemente de que se trate de algo personal o profesional.

Así que el trabajo diario hoy día constituye un auténtico reto, ya que nos obliga a equilibrar constantemente estos tres tipos de actividad:

  • Hacer un trabajo que ya hemos definido previamente
  • Hacer el trabajo a medida que surge
  • Definir el propio trabajo

En otras palabras, en un momento determinado puedes optar por hacer las próximas acciones que tienes en tus listas, por hacer las cosas según van surgiendo o por procesar tus bandejas de entrada. Esto, que no es más que una cuestión de sentido común, rara vez sucede en la práctica, ya que la mayoría de las personas dedica casi todo su tiempo a la segunda opción, dejando las otras dos de lado.

El motivo es que mucha gente se siente más cómoda teniendo que enfrentarse a sorpresas y crisis que controlando el procesamiento, organización, revisión y evaluación de aquella parte de su trabajo que no es tan evidente. Es algo hasta cierto punto lógico, porque resulta mucho más fácil dejarte atrapar y estar siempre en modo “ocupado” o “urgente”, sobre todo cuando tienes un montón de trabajo fuera de control y pendiente de procesar en tus múltiples bandejas de entrada o en tu cabeza.

Afirma David Allen que la mayoría de las cosas de nuestra vida personal y profesional surgen en el momento en que, normalmente, ya son una prioridad. También es cierto que muchos profesionales deben, por la naturaleza de su trabajo, estar constantemente preparados para asumir nuevas tareas en el momento que aparecen.

Todos estos casos son comprensibles, pero cuando te das cuenta de que no has revisado o renegociado el resto de acciones, contigo mismo y con los demás, la angustia comienza a acumularse y la única forma de evitarlo es siendo consciente de lo que no estás haciendo. El modo de alcanzar esta consciencia necesaria es sencillo: procesa regularmente tus bandejas de entrada, es decir, define tu trabajo, y revisa a fondo tus listas con el trabajo que ya has definido previamente.

El problema no es realizar el trabajo a medida que surge, sino dejarse atrapar por las urgencias del momento sin saber exactamente lo que no estás haciendo. Se suele echar la culpa del estrés a las sorpresas cuando en realidad las sorpresas no son las culpables. El verdadero origen de la frustración y la ansiedad es no saber si lo que estás haciendo es realmente lo que deberías estar haciendo.

Pero además, si ignoras tus bandejas de entrada de forma habitual, a la larga las cosas que allí están pendientes de procesar acaban convirtiéndose en emergencias, es decir, en trabajo que tienes que hacer a medida que surge.

Hay muchas personas, la mayoría, que utilizan los múltiples temas que hay que resolver cuando aparecen como excusa para evitar definir su trabajo y gestionar un inventario de acciones pendientes. A fin de cuentas es fácil dejarte seducir por las cosas evidentes, aunque no sepas en realidad cómo son de urgentes o importantes, en lugar de enfrentarte a esas pilas amorfas de cosas no definidas que se encuentran habitualmente en las bandejas de entrada.

Hay que tener en cuenta que muchos de los actuales trabajadores del conocimiento han crecido en un mundo en el que no era necesario definir los límites del trabajo ni tener que hacer frente simultáneamente a un gran número de frentes abiertos. Por otra parte, la abundancia creciente de información parece que no va sino a reforzar esta tendencia hacia una complejidad cada vez mayor.

Por eso es tan importante trabajar la competencia de la productividad personal para adquirir la habilidad y el hábito de procesar la información que entra en tu sistema, ya que probablemente es lo único que te va a permitir confiar en tus propias opiniones sobre qué hacer y qué dejar de hacer en cada momento.

El Consejo de los Viernes: Renuévate a Diario

Todos los días deberíamos oír un poco de música, leer una buena poesía, contemplar un cuadro hermoso y, si es posible, decir algunas palabras sensatas. Goethe

Con esta cita Goethe no estaba sugiriendo que te pasaras la mitad del día evadiéndote con actividades de ocio. Lo que intentaba transmitir con ella era la posibilidad de tonificar tu cuerpo, mente y espíritu dedicando tan sólo unos minutos al día.

Hacerlo te ayudará a recargar tus baterías, refrescar tu perspectiva y aumentar tu capacidad de concentración.

Si no acabas de estar convencido de la utilidad de renovarte constantemente, tal vez necesites un recordatorio de lo que te estás perdiendo.

Para ello, escribe tres palabras –mente, cuerpo y espíritu– en una hoja de papel y, a continuación, anota debajo de la palabra correspondiente cuantas ideas se te ocurran sobre cosas que podrías hacer para revitalizar ese área. Verás que algunas cosas pueden requerir una inversión de tiempo importante, pero otras muchas no.

Como lo importante en realidad es hacer todo lo posible por dedicar unos pocos minutos al día a renovar mente, cuerpo y espíritu, no importa tanto si lo haces leyendo un libro durante veinte minutos o empleándote a fondo una hora y media en el gimnasio.

Lo que es realmente diferencial es desarrollar el hábito de invertir regularmente en tonificar tu mente, cuerpo y espíritu, porque si esperas a renovarte a que lleguen las vacaciones de verano, acabarás estando insatisfecho y frustrado todo el resto del año.

Por eso, en lugar de esperar a las vacaciones para empezar a hacerlo, conviértelo en parte esencial de tu rutina diaria.

Seguro que te lo agradeces.

Desarrollo Profesional: Si Eres Bueno No Necesitas Correr

Comentaba la semana pasada que vivimos instalados en un estado de urgencia permanente.Y es que, a fuerza de oírla repetida mil veces, hemos dado por cierta la mentira de que para triunfar en los negocios tenemos que ser los primeros.

En realidad esto sólo es cierto cuando tú o tu negocio sois una commodity, es decir, un bien o servicio no diferenciado frente a tu competencia, o cuando hablamos de un producto o servicio que aparece nuevo en el mercado.

Como ejemplo de lo que digo, un caso reciente. El otro día tuve que ir a la consulta de un especialista al que llamaremos Dr. X. Durante el breve espacio de tiempo que estuve esperando a que llegara mi turno, tuve la oportunidad de escuchar tres o cuatro veces la siguiente conversación tipo:

“[…] Sí, le puedo dar hora para el Dr. Y la semana que viene […] No, para el Dr. X no le puedo dar hora hasta dentro de dos meses […] De acuerdo, entonces le confirmo que tiene hora con el Dr. X dentro de dos meses”.

Estamos hablando de dos médicos con amplia experiencia en un servicio determinado de un hospital con cierta reputación. ¿Por qué de forma sistemática las personas que llamaban estaban dispuestas a alargar su tiempo de espera a ocho semanas en lugar de una para recibir un servicio en teoría equivalente?

La respuesta es que hablamos de dos profesionales con muy distinta marca personal, lo cual se traduce en que el valor percibido de un servicio supuestamente equivalente sea radicalmente diferente.

Evidentemente si lo que vendes es lo mismo que lo que vende tu competencia, te quedan dos salidas: o lo vendes más barato o le añades algo que lo diferencie de tus competidores.

El problema es que lo que habitualmente se añade suelen ser mejoras fácilmente imitables, con lo que la ventaja competitiva dura lo que tarda en copiarla la competencia. No se innova, sino que se “parchea” (significado real de “mejora”), en una carrera un tanto patética que es fruto, en mi opinión, del miedo a innovar de verdad.

El otro ejemplo que citaba son los productos o servicios nuevos. Aquí la situación es distinta porque el que llega primero sí que cuenta con la ventaja competitiva de ser quien marca tendencia y traza el camino. De todos modos, incluso en este último caso puede ocurrir que llegues demasiado pronto y sea el segundo, o cualquier otro, quién realmente triunfe en lugar tuyo.

Pero en líneas generales, cuando en lugar de añadir características accesorias innovas de verdad, tu producto deja de ser un producto existente y se convierte en algo nuevo, diferente.

Lo que debes evitar es confundir las churras con las merinas y pensar que añadir una característica extra a un bien o servicio existente sin que cambie sustancialmente su naturaleza básica lo convierte en algo nuevo y completamente distinto.

Si lo que vendes ya existe, seguramente harás mejor asegúrandote de que la experiencia de compra asociada a ti o a tu empresa no sea imitable. Te hablo de diferenciarte a través de la marca personal; no sólo de la tuya sino también de la de las personas que forman tu empresa. Es probablemente el único tipo de diferenciación que no es fácil de imitar.

Construir una marca personal fuerte no es rápido ni sencillo, pero pienso que merece la pena. A cambio podrás olvidar las prisas, porque si eres realmente bueno haciendo lo que haces, no necesitas correr.

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