Teniendo en cuenta que en GTD proyecto es “cualquier resultado deseado que requiere más de una acción”, lo normal es que te encuentres con un amplio abanico de situaciones distintas, cada una de las cuales requerirá un tipo de tratamiento específico.
Por ejemplo, el proyecto “llevar el coche a pasar la revisión” apenas necesitará planificación, ya que normalmente deberás limitarte a pedir hora o, en su caso, buscar previamente un taller. Otros proyectos más complejos pueden por el contrario suponer decenas de acciones.
Un buen criterio práctico para evaluar hasta qué punto necesitas o no planificar con más detalle un determinado proyecto es plantearte estas dos preguntas:
- Ahora que tengo identificada la próxima acción, ¿he conseguido “quitarme de la cabeza” este proyecto o, por el contrario, sigue llamando mi atención? En la medida en que el proyecto siga reteniendo tu atención, te estará indicando que aún hay aspectos pendientes de decidir y organizar y que posiblemente tengas que aplicar más específicamente una o más de las cuatro fases del proceso de planificación natural
- A pesar de haber organizado el proyecto, ¿se me siguen ocurriendo ideas en momentos y lugares que no guardan relación con el proyecto? También en este caso tu mente está emitiendo señales para que prestes atención y te pares a recopilar y analizar esas ideas asociadas al proyecto para poder utilizarlas cuando sea necesario
En el primer caso, suponiendo que ya tienes identificada la próxima acción del proyecto, te puede ayudar añadir acciones relacionadas con realizar sesiones de lluvia de ideas, celebrar reuniones preparatorias (si son proyectos en los que cuentas con, o participas en, un equipo) o conseguir información adicional para el proyecto.
Por ejemplo puedes añadir una acción que sea “pensar en alternativas para abordar [...]“. De este modo consigues sacar de tu mente la preocupación sobre ese paso que sabes necesario y sin tener que ponerte a hacer la lluvia de ideas en ese momento. Otros ejemplos serían “organizar notas última reunión sobre [...]“, “convocar reunión con [...] para discutir sobre [...]” o “llamar a [...] para pedirle opinión sobre [...]“.
Personalmente, cuando siento que no he profundizado lo suficiente en el enfoque vertical de algún proyecto y no puedo dedicarle tiempo en ese momento, lo que hago es añadir la próxima acción genérica “planificar próximas acciones para el proyecto [...]“. Con ello es suficiente para quitarme la preocupación de la cabeza y estar seguro de que dedicaré el tiempo necesario a pensar en el proyecto en cuanto tenga oportunidad. La ventaja adicional de utilizar siempre esta próxima acción genérica es que puedo filtrar fácil y rápidamente en MindManager todos las tareas que contienen la expresión “planificar próximas acciones para”, ocultando todo lo demás del mapa.
En el segundo caso, lo importante es tener siempre a mano alguna herramienta de recopilación, ya que muchas de las ideas suelen olvidarse a los dos o tres minutos de haberlas tenido. Ya he comentado alguna vez aquí que guardo un pequeño taco de post-it y un rotulador en un lugar predefinido en cada habitación de mi casa. De esa manera puedo asegurarme de capturar todas las ideas que se me ocurren. Del mismo modo, cuando estoy fuera de casa llevo siempre conmigo una Moleskine y cuando conduzco uso el grabador de voz de la BlackBerry.
Cuando llego a casa proceso todas esas ideas y luego organizo las que me resultan útiles para el proyecto. Por lo general, muchas de las mejores ideas para proyectos se me han ocurrido cuando no estaba trabajando con el proyecto y si he podido aprovecharlas, ha sido precisamente gracias a este hábito.
Como resumen, deberás planificar la mayoría de los proyectos que requieran más de tres o cuatro acciones, ya que la tranquilidad que obtendrás compensará con creces el esfuerzo. En general, y parafraseando a David Allen, tendrás que planificar más de lo que crees pero menos de lo que te temes 
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Twitter: vigoncas
Ahora mismo estoy rematando el libro de Allen. Lo empecé hace bastante tiempo pero decidí ir poco a poco en su implantación y creo que no me equivoqué. Es un buen sistema pero requiere de su proceso de digestión. Debe calarte gota a gota.
En ese sentido una de las cosas que han surgido de forma natural ha sido el trato derivado con los proyectos que me rondan la cabeza. Cómo comentas en el post, cuando algo relacionado con un proyecto ronda demasiado tiempo por mi cabeza acabo convirtiéndolo en una tarea del tipo ‘definir tareas del proyecto…’. Una cosa más en el cesto, una menos en mi mente.
Cómo digo, estoy aún en el proceso de implantación del sistema y creo que aún me queda mucho de experimentación pero saber que otros, con más experiencia, recomiendan lo mismo, te genera una cierta confianza. Así que gracias por escribir este post que me hace entrever que no voy mal encaminado.
Abrazo
Lo último publicado por Vicent González i Castells: Script para importar productos y categorías en Prestashop
Twitter: jmbolivar
“Despacito y con buena letra”. Como bien dices, GTD es algo que se absorbe por permeabilidad. A mí me costó dos años (y varias “caídas del vagón”, como dice Allen) dominar el sistema hasta un punto aceptable. A día de hoy, más de cinco años después, sigo aprendiendo y depurando el sistema. Una de las cosas que cada vez tengo más claro es que la potencia de GTD radica en aplicarlo como un todo. Tomar conceptos sueltos puede indudablemente acarrear mejoras importantes, pero estoy convencido de que, en este caso, el todo supera con creces la suma de las partes. La gestión de proyectos es una de las cosas más “extrañas” de GTD, ya que no solemos llamar proyectos a cosas que sólo encierran dos o tres acciones, y sin embargo es uno de los hábitos más potentes a la hora de “vaciar la mente”.
Abrazo
Vicent, yo también pienso que aplicar GTD de golpe y porrazo es prácticamente imposible. Hay que ir aplicándolo poco a poco a la rutina de trabajo. Además hay releerse el libro de Allen de vez en cuando.
Lo que recomiendo encarecidamente es reducir al máximo la entrada de información y los proyectos en los que embarcarse. Cuantas menos cosas que hacer y menos información que procesar, mucho más fácil organizarlo todo.
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Twitter: vigoncas
Paralelizar es contraproducente y al mismo tiempo inevitable. Por eso nos interesamos por los sistemas de productividad
Una de las cosas que más me ha ayudado para ordenar mi caos personal ha sido leer esa frase que reza ‘decide que cosas no vas a hacer’. Es complicado asumirlo al principio pero cuando le coges el gusto es un placer dejarse cosas por hacer.
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Twitter: jmbolivar
No estoy seguro de compartir por completo la afirmación. Mi sistema GTD a día de hoy recoge más de 1000 tareas entre acciones y proyectos y eso no supone más problema que tener que fragmentar algunas listas porque la aplicación que uso “casca” cuando usa más de 1Gb de RAM. Bromas aparte, lo realmente importante en mi opinión, además de adquirir los hábitos y aplicarlos correctamente, es tener un sistema GTD que se adapte a tus necesidades, en lo que incluyo ser capaz de manejar un gran volumen de tareas.
Twitter: JesusMPerezC
Cuando uno se deja llevar, no anota nada, hace lo primero que le viene a la cabeza… termina perdido, frustrado y con la moral por los suelos para abordar un proyecto de mediana-alta importancia.
Lo que comentas, José Miguel, lo considero vital para poder llevar a cabo proyectos de cierta envergadura. Por otro lado, ¿qué sería de nosotros sin esas ayudas (post it, …) que sirven para anotar las sinapsis creativas que nos inundan en mitad de nuestro día a día?
Aunque, he de reconocer que a veces me encuentro extremadamente encorsetado entre tanta planificación. Menos mal que existen los fines de semana o, mejor dicho, los Domingos…
Un abrazo!
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Una duda que siempre me surge con los proyectos en referente a los expedientes que tenemos en la oficina. Por ejemplo nos llega un encargo de redactar un informe pericial para una comunidad de propietarios. Independientemente del sistema de gestión de expedientes de la oficina, en el que se da de alta, etc. (por el sistema de calidad), en GTD, pasa a ser un proyecto de inmediato, que inicialmente pasa por el INBOX y cuando se procesa pasa a ser PROYECTO. La siguiente acción a anotar en nuestra lista de acciones siguientes sería PLANIFICAR EL PROYECTO. ¿Que ocurre con las acciones que surgen sobre la marcha y que no están planificadas?. ¿Deben vincularse al proyecto o considerarlas como acciones simples?
Twitter: jmbolivar
Cuando procesas el encargo de redactar un informe pericial, la próxima acción no debería ser “planificar el proyecto” sino la que sea la primera acción física que tienes que hacer de cara al informe pericial (asignarle un número de referencia, por ejemplo). Además, definir la primera acción debe hacerse a la vez que se define el proyecto, no más adelante.
Por otra parte, no hay que planificar todas las acciones del proyecto. Planificar los detalles de un proyecto es contrario a la metodología GTD y es uno de los hábitos más improductivos que existen. Este es un error común, sobre todo en personas con experiencia en planificación tradicional de proyectos. Lo importante es tener siempre una próxima acción activa identificada para el proyecto, de modo que puedas hacerla cuando el contexto, energía y tiempo disponible lo permitan. Otro tema distinto es identificar los hitos principales de un proyecto. Eso sí es útil y ayuda a finalizar el proyecto en plazo, pero las acciones de cada hito deben irse decidiendo según se completan las anteriores.
Por eso, las acciones que surgen sobre la marcha dejarán de ser un problema cuando dejes de planificar. Serán simplemente cosas adicionales que irán a tu bandeja de entrada y procesarás normalmente, integrándose de forma natural con lo que decidas hacer con las acciones del proyecto.
Entiendo que los hitos principales deben surgir después de realizar una planificación natural del proyecto (en sus distintos pasos y según las necesidades del proyecto). Pero mi duda es si es recomendable que las acciones que surgen sobre la marcha y que están relacionadas con un proyecto concreto, estén identificadas con la pertenencia a su proyecto en la lista de acciones siguientes.
Los hitos principales del proyecto entiendo que deben guardarse junto con toda la planificación natural realizada en la carpeta de material de apoyo del proyecto ¿Verdad?
Por otro lado no veo la contrariedad planificar un proyecto con todas sus acciones. Entiendo que una cosa es la gestión de nuestros compromisos y otra es el estudio y planificación de un proyecto de cualquier tipo. ¿Como calcular la duración estimada de un proyecto, si no se analizan todas las acciones que han de llevarse a cabo?. Entiendo que puede planificarse un proyecto hasta donde se desee y luego en la revisión semanal, se van incorporando acciones siguientes tal y como el proyecto va avanzando.
Twitter: jmbolivar
La lista de próximas acciones debe ser una única lista (no una lista de próximas acciones para cada proyecto) y las acciones en ella contenida no deben contener ninguna referencia al proyecto al que pertenecen. En ese sentido, la acciones que surgen sobre la marcha y una vez recopiladas y procesadas pasan a la lista de próximas acciones tampoco deben hacer referencia alguna al proyecto al que pertenecen.
Los hitos principales del proyecto deben guardarse como material de apoyo del proyecto, como bien indicas.
En cuanto a lo de planificar, depende de lo que quieras decir. Para mí, planificar implica vincular acciones a tiempo y en ese sentido no se debería planificar. Si por el contrario, por planificar te refieres a descomponer un proyecto en hitos y acciones, entonces no sólo no hay ningún problema sino que es conveniente. El riesgo de planificar es cuando empiezas a poner qué debes hacer cuándo en lugar de qué debes hacer después de qué.
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