Manteniendo el Rumbo con GTD

El pasado día 24 de enero tuve la oportunidad de participar nuevamente como ponente en el XII Seminari Compartim sobre Eficiència i productivitat personal en època de xarxes, organizado por el Centre d’Estudis Jurídics i Formació Especialitzada de la Generalitat de Catalunya.

Como compañeros de aventura, un plantel de lujo: Dolors Reig (@dreig), Jeroen Sangers (@JeroenSangers) y Alfonso Alcántara (@Yoriento), con Agustí Brañas (@agustibranas) como moderador de la mesa redonda.

Aprovecho desde aquí para dar las gracias una vez más a Jesús Martínez por ofrecerme la oportunidad de participar en tan interesante evento.

Con lleno absoluto de la sala, la jornada comenzó con la presentación de Dolors que, bajo el título “La madurez de los Social Media y las herramientas de productividad que triunfarán en 2011” deleitó a la audiencia con un recorrido por las últimas tendencias en información y herramientas de productividad y creatividad.

Si te interesa el tema, puedes leer aquí el post que escribió Dolors en su blog al respecto.

A continuación le llegó el turno a Jeroen quién, además de su dominio de GTD, demostró que no sólo se desenvuelve con soltura en castellano sino también en catalán.

Si quieres saber más sobre él, te invito a que leas la entrevista que tuve oportunidad de hacerle hace algún tiempo en el EBE y cuyas dos partes puedes encontrar aquí y aquí.

Jeroen y yo éramos los responsables de llevar a cabo una introducción sobre la metodología GTD y, tal y como habíamos acordado con anterioridad a la sesión, él se encargó de presentar los famosos 5 pasos para gestionar el flujo de trabajo y yo por mi parte hablé tanto del modelo de seis niveles de enfoque como del método de planificación natural de proyectos.

Todo un reto resumir en dos breves presentaciones de 45′ los numerosos conceptos que se desgranan a lo largo de las más de 350 páginas de que consta “Organízate con Eficacia”, el best-seller de David Allen publicado en Estados Unidos hace más de una década, traducido a 30 idiomas y aún desconocido para la mayor parte de los españoles.

Si aún no lo conoces y sientes curiosidad al respecto, yo he ido explicando el libro paso a paso en este blog a lo largo de los dos últimos años y medio. Puedes encontrar todas las entradas publicadas específicamente sobre el tema bajo la categoría “organízate con eficacia“.

Por mi parte, muy satisfecho con el resultado, ya que creo que conseguí hacer comprender los conceptos básicos y la potencia que encierran tanto el modelo de los seis niveles de enfoque como el método de planificación natural.

Aquí te dejo tanto el video de mi presentación como el prezi que utilicé para la misma.

Tras el descanso, la sesión continuó con una interesante mesa redonda moderada por Agustí. La mesa contó con mucha participación y buenas preguntas, como puedes comprobar tú mismo en este video.

El broche a la jornada lo puso Alfonso (Yoriento), con una amena, interesante y divertida presentación, en el estilo al que ya nos tiene acostumbrados, y sin olvidar un buen puñado de consejos a tener en cuenta para ser más productivos.

Las Combinaciones Peligrosas

Leyendo sobre liderazgo uno se pregunta dónde se encontrarán esos seres perfectos repletos de cualidades positivas y deseables. Por desgracia, o por suerte, que nunca se sabe, no he tenido oportunidad aún de conocer a ninguno de ellos y eso que sí he conocido a bastantes personas a las que considero no sólo líderes, sino buenos líderes.

Seguramente reunir toda esa colección de competencias sea algo fantástico pero tengo serias dudas sobre si es realmente necesario. Evidentemente un líder, para serlo, debe reunir al menos unas cuantas de ellas pero eso no significa que no pueda tener carencias y, a pesar de ellas, ser un buen líder.

En mi experiencia, de hecho, más que la existencia de alguna carencia, lo que evita que algunas personas con potencial para ser líderes lo acaben siendo son algunos defectos combinados que resultan incompatibles con el liderazgo.

Posiblemente haya más, pero hay una de estas combinaciones en particular que, en mi opinión, incapacita a la persona como líder. Me refiero a la combinación de ignorancia y arrogancia.

Un líder puede ser ignorante sobre muchos temas. La ignorancia en sí no es grave, siempre que uno sea consciente de ella y tome las medidas adecuadas para cubrir esta carencia, bien aprendiendo para combatirla, bien rodeándose de personas que suplan los conocimientos de que los que uno carece. Incluso si un líder no sabe que ignora determinados temas que no debería ignorar (es decir, es inconscientemente incompetente), creo que podría compensarlo con otras cualidades positivas.

Del mismo modo la arrogancia no imposibilita que alguien sea líder. Aunque el exceso de ego es lo que a la larga acaba con muchos líderes, mientras éste se mantiene en unos niveles razonables, el líder puede seguir siéndolo. La arrogancia es más difícil de combatir en mi opinión que la ignorancia pero, nuevamente, si el líder es consciente de este defecto, lo normal es que al menos intente controlarlo.

Lo que en mi opinión es una de las combinaciones más peligrosas, y de consecuencias más desastrosas para las organizaciones, es poner al frente de posiciones clave a personas que combinan ignorancia con arrogancia. Y no sé por qué, me da la impresión de que es algo que ocurre con bastante frecuencia, y no sólo en el mundo empresarial.

Por muchas cualidades positivas que tenga la persona, la combinación de ignorancia (no saber que no se sabe) y arrogancia (creer que se sabe lo que no se sabe) es una mezcla explosiva que a la larga suele acarrear consecuencias nefastas tanto para las organizaciones como para las personas que trabajan en ellas.

Una persona puede ser ignorante simplemente porque venga de un área de negocio distinta y necesite un tiempo para aprender sobre la nueva. Pero si no es arrogante, se dará cuenta en breve de su ignorancia y actuará en consecuencia.

Del mismo modo, una persona arrogante pero que conoce en profundidad su trabajo es poco probable que tome [muchas] decisiones estúpidas, ya que al menos sabe bien lo que se trae entre manos.

Pero cuando la persona que se pone al cargo de una organización no la conoce, y además está convencida de saberlo todo sobre ella, cualquier barbaridad es posible.

Lo que más me llama la atención es que ignorancia y arrogancia son dos defectos que, en principio, parecen fácilmente detectables a priori, a pesar de lo cual hay quienes siguen tomando decisiones incorrectas. ¿Será que quienes las toman son también ignorantes arrogantes?

No sé. ¿Tú que opinas?

GTD: Gestionando la Atención a Múltiples Niveles

Los idealistas creen que las cosas a corto plazo no cuentan. Los cínicos creen que las cosas a largo plazo no importan. Los realistas, en cambio, creen que las cosas que uno hace o deja de hacer a corto plazo determinan lo que sucede a largo plazo.
Sidney Harris

Hay muchos sistemas de organización y productividad personal centrados en “objetivos, valores y visiones” y también hay un sinfín de herramientas y colecciones de trucos para ser más productivos. Sin embargo, la única metodología que hasta ahora ha sido capaz de combinar ambos niveles en un todo común y con sentido ha sido GTD.

Esta metodología no sólo es innovadora por su enfoque eminentemente práctico y realista, sino también por la libertad que te ofrece para decidir la mejor forma de implantarla y con qué herramientas. Asimismo, GTD hace un uso intensivo de las técnicas de coaching, facilitando que puedas identificar qué tareas y proyectos son los realmente importantes, tanto a corto como a largo plazo, para alcanzar los resultados que deseas, así como los recursos de que dispones y las oportunidades que existen.

Preguntas como “¿Qué significa esto para mí?”, “¿Qué resultado quiero conseguir con esto?” o “¿Cuál es el siguiente paso para que esto suceda?” tienen el poder de liberar tu creatividad y tus recursos haciendo que actúes de forma más inteligente, no porque GTD te haga más inteligente, sino porque te permite utilizar tu inteligencia de forma más efectiva.

GTD no es difícil; simplemente evita el camino fácil y simplista de otros planteamientos y técnicas porque entiende que la productividad personal es algo más que una colección de trucos efectistas. Para GTD la productividad personal es una competencia, es decir, una forma habitual de comportarse, y por tanto sólo la expresarás cuando hayas adquirido una serie de hábitos productivos.

El control que proporciona el método de los cinco pasos para gestionar el flujo de trabajo, combinado con la perspectiva que dan los seis niveles de enfoque, hace posible la integración real de las acciones a corto plazo con los objetivos a largo plazo.

Del mismo modo, el método de planificación natural de proyectos te proporciona un método integrado, flexible y coherente para pensar sobre los resultados que quieres alcanzar con cualquier proyecto y la forma de llegar a ellos, siendo uno de los elementos más potentes, y probablemente menos conocido, de la metodología GTD.

Tener claros los retos y el propósito de cualquier tarea que emprendes; ser capaz de “visualizar” el éxito antes de planificar cómo alcanzarlo; generar abundancia de ideas para tomar conciencia de las oportunidades y recursos a tu alcance; organizar todo ello transformándolo en componentes, secuencias y prioridades concretas y, finalmente, tomar decisiones y llevarlas a la práctica, es la esencia de la productividad.

Seguir hablando de gestión del tiempo a estas alturas es un sinsentido. Lo único que puedes gestionar es a ti mismo y, en concreto, tu atención. Y puesto que la productividad personal es una competencia, tampoco tiene sentido separar el ámbito personal del profesional. Cuando una persona es productiva, lo es porque sus hábitos son productivos, independientemente del lugar o la circunstancia.

Lo que a día de hoy necesitas para interaccionar de forma efectiva con tu realidad es una metodología que te permita gestionar tu atención a múltiples niveles de forma flexible; una metodología que te ayude a ganar perspectiva sin sacrificar control y en la que el control no te haga perder la perspectiva; una metodología que integre los imprevistos y las interrupciones como un componente más del sistema y, sobre todo, que te permita volver fácil y rápidamente al estado de equilibrio superado el momento de crisis.

La productividad personal hoy consiste en saber alternar con elegancia las 3 formas de trabajar, es decir, encontrar el equilibrio entre cuándo trabajar en un trabajo ya definido, cuándo trabajar en las cosas a medida que surgen y cuándo pararte a definir tu trabajo.

Por eso, hoy, más que nunca, necesitas GTD.

Logo redca
sigue este blog en feedly
FacileThings

Categorías