La Mejor Versión de GTD

La productividad personal es, fundamentalmente, una cuestión de compromiso individual expresado como adopción de hábitos productivos. Para que quede claro, nada que se pueda conseguir de la noche a la mañana y con un mínimo esfuerzo.

Lógicamente, mantener el compromiso necesario a lo largo de toda la curva de aprendizaje que una metodología como GTD exige, es una tarea que requiere trabajo, voluntad y constancia durante un periodo de tiempo relativamente largo.

Por eso no es de extrañar que sean muchas las personas que abandonan durante el proceso, generalmente a consecuencia de una de las “caídas del vagón”, como las llama David Allen, a las que todos los que usamos GTD estamos más que acostumbrados.

No creo que haya nada de malo en abandonar. Soy ferviente creyente y defensor de las virtudes de saber abandonar a tiempo. De hecho, me gusta dejar siempre claro cuando hablo sobre GTD que para usar esta metodología hace falta tener un motivo importante (lo que @Yoriento llama “estar motivado”) o, de lo contrario, lo normal es no lograr adoptarla.

Lo que no tiene sentido, en mi opinión, es descalificar algo que, por la razón que sea, nunca se ha llegado a probar por completo. Sobre todo porque, no te engañes, una cosa es haber intentado adoptar GTD y otra, bien distinta, es haberlo hecho.

Por eso, cada vez que oigo a alguien decir que GTD es difícil, complicado o excesivamente rígido, me resulta evidente que a) nunca lo ha usado y b) ni siquiera se ha leído el libro de David Allen.

Pero casi peor son los que “versionan” GTD. No hay que olvidar que estamos hablando de una metodología que lleva vigente más de una década y que ha sido testada por millones de personas en todo el mundo. Ponerte a “versionar” alegremente algo que no conoces, porque no lo has probado, y afirmar además que se adapta mejor a tus necesidades que el producto original, me parece de una falta de humildad sorprendente.

Ya he comentado en alguna ocasión que engañar a los demás es éticamente reprobable, pero engañarte a ti mismo es, cuando menos, ridículo. Pues bien, los que “versionan” GTD se autoengañan porque, aunque quieran pensar lo contrario, lo que usan no es GTD.

Me explico. Al vehículo con cuatro ruedas, motor y habitáculo se le llama turismo. Si le quitas el techo al habitáculo pasa a llamarse descapotable. Si lo que tienes es un vehículo con motor y tres ruedas será un invento extraño como el de la foto o una moto con sidecar. Si le quitas una rueda, te queda una moto; si le quitas el motor, una bici y si le quitas otra rueda, un monociclo. También puedes ponerle ocho ruedas y un remolque y entonces tienes un tráiler.

A nadie se le ocurriría decir que un tráiler o un triciclo son versiones de un turismo y, por supuesto, todo el mundo entiende que las prestaciones de cada uno de ellos son completamente distintas.

Lo mismo pasa con GTD. Si no recopilas todo en tus bandejas de entrada y las procesas y organizas regularmente, no estás usando GTD. Si no haces la revisión semanal, no estás usando GTD. Si no usas el método de planificación natural para tus proyectos, no usas GTD. Si no llamas proyecto a todo lo que requiere más de una acción, no usas GTD. Si no aplicas el modelo de seis niveles de perspectiva, tampoco estás usando GTD.

Evidentemente cada uno es libre de hacer lo que estime oportuno. Si hay un par de cosas de GTD que te parecen útiles y las usas, fantástico, pero simplemente ten en cuenta que eso no es una “versión” de GTD. Y si usas “casi todo” de GTD, no creas que la situación es muy distinta porque tampoco estás usando una “versión” de GTD sino un conjunto de técnicas aisladas que te parecen interesantes.

GTD es un sistema en el que el todo es mucho más que la suma de las partes. GTD no admite divisiones ni “versionados” porque se desnaturaliza y pierde casi todas sus propiedades.

En contra de lo que tan vehemente afirman quienes lo critican sin haberlo usado, GTD es enormemente flexible, ya que se limita a establecer unos principios básicos que cada uno puede implantar a su medida.

GTD no te dice qué ni cuántos contextos debes usar, ni qué tipo de herramientas, ni cuántas bandejas de entrada necesitas, ni cuántas veces al día o cuándo revisar tus listas. Simplemente marca unas pautas básicas, demostradas científicamente, para alcanzar la máxima productividad sin estrés.

Por todo ello, la mejor “versión” de GTD es, además, la única posible: el propio GTD.

Por Qué Productividad Personal No es Gestión del Tiempo

Me llama la atención que a estas alturas del siglo XXI se siga hablando de «gestión del tiempo», como si el tiempo fuera algo que se pudiera gestionar.

Como bien dice David Allen, creador de la metodología GTD, «por  muy bien que gestiones cinco minutos, jamás vas a terminar teniendo seis». Puedes gestionarte tú, gestionar tu atención o gestionar las cosas que haces (acciones) pero, definitivamente, no puedes gestionar el tiempo.

Cuando se habla de «gestión del tiempo», la gente piensa normalmente en planificación de tareas y en cuadrantes importante/urgente que les permitan recuperar sus vidas; las empresas, por su parte, piensan en cómo hacer que sus empleados produzcan más, es decir, en cómo hacer que sean más productivos o, dicho de otro modo, en cómo obtener más resultados con los recursos disponibles.

Pero, ¿por qué las empresas siguen insistiendo en llamarlo «gestión del tiempo» cuando quieren decir «productividad personal»?

Quizás sea simplemente porque desconocen la diferencia entre ambas expresiones, aunque podría ser también porque productividad suena a trabajar más por el mismo sueldo mientras que «gestión del tiempo» evoca la ilusión de poder finalmente conciliar vida personal y profesional.

Al margen de lo anterior, el verdadero problema es que seguir hablando de «gestión del tiempo» es teorizar sobre sueños irrealizables. Por el contrario, hablar de «productividad» es ver la forma de mejorar resultados con los recursos disponibles, tanto si se aplica a personas como a organizaciones.

La famosa expresión «gestión del tiempo» está pidiendo un relevo a gritos, no sólo por ser engañosa sino por tratarse de un concepto caduco e inservible.

Las técnicas tradicionales englobadas en lo que se ha venido llamando «gestión del tiempo» no funcionan y no lo hacen porque:

  • Consideran el tiempo como un recurso gestionable, cuando el tiempo es en realidad una circunstancia más de las muchas que te condicionan
  • No tienen en cuenta la forma real en la que el cerebro procesa constantemente la información y los recursos disponibles para asignar prioridades y decidir acciones
  • Se basan en estimaciones subjetivas, relativas y cambiantes de importancia y urgencia
  • Parten del principio falso de que las prioridades son estáticas y las asignas tú, ignorando que con frecuencia vienen impuestas y que cambian constantemente en función de los imprevistos
  • Obvian la existencia de las interrupciones y que el impacto de las mismas hace inservible cualquier tipo de planificación

Por eso, aunque no te gusten las connotaciones economicistas del término «productividad», deberías ir olvidando la patraña de la «gestión del tiempo» y reconocer que lo que necesitas es algo que te ayude a conseguir los resultados que deseas con los recursos de los que dispones, no sólo en el aspecto profesional, sino en cualquier otro ámbito de tu vida.

Porque la «productividad personal» es únicamente eso: un conjunto de técnicas orientadas a la consecución de resultados.

Lo importante no es si las cosas te parecen más o menos importantes o urgentes sino si a) te has comprometido o no a hacerlas y b) las circunstancias en las que te encuentras (contexto, tiempo y energía disponible) en cada momento.

Todas las personas disponen del mismo tiempo pero no todas alcanzan los mismos resultados.

Al margen de las capacidades individuales de cada una de ellas, lo que parece evidente es que quienes son conscientes de los compromisos que han adquirido, tienen claro el resultado que quieren lograr para cada uno de ellos y saben cuál es la próxima acción que les acerca a conseguirlo parten con ventaja sobre las que no.

¿En cuál de los dos grupos quieres estar?

GTD: Cómo Hacerte un Experto en las Listas Algún día/Tal vez

Snooze, cortesía de Anthony Armijo

A diferencia del resto de metodologías de productividad personal, GTD no sólo es una herramienta enfocada a la consecución de resultados sino que, además, ofrece una productividad libre de estrés.

De hecho, el principio sobre el que descansa toda la metodología GTD es la necesidad de alcanzar un estado de alerta perfecta, lo que en el mundo del karate se conoce como la mente como el agua o, lo que es lo mismo, un estado ideal de equilibrio y relajación que nos permite modular nuestras reacciones a la medida de las cosas.

Este estado de alerta perfecta es lo que te posibilita aislarte del entorno y centrarte únicamente en aquéllo que estás haciendo en ese momento, lo que se conoce como estado de flujo, ya que es en ese estado cuando puedes dar lo mejor de ti mismo y alcanzar las máximas cotas de productividad.

Según David Allen, el principal obstáculo para poder alcanzar dicho estado, es decir, para fluir, es que permitimos que nuestra mente se mantenga ocupada con un sinfín de cosas indefinidas o, dicho de otra forma, cosas que no sabemos ni qué son ni si requieren acción y para las que, por supuesto, no hemos decidido aún qué hacer con ellas.

Al procesar, el segundo de los cinco pasos del flujo de trabajo, es cuando defines qué es y qué debes hacer con cada uno de los elementos en tu bandeja de entrada.

Es en ese momento cuando las listas Algún día/Tal vez pueden convertirse en tus mejores aliadas, ya que te permiten vaciar tu mente de forma rápida y efectiva pero asegurándote que todas esas cosas que sacas de tu mente sigan a tu alcance por si alguna vez las necesitas.

De hecho, dominar el uso de las listas Algún día/Tal vez y la revisión semanal es, en mi opinión, una de las claves principales para que una implementación de GTD funcione de forma sostenible.

A veces nos obsesionamos tanto con “hacer” que olvidamos la importancia de “no hacer”. Las listas Algún día/Tal vez son la herramienta más potente que conozco para canalizar la procrastinación de forma efectiva, convirtiéndola en tu aliada en lugar de en tu enemiga.

Si aprovechas al máximo el potencial de las listas Algún día/Tal vez, lo normal es que acabes teniendo en ellas un volumen más que considerable de acciones, lo cual puede dificultar el proceso de revisión periódica de las mismas. Ese ha sido al menos el problema con el que yo me he encontrado tras varios años de uso diario de GTD.

A día de hoy tengo algo más de 700 acciones en mis listas Algún día/Tal vez y, aunque a primera vista puedan parecer muchas, no son tantas. Por ejemplo, más de 100 son ideas para posibles entradas en este blog, unas 50 son libros que algún día me gustaría leer, unas 30 son películas que también querría ver en algún momento, otro centenar largo son las acciones de varios proyectos de mejora en casa y algo parecido ocurre con aplicaciones y herramientas que me gustaría probar.

El caso es que en un momento dado el volumen era muy grande y hacía que las revisiones semanales se convirtieran en algo lento y aburrido, por lo que el verano pasado decidí subdividir las listas Algún día/Tal vez en 3 grandes bloques:

  • Algún día/Tal vez Pronto: Aquí van las cosas que no voy a hacer seguro en la próxima semana pero que sí me he comprometido a hacer en las próximas semanas o, a lo sumo, próximo par de meses. Estas listas las reviso siempre como parte de mi revisión semanal
  • Algún día/Tal vez Más Adelante: En estas listas anoto las cosas que me gustaría, y creo, que voy a hacer pero que sé que no voy a poder abarcar a corto plazo. Son cosas que típicamente espero poder hacer en un plazo que va de los próximos seis meses a un año. Estas listas las reviso únicamente en mi revisión mensual y, si voy mal de tiempo y no puedo hacerlo, al menos trimestralmente
  • Algún día/Tal vez Nunca: Ya escribí una entrada sobre esta lista en particular, ya que fue la primera que creé para gestionar el volumen creciente de acciones que iba teniendo. Actualmente uso estas listas para tener un registro de cosas que quiero seguir teniendo en mi radar pero que seguramente nunca haga, por lo que las reviso únicamente una o dos veces al año

Aplicar estas divisiones ha devuelto la agilidad a mis revisiones semanales y creo que ha fortalecido todo mi sistema GTD. Espero que a ti también te resulten útiles.

Logo redca
sigue este blog en feedly
FacileThings

Categorías