Uno de los principales obstáculos que me encontré cuando comencé a usar la metodología GTD fue decidir qué herramienta utilizar para gestionar listas.
Al principio comencé con lápiz y papel, como recomienda David Allen, y me fue muy bien durante las primeras semanas. Los problemas llegaron cuando el volumen de proyectos y acciones fue aumentando.
Las “herramientas de baja tecnología”, como las llama Allen, funcionan estupendamente con volúmenes pequeños de tareas, ya que su simplicidad e inmediatez las hace difícilmente superables. Sin embargo, cuando estos volúmenes comienzan a ser importantes, se echa en falta algún mecanismo de filtrado que facilite el trabajo.
Es cierto que el número de próximas acciones [comprometidas] en nuestras listas debe mantenerse siempre dentro de un rango razonable y que, incluso con herramientas analógicas, es posible filtrar estas acciones por contexto, de forma que el número de próximas acciones por contexto tampoco debería ser demasiado alto.
Pero, en la práctica, esto no es tan sencillo. En mi caso, el intentar no tener demasiadas próximas acciones por contexto me llevó a una situación de inflación de contextos, es decir, a crear contextos que en realidad eran artificiales y superfluos y cuya única utilidad era actuar como filtros. No hace falta decir que, a la larga, aquello no sólo no ayudaba sino que restaba eficiencia a todo el sistema.
Esta situación me hizo buscar una alternativa de “alta tecnología”. El error esta vez fue adquirir una herramienta con mucho potencial pero que exigía un esfuerzo importante de adaptación a mis necesidades particulares. El problema era que yo no dominaba aún lo suficiente GTD en aquella época como para saber que tipo de adaptación necesitaba exactamente.
En mi opinión y salvo contadas excepciones, las herramientas comerciales son francamente malas. Sé que puede sonar radical, pero es la verdad. Se nota que están desarrolladas por personas que nunca han usado GTD sino, como mucho, alguna “versión” de GTD y, lógicamente, tienen carencias insalvables. Y no estoy hablando de funcionalidades más o menos sofisticadas, sino de algunas de las más básicas, como por ejemplo la gestión de fechas futuras o algo tan simple como poder diferenciar acciones de próximas acciones.
Por gestión eficiente de fechas futuras me refiero a algo tan sencillo como que puedas poner una fecha de inicio futura o una fecha objetivo, pudiendo distinguir si es además una fecha límite o no.
Todo esto es una dificultad añadida para quienes comienzan con GTD. No sólo no dominas la metodología y no tienes desarrollados los hábitos sino que, además, no hay una herramienta que se adapte a lo que necesitas y tú aún no sabes lo suficiente para construirla tu mismo.
Por si te sirve de consuelo, casi todos hemos pasado por ahí. A mí me costó varios años, y mucho ensayo y error, desarrollar la que ahora es mi solución actual. En cualquier caso, lo más importante es pensar antes de hacer y estas 8 Cosas a Tener en Cuenta al Diseñar tu Sistema GTD te pueden resultar útiles para ello.
Al final, todo lo que aprendí sobre qué requisitos esenciales debe tener tu herramienta de gestión de listas GTD puede resumirse en estos 5 puntos:
- Uses el sistema que uses, debe permitirte generar y mantener las listas de forma rápida y eficiente, para que siempre tengas a mano la información actualizada cuando la necesitas
- Debes poder acceder y utilizar fácilmente todas tus listas GTD: proyectos, próximas acciones, a la espera, algún día/tal vez…
- También debes poder identificar rápidamente todas las acciones de un proyecto determinado, independientemente de que sean próximas acciones o simplemente acciones
- Tu sistema debe proporcionarte una forma rápida y eficaz de filtrar próximas acciones por contexto y, si los usas, también por contacto
- Es importante que el sistema permita una gestión y filtrado eficiente de fechas (inicio, objetivo, límite)
Si ya usas GTD, a lo mejor deberías hacer una auditoría rápida de tu sistema y ver si cumple estos mínimos y, si aún no lo usas, este podría ser un buen sitio por donde empezar.
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¿Existe alguna aplicación que cumpla esos cinco requisitos?
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Twitter: Jerónimo Sánchez
Después de haber probado muchas herramientas, puedo decirte que Things (para Mac y iPhone) cumple con todos los requerimientos que menciona José Miguel. Muy recomendable
No tengo experiencia con OmniFocus –para mi gusto es demasiado compleja–, pero tengo entendido que también es una herramienta que podría servirte. Sé que Jeroen Sangers la usa, así que podrías preguntarle a él
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Twitter: jmbolivar
No he usado Things, pero si Jero dice que cumple los requisitos, seguro que así es
Twitter: sabiavida
Tienes mucha razón. Alguna vez me he planteado crear mi propia aplicación.
Twitter: jmbolivar
Tiene sus ventajas, indudablemente, pero es una “currada”
Twitter: franciscojsaez
Yo me encontré exactamente con el mismo problema por lo que, como ya sabes, empecé a desarrollar mi propia aplicación. Estoy de acuerdo contigo en que las aplicaciones suelen ser malas porque los desarrolladores no saben exáctamente qué es GTD ni lo utilizan personalmente. Hay que ponerse en la piel del usuario.
Muchas gracias por este post, José Miguel. A mi personalmente me resulta de gran ayuda. Tomo nota para mejorar la gestión y filtrado eficiente de fechas que mencionas.
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Twitter: jmbolivar
Hola Francisco. Creo que el problema no está en realidad en los desarrolladores sino en los usuarios. Si como desarrollador haces una herramienta GTD “completa” lo más normal es que muchos usuarios potenciales no la usen o la dejen de usar diciendo que es “demasiado complicada”. El problema es que los usuarios que realmente usan GTD sin versionar no disponen de una herramienta para aplicar GTD “de verdad” sino versiones “light” que se quedan muy cortas.
En cualquier caso, FacileThings promete, así que seguiré atento su desarrollo
Twitter: iago_fraga_tdo
Para mi los pilares son la 1 y la 5 de tu lista porque no puedes crear una herramienta que no sea rentable (gastar más tiempo del que te ahorra) y la 5 porque todo proyecto sin compararlo a la dimensión temporal acaba rompiendo cualquier esquema. Un saludo
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Twitter: jmbolivar
El motivo por el que no uso una herramienta comercial es porque ninguna reúne todos los requisitos necesarios. Eso implica gestionar parte en la herramienta y parte en un sistema complementario, lo cual acaba con la eficiencia del sistema.
Un saludo
Twitter: miguellf
¡Qué tal, José Miguel! Sólo quisiera comentar que si uno no puede gestionar sus tareas, y proyectos, en papel, dudo mucho que pueda gestionarlos con alguna aplicación.
Saludos.
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Twitter: jmbolivar
Estoy de acuerdo en parte contigo, Miguel. No se trata de poder o no poder sino de si gestionar un gran volumen de tareas en papel es realmente la forma más eficaz de hacerlo o existen mejores alternativas.
Saludos,
Twitter: JeroenSangers
Nunca he usado la fecha objetivo, pero puede ser que voy a experimentar con este concepto. La fecha de inicio es imprescindible.
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Twitter: jmbolivar
Yo distingo tres tipos de próximas acciones “comprometidas”: las que hay que hacer en o antes de una fecha (a veces también con hora) determinada, las que me gustaría hacer antes de una fecha (por cualquier motivo) y las que hay que hacer lo antes posible (cuando se pueda). Si el volumen de próximas acciones es grande, es una forma más de reducir las opciones entre las que elegir en un momento dado.
Twitter: Jerónimo Sánchez
En general, es cierto que las aplicaciones comerciales no funcionan, pero no siempre es culpa de los desarrolladores.
Antes siquiera de descartar una aplicación y probar otra deberíamos preocuparnos por dominar GTD. Si no hemos consolidado ciertos hábitos, ninguna aplicación, ni el papel y lápiz, nos ayudarán a ser más productivos.
Dicho lo cual, como comentaba más arriba, si alguien quiere una aplicación que cumple con todos los requerimientos que menciona José Miguel, recomiendo Things. Pronto escribiré una serie de artículos dedicada a esta herramienta, por si alguien está interesado
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Twitter: jmbolivar
Coincido por completo contigo, Jero, y mi respuesta a Francisco iba precisamente en esa línea. Dicho eso, a mí me encantaría poder utilizar una herramienta comercial “potente” para poder gestionar GTD. En mi próxima entrada sobre GTD hablaré de otras 12 características no esenciales pero sí muy recomendables que, en mi opinión, debería tener una herramienta perfecta.
Seguiré atento tus artículos sobre Things, aunque yo no uso Mac.
Doctor Bolivar, estoy estudiando el libro Organizate con Eficacia, y quisiera conversar sobre este tema, porque existe el interès de trabajarlo en algunas empresas de Cali-Colombia.
Twitter: jmbolivar
Héctor, si quieres puedes enviarme un e-mail a jmbolivar[at]optimainfinito[dot]com y hablamos. Un saludo,
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