ResultsManager: El Cuerpo de mi Herramienta GTD

Si bien es cierto que MindManager ofrece la potencia que un soporte visual brinda a tu herramienta GTD, también comentaba la semana pasada que, en mi caso, la verdadera potencia la proporcionan los otros dos componentes de la solución que utilizo: ResultsManager y MindReader.

ResultsManager es un add-in para MindManager desarrollado por Gyronix, una pequeña empresa británica muy centrada en software para productividad.

En mi opinión, ResultsManager es una idea potentísima aunque implementada de manera sub-óptima (le falta agilidad). Ignoro si esto se debe a limitaciones del propio MindManager (es muy probable que, al menos en parte, sí) o a que a la gente de Gyronix no le resulte rentable rehacer la aplicación desde cero (seguro que también hay algo de esto). En cualquier caso, y a pesar de sus limitaciones, corregidas en gran medida gracias a MindReader, sigue siendo una muy buena opción.

Las dos características esenciales de ResultsManager son la capacidad para convertir elementos de MindManager en elementos de GTD y la posibilidad de crear y utilizar infinitas vistas [filtros] personalizadas sobre estos elementos.

Convertir elementos de MindManager en elementos de GTD significa que ResultsManager ofrece un marco en el que un elemento que normalmente dispondría únicamente de texto, forma y color pase a disponer también de una serie de atributos adicionales que se utilizan en GTD:

  • fechas de inicio y finalización
  • si es o no fecha límite
  • información sobre contextos, contactos, áreas de responsabilidad, tiempo y nivel de energía requeridos, categorías…
  • si es acción, próxima acción o proyecto
  • si es comprometido o algún día/tal vez

El punto débil de ResultsManager es que introducir toda esta información para cada acción o proyecto es un proceso muy lento. Ese es el motivo por el que uso MindReader, que convierte este proceso de entrada de información en algo automático y mucho más rápido, ya que no utiliza el interfaz gráfico de ResultsManager sino que trabaja directamente a nivel de código.

Pero el verdadero valor añadido de ResultsManager radica en la plataforma que ofrece para crear vistas [filtros], llamados dashboards. Gracias a una herramienta visual muy sencilla y a la vez muy potente, puedes crear tantos filtros como quieras para ver la información que necesitas en cada momento, mostrada además de la forma que te resulte más cómoda y eficiente.

Puedes decidir ver sólo próximas acciones, o sólo proyectos o, incluso, sólo sub-proyectos; puedes ver sólo determinados contextos, o contactos o… Cualquier vista parcial sobre la totalidad de tus proyectos y acciones es posible.

En la imagen, por ejemplo, puedes ver la vista que utilizo en mi revisión semanal para revisar mis proyectos. Además de lo que sería una lista “normal” de proyectos, esta vista me permite revisar también los proyectos aún no activos de mis listas “Algún día/Tal vez” y también me da visibilidad sobre proyectos activos en los que me he quedado sin acciones activas, en cuyo caso debería cerrar el proyecto o añadir nuevas acciones.

Además de esta vista, otras que utilizo de forma habitual son:

  • Próximas acciones agrupadas primero en: con fecha límite, con fecha objetivo, sin fecha objetivo ni límite y a la espera y luego, en cada uno de esos grupos, por contexto
  • Próximas acciones agrupadas por contacto
  • Próximas acciones futuras (comprometidas pero aún no activas ~ archivo de seguimiento)
  • Listas algún día/tal vez
  • Artículos para el blog (para gestionar mi jardín de ideas)
  • Libros que leer (agrupados en comprometidos y algún día/tal vez)
  • Películas que ver (agrupadas en comprometidas y algún día/tal vez)

La generación de estas vistas puede oscilar entre algunos segundos y un par de horas, dependiendo de la potencia del ordenador, la complejidad de los filtros y el número de mapas y acciones que haya que escanear. Por este motivo yo dejo su actualización programada con el programador de tareas de Windows para que se ejecute de madrugada, de modo que todas las vistas estén actualizadas a primera hora de la mañana.

Lo que me gusta de ResultsManager es que me permite generar dinámicamente, y mantener actualizadas, las listas que necesito para gestionar mi sistema GTD. En la próxima entrada veremos cómo he automatizado la entrada de datos en ResultsManager con MindReader.

19 comments to ResultsManager: El Cuerpo de mi Herramienta GTD

  • Guillermo
    Twitter: GambitoDeDama

    Genial. Llevo tiempo pensando como usar MindManager (usuario experimentado) para GTD (novato) y no estaba al tanto de estas herramientas.
    No dices mucho de MindReader, pero entiendo que busca referencias en otros mapas. Excelente idea. Yo a veces lo hacía a pelo, con la búsqueda de Explorer, que no es lo mismo, ni mucho menos.

    • José Miguel Bolívar
      Twitter: jmbolivar

      Gracias Guillermo. En realidad quien busca en todos los mapas es el propio ResultsManager. Lo que hace este add-in es escanear todos los mapas que se le indiquen (en realidad todos los que no excluyas) y de ellos extrae la información que cumple los criterios del filtro y la consolida y presenta según las directrices que hayas marcado. MindReader simplemente ayuda a formatear las entradas (acciones y proyectos) para añadir la información (contextos, contactos, fechas…) que luego filtrarás con ResultsManager.

  • Alberto Barbero
    Twitter: albarte

    Hola, José Miguel.
    Mi alternativa de mapas para la productividad, “MindGenius”, tiene también infinitas opciones de filtrado como parte del propio software. De este modo, todo depende de que etiquetes bien cada proyecto, tarea o acción. Si lo haces no necesitas de software externo.

    Sin embargo lo que cuentas me deja la duda de si MG podría con las complejidades de tus listas (por ejemplo, cuando cuentas que Results Manager se queda funcionando de madrugada para procesar “mapas y acciones”). Yo tengo todas mis listas en un gran supermapa lleno de anotaciones, vínculos y archivos adjuntos pero MG no podría filtrar varios mapas… Quizás la razón por la que a mi MG me parezca una buena herramienta sea que lo es para mi trabajo y que éste es relativamente sencillo.

    • José Miguel Bolívar
      Twitter: jmbolivar

      Hola Alberto. Si observas la imagen que he utilizado para la entrada verás que actualmente ResultsManager está escaneando más de 1500 elementos en un total de 32 mapas. Si intentara tener los 1500 elementos en un único mapa sería inmanejable. Por eso tengo mapas temáticos, tanto para mi actividad profesional (selección, compensación, formación…) como personal (deporte, salud, casa…). Estos mapas sólo los uso como referencia y punto de entrada, así que en realidad no importa en exceso si la acción está en el mapa “correcto” o no. A la hora de trabajar sólo uso mis listas, que son las que genera dinámicamente ResultsManager.
      Si todas mis acciones y proyectos cupieran en un mapa, el resto de mi solución estaría de más 🙂

  • David Torné
    Twitter: davidtorne

    Una serie de posts fantástica sobre tu implementación GTD. Nos hablaras sobre como generas estadísticas de todo lo realizado y como influyen en tu flujo de trabajo?

    • José Miguel Bolívar
      Twitter: jmbolivar

      Muchas gracias, David. Llevo un log de todas las tareas completadas y también tengo una macro que genera estadísticas. Para serte franco, hace mucho que no la utilizo, ya que las estadísticas no me aportaban gran cosa. Por ejemplo, un día puedo haber completado sólo unas pocas tareas pero con mucha importancia a medio plazo y otro día he podido completar un montón de tareas que hay que simplemente tenía que hacer aunque me aporten poco. En cualquier caso, cuando hable de MindReader no lo haré sólo de mi versión, sino de la versión original, que sí incluye versiones actualizadas de la macro de estadísticas.

  • Alvaro

    Muy bueno José Miguel, un vídeo podrías editar mostrando cómo usas todo? Sería genial, gracias.

  • ResultsManager: El Cuerpo de mi Herramienta GTD http://goo.gl/fb/t7Blg

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  • ResultsManager: El Cuerpo de mi Herramienta GTD (via OptimaInfinito – @jmbolivar) – http://ow.ly/4GavZ

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  • Results Manager, el cuerpo de la herramienta GTD de @jmbolivar http://bit.ly/emJafz

  • ResultsManager: El Cuerpo de mi Herramienta GTD: http://bit.ly/f1hKq4 /de @jmbolivar #productividad #in

  • El Cuerpo de mi Herramienta GetThings Done (GTD) http://bit.ly/gs2QXn

  • ResultsManager: El Cuerpo de mi Herramienta GTD | Optima Infinito | Innovación y Productividad (GTD) para un Mundo 2.0 http://ow.ly/4HRbL

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