Cómo Utilizar la Herramienta GTD en Excel (I)

En una entrada anterior explicaba las tres pestañas de las que consta el prototipo, en beta permanente, que he compartido como ejemplo de herramienta GTD desarrollada en Excel.

En las próximas entradas vamos a ver cómo utilizarla para aplicar la metodología GTD. Esta entrada en concreto la vamos a dedicar a ver cómo añadir acciones a la Lista de Proyectos y Acciones como resultado de los pasos recopilar, procesar y organizar:

Recopilar

La recopilación la harás normalmente utilizando tus bandejas de entrada habituales. No recomiendo recopilar directamente en esta herramienta porque ninguna de las dos situaciones que se pueden producir es deseable:

  • Simplemente anotas la acción sin rellenar el resto de campos: En ese caso acabarás teniendo acciones procesadas conviviendo con acciones sin procesar, lo que es garantía segura de que el sistema colapse antes o después
  • Anotas la acción rellenando el resto de campos: Eso te obliga a procesar y organizar a la vez que recopilas, lo que indirectamente te incita a no recopilar, ya que tardarás mucho en hacerlo

Si quieres utilizar la herramienta también para recopilar podrías añadir una pestaña “Bandeja de entrada” que resolvería los dos problemas anteriores.

Procesar

Cuando proceses los elementos en tus bandejas de entrada que no requieren acción tirarás muchos de ellos a la papelera y archivarás otros tantos en tu archivo de consulta y referencia.

Cuando proceses los que sí requieren acción, varios acabarán en tu agenda pero la mayoría irán a parar a tus listas. Estos últimos son los que puedes gestionar con la herramienta Excel.

Organizar

Los elementos que hayas delegado y que requieran un seguimiento por tu parte deben ir a parar a la lista a la espera. ¿Cómo se hace eso con la herramienta Excel? Imaginemos que hoy día 27/5 solicitas un presupuesto a tu proveedor el Sr. López y queda en darte una respuesta en una semana. Tu necesitas (no sólo te gustaría) disponer de la oferta en 10 días como tarde. La forma de organizar la próxima acción (por simplificar, asumimos que no es parte de un proyecto) sería:

Acción: Esperando a que el Sr. López me envíe el presupuesto
Próxima Acción: Sí
Contexto: @A la espera
Contacto: Sr. López@ [sólo tiene sentido utilizar esto si estás a la espera de varias cosas por parte del Sr. López]
Fecha inicio: 3/6 (ya que no va a requerir acción hasta entonces, al haberte dicho el Sr. López que te contesta en una semana)
Fecha objetivo: 6/6
¿Fecha límite?: Sí
Tipo de Compromiso: Comprometida

Si de lo que se trata es de anotar un proyecto en tu lista “Algún día/Tal vez”, por ejemplo, “Llevar coche a reparar chapa”, la forma de usar la herramienta sería la siguiente:

Proyecto: Chapa del coche reparada
Acción: Llamar al taller y pedir hora para la reparación de chapa
Próxima Acción: Sí
Contexto: @Teléfono
Tiempo: <15′
Energía: Baja
Tipo de Compromiso: Algún día/Tal vez

Si quisieras añadir también al proyecto la acción posterior a “Llamar al taller…” lo harías así:

Proyecto: Chapa del coche reparada
Acción: Llevar coche al taller
Próxima Acción: No [primero tendrás que llamar para pedir hora]
Contexto: @Taller X
Tiempo: 30′-1h
Energía: Baja
Tipo de Compromiso: Algún día/Tal vez

Por otra parte, si lo que quieres es añadir una próxima acción comprometida como “Pedir hora en el dentista”, la organizarías así:

Acción: Pedir hora en el dentista
Próxima Acción: Sí
Contexto: @Teléfono
Tiempo: <15′
Energía: Baja
Fecha inicio: [Hoy]
Tipo de Compromiso: Comprometida

Te recomiendo que pruebes a añadir distintos tipos de acciones, proyectos y subproyectos, comprometidos o no, y a probar todas las listas. Cuantas más acciones y proyectos añadas más útil e interesante te resultará la próxima entrada, que dedicaremos a ver cómo generar listas dinámicas para evaluar y revisar acciones y proyectos. ¡No faltes!

El Vicio de No Pensar

La idea fundamental es que nos reeduquemos. Porque el sistema nos educa para ser exclusivamente productores y consumidores. Al sistema no le interesa que cada cual piense por su cuenta.Y si es importante la libertad de expresión, es mucho más importante todavía la libertad de pensamiento.

José Luis Sampedro

La reivindicación de la necesidad y el deber de pensar, y también del derecho a hacerlo, son temas recurrentes en este blog, lo cual por otra parte no deja de ser lógico teniendo en cuenta que se trata de un blog sobre innovación y productividad.

Como bien apunta José Luis Sampedro, el sistema [educativo] no tiene ningún interés en que pensemos, sino en que produzcamos y consumamos.

El problema de esta estrategia, que en la medida que producía los resultados deseados jugaba a favor del sistema, es que ahora se vuelve contra él. Buena parte de los problemas de falta de innovación y productividad a los que nos enfrentamos se deben precisamente a esta búsqueda absurda de la conformidad por parte del sistema educativo.

Porque la búsqueda de la conformidad es siempre en detrimento del pensamiento crítico y tiene como consecuencia que muchas personas abandonen el hábito de pensar. No pensar es la razón por la que existe tal cantidad de timos que explotan a diario creencias absurdas y lo más grave es que quienes creen semejantes estupideces son con frecuencia personas con niveles de formación supuestamente elevados.

El resultado de este sistema educativo es que muchas personas han sustituido el sentido común por los lugares comunes. En lugar de cuestionarse mínimamente las cosas las aceptan ciegamente, sin más. No es de extrañar por eso que muchos confundan correlación con causalidadculpen a las cosas de lo que en realidad no son más que sus propias imperfecciones.

Estas personas dóciles y crédulas eran muy útiles al sistema cuando la producción requería mano de obra intensiva en cadenas de montaje. Pero ahora, ¿se puede ser un trabajador del conocimiento y no pensar? ¿Son posibles la innovación y la productividad sin reflexión?

El vicio de no pensar es una de las barreras de entrada a la adopción de GTD. GTD te obliga a pensar y si no lo haces, el sistema no funciona.

Uno de los elementos diferenciales de la metodología GTD es reconocer que en el trabajo del conocimiento la tarea no se presupone sino que hay que determinarla. Es decir, hay que pensar antes de hacer. Por eso, buena parte de la metodología GTD son preguntas de coaching que te incitan a pensar para que tomes una mayor conciencia de las implicaciones a corto, medio y largo plazo de tus decisiones sobre lo que haces y sobre lo que no haces.

Para ser productivo hay que huir del pensamiento único y de los clichés, como por ejemplo el mito del esfuerzo, ya que la productividad no es tanto fruto del esfuerzo sino de buscar constantemente formas más eficaces de hacer las cosas o, lo que es lo mismo, de innovar y ser creativos.

El vicio de no pensar es simplemente un [mal] hábito y por tanto se puede cambiar. En realidad, se trata de sustituirlo por otros [buenos] hábitos, como por ejemplo ejercitar permanentemente la curiosidad, aprender constantemente, contrastar puntos de vista, preguntarte si lo contrario podría ser también cierto y si hay otras alternativas que podrían ser válidas o, sencillamente, aplicar el principio de la Navaja de Ockham.

El hábito de pensar antes de hacer no sólo te hace más productivo sino que también te acerca más a lo que eres y a lo que quieres. ¿Tú qué piensas?

Ejemplo de Herramienta GTD en Excel

A lo largo de las últimas semanas, hemos visto las 5 características esenciales que debe cumplir todo sistema GTD, así como otras 12 características recomendadas que te facilitarán enormemente su utilización.

Asimismo, he dedicado varias entradas a ver el “corazón“, el “cuerpo” y el “cerebro” de mi herramienta GTD y también a cómo uso GTD en la práctica.

Ha llegado por tanto el momento de pasar a la acción y compartir contigo un prototipo, en beta permanente, que he desarrollado emulando en la medida de lo posible la estructura, funcionalidades y funcionamiento de mi propia herramienta GTD sobre MindManager.

El modelo que he empleado es realmente muy parecido en cuanto a funcionamiento al que yo utilizo. El rasgo principal es que todas las acciones y proyectos “entran” a un mismo sitio y luego las distintas listas se generan dinámicamente aplicando filtros.

En cualquier caso, este prototipo pretende simplemente servir como ejemplo de herramienta GTD desarrollada en Excel. La herramienta, que puedes descargar aquí, y cuyo uso veremos con más detalle en una próxima entrada, consta de 3 pestañas.

  1. La primera, llamada tabla dinámica, es, como su propio nombre indica, una tabla dinámica que te permite aplicar múltiples filtros a tus listados de tareas. Se puede considerar que esta pestaña es el “área de salida”. En cierto modo, es el equivalente a los dashboards que te comentaba al hablar de mi propia herramienta. Con esta tabla dinámica puedes aplicar en cada momento filtros por contexto, contacto, nivel de energía requerido o tiempo disponible. Lógicamente, el número de filtros a aplicar dependerá del número total de acciones que tengas en el sistema y de lo mucho o poco que quieras restringir los resultados.
  2. La segunda pestaña, llamada lista de proyectos y acciones, tiene una triple finalidad:
    1. Por un lado es lo que se podría llamar “área de entrada”, ya que es aquí donde añades todas las acciones, comprometidas o no, activas o no, presentes o futuras, así como tus proyectos
    2. La segunda funcionalidad es que puedes obtener todas tus listas GTD a partir de ella. Por ejemplo, si en “Contexto” filtras “@A la espera”, lo que obtienes en esta pestaña es tu lista a la espera. Del mismo modo, si en “Tipo de Compromiso” seleccionas “Algún día/Tal vez”, obtienes precisamente esa lista
    3. La tercera funcionalidad es que sirve como registro de acciones y proyectos completados, que puedes bien conservar en esa pestaña o mover regularmente a otro archivo. Esta pestaña incorpora una columna, llamada “Completada”, que indica si la acción está o no completada. A diario puedes ocultar la acciones ya completadas estableciendo un filtro sobre esta columna en “No” pero del mismo modo podrías obtener un listado de acciones ya completadas si lo estableces en “Sí”. Tienes también una columna auxiliar llamada “Fecha de finalización”, por lo que podrías incluso calcular estadísticas si así lo deseas
  3. La tercera pestaña se puede considerar la de opciones de configuración. En ella, llamada organización, es donde puedes definir tus contextos y contactos habituales, así como las categorías de tiempo disponible y energía necesaria que quieres usar. Lo que defines en este área aparecerá luego en las listas desplegables en la pestaña “lista de proyectos y acciones” y también en la pestaña “tabla dinámica”

Como adelantaba, en una próxima entrada veremos en detalle cómo utilizar esta herramienta tanto para organizar tus acciones y proyectos como para evaluar qué acción hacer en cada momento.

[Edición del 20/5/11]: A petición de una lectora del blog, dejo también versión para Excel 2003 aquí (la versión original es para Excel 2007/2010).

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