10 Errores Típicos al Empezar con GTD

10 MPH, cortesía de Leo Reynold

A pesar de lo que hayas podido escuchar o leer, GTD es una metodología muy sencilla, tanto de entender como de utilizar.

¿Por qué entonces hay tanta gente que no ha logrado implementar GTD con éxito? Seguramente haya otros muchos motivos además de los 10 que comento a continuación pero lo que sí está claro es que, si evitas estos 10 errores “clásicos”, tienes muchísimas probabilidades de convertirte en un usuario satisfecho más de GTD.

Huelga decir que si cometes alguno o varios de estos errores, tienes prácticamente asegurado el fracaso. Vamos a ver cuáles son:

  1. No haber leído ni “Organízate con Eficacia” ni “Haz que Funcione“, los libros originales de David Allen donde se explica la metodología, su porqué y cómo aplicarla. Cuando digo leer me refiero a leer no “en diagonal” sino de principio a fin y, muy preferiblemente, tomando notas
  2. Utilizar GTD versionado
  3. Obsesionarte con encontrar/construir la herramienta perfecta en lugar de comenzar con lápiz y papel, como recomienda David Allen y muchos otros usuarios avanzados de GTD
  4. No recopilar TODO. Y todo es muy distinto de “casi todo”. Recopilar incluye, entre otras cosas, llevar a cabo un “barrido mental” completo. Si no vacías tu mente, GTD no funciona
  5. Procesar tus bandejas de entrada “casi del todo a medias”. En otras palabras, no sirve “elegir” las tareas de menos de 2 minutos o las que vas a borrar o delegar. Se deben procesar todos y cada uno de los elementos de todas y cada una de tus bandejas de entrada. Si no lo haces así, tu sistema no será fiable y no podrás engañar a tu mente
  6. No diferenciar bien acciones y proyectos. Me preguntaban recientemente en un curso sobre GTD hasta que nivel había que descomponer en acciones. Mi respuesta fue clara: si una acción requiere que antes se complete otra y esta otra debe hacerse con otra herramienta, en otro lugar o en otro momento, entonces hablamos de dos acciones pertenecientes a un proyecto. Si ambas acciones pueden hacerse simultáneamente, o una inmediatamente después de otra, en el mismo lugar y momento, entonces son en realidad una única acción
  7. No utilizar de forma consistente y habitual los contextos [ni contactos] ni los niveles de tiempo y energía. Emplear estos filtros permite que la acción de elegir qué hacer sea algo sencillo y casi automático, pues oculta todo lo que no puedes hacer en ese momento y te muestra únicamente lo que sí puedes hacer
  8. No revisar sistemáticamente. Esto incluye no sólo “saltarte” alguna, o todas, las revisiones semanales, sino también no hacer al menos una revisión diaria
  9. No hacer un uso intensivo de las listas Algún día/Tal vez. Este error suele estar estrechamente vinculado al anterior. Como tu mente sabe que tu sistema GTD no es lo suficientemente fiable (ya que no lo revisas periódicamente), “quiere” que tengas todas las tareas en tu lista de próximas acciones para tenerlas “a la vista”, aunque esto suponga gestionar un volumen de tareas excesivo y poco realista. Las listas Algún día/Tal vez te permiten volver a encontrarte en tu próxima revisión semanal con cosas que no necesariamente tienes que hacer esta semana pero para usarlas con comodidad tienes que confiar en que vas a hacer con certeza dicha revisión semanal
  10. No alternar entre las 3 formas de trabajar. Los buenos propósitos no sirven de nada. No vale la excusa de “no tengo tiempo”. Si de verdad quieres ser productivo tendrás que encontrar la manera de trabajar todos los días de las 3 formas. Sí o sí. Si sólo trabajas en las cosas a medida que surgen, jamás serás productivo. Necesitas dedicar el tiempo necesario, todos los días, a recopilar, procesar y organizar, es decir, a definir tu trabajo. Y luego, evidentemente, tendrás que dedicar tiempo a trabajar en tus listas de tareas (tu trabajo ya definido)

Si te fijas, nada de lo anterior es particularmente complicado. La dificultad radica en convertirlo en hábitos. Pero tú ya sabes que la productividad no es más que un conjunto de hábitos y que GTD es sólo el pegamento que te ayuda a unirlos.

Trabajar es Algo Más que Producir

Hace un par de semanas que comencé a impartir un módulo de Gestión del Conocimiento en el Máster de Recursos Humanos del Centro de Estudios Garrigues. Mi objetivo para esta parte del programa es que los alumnos tomen conciencia y se familiaricen con las tendencias más recientes que están surgiendo en el campo del aprendizaje organizacional favorecidas por el auge de Internet y la tecnología en general, así como de las redes sociales en particular.

En una de las primeras sesiones, al pedir feedback a los alumnos sobre nuevas formas de aprender y compartir conocimiento, como por ejemplo los Entornos Personales de Aprendizaje (PLEs) o las Comunidades de Práctica (CoPs), surgió un punto de debate sobre la posibilidad real de implantar este tipo de prácticas en las organizaciones. El sentir generalizado de los alumnos era que, si bien estas herramientas les parecen muy útiles a la hora de adquirir, compartir y generar conocimiento, los empleados “no disponen de tiempo” para dedicarlo a estas actividades “porque tienen que trabajar y ser productivos…”.

No es la primera vez que me encuentro ante este paradigma, claramente establecido en la sociedad actual, y yo me atrevería a decir que especialmente arraigado en la española, según el cual, todo lo que no sea producir [bienes o servicios] no es trabajar.

Esta creencia se complementa y refuerza aquella otra, negada en público pero reconocida en privado, según la cual la Formación tiene sobre todo la misión de recompensar, motivar o mejorar el clima laboral. En realidad los empleados, por no hablar de los directivos, no necesitan aprender nada porque ya lo saben todo, que para algo son talento.

Pero no es únicamente un problema organizativo. Los empleados, las personas individuales, también han caído en esta trampa. Paradójicamente, perder centenares de horas anuales, literalmente, frente al correo electrónico, sí lo consideran trabajar pero no creen que dedicar una fracción de ese tiempo absurdamente malgastado a adquirir, compartir y generar conocimiento lo sea.

Por eso la gente entra a los cursos de formación con el móvil o la BlackBerry encendidos y, cuando sale de ellos, no dedica tiempo a poner en práctica lo aprendido. Y luego nos sorprendemos de seguir teniendo organizaciones prehistóricas batiendo récords de improductividad y presentismo…

Sin embargo, este comportamiento no deja de ser lógico. En un entorno en el que pensar, aprender o innovar son considerados elementos ajenos al trabajo, lo normal es que no se piense demasiado, se aprenda poco y se innove menos.

Lo peor es que los efectos perniciosos de la excusa “no tengo tiempo para […] porque tengo que trabajar” afectan no sólo al ámbito laboral sino a otros aspectos de nuestra vida, desde la consecución de objetivos personales a la búsqueda de empleo, pasando por la productividad personal.

Por ejemplo, los que usamos GTD sabemos por experiencia que, de las 3 formas de trabajar posibles, la menos productiva es trabajar en las cosas a medida que surgen, que es precisamente en la que trabajan habitualmente la mayoría de las personas. ¿Por qué siendo esto evidente no hay más personas que trabajen en la forma más productiva, que es trabajar en un trabajo ya definido? Muy sencillo. Porque para poder trabajar en un trabajo ya definido primero hay que dedicar tiempo a definirlo.

Y es que ese es el principal problema de este autoengaño, ya que si nunca tienes tiempo para afilar el hacha, es cuestión también de tiempo que cada vez cortes menos árboles por día, como explica estupendamente Alfonso Alcántara (@Yoriento) en esta metáfora aplicada a la búsqueda de empleo.

Para un trabajador del conocimiento, el definir su trabajo, innovar o aprender constantemente no sólo son componentes esenciales de su propio trabajo, sino que su importancia es tanta, o incluso mayor, que la de producir.

Y hasta que esto no se entienda, seguiremos teniendo un problema serio.

Optima Infinito Cumple 3 Años

De nuevo se me ha vuelto a pasar por alto, aunque en esta ocasión de forma menos estrepitosa que el año pasado, el aniversario del blog, que cumplió 3 años el pasado día 1 de junio.

Tres años en esto de la blogosfera son una verdadera eternidad. Muchos de los blogs más activos e interesantes de cuando empecé ya no existen o todavía existen pero apenas publican. Supongo que la facilidad e inmediatez para compartir contenidos en Facebook, LinkedIn o Twitter, unido al compromiso que supone escribir regularmente en un blog, son adversarios a los que no es sencillo resistirse.

No sé cuánto durará pero, al menos por ahora, no tengo la menor intención de abandonar Optima Infinito. La obligación que supone mantener un ritmo regular de publicación se sigue compensando de sobra con todas las satisfacciones que me da el blog.

¿Novedades en el último año? Lo cierto es que no demasiadas. Aunque pueda parecer increíble, aún sigo migrando poco a poco las entradas antiguas de Blogger a WordPress, sustituyendo las fotos por otras de más tamaño, mejorando las extrañas URLs de Blogger o mejorando también el etiquetado de las entradas.

Al menos estoy aprovechando para re-publicar cada domingo entradas antiguas con aspecto mejorado, publicadas inicialmente cuando el blog era menos conocido.

Por lo demás, ha sido un año sin cambios estéticos significativos. Tengo en mi lista “Algún día/Tal vez” cambiar la apariencia y estructura del blog por completo pero aún no sé cuando, aunque supongo que será antes del próximo aniversario 😉

Son ya 360 las entradas publicadas y los comentarios hace tiempo que superaron los 6000. A pesar del trasvase que está teniendo lugar desde los agregadores RSS a Twitter o Facebook, el número de suscriptores ha seguido aumentando hasta situarse en una media de 3.500, aunque con fluctuaciones importantes (+/- 500) según la temporada.

Google Analytics me habla de 125.000 visitas y de un total de 225.000 páginas vistas, lo que supone más de un 18% sobre el año pasado. Lo más llamativo es el porcentaje de visitas nuevas, que ronda el 65%. Por cierto, si te has incorporado hace poco al blog, tal vez te interese echar un vistazo a las entradas más retuiteadas hasta ahora.

En cualquier caso, lo más importante detrás de estas cifras son las muchas personas que sigo descubriendo y conociendo, en persona en muchos casos, gracias al blog. Esa es la verdadera recompensa.

Este tercer aniversario coincide prácticamente con el cierre de una primera etapa sobre GTD. En ella hemos visto tanto el primer libro de David Allen, “Getting Things Done” (“Organízate con Eficacia” en su versión española), como la forma en que yo aplico dicha metodología, las herramientas que uso e incluso un prototipo de herramienta GTD desarrollada en Excel que puedes descargar y probar.

A partir de septiembre está entre mis planes comenzar a explicar el segundo libro de David Allen sobre GTD: “Making it all work”, recientemente traducido al español como “Haz que funcione”. Reconozco que aún no he leído la traducción al español y no sé si lo haré, ya que me he leído dos veces la versión original en inglés y de momento me ha quedado bastante claro todo 😛

El resto de la temática del blog seguirá tratando sobre innovar para mejorar, aplicado a personas, procesos y organizaciones, y con un cierto predominio de temas relacionados con la gestión de personas. Espero también en este cuarto año que ahora comienza incrementar el número de entradas de contenido eminentemente práctico, tanto sobre el uso de metodologías como de herramientas.

En resumen, mucho por compartir en los próximos doce meses, en los cuales me encantará poder seguir contando con tu compañía. ¿Te animas?

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